《辦公軟件應(yīng)用（Office 2016）》課件 項目7-任務(wù)2 制作銷售情況分析表

項目七：Excel2016表格數(shù)據(jù)的排版、篩選與匯總

任務(wù)二：制作銷售情況分析表作者：xxx任務(wù)二：制作銷售情況分析表在日常辦公應(yīng)用中，常需要對大量的數(shù)據(jù)按不同的類別進(jìn)行匯總計算。例如，在銷售情況匯總過程中，需要對不同時間的銷售進(jìn)行匯總、對不同產(chǎn)品的銷售情況進(jìn)行匯總。本例將應(yīng)用Excel中的合并計算機和分類匯總功能對銷售情況分析表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。任務(wù)二：制作銷售情況分析表教學(xué)目標(biāo)掌握郵件合并功能的使用、中文簡繁轉(zhuǎn)換的方法重點和難點郵件合并功能的使用

資源同步文件素材文件：資源/素材文件/第七章/制作銷售情況分析表.xlsx結(jié)果文件：資源/成品文件/第七章/制作銷售情況分析表.xlsx任務(wù)二：制作銷售情況分析表教學(xué)任務(wù)：一、銷售金額的匯總二、應(yīng)用分類匯總功能匯總數(shù)據(jù)三、篩選數(shù)據(jù)任務(wù)二：制作銷售情況分析表有時候我們需要按某一個分類將數(shù)據(jù)結(jié)果進(jìn)行匯總計算，可以應(yīng)用Excel中的合并計算出每月總的銷售金額，并將該結(jié)果列舉到新工作表中，具體操作方法如下：任務(wù)二：制作銷售情況分析表（1）各月銷售金額匯總①制作匯總表并進(jìn)行計算第一步：新建工作表并設(shè)置工作表名稱為“各月銷售總額”；第二步：在A1單元格區(qū)域中輸入“日期”，B1單元格輸入“銷售金額”；第三步：選擇A2單元格；第四步：選擇“數(shù)據(jù)”選項卡“數(shù)據(jù)工具”組中的“合并計算”按鈕，如下圖所示。任務(wù)二：制作銷售情況分析表任務(wù)二：制作銷售情況分析表②設(shè)置合并計算參數(shù)第一步：經(jīng)上部操作彈出“合并計算”對話框，在“函數(shù)”下拉列表框中選擇“求和”選項；第二步：在“引用設(shè)置”參數(shù)框中引用“原始數(shù)據(jù)表”工作表中“日期”和“銷售金額”列中的數(shù)據(jù)，即D2:E20單元格區(qū)域；第三步：在“標(biāo)簽位置”欄中選中“最左列”復(fù)選框；第四步：單擊“添加”按鈕，如下圖所示。任務(wù)二：制作銷售情況分析表③合并計算并查看合并結(jié)果單擊“合并計算”對話框中的“確定”按鈕，即可在“各月銷售總額”工作表中計算出各月的銷售總額，如下圖所示。任務(wù)二：制作銷售情況分析表（2）按產(chǎn)品匯總銷售金額在素材文件“銷售情況分析表”中列舉了各產(chǎn)品各月的銷售金額，現(xiàn)需要計算出各產(chǎn)品總的銷售金額，并將該結(jié)果列舉到新工作表中，為了與“原始數(shù)據(jù)表”工作表中的數(shù)據(jù)同步，即若“原始數(shù)據(jù)表”工作表中的數(shù)據(jù)發(fā)生變化，該匯總結(jié)果也會隨之變化，此時可在進(jìn)行合并計算時選中“創(chuàng)建指向源數(shù)據(jù)的鏈接”復(fù)選框，具體操作方法如下。