長沙市三楊包裝機(jī)械有限公司差旅費(fèi)報銷制度優(yōu)化設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計目錄1公司簡介 長沙市三楊包裝機(jī)械有限公司差旅費(fèi)報銷制度優(yōu)化設(shè)計1公司簡介長沙市三楊包裝機(jī)械有限公司位于湖南省長沙市橋驛鎮(zhèn)群力村三楊機(jī)械工業(yè)園，成立于2008年11月26日，公司占地面積約15畝，總注冊資金1200萬元，公司在職人員約80人，楊福星為公司法定代表人。本有限公司目前為國內(nèi)一家專門從事研發(fā)、制造、銷售各種包裝式機(jī)械的大型生產(chǎn)和技術(shù)型企業(yè),本集團(tuán)為客戶提供各種酒類、飲料(食品和飲用水)以及調(diào)味品等各種液體物質(zhì)的灌裝控制系統(tǒng)器材設(shè)備以及各種水處理工藝設(shè)備。長沙三楊包裝機(jī)械有限公司旗下分別設(shè)有銷售部、采購管理部、綜合事務(wù)所辦公室、財政部、研究與開發(fā)部、生產(chǎn)部、品管部七個部門。其內(nèi)部結(jié)構(gòu)如下圖1所示：圖1長沙市三楊包裝機(jī)械廠內(nèi)部結(jié)構(gòu)圖圖1長沙市三楊包裝機(jī)械廠內(nèi)部結(jié)構(gòu)圖2長沙市三楊包裝機(jī)械有限公司差旅費(fèi)報銷現(xiàn)狀長沙市三楊包裝機(jī)械廠屬于包裝機(jī)械廠，客戶群體主要為酒行業(yè)，飲料（飲用水）和調(diào)味品行業(yè)。專業(yè)為酒行業(yè)提供卸垛、沖瓶、灌裝、封蓋、貼標(biāo)、裝箱、碼垛全自動解決方案。酒在我國有著悠久的歷史，中華民族的人際來往文化，餐桌文化，交往文化，都跟酒有著不可分割的關(guān)系。酒行業(yè)屬于市場容量大的行業(yè)。公司許多客戶都是外地的，不可避免的需要出差。一般為期2-3天，去較遠(yuǎn)的地方出差另議，所以不可避免的會產(chǎn)生差旅費(fèi)。長沙市三楊機(jī)械處于成長初期，公司還未規(guī)范差旅費(fèi)報銷，公司人員外出洽談業(yè)務(wù)，因?yàn)楣臼菓{票報銷，所以外出人員一般住的比較豪華，開銷較大，差旅費(fèi)報銷搞，而且公司員工出差報銷流程較簡單，具體流程如下圖2所示:圖2出差報銷流程圖2出差報銷流程圖2長沙市三楊包裝機(jī)械廠報銷流程圖2長沙市三楊包裝機(jī)械廠報銷流程3長沙市三楊包裝機(jī)械有限公司差旅費(fèi)報銷存在的問題3.1缺乏嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牟盥觅M(fèi)報銷制度在長沙市三楊包裝機(jī)械廠實(shí)習(xí)期間，我查閱了公司2020年的差旅費(fèi)記賬憑證和原始憑證，通過向酒店打電話咨詢和手機(jī)APP信息查詢，例如美團(tuán)，攜程等APP查詢到員工出差居住的酒店大致需要消費(fèi)的價格，對比報銷單和發(fā)票，發(fā)現(xiàn)兩者之間存在著巨大的差異，報銷單和發(fā)票上的價格比APP上的要高出許多。由于差旅費(fèi)報銷公司全部照單全收，許多員工會懷著公司報銷，隨便消費(fèi)的想法。例如乘坐高鐵時訂商務(wù)座，出差住宿訂高級酒店，甚至在出差時還將個人消費(fèi)想盡辦法算進(jìn)報銷單里。趁著出差時回家省親，還將回家產(chǎn)生的花費(fèi)拿來公司報銷。個別員工絲毫沒有為公司節(jié)省經(jīng)費(fèi)，把握好在外出差提升自己的機(jī)會，而是在為一己私欲絞盡腦汁，養(yǎng)成投機(jī)取巧的習(xí)慣，將個人利益凌駕于所處的組織利益的基礎(chǔ)上，公司差旅費(fèi)怎能不高？