XX公司OA辦公系統(tǒng)運行管理制度

PAGEPAGE17PAGE2已發(fā)布XX公司辦公自動化（OA）系統(tǒng)運行管理制度制度文檔信息表制度名稱《XX公司辦公自動化（OA）系統(tǒng)運行管理制度》制度編號XX適用范圍集團公司下屬公司其他________________________責任部門集團公司信息部制度層級第二層級替代文件文件名稱文件編碼第一章總則第一條為確保XX有限公司（以下簡稱“XX集團”或“集團”）OA辦公系統(tǒng)（以下簡稱“OA系統(tǒng)”）安全、有效、規(guī)范運行，充分發(fā)揮OA系統(tǒng)的作用，提高工作效率，特制定本管理辦法。第二條OA系統(tǒng)運行是指在XX集團范圍內(nèi)，使用致遠協(xié)同辦公軟件處理日常辦公業(yè)務(wù)，實現(xiàn)本單位移動辦公、資源共享、高效協(xié)同的事務(wù)處理機制。第三條OA系統(tǒng)運行應(yīng)堅持優(yōu)化業(yè)務(wù)辦公流程、提高辦公效率和降低管理成本原則，利用OA系統(tǒng)處理辦公業(yè)務(wù)應(yīng)符合公司流程管理及其它業(yè)務(wù)管理的有關(guān)規(guī)定。第四條OA系統(tǒng)內(nèi)容主要包括內(nèi)網(wǎng)門戶、流程表單、文檔管理、公共信息、會議管理、公文管理、致信桌面端、移動協(xié)同、微協(xié)同等功能，旨在實現(xiàn)流程在線審批、移動辦公、信息共享和交流，規(guī)范管理流程，提高辦公效率和降低管理成本。第五條本辦法適用于XX集團、經(jīng)批準使用的各板塊以及各板塊人員。第二章職責分工第六條集團信息部負責OA系統(tǒng)的管理、規(guī)劃、實施、培訓、日常維護、總體檢查考核工作，對系統(tǒng)實行統(tǒng)一部署，分級管理。其主要職責:（一）辦理系統(tǒng)使用單位的新用戶注冊、變更、密碼修改等相關(guān)手續(xù)；（二）制定系統(tǒng)運行的具體工作規(guī)范和管理制度；（三）負責OA系統(tǒng)流程的修改及修訂工作。（四）征詢各使用單位的意見和建議，協(xié)調(diào)解決各使用單位在使用系統(tǒng)中出現(xiàn)的新情況、新問題；（五）定期培訓各使用單位系信息管理員和使用人員；（六）做好其他相關(guān)工作。第七條各板塊負責人主導OA系統(tǒng)建設(shè)工作，同時確定一名信息管理人員負責日常管理。各信息管理員的職責是：（一）負責本部門OA系統(tǒng)的日常管理；（二）指導和監(jiān)督該系統(tǒng)在本部門的運行；（三）負責與集團人力、行政、信息部門的工作銜接。第三章使用規(guī)范第八條集團全員應(yīng)熟練掌握OA系統(tǒng)的操作方法，在使用OA系統(tǒng)處理辦公業(yè)務(wù)時，應(yīng)遵守以下規(guī)定：（一）通過OA系統(tǒng)發(fā)布的信息、發(fā)起的協(xié)同，OA使用人員視同知曉，應(yīng)及時登錄系統(tǒng)獲取辦公信息，處理相關(guān)業(yè)務(wù)。（二）集團全員應(yīng)保證OA系統(tǒng)處理辦公業(yè)務(wù)的響應(yīng)時間。網(wǎng)上協(xié)同處理流程涉及到的相關(guān)人員處理時間原則上不超過１個工作日。如有出差、請假、培訓等特殊原因不在公司時，須通過手機端移動審批處理；如有長期請假、出差、休假等，須通過代理人設(shè)置功能委托相關(guān)人員代為辦理。第九條OA系統(tǒng)公共信息管理實行審核發(fā)布制度，不得在OA系統(tǒng)上發(fā)布與工作無關(guān)的通知公告或調(diào)查；不得在文檔中心上傳與工作無關(guān)的文件。第十條員工身份認證。系統(tǒng)通過用戶名和密碼進行身份管理和認證。用戶名是每個員工的姓名全拼，個人的密碼是安全的保證，賬號密碼必須設(shè)6位以上字符（最好包含字母、數(shù)字、符號等）。OA系統(tǒng)提供了用戶自我更換密碼的功能，用戶應(yīng)自己定期更換密碼，不得泄露給他人，防止他人非法使用。由于密碼泄漏造成的損失由本人負責。