任務(wù)二：制作銷售情況分析表①制作匯總表并進(jìn)行合并計算第一步：新建工作表并設(shè)置工作表名稱為“各產(chǎn)品銷售金額匯總”；第二步：選擇A1單元格；第三步：單擊“數(shù)據(jù)”選項卡“數(shù)據(jù)工具”組中的“合并計算”按鈕一個圖標(biāo)，打開“合并計算”對話框，如下圖所示。任務(wù)二：制作銷售情況分析表任務(wù)二：制作銷售情況分析表②設(shè)置合并計算參數(shù)第一步：在“函數(shù)”下拉列表框中選擇“求和”選項；第二步：在“引用位置”參數(shù)框中引用“原始數(shù)據(jù)表”工作表中“產(chǎn)品”、“日期”和“銷售金額”列中的數(shù)據(jù)，即C2:E20單元格區(qū)域；第三步：在“標(biāo)簽位置”欄中選中“最左列”和“創(chuàng)建指向源數(shù)據(jù)的鏈接”復(fù)選框；第四步：單擊“添加”按鈕，如下圖所示。任務(wù)二：制作銷售情況分析表任務(wù)二：制作銷售情況分析表③合并計算并查看合并結(jié)果第一步：單擊“合并計算”對話框中的“確定”按鈕，第二步：在“各產(chǎn)品銷售總額”工作表中計算出產(chǎn)品的銷售總額；第三步：刪除結(jié)果中不需要的空列，并在頂部插入一行，添加列標(biāo)題行，最終效果如下圖所示。任務(wù)二：制作銷售情況分析表任務(wù)二：制作銷售情況分析表（3）關(guān)于合并計算的應(yīng)用應(yīng)用合并計算可以快速將同類別的數(shù)據(jù)進(jìn)行合并，進(jìn)行合并的數(shù)據(jù)可以在不同的工作表中，只要數(shù)據(jù)具有相同標(biāo)簽即可進(jìn)行合并。在進(jìn)行合并運算時，表明數(shù)據(jù)類別的數(shù)據(jù)稱為“標(biāo)簽”，它可以存在于進(jìn)行合并的數(shù)據(jù)的最左列，亦可存在于數(shù)據(jù)的第一行，例如本例中就是將“產(chǎn)品稱”作為合并的標(biāo)簽，對所有相同標(biāo)簽的數(shù)據(jù)進(jìn)行了求和的計算。在對數(shù)據(jù)進(jìn)行合并計算時，除使用“求和”方式外，在“合并計算”對話框中的“函數(shù)”下拉列表框中還可以選擇其他計算方式合并數(shù)據(jù)，如“平均值”、“最大值”和“乘積”等。任務(wù)二：制作銷售情況分析表二、應(yīng)用分類匯總功能匯總數(shù)據(jù)應(yīng)用合并計算可以快速對某一類數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總計算，合并之后重在體現(xiàn)其計算結(jié)果，無法清晰地顯示出明細(xì)數(shù)據(jù)。為對不同類別的數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總，同時能更清晰地查看匯總后的明細(xì)數(shù)據(jù)，可以使用分類匯總功能。在使用分類匯總前，需要將要進(jìn)行分類匯總的數(shù)據(jù)進(jìn)行排序，使類別相同的數(shù)據(jù)位置排列在一起，從而實現(xiàn)分類的功能，然后再使用分類匯總命令按相應(yīng)的分類進(jìn)行數(shù)據(jù)匯總。任務(wù)二：制作銷售情況分析表（1）按部門分類匯總銷售金額在本例中，為清晰地查看到各部門的銷售情況，可按“部門”字段進(jìn)行分類，并匯總銷售金額，具體操作方法如下。