3.2差旅費(fèi)報銷標(biāo)準(zhǔn)不完善根據(jù)我在這實(shí)習(xí)的了解，長沙市三楊包裝機(jī)械廠報銷差旅費(fèi)并沒有明確的標(biāo)準(zhǔn)，員工出差時所發(fā)生的交通費(fèi)、住宿費(fèi)和餐飲費(fèi)都是照單全收。沒有明確的員工報銷標(biāo)準(zhǔn)，且票據(jù)丟失也可以報銷。長沙市三楊包裝機(jī)械廠沒有嚴(yán)格的報銷時間。出差人員出差結(jié)束時，沒有及時完成報銷，而是等出差的費(fèi)用累計的夠多了再一起報銷。上級審批時，因票據(jù)多，并沒有仔細(xì)查看。這樣寬松不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膱箐N制度讓個別無視公司利益，只圖個人小利的員工鉆了空子，讓他們有機(jī)會虛開發(fā)票，賺取不義之財放進(jìn)自己的口袋，養(yǎng)成在外用公款填補(bǔ)個人私欲的風(fēng)氣。使得公司在差旅費(fèi)開支方面虛高，為了公司的可持續(xù)發(fā)展，需要制定一份規(guī)范的差旅費(fèi)報銷標(biāo)準(zhǔn)。3.3財務(wù)人員缺乏專業(yè)性及報銷審核原則性不夠強(qiáng)在公司實(shí)習(xí)時我發(fā)現(xiàn)出差人員在報銷時，如果是跟公司的財務(wù)人員關(guān)系較好的人員，票據(jù)即使不夠完善，財務(wù)人員也會給她放水。財務(wù)人員在發(fā)現(xiàn)報銷的瑕疵時，由于領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)簽字，即使看出了不合報銷規(guī)矩，也無奈于對上級的壓力，默不作聲。怕得罪同事。因?yàn)闀嬓袠I(yè)就業(yè)門檻較低，也存在著個別財務(wù)人員對自己的工作不放在心上，責(zé)任心不夠強(qiáng)的現(xiàn)象，對國家的法律法規(guī)和公司的規(guī)章制度了解不深，上班積極性也不夠強(qiáng)，沒有集體榮譽(yù)感，導(dǎo)致對差旅費(fèi)報銷憑證沒有認(rèn)真審核。領(lǐng)導(dǎo)對于差旅費(fèi)的審核把關(guān)隨意，一時興起就認(rèn)真審核，其他時候就馬馬虎虎，使得差旅費(fèi)制度形同虛設(shè)。3.4沒有嚴(yán)格的審批監(jiān)控流程在差旅費(fèi)報銷審批中主要存在以下三方面的不規(guī)范：一是不嚴(yán)格執(zhí)行公務(wù)，出差前沒有申報流程，出差后有審批和補(bǔ)充報告的現(xiàn)象。另一個是餐飲、住宿和運(yùn)輸時由另一方提供的接待，但出差人員問對方公司找來報銷發(fā)票，回到公司報銷。這不能夠符合對差旅費(fèi)用報銷進(jìn)行規(guī)范化管理,這樣做很容易產(chǎn)生多次報銷及再次報銷的弊端。三是當(dāng)他們外出參與會議、學(xué)習(xí)、培訓(xùn)等,報銷差旅費(fèi)用時,沒有以會議通知、培訓(xùn)告別書等附件為其他相關(guān)證明文件,手續(xù)不齊備。由于不注意財務(wù)收支,在內(nèi)部審計的實(shí)際工作上,監(jiān)督檢查不嚴(yán)和處理財務(wù)違規(guī)行為處罰不夠,沒有形成一個完善的財務(wù)管理內(nèi)部檢查機(jī)制,有時甚至發(fā)現(xiàn)差旅違規(guī)報銷,也時常上演,即使是制定糾正措施,也沒有實(shí)質(zhì)性的對策來進(jìn)行懲罰,也沒有追責(zé)相關(guān)人員，造成了公司差旅費(fèi)用的濫用。