采購控制精細化管理制度

采購控制精細化管理制度

目錄

第1章采購崗位職責..............................................................I

1.1采購總監(jiān).................................................................1

1.2采購經(jīng)理................................................................2

1.3采購計劃主管............................................................3

1.4采購預算主管............................................................3

1.5供應商主管..............................................................4

1.6采購合同主管............................................................5

1.7采購驗收主管............................................................5

1.8招標采購主管............................................................6

1.9采購審計主管............................................................6

1.10采購專員...............................................................7

1.11采購文員...............................................................8

第2章采購計劃..................................................................9

2.1采購計劃制度規(guī)范........................................................9

2.1.1采購計劃管理制度..................................................9

2.1.2采購計劃編制辦法.................................................11

2.1.3采購訂單計劃制訂規(guī)范.............................................13

2.1.4零星采購管理辦法.................................................15

2.1.5采購申請審批制度.................................................18

2.2采購計劃工具表單.......................................................19

2.2.1物資請購單........................................................19

2.2.2年度采購計劃表...................................................20

2.2.3物資采購計劃表...................................................20

2.2.4采購計劃變更表...................................................20

2.2.5臨時采購計劃表...................................................21

2.2.6認證計劃說明書...................................................21

第3章采購預算........................................................22

3.1采購預算制度規(guī)范.......................................................22

3.1.1采購預算管理辦法.................................................22

3.1.2采購預算審批規(guī)范.................................................24

3.1.3采購預算變更控制辦法.............................................26

3.2采購預算工具表單.......................................................28

3.2.1年度采購預算表...................................................28

3.2.2采購預算控制表...................................................28

3.2.3采購預算審核表...................................................29

3.2.4采購預算變更表...................................................29

325原材料采購預算表..................................................29

3.2.6固定資產(chǎn)采購預算表...............................................30

3.2.7輔助材料采購預算表...............................................30

精品文檔

3.2.8采購資金季度預算表...............................................30

3.2.9采購資金年度預算表...............................................31

第4章采購合同管理...........................................................32

4.1采購合同制度規(guī)范.......................................................32

4.1.1采購合同管理制度.................................................32

4.1.2合同執(zhí)行管理制度.................................................35

4.1.3合同糾紛管理制度.................................................37

4.2采購合同工具表單.......................................................40

4.2.1采購合同約定表...................................................40

4.2.2采購合同評審表...................................................41

4.2.3采購合同匯總表...................................................41

4.2.4合同風險評估表...................................................42

第5章采購談判管理...........................................................44

5.1采購談判制度規(guī)范.......................................................44

5.1.1采購談判實施細則.................................................44

5.2.2采購談判禮儀規(guī)范.................................................47

5.2.3采購談判小組組建規(guī)范.............................................49

5.2.4采購談判沖突解決辦法.............................................51

5.2.5采購談判技巧應用規(guī)范.............................................52

5.2.6競爭性談判采購管理辦法...........................................55

5.2.7特殊物資采購談判管理辦法.........................................58

5.2采購談判工具表單.......................................................59

5.2.1談判計劃表........................................................59

5.2.2談判事項記錄表...................................................59

5.2.3談判議程紀要表...................................................60

5.2.4采購議價記錄表...................................................60

5.2.5談判人員考核表...................................................60

5.2.6談判僵局分析表...................................................61

5.2.7談判步驟參照表...................................................62

5.2.8談判桌局勢分析表.................................................62

5.2.9對手談判意愿分析表...............................................62

5.2.10談判桌上開局技巧分析表..........................................63

第6章訂單跟蹤管理...........................................................64

6.1訂單跟蹤制度規(guī)范.......................................................64

6.1.1訂單跟蹤工作規(guī)范.................................................64