任務(wù)二：制作銷售情況分析表①制作匯總表并按部門排列數(shù)據(jù)第一步：復(fù)制“原始數(shù)據(jù)表”工作表并將其重命名為“各部門銷售表”;第二步：選擇“部門”列中的任意單元格；第三步：單擊“數(shù)據(jù)”選項卡“排序和篩選”組中的“升序”按鈕，按“部門”列中數(shù)據(jù)的升序進(jìn)行排序，如下圖所示。任務(wù)二：制作銷售情況分析表任務(wù)二：制作銷售情況分析表②執(zhí)行“分類匯總”命令單擊“數(shù)據(jù)”選項卡“分級顯示”組中的“分類匯總”按鈕，打開“分類匯總”對話框，如下圖所示任務(wù)二：制作銷售情況分析表③設(shè)置分類匯總參數(shù)第一步：在“分類字段”下拉列表框中選擇“部門”選項；第二步：在“匯總方式”下拉列表框中選擇“求和”選項；第三步：在“選定匯總項”列表框中選中“銷售金額”復(fù)選框；第四步：單擊“確定”按鈕，如下圖所示。任務(wù)二：制作銷售情況分析表任務(wù)二：制作銷售情況分析表④查看匯總結(jié)果完成分類匯總后在工作表中的數(shù)據(jù)將分級顯示，單擊左側(cè)的“一”按鈕可隱藏明細(xì)數(shù)據(jù)，單擊“+”按鈕可顯示出該分類中的明細(xì)數(shù)據(jù)，如下圖所示。任務(wù)二：制作銷售情況分析表（2）按姓名分類匯總平均銷售金額在本例中，為清晰地查看各員工的平均銷售金額，可按“姓名”字段進(jìn)行分類，并以平均值方式匯總銷售金額，具體操作方法如下。任務(wù)二：制作銷售情況分析表①制作匯總表并按姓名排列數(shù)據(jù)第一步：復(fù)制“原始數(shù)據(jù)表”工作表并將其重命名為“按姓名分類”；第二步：選擇“姓名”列中的任意單元格；第三步：單擊“數(shù)據(jù)”選項卡“排序和篩選”組中的“升序”按鈕，按“姓名”列中數(shù)據(jù)的升序進(jìn)行排序，如下圖所示。任務(wù)二：制作銷售情況分析表任務(wù)二：制作銷售情況分析表②執(zhí)行“分類匯總”命令單擊“數(shù)據(jù)”選項卡“分級顯示”組中的“分類匯總”按鈕，打開“分類總匯”對話框，如下圖所示。任務(wù)二：制作銷售情況分析表③設(shè)置分類匯總參數(shù)第一步：在“分類字段”下拉列表框中選擇“姓名”選項；第二步：在“匯總方式”下拉列表框中選擇“平均值”選項；第三步：在“選定匯總表”列表框中選中“銷售金額”復(fù)選框；第四步：單擊“確定”按鈕，如下圖所示。任務(wù)二：制作銷售情況分析表任務(wù)二：制作銷售情況分析表④查看匯總結(jié)果完成分類總匯后如下圖所示。任務(wù)二：制作銷售情況分析表（3）按商品和日期分類匯總銷售金額在本例中，為清晰地查看各種產(chǎn)品各月的銷售情況，可利用分類匯總功能按產(chǎn)品進(jìn)行分類匯總，并在該分類匯總的基礎(chǔ)上再根據(jù)日期分類匯總，即在同一表格區(qū)域中使用兩次分類匯總。為使用兩次分類匯總，在對表格中的數(shù)據(jù)進(jìn)行排序時，應(yīng)以第一次分類的字段為排序的主要關(guān)鍵字，以第二次分類的字段為排序的次要關(guān)鍵字，在排序之后進(jìn)行兩次分類匯總即可，具體操作方法如下。任務(wù)二：制作銷售情況分析表①制作匯總表并列數(shù)據(jù)第一步：復(fù)制“原始數(shù)據(jù)表”工作表并將其重命名為“按產(chǎn)品和日期分類”；第二步：選擇表格中的任意單元格；第三步：單擊“數(shù)據(jù)”選項卡“排序口篩選”組中的“排序”按鈕，如下圖所示。