4長沙市三楊包裝機(jī)械有限公司差旅費(fèi)報銷制度優(yōu)化設(shè)計4.1規(guī)范差旅費(fèi)報銷標(biāo)準(zhǔn)第一件要做的事情就是根據(jù)員工職級設(shè)置差旅費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，差旅費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)如下圖3所示：圖3職工出差食宿差旅費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)圖3職工出差食宿差旅費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)圖3差旅費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)第二要明確哪些費(fèi)用可以報銷：（1）出差交通費(fèi)：出差途中的機(jī)票、火車票、傳票等。（2）住宿費(fèi)：酒店、旅館的住宿費(fèi)用。（3）餐費(fèi)：出差途中的飲食、會客費(fèi)用。 （4）市內(nèi)交通費(fèi)：目的地的公交、地鐵、打車費(fèi)等。（5）車輛費(fèi):如果我們還是自行駕駛開車,出差路上的機(jī)油費(fèi)、過路時間費(fèi)、停車場的費(fèi)用。（6）補(bǔ)貼：出差補(bǔ)貼、交通補(bǔ)助等。（7）雜費(fèi)：行李托運(yùn)、退改簽費(fèi)等。補(bǔ)充說明：（1）報銷住宿費(fèi)用時必須提供住宿發(fā)票。如實(shí)際支出未達(dá)到規(guī)定的住宿費(fèi)，將不予補(bǔ)足。超出部分由出差人員自己承擔(dān)。（2）實(shí)際出差天數(shù)以車輛出發(fā)時間到返回城市時間計算，十二點(diǎn)以后啟程（或十二點(diǎn)以前抵達(dá)）按半天算，十二點(diǎn)之前啟程（或者十二點(diǎn)之后抵達(dá)），按一天算。（3）就餐費(fèi)和運(yùn)輸費(fèi)的標(biāo)準(zhǔn)采用一攬子制度,按實(shí)際進(jìn)行出差的天數(shù)來計算。一般是按照實(shí)際金額進(jìn)行報銷,如有特定情況可以根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)而收到相應(yīng)的補(bǔ)貼。（4）如果邀請顧客吃飯時需事先征得公司總經(jīng)理同意才能向他們報銷招待費(fèi),如未取得同意,餐費(fèi)自行承擔(dān),公司不予報銷。同時根據(jù)比例(每日早飯25%、午餐或晚飯45%)從當(dāng)日扣減對出差員工當(dāng)日的各項(xiàng)伙食津貼。（5）出差期間對方提供的餐飲、住宿、交通等費(fèi)用，公司不予報銷。（6）對于自己處理私事的規(guī)定:利用時間外出差或者是調(diào)動一些工作,雖已事先得到領(lǐng)導(dǎo)的同意才前往家鄉(xiāng)探親,處理一些事務(wù)的。但應(yīng)此而產(chǎn)生的車費(fèi),以及其他的一切費(fèi)用。所有按照直線行車距離收費(fèi)進(jìn)行服務(wù)報銷,額外產(chǎn)生的費(fèi)用均由用戶個人自行自己承擔(dān),公司不再向您發(fā)放汽車?yán)@道和在家期間的任何其他補(bǔ)貼。（7）出差期間，當(dāng)?shù)亟煌ㄙM(fèi)和商務(wù)招待費(fèi)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，財務(wù)批準(zhǔn)后報銷。（8）按國家相關(guān)的規(guī)定和要求對其他費(fèi)用進(jìn)行報銷的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審核和報銷。