6.1.2訂單狀態(tài)跟蹤管理制度.............................................66

6.1.3訂單異常處理管理制度.............................................69

6.1.4供應商分級跟蹤管理制度...........................................71

6.2訂單跟蹤工具表單.......................................................73

6.2.1訂單進程表........................................................73

6.2.2訂單異常表.......................................................73

6.2.3催貨通知單.......................................................74

6.2.4采購訂單跟催表...................................................74

6.2.5異常訂單反饋表...................................................74

精品文檔

6.2.6采購追蹤記錄表....................................................74

第7章采購交期管理............................................................76

7.1交期管理制度規(guī)范.......................................................76

7.1.1訂單交期保證辦法.................................................76

7.1.2緊急采購控制制度.................................................79

7.1.3當?shù)夭少徶芷诳刂妻k法.............................................82

7.2交期管理工具表單.......................................................83

7.2.1采購進度控制表...................................................83

7.2.2交期變更聯(lián)絡單...................................................84

7.2.3供應商交期計劃表.................................................84

7.2.4供應商交期變更單.................................................84

7.2.5采購交貨延遲檢討表...............................................84

7.2.6供應商交期延誤一覽表.............................................85

7.2.7供應商交貨狀況分析表.............................................85

第8章采購驗收管理............................................................86

8.1采購驗收制度規(guī)范.......................................................86

8.1.1采購驗收管理制度.....................................................86

8.1.2采購退貨管理制度.................................................90

8.1.3采購質量控制制度.................................................91

8.1.4采購品質保證制度.................................................95

8.1.5電器設備驗收管理制度.............................................99

8.1.6商超采購商品退換作業(yè)辦法........................................102

8.2采購驗收工具表單......................................................104

8.2.1驗收清單表.......................................................104

8.2.2退貨登記表......................................................105

8.2.3退貨換貨清單....................................................105

8.2.4檢驗異常報告....................................................105

8.2.5采購質量控制表..................................................106

8.2.6采購檢驗報告單..................................................106

8.2.7特采作業(yè)申請單..................................................107

第9章采購結算管理...........................................................108

9.1采購結算制度規(guī)范......................................................108

9.1.1采購結算管理制度................................................108

9.1.2采購付款管理辦法................................................109

9.1.3采購付款對賬管理制度............................................110

9.1.4預付賬款審批管理制度............................................112

9.1.5預付賬款追蹤檢查制度............................................113

9.2采購結算工具表單......................................................115

9.2.1采購結算單.......................................................115

9.2.2預付申請單.......................................................115

9.2.3賬款核對表.......................................................116

9.2.4應付賬款明細表..................................................116

9.2.5現(xiàn)金采購申請表..................................................116

第10章采購庫存管理..........................................................118

精品文檔

10.1采購庫存制度規(guī)范.....................................................118

10.1.1庫存計劃管理制度...............................................118

10.1.2庫存周轉管理制度...............................................120

10.L3庫存呆滯品管理制度............................................122

10.2采購庫存工具表單.....................................................124

10.2.1庫存計劃表......................................................124

10.2.2補貨計劃表.....................................................124

10.23庫存物資清單..................................................125

10.2.4物資存量明細表.................................................125

10.2.5呆滯品申請?zhí)幚肀?..............................................125

10.2.6呆滯品處理損益報告.............................................126

第11章采購成本控制..........................................................127

11.1采購成本制度規(guī)范.....................................................127

11.1.1采購詢價管理制度...............................................127

11.1.2采購成本管控制度...............................................128

11.1.3采購價格管控制度...............................................131

11.1.4采購成本核算管理辦法...........................................132

11.2采購成本工具表單.....................................................134

11.2.1采購詢價單......................................................134

11.2.2成本預算表.....................................................135

11.2.3成本費用單.....................................................135