第十一條各使用人員要保證通過OA系統(tǒng)發(fā)布、流轉(zhuǎn)的信息和文件的內(nèi)容完整準確，并對所發(fā)布的內(nèi)容負責。第十二條為保證OA系統(tǒng)運行的高效性，已配備電腦的員工在工作時間內(nèi)應(yīng)保持開機登錄OA系統(tǒng)，未配置電腦的員工須每天在手機上登錄協(xié)同辦公移動端或使用微協(xié)同，以保證及時動態(tài)接收、知曉、處置和辦理相關(guān)文件、通知和會議。第十三條因個人原因未登錄和使用OA系統(tǒng)，不能及時處理相關(guān)工作，造成的責任由自己承擔。第十四條個人信息的完善：在OA系統(tǒng)的個人設(shè)置里面，必須對自己的個人信息進行添加和完善，包括個人真實頭像、聯(lián)系方式等，個人信息發(fā)生變化時應(yīng)及時修改，以便同事之間聯(lián)系時查找方便。第十五條OA系統(tǒng)流程模板涵蓋集團及各板塊公司范圍內(nèi)的辦公流程，涉及的相關(guān)部門應(yīng)按照系統(tǒng)模板使用說明實行網(wǎng)上流程簽批，流程歸屬部門應(yīng)督促系統(tǒng)流程模板的使用。第十六條OA系統(tǒng)使用人員應(yīng)自覺遵守系統(tǒng)運行的規(guī)章制度，按照工作權(quán)限，認真完成本人在系統(tǒng)中所承擔的工作任務(wù)。第四章業(yè)務(wù)管理規(guī)則第十七條OA系統(tǒng)功能包括：協(xié)同工作、表單管理、會議管理、文檔管理、公文管理、目標管理、公共信息、通訊錄等。（一）協(xié)同工作：涵蓋集團和各板塊公司范圍內(nèi)各部門第一期梳理上線的流程表單：所有已上線流程表單均需按照使用說明實行OA流程發(fā)起，線下紙質(zhì)文件審批取消；暫未上線流程表單仍按線下紙質(zhì)文件審批模式運行。（二）表單應(yīng)用：表單應(yīng)用涉及表單模板查詢、表單使用情況查詢，根據(jù)各部門表單情況，做流程表單使用情況查詢和統(tǒng)計工作。（三）會議管理：召開會議前，由各部門人員填寫會議通知或方案，描述會議相關(guān)信息對應(yīng)告知集團行政部，集團行政部根據(jù)會議時間安排在OA系統(tǒng)中發(fā)布會議通知。參會人員需密切關(guān)注會議內(nèi)容和會議時間，并在收到會議通知后，回復是否能參加會議。會議結(jié)束后指定相關(guān)人員通過會議管理功能提交會議紀要。各板塊及子公司行政部門的會議也需使用OA會議管理功能進行管理。（四）文檔管理分為集團文檔、一般文檔、流程歸檔三類。1、集團文檔用于集團統(tǒng)一對所有員工公開的目錄，目前主要包括集團及板塊工作相關(guān)正式歸檔文檔。2、一般文檔指各部門文檔管理員應(yīng)對本部門需保存、共享的資料進行分類整理，并歸檔到“單位文檔”對應(yīng)目錄中；并根據(jù)查詢權(quán)限授權(quán)其它員工查詢或借閱。重要文檔需另外備份。3、流程表單處理完成后，文件自動歸檔到電子檔案庫，形成流程歸檔文件，按部門及年份存儲，供相關(guān)人員查詢或借閱。（五）各管理部門發(fā)文，由各部門內(nèi)部擬稿，交由部門負責人審核后，提交人力、行政部核稿，由人力行政部根據(jù)文件性質(zhì)和領(lǐng)導工作分工，把文件提交給相關(guān)領(lǐng)導簽發(fā)，領(lǐng)導簽發(fā)后文件傳遞給人力、行政部文員，文員對文件進行存檔，并分發(fā)到各相關(guān)部門和人員。