4.2規(guī)范出差審批流程，加強(qiáng)對原始憑證的審核圖4出差審批和差旅費(fèi)報銷審批流程員工出差由分管的領(lǐng)導(dǎo)審批，相關(guān)差旅費(fèi)用的報銷審批流程按照審批審批流程，如下圖4所示：圖4出差審批和差旅費(fèi)報銷審批流程圖4報銷審批流程圖4報銷審批流程出差需提前一天填寫申請表，并按規(guī)定程序，并按照規(guī)定的程序,提前向財務(wù)部門貸款或者借出差的旅費(fèi)。報銷單據(jù):出差人員出差回來后，填寫《出差費(fèi)用報銷單》、《出差明細(xì)表》和《出差日志》。沒有出差明細(xì)表和出差記錄的財務(wù)將不予報銷。出差人員的報銷必須符合國家有關(guān)票據(jù)報銷的規(guī)定，否則不予報銷，各類遺失票據(jù)不予報銷。報銷期限:外地出差的人員在外地出差返回后一周內(nèi)必須由財務(wù)部門進(jìn)行報銷。故意遲延遲不去報銷的，公司視情節(jié)處以55元以上罰款。加強(qiáng)對本次申請人的原始憑證進(jìn)行審查:申請人持有本次申請時所需要提供的材料如下圖5所示圖5報銷時原始憑證應(yīng)該具備的資料圖5報銷時原始憑證應(yīng)該具備的資料4.3提高財務(wù)人員的原則性和專業(yè)性，加強(qiáng)差旅費(fèi)報銷審查提高對財務(wù)人員的職業(yè)道德原則性:強(qiáng)調(diào)對會計人員的職業(yè)道德,定時定期邀請會計主管對其進(jìn)行培訓(xùn)和上課,分析一些違反會計道德規(guī)范的人員案例,在他們心中敲下警鐘。會計從業(yè)人員應(yīng)當(dāng)具備愛崗敬業(yè),誠實(shí)守信,客觀公正,遵守準(zhǔn)則的要求。對于會計行為的準(zhǔn)確和規(guī)范化,不但需要以嚴(yán)格執(zhí)行的會計法律、規(guī)章做保證,而且需要更多地依靠于會計從業(yè)人員對其道德素養(yǎng)和信念。財務(wù)人員不能屈從同事和權(quán)勢的壓力。提升會計人員專業(yè)性：公司為會計人員提供學(xué)習(xí)機(jī)會，有能力的，公司會送出去學(xué)習(xí)。公司在之后招聘會計崗位人員時，專業(yè)性強(qiáng)將成為必須項(xiàng)，來公司上班的會計人員必須具備相關(guān)的會計類的專業(yè)資格證。上級領(lǐng)導(dǎo)在批復(fù)報銷單時務(wù)必仔細(xì)。4.4制定績效考核，加大違規(guī)處罰力度成立監(jiān)督檢查小組，對單位差旅費(fèi)管理和使用情況應(yīng)進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，對差旅費(fèi)不真實(shí)不合法不合規(guī)的情況進(jìn)行嚴(yán)肅處理。出差人員如超過兩次被發(fā)現(xiàn)虛報差旅費(fèi)，視情節(jié)對其進(jìn)行五百元以上罰款，并在公司內(nèi)部進(jìn)行通報批評，引起警示。會計主管對財務(wù)人員的報銷進(jìn)行績效考核，如當(dāng)月沒有發(fā)生任何紕漏，可提升當(dāng)月的績效工資。如發(fā)生重大紕漏，也將減少績效。5總論本畢業(yè)設(shè)計的主要目標(biāo)主要是研究長沙市三楊包裝機(jī)械有限公司的差旅費(fèi)報銷進(jìn)行優(yōu)化，針對公司的實(shí)際情況，制定一套可行的運(yùn)行方案。長沙市三楊包裝機(jī)械有限公司，目前正處于發(fā)展階段，差旅費(fèi)報銷的優(yōu)化是十分有必要，差旅費(fèi)的超支已經(jīng)影響到了公司進(jìn)一步的經(jīng)營發(fā)展。本設(shè)計一定程度上可以壓縮公司的差旅費(fèi)支出，減少公司的運(yùn)營成本，提高公司的運(yùn)營收入，促進(jìn)公司的穩(wěn)定發(fā)展。

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