11.2.4采購詢價記錄表.................................................135

11.2.5采購價格審議表.................................................136

11.2.6運輸方案審批單.................................................137

11.2.7采購成本計算表.................................................137

第12章采購招標管理..........................................................139

12.1采購招標制度規(guī)范.....................................................139

12.1.1采購招標管理制度...............................................139

12.1.2招投標文件管理制度.............................................143

12.1.3招標文件評審制度...............................................145

12.1.4投標文件評審制度...............................................147

12.1.5招標爭議處理辦法...............................................149

12.2采購招標工具表單.....................................................151

12.2.1招標信息登記表.................................................151

12.2.2招標委托申請表.................................................152

12.2.3標書評審表.....................................................153

12.2.4開標記錄表.....................................................154

12.2.5招標比價表.....................................................154

12.2.6評標小組名單...................................................155

12.2.7投標文件偏差匯總表.............................................155

12.2.8投標文件評審結論表.............................................155

第13章項目采購管理..........................................................156

13.1項目采購制度規(guī)范.....................................................156

13.1.1項目采購管理制度...............................................156

精品文檔

13.1.2項目采購作業(yè)管理制度...........................................160

13.1.3項目采購交期控制制度...........................................162

13.2項目采購工具表單......................................................165

13.2.1項目采購計劃表.................................................165

13.2.2項目采購申請表.................................................165

13.2.3項目采購詢價單.................................................165

13.2.4項目采購控制表.................................................166

13.2.5項目采購驗收單.................................................166

第14章采購信息管理..........................................................168

14.1采購信息制度規(guī)范.....................................................168

14.1.1采購信息收集制度...............................................168

14.1.2供應商信息管理制度.............................................170

14.1.3采購信息系統(tǒng)使用制度...........................................172

14.1.4采購信息保密制度...............................................174

14.2采購信息工具表單.....................................................177

14.2.1供應商信息表...................................................177

14.2.2信息系統(tǒng)權限表.................................................178

14.2.3檔案借閱申請單.................................................179

第15章采購審計管理..........................................................180

15.1采購審計制度規(guī)范.....................................................180

15.1.1采購執(zhí)行審計制度...............................................180

15.1.2采購稽核管理制度...............................................181

15.1.3物資采購審計辦法...............................................182

15.1.4合同審計管理辦法...............................................184

15.2采購審計工具表單.....................................................187

15.2.1項目采購審計計劃表.............................................187

15.2.2采購審計實施計劃表.............................................188

15.2.3采購付款審計表.................................................188

15.2.4審計工作底稿...................................................189

15.2.5審計工作總結表.................................................189

第16章采購賄賂管理..........................................................191

16.1采購賄賂制度規(guī)范.....................................................191

16.1.1反采購賄賂管理辦法.............................................191

16.1.2采購賄賂處理辦法...............................................192

16.2采購賄賂工具表單.....................................................195

16.2.1預防采購賄賂調(diào)查表.............................................195

16.2.2采購賄賂治理工作調(diào)查表.........................................196

16.2.3采購賄賂事件查處匯總表.........................................196

16.2.4已查結采購賄賂事件專報表.......................................197

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第1章采購崗位職責

1.1采購總監(jiān)

崗位名稱采購總監(jiān)部門名稱/編號采購部直接上級分管副總

根據(jù)企業(yè)運營需要制定企業(yè)的采購戰(zhàn)略規(guī)劃、工作方針和工作目標等，監(jiān)

督指導采購工作，確保物資按時、保質、保量供應

工作職責不相容職責

1制定采購戰(zhàn)略規(guī)劃、采購部工作方針和工作目標

依據(jù)企業(yè)管理要求和采購戰(zhàn)略，建立健全企業(yè)采

2

購管理制度，監(jiān)督采購管理制度的落實情況

設計采購部的組織結構，明確下屬人員的工作職

3

責，篩選并任用采購部主管及以上工作人員?落實采購戰(zhàn)略規(guī)劃

4審批年度采購預算和采購計劃和方針

5審批特殊請購、大額采購和重要采購合同?落實各項采購管理

6對采購物資的種類和價格進行審核制度

根據(jù)采購業(yè)務模式和各崗位職責分工情況，制定?制定年度采購預算

7

科學合理的采購流程和計劃

主持采購招標和采購合同評審工作，簽訂采購合?參與采購執(zhí)行和付

8

同，并監(jiān)督執(zhí)行款過程

監(jiān)督采購進展情況，指導下屬開展采購監(jiān)督跟?制定采購價格

9

單、催貨工作，進行采購交期管理

審閱下屬提交的《采購質量檢驗報告》，并預防

10

采購物資質量事故

11負責采購管理人員的招聘、考核、指導工作

生效日期批準R期

精品文檔

1.2采購經(jīng)理

崗位名稱采購經(jīng)理部門名稱/編號采購部直接上級采購總監(jiān)

根據(jù)上級制定的采購戰(zhàn)略規(guī)劃、工作方針和工作目標等，指導開展采購的各

項業(yè)務，根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)運營的需要制訂企業(yè)的采購計劃，組織采購原材料、設備