1、公司收文，人力、行政部收文后登記，并把外來文件掃描成電子件，發(fā)起收文流程，系統(tǒng)流程中傳遞給相關(guān)領(lǐng)導閱示，領(lǐng)導閱覽后批示意見，人力、行政部根據(jù)領(lǐng)導批示意見轉(zhuǎn)交相關(guān)部門辦理。2、部門收文，由部門文員完成收文登記、部門負責人擬辦、分管領(lǐng)導批示、轉(zhuǎn)到具體辦事人辦理自動歸檔。（六）目標管理是以目標為導向，以人為中心，以成果為標準，而使組織和個人取得最佳業(yè)績的現(xiàn)代管理方法。OA中目標管理用于制定工作計劃、工作任務(wù)、安排工作事件。計劃管理的目的在于和領(lǐng)導與同事之間，明確目標達成共識，有步驟可檢查地去完成各階段的任務(wù)。日程事件不僅對個人時間做有效管理，也是為了和其它同事達成協(xié)調(diào)的需要。1、項目管理：有項目發(fā)起權(quán)的人員建立新的項目，制定項目時間段，選擇項目負責人和項目成員，建立項目后系統(tǒng)會自動在文檔中心－項目文檔中增加與項目名稱相同的文檔目錄，項目所有人員將在個人首頁的關(guān)聯(lián)項目中看到項目名稱。2、任務(wù)管理：通過對工作任務(wù)的指定、分解、落實和跟蹤，能達到更好地關(guān)注團隊協(xié)作、執(zhí)行效率和流暢溝通的目的。通過對任務(wù)的監(jiān)督與指導，可確保組織目標的執(zhí)行，提升“執(zhí)行力”。3、計劃管理：用于建立個人目標計劃、查看他人報送給“我”的計劃以及進行表單計劃的查詢和統(tǒng)計。建立個人周計劃、日計劃、月計劃和任意期計劃。通過關(guān)聯(lián)部門與部門綁定形成部門計劃，通過關(guān)聯(lián)項目與項目綁定形成項目計劃。能按部門查看上報給當前用戶的日計劃、周計劃、月計劃和任意期計劃，并對計劃做出相應(yīng)的批示，同時，計劃發(fā)起者和主送人員也可以對處理的計劃意見進行多次反復交換意見。（七）公共信息：通知公告、新聞、調(diào)查等公共信息，由本部門文員起草標題和內(nèi)容等信息，提交部門領(lǐng)導審核后在OA系統(tǒng)中直接發(fā)布。（八）通訊錄作為集團內(nèi)部員工聯(lián)系方式的集中體現(xiàn)，如本人聯(lián)系方式發(fā)生變化，應(yīng)及時通知系統(tǒng)管理員在OA系統(tǒng)中變更。第五章應(yīng)急處理第十八條如遇系統(tǒng)出現(xiàn)故障、長時停電、網(wǎng)絡(luò)問題等應(yīng)急情況，導致流程表單和信息無法在系統(tǒng)中進行正常交換的，應(yīng)及時通知集團信息部。由運維人員組織OA軟件供應(yīng)商盡快查明原因，排除故障，并在4-6小時內(nèi)做出響應(yīng)。若24小時內(nèi)仍未排除故障，造成系統(tǒng)不能正常運行的，由集團信息部提出解決辦法，同時報告集團相關(guān)領(lǐng)導并通知各使用部門，以保障流程表單與信息交換工作的正常運行。第十九條系統(tǒng)運行中遇到的其他問題或使用意見，應(yīng)及時向集團信息部反饋。第六章罰則第二十條OA系統(tǒng)自動對協(xié)同工作進行跟蹤，對每位員工工作事項的處理周期、處理件數(shù)、延誤情況進行記錄。第二十一條OA系統(tǒng)作為公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)，為了方便內(nèi)部溝通交流，需要上傳本人真實頭像（真實頭像需要使用個人清晰真面照，新員工在入職后三個工作日內(nèi)必須完成上傳）。集團將定期檢查OA系統(tǒng)中頭像上傳情況，如未上傳或沒有按照要求上傳頭像的情況，扣發(fā)當月工資50元/次。第二十二條OA辦公是非常嚴肅的事情，對處理延誤造成工作積壓3-5次以內(nèi)時扣發(fā)責任人工資100元/每次，6-10次時扣發(fā)工資300元/每次（流程處理時限延誤是指以系統(tǒng)的記錄時間計超過1個工作日時仍未處理待辦事宜）。第二十三條對長期不登錄使用OA系統(tǒng)、不按統(tǒng)一要求提供共享數(shù)據(jù)，對工作造成不良影響的，視情況扣發(fā)當月工資50-500元。第二十四條遺失或泄漏賬號、密碼等安全認證信息，造成公司損失的，對責任人處以嚴重警告以上行政處罰并扣發(fā)當月工資1000-5000元。第二十五條對偵測、盜用他人賬號和密碼，刺探網(wǎng)絡(luò)配置、服務(wù)器配置和數(shù)據(jù)庫信息，造成公司保密文件泄密的對責任人處以行政處罰，損失重大的予以開除處理，并追究相關(guān)法律責任。XX公司信息部2018年6月14日附件：附件一：OA系統(tǒng)常規(guī)管理細則