任務(wù)二：制作銷售情況分析表任務(wù)二：制作銷售情況分析表②設(shè)置排序關(guān)鍵字及選項第一步：打開“排序”對話框，單擊“添加條件”按鈕；第二步：設(shè)置“主要關(guān)鍵字”為“產(chǎn)品”，次要關(guān)鍵字為“日期”；第三步：單擊“選項”按鈕，如下圖所示。任務(wù)二：制作銷售情況分析表任務(wù)二：制作銷售情況分析表③執(zhí)行“分類匯總”命令第一步：打開“排序選項”對話框,選中“筆劃排序"單選按鈕；第二步：單擊“確定”按鈕，如下圖所示。任務(wù)二：制作銷售情況分析表④執(zhí)行“分類匯總”命令單擊“數(shù)據(jù)”選項卡“分級顯示”組中的“分類匯總”按鈕，如下圖所示。任務(wù)二：制作銷售情況分析表⑤設(shè)置分類匯總參數(shù)第一步：打開“分類匯總”對話框，在“分類字段”下拉列表框中選擇“產(chǎn)品”選項；第二步：在“匯總方式”下拉列表框中選擇“求和”選項;第三步：在“選定匯總項”列表框中選中“銷售金額”復(fù)選框；第四步：單擊“確定”按鈕，如下圖所示。任務(wù)二：制作銷售情況分析表任務(wù)二：制作銷售情況分析表⑥再次執(zhí)行“分類匯總”命令再次單擊“數(shù)據(jù)”選項卡“分級顯示”組中的“分類匯總”按鈕，如下圖所示。任務(wù)二：制作銷售情況分析表⑦設(shè)置分類匯總參數(shù)第一步：打開“分類匯總”對話框，在“分類字段”下拉列表框中選擇“日期”選項；第二步：在“匯總方式”下拉列表框中選擇“求和”選項；第三步：在“選定匯總項”列表框中選中“銷售金額”復(fù)選框;第四步：取消選中“替換當(dāng)前分類匯總”復(fù)選框;第五步：單擊“確定”按鈕，如下圖所示。任務(wù)二：制作銷售情況分析表任務(wù)二：制作銷售情況分析表⑧完成并查看分類匯總結(jié)果經(jīng)過上步操作，即可查看到同時對兩個字段進(jìn)行分類匯總的結(jié)果，如下圖所示。任務(wù)二：制作銷售情況分析表三、篩選數(shù)據(jù)要從擁有大量數(shù)據(jù)的表格中快速找出需要的數(shù)據(jù)，可以使用篩選功能，本例將應(yīng)用篩選功能對銷售情況分析表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選。任務(wù)二：制作銷售情況分析表（1）篩選銷售金額最高的5條數(shù)據(jù)在對數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選時，有時需要篩選出數(shù)據(jù)中某項數(shù)據(jù)值最大或最小的多條數(shù)據(jù)。例如，本例中需要篩選出銷售金額最高的5條數(shù)據(jù)，此時可應(yīng)用“自動篩選”功能中的數(shù)字篩選功能，具體操作方法如下。任務(wù)二：制作銷售情況分析表①開啟自動篩選功能第一步：選擇“原始數(shù)據(jù)表”工作表中的數(shù)據(jù)區(qū)域或選擇數(shù)據(jù)區(qū)域中的任意單元格；第二步：單擊“數(shù)據(jù)”選項卡“排序和篩選”組中的“篩選”按鈕，開啟自動篩選功能，如下圖所示。任務(wù)二：制作銷售情況分析表②設(shè)置排序關(guān)鍵字及選項第一步：打開“排序”對話框，單擊“添加條件”按鈕；第二步：設(shè)置“主要關(guān)鍵字”為“產(chǎn)品”，次要關(guān)鍵字為“日期”；第三步：單擊“選項”按鈕，如下圖所示。任務(wù)二：制作銷售情況分析表任務(wù)二：制作銷售情況分析表②進(jìn)行數(shù)字篩選第一