婁底市婁星區(qū)想也咖啡采購業(yè)務(wù)賬務(wù)一體化流程優(yōu)化

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

目錄

1婁底市婁星區(qū)想也咖啡店簡介...............................................................................1

1.1業(yè)務(wù)范圍........................................................................................................1

1.2采購內(nèi)容........................................................................................................1

1.3采購流程........................................................................................................1

2想也咖啡采購業(yè)務(wù)賬務(wù)存在的問題及原因...........................................................2

2.1存在問題分析................................................................................................2

2.1.1原材料成本增加.................................................................................2

2.1.2原材料損失增加.................................................................................3

2.1.3經(jīng)常出現(xiàn)賬實(shí)不符.............................................................................3

2.2原因分析........................................................................................................3

2.2.1采購計(jì)劃不合理.................................................................................3

2.2.2驗(yàn)收儲存不規(guī)范.................................................................................4

2.2.3財務(wù)處理不及時.................................................................................4

3想也咖啡采購業(yè)務(wù)賬務(wù)一體化流程優(yōu)化...............................................................4

3.1采購計(jì)劃制定流程優(yōu)化................................................................................4

3.1.1采購計(jì)劃申請表.................................................................................4

3.1.2采購計(jì)劃規(guī)定流程.............................................................................5

3.2驗(yàn)收規(guī)范........................................................................................................5

3.2.1規(guī)范存放地點(diǎn).....................................................................................5

3.2.2規(guī)范材料標(biāo)簽.....................................................................................6

3.2.3規(guī)范驗(yàn)收流程.....................................................................................7

3.3財務(wù)處理流程規(guī)范........................................................................................7

3.3.1單據(jù)傳遞流程規(guī)范.............................................................................7

3.3.2付款審批流程及制度規(guī)范.................................................................8

4總結(jié)...........................................................................................................................9

參考資料.....................................................................................................................10

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婁底市婁星區(qū)想也咖啡采購業(yè)務(wù)賬務(wù)一體化流程優(yōu)

化

1婁底市婁星區(qū)想也咖啡店簡介

1.1業(yè)務(wù)范圍

婁底市婁星區(qū)想也咖啡店成立于2021年，是一家新開的咖啡店，旗下零售

產(chǎn)品包括30多款手工制作的濃縮咖啡和多款咖啡冷熱飲料、新鮮美味的各式各

樣的糕點(diǎn)以及咖啡杯等商品。想也咖啡目前有20家門店，其中婁星區(qū)想也咖啡

是其中的一家門店，位于婁底市婁星區(qū)長清路233號。

1.2采購內(nèi)容

想也咖啡銷售的咖啡類型主要有濃縮咖啡、美式咖啡以及摩卡咖啡等，其

主要采購的原料有：咖啡豆，水果，咖啡粉等一些物資材料。2022年想也咖啡

其主要采購清單包括：咖啡原料、外帶包裝物等。采購清單表如下表1-1所示：

表1-12022年想也咖啡采購清單表

采購類型采購內(nèi)容

咖啡豆：阿拉比卡豆、波旁豆、羅布斯塔豆、卡杜拉豆

水果：西瓜、牛油果、芒果、檸檬

咖啡原料咖啡糖：咖啡白糖、咖啡黃糖

咖啡粉：抹茶粉、肉桂粉、巧克力粉、可可粉、草莓粉

其他：薄荷葉、稀奶油、蜂蜜、巧克力醬、牛奶

外帶包裝外帶手提袋、咖啡杯、吸管、積分卡

1.3采購流程

想也咖啡目前的主要采購方式目前有兩種，即線下采購、線上采購兩種。

線下采購的優(yōu)點(diǎn)是能夠快速的將物質(zhì)運(yùn)回門店，節(jié)省了時間成本，則線上采購

則更實(shí)惠，價格更透明，有效降低了采購成本。想也咖啡店的采購流程如下：

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采購中心供應(yīng)商倉管中心財務(wù)中心

采購需求

采購計(jì)劃確定供應(yīng)商

合同簽訂

驗(yàn)收合

線上下單交貨財務(wù)付款

格入倉

圖1-1想也咖啡線下采購流程圖

采購中心供應(yīng)商倉管中心財務(wù)中心

采購需求尋找供應(yīng)商

確定供應(yīng)商

簽訂合同驗(yàn)收合

交貨入庫

格入倉

圖1-2想也咖啡線上采購流程圖

2想也咖啡采購業(yè)務(wù)賬務(wù)存在的問題及原因

2.1存在問題分析

2.1.1原材料成本增加

2-1想也咖啡2022材料成本與利潤統(tǒng)計(jì)表

日期一季度二季度三季度四季度合計(jì)