附件一：OA系統(tǒng)常規(guī)管理細則OA系統(tǒng)常規(guī)管理細則第一章系統(tǒng)使用權(quán)限及應(yīng)用的有關(guān)規(guī)定第一條協(xié)同工作：廣泛用于內(nèi)部的請示、計劃、行政財務(wù)類流程審批、項目協(xié)調(diào)、工作安排、信息傳遞及采集、歸檔等應(yīng)用，是OA系統(tǒng)中最經(jīng)常、最重要的功能。（一）授權(quán)使用范圍：所有操作人員。（二）處理權(quán)限解釋：在待辦處理事項時會出現(xiàn)“知會”“協(xié)同”“審批”。1、“知會”：屬于最低權(quán)限，只有了解事項權(quán)限，無流程處理權(quán)力。2、“協(xié)同”：屬于中級權(quán)限，可進行對流程“加簽”，流程回退、撤銷、終止權(quán)限。3、“審批”：屬于最高權(quán)限，可進行更高級流程改變，以“轉(zhuǎn)發(fā)”“歸檔”“知會”“加簽”等處理，具有對事項處理以流程“回退”“繼續(xù)”“撤消”“終止”等權(quán)力。第二條公文管理：通過收發(fā)文管理，進行公文擬辦、簽審、核校、簽發(fā)、來文登記、批閱、辦理、歸檔、查詢等應(yīng)用。授權(quán)使用范圍：領(lǐng)導高層、總裁班子、行政部、相關(guān)部門文職人員。第三條文檔管理：分為個人文檔、單位文檔和集團文檔。個人文檔可對個人協(xié)同事項進行歸檔保管，借閱、檢索。單位文檔和集團文檔由專人管理和文檔權(quán)限分配，分級管理。實現(xiàn)自動歸檔、檔案分類、清理、文檔移動、映射、共享借閱等常見應(yīng)用。授權(quán)使用范圍：公司全體員工。第四條會議管理:提供會議管理功能。（一）會議組織部門將會議時間安排發(fā)給集團行政部在系統(tǒng)中登記會議安排，參會人員收到會議通知后需作會議回執(zhí)、會議記錄員作會議紀要上傳共享。（二）授權(quán)使用權(quán)限：集團行政部有會議發(fā)布權(quán)限。所有員工具有會議通知查看權(quán)限。第五條目標管理：用于制定工作計劃、工作任務(wù)、安排工作事件。（一）在領(lǐng)導與同事之間，明確目標達成計劃共識，實現(xiàn)有步驟可檢查地去完成各階段的任務(wù)，對個人時間做有效管理，并和其它同事達成協(xié)調(diào)。相關(guān)人員都可以查看項目、計劃、任務(wù)完成情況百分比、關(guān)聯(lián)的任務(wù)計劃及日程明細、各個節(jié)點的交流內(nèi)容。通過對任務(wù)的監(jiān)督與指導，可確保組織目標的執(zhí)行，提升“執(zhí)行力”。（二）授權(quán)使用范圍：公司全體員工，按在不同項目、計劃、任務(wù)中的角色和授權(quán)進行項目設(shè)置、計劃規(guī)劃、任務(wù)分配、督辦和監(jiān)督等。第六條公共信息：公共信息是批量發(fā)布信息和使用者參與討論的場所。（一）新聞：實現(xiàn)公司內(nèi)部新聞、圖片新聞的快速發(fā)布；（二）公告：能夠以如全體、部門、職務(wù)級別等不同的方式實現(xiàn)信息的快速批量發(fā)布；（三）調(diào)查：能實現(xiàn)投票式調(diào)查并立即以統(tǒng)計圖方式顯示結(jié)果；（四）授權(quán)使用范圍：其中新聞只有集團行政部具有發(fā)布權(quán)限；公告只有相關(guān)部門具有公告欄目信息的信息管理員被授權(quán)，調(diào)查發(fā)起者只有集團各職能部門、各板塊相關(guān)被授權(quán)管理員，其他員工有公共信息查看和調(diào)查投票的權(quán)限。（五）信息的發(fā)布：所有在OA辦公系統(tǒng)發(fā)布的公共信息必須是非涉密內(nèi)容，必須經(jīng)部門負責人審批簽發(fā)后才能發(fā)布。未經(jīng)批準，任何部門、個人不得采取非法手段盜用他人密碼發(fā)布信息。對違反上述規(guī)定，產(chǎn)生不良后果的，公司將按國家有關(guān)保密法規(guī)和公司制度，追究當事人和有關(guān)人員責任。（六）當涉及權(quán)限變更時，按以