職責概述

等物資，選擇和管理供應商，確保企業(yè)所需物資能夠得到適時、保質、保量的供

應

工作職責不相容職責

協(xié)助采購總監(jiān)制定采購戰(zhàn)略規(guī)劃、工作方針等，并協(xié)

I

助其建立健全企業(yè)的采購管理制度、工作標準?監(jiān)督采購制度落

2積極落實各項采購管理制度和相關規(guī)范、工作標準等實情況

3負責制訂企業(yè)采購預算的采購計劃，并報上級審批?審批年度采購預

4負責向上級報請?zhí)厥獠少彙⒋箢~請購和重要采購合同算和計劃

5審核物資的種類和采購價格、并報采購總監(jiān)審批?審批特殊采購、

組織下屬人員調(diào)查和審查供應商，并根據(jù)審查結果確大額請購和重要

6

定供應商，制定合格供應商名單，報上級審批采購合同

指導下屬員工做好各項采購招標、詢價采購工作，起?批準計劃外采購

7

草并制定《采購合同》項目

控制采購進度，指導采購專員開展采購跟單、催貨工?參與執(zhí)行采購、

8

作付款過程

組織開展采購進料質量檢驗工作，并監(jiān)督采購檢驗過?起草采購合同，

9

程，審核《采購質量檢驗報告》審批采購價格

審批供應商名單

10管理部門內(nèi)部人員，并對下屬人員進行指導和培訓?

11對采購部下屬人員進行考核和評價

生效日期批準日期

精品文檔

1.3采購計劃主管

崗位名稱采購計劃主管部門名稱/編號采購部F接上級|采購經(jīng)理

根據(jù)企業(yè)的采購戰(zhàn)略規(guī)劃等制訂年度采購計劃，并根據(jù)企業(yè)日常物資需求

情況制定采購工作計劃，積極落實采購計劃，確保計劃按時完成

工作職責不相容職責

根據(jù)企業(yè)年度銷售計劃、生產(chǎn)計劃和戰(zhàn)略規(guī)劃等

1

制訂企業(yè)年度采購計劃，并對其進行分解

接收各部門的“請購單”，并對其進行審核與匯

2

總，制訂采購物資需求計劃

根據(jù)采購物資需求計劃和年度采購計劃，制訂具

3?審批采購作業(yè)計劃

體的采購作業(yè)計劃，并報上級領導審批

?審批采購訂單

根據(jù)采購作業(yè)計劃和具體的需求計劃編制采購

4

訂單

監(jiān)督采購作業(yè)執(zhí)行過程，查看采購專員是否按照

5

計劃完成采購工作，為日后改進工作奠定基礎

生效口期批準口期

1.4采購預算主管

崗位名稱采購預算主管部門名稱/編號采購部直接上級采購經(jīng)理

根據(jù)企業(yè)的采購戰(zhàn)略規(guī)劃和年度預算制定采購年度預算，并根據(jù)具體的采

職責概述購工作將預算進行分解，制定詳細預算：監(jiān)督采購預算的執(zhí)行過程，確保將采

購費用控制在預算范圍之內(nèi)

工作職責不相容職責

收集采購預算的編制依據(jù)，編制年度采購預算并上

1

報領導審批?審批采購預算

2監(jiān)督采購預算的執(zhí)行情況，確保采購預算不超支?執(zhí)行采購費用和

3執(zhí)行采購成本控制措施，并審核采購支出預算

根據(jù)采購需求的變化情況，修訂采購預算，并及時?掌握采購支出

4

上報

5對采購預算的執(zhí)行情況進行分析，并編制分析報告

生效日期批準日期

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1.5供應商主管

崗位名稱供應商主管部11名稱/編號采購部直接上級采購經(jīng)理

根據(jù)企業(yè)的采購需求情況開展供應商調(diào)查、供應商評選、供應商認證、供

職責概述

應商維護、供應商考核與評價等工作，為企業(yè)建立穩(wěn)定可靠的供應商隊伍

工作職責不相容職責

1制定和完善供應商開發(fā)流程，并監(jiān)督、執(zhí)行

2制訂并執(zhí)行供應商開發(fā)計劃

負責對潛在供應商的拜訪和評估工作，選擇與推

3

薦潛在供應商

開展產(chǎn)品的詢價、比價、議價工作，負責樣品價

4

格的確認及分析

組織做好供應商評估與審核工作，及時記錄評審

5

過程

定期開展巾場行情調(diào)查，收集整理巾場信息，匯

6

報供應商情況及編制分析報告

?與供應商談判價格

根據(jù)供應商的日常表現(xiàn)，對供應商進行考核，并

?與供應商簽訂合同

7根據(jù)考核結果，及時指導供應商工作，使其改進產(chǎn)品

?確定某項采購的供

或服務

應商

協(xié)助采購經(jīng)理對供應商供貨、質量、交期和售后

8

服務進行監(jiān)督

9定期拜訪供應商，做好供應商維護工作

建立供應商管理檔案，及時收錄供應商信息；隨

10時更新供應商管理檔案，將供應商發(fā)生的重大事件及

變動記錄在案

11定期對供應商數(shù)據(jù)庫進行核查與管理

安排下屬人員的日常工作，協(xié)調(diào)供應商管理工作

12

與本部門其他工作之間的關系

生效日期批準日期

精品文檔

1.6采購合同主管

崗位名稱采購合同主管部門名稱/編號采購部直接上級采購經(jīng)理

起草、制定并落實采購合同管理規(guī)范，與供應商開展合同談判，起草并送

職責概述

審采購合同，負責采購合同的執(zhí)行工作

工作職責不相容職責

協(xié)助采購總監(jiān)、采購經(jīng)理制定采購合同管理制度與

1

相關流程、規(guī)范，并按照制度規(guī)范指導工作

編制統(tǒng)一的日常采購合同范本，并及時報上級領導

2

批準

3協(xié)助上級領導開展采購談判工作，并記錄談判過程

?審批采購合同

根據(jù)采購談判、采購詢價等結果，起草采購合同，

4?執(zhí)行采購作業(yè)過

并及時送審

程

在合同談判和采購合同執(zhí)行的過程中，實施合同風

5?選擇供應商

除防范措施

?對供應商付款

跟蹤采購合同的簽訂過程，并及時將合同進行備份

6

和歸檔

7整理、匯總并歸檔采購合同的相關資料

8及時將合同中規(guī)定的相關內(nèi)容傳送給責任人

生效日期批準日期

1.7采購驗收主管

崗位名稱采購驗收主管部門名稱/編號采購部直接上級采購經(jīng)理

制定并落實采購質量規(guī)范，對采購的物資進行驗收，剔除不合格品，確保

職責概述

采購物資的質量能夠滿足企業(yè)要求

工作職責不相容職責

協(xié)助采購經(jīng)理、質量管理部制定各類采購物資檢

1

驗標準和規(guī)范，并積極落實

負責組織對供應商進行質量評審和認證工作，提

2

出采購物資的供應商質量標準

組織開展對采購物資的質量檢驗工作，識別并認

3真記錄各類物資質量問題，填寫“采購檢驗報告單”，?選擇供應商

登記質量原始記錄?執(zhí)行采購作業(yè)過程

妥善處理采購物資的質量異常狀況，并向上級領?進行特采決策

4

導提出合理的處理意見

根據(jù)質量檢驗記錄情況，定期對采購物資的質量

5

進行統(tǒng)計分析，并對供應商進行質量評價

針對各類采購物資的規(guī)格、質量向供應商提出質

6

量改善建議

生效日期批準FI期

精品文檔

1-8招標采購主管

崗位名稱招標采購主管部門名稱/編號采購部直接上級采購經(jīng)理

根據(jù)招標采購工作規(guī)范執(zhí)行招標工作，編制招標文件，發(fā)布招標公告，并

對招標過程進行評審

工作職責不相容職責

I協(xié)助采購總監(jiān)，采購經(jīng)理制定招標采購工作規(guī)范

根據(jù)招標采購工作規(guī)范組織招標采購工作，做好

2

招標采購準備

?制定招標工作規(guī)范

根據(jù)物資需求部門或項目需求等編制招標文件，

3?制定標底價格

并在各類媒體上發(fā)布招標公告