材料成本1200元1500元1800元2000元6500元

利潤3300元3200元3100元3000元12600元

占比9.52%11.90%14.29%15.87%-

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想也咖啡在2022年每季度材料成本分別為：1200元、1500元、1800元、2000

元，利潤總額為12600元。每季度材料成本占利潤總額的比重分別為：9.52%、

11.90%、14.29%、15.87%，材料成本占比成不斷向上趨勢。材料成本的不斷增

加，會導(dǎo)致利潤降低。2022年成本與利潤統(tǒng)計(jì)表如下表2-1所示：

2.1.2原材料損失增加

2022年第一季度，想也咖啡原材料損失金額增加1400元，第四季度原材料

損失高達(dá)2100元左右，平均每個季度原材料損失在1700元，全年原材料損失

6800元。原材料損失的不斷增加，導(dǎo)致門店缺料，延誤了門店產(chǎn)品的制作，加

重了門店的制作成本。想也咖啡在想也咖啡2022年季度原材料損失統(tǒng)計(jì)表如2-2

所示：

表2-2想也咖啡2022年原材料季度損失統(tǒng)計(jì)表

日期一季度二季度三季度四季度

2022年1400元1700元1600元2100元

2.1.3經(jīng)常出現(xiàn)賬實(shí)不符

根據(jù)每月盤點(diǎn)情況發(fā)現(xiàn)，材料賬實(shí)不符情況較為嚴(yán)重，導(dǎo)致企業(yè)的盈利和

虧損無法準(zhǔn)確核算也導(dǎo)致采購員無法準(zhǔn)確的根據(jù)店內(nèi)需求進(jìn)行采購。比如：第

一季度賬簿登記本應(yīng)還有450kg咖啡豆，實(shí)際倉庫咖啡豆只有400kg，導(dǎo)致差生

差額50kg。想也咖啡2022年季度咖啡豆登記表如2-3所示

表2-3想也咖啡2022年咖啡豆登記

日期賬面庫存(kg)實(shí)際庫存(kg)差額(kg)

一季度40040050

二季度30029010

三季度32030020

四季度15012030

2.2原因分析

2.2.1采購計(jì)劃不合理

因?yàn)椴少徲?jì)劃安排不合理，對采購原材料的需求量不準(zhǔn)確，常常導(dǎo)致咖啡

店增加不必要的成本。目前的采購計(jì)劃的制定首先是由門店的提供的需求量后，

采購人員根據(jù)需求量進(jìn)行采購，并沒有對市場銷量進(jìn)行準(zhǔn)確的預(yù)測，常常囤積

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大量的材料在倉庫，不僅導(dǎo)致資金沒有得到很好的運(yùn)轉(zhuǎn)，也增加了儲存成本。

有時也會因采購量過少，從而產(chǎn)生緊急采購，增加了采購成本。故為了保證采

購需求量的正確，后期應(yīng)在進(jìn)行采購之前市場預(yù)測人員對市場進(jìn)行預(yù)測，確定

好合理的需求量，制定好合理的采購計(jì)劃，加強(qiáng)跟蹤，及時變更采購計(jì)劃。

2.2.2驗(yàn)收儲存不規(guī)范

想也咖啡目前的驗(yàn)收儲存也存在不規(guī)范。倉管人員沒有根據(jù)原料的屬性進(jìn)

行妥善的保管，從而導(dǎo)致大量咖啡豆潮濕，霉變。且在財務(wù)處理上沒有做好先

進(jìn)先出的處理原則，導(dǎo)致一些早購買的咖啡豆還儲存在倉庫里，后購買的咖啡

豆已經(jīng)被運(yùn)到門店進(jìn)行制作，從而造成原材料過期，不能使用的情況。后續(xù)倉

管人員應(yīng)對倉庫進(jìn)行分類，按照原料的屬性特征進(jìn)行分類保管，并且可以利用

標(biāo)簽條按季度區(qū)分購進(jìn)的原料，做到先購進(jìn)先用的領(lǐng)用處理原則。

2.2.3財務(wù)處理不及時

想也咖啡目前的財務(wù)處理是不及時的，原材料賬簿登記不規(guī)范，比如門店

生產(chǎn)咖啡領(lǐng)用原料咖啡豆，財務(wù)人員沒有及時的對原材料賬簿中進(jìn)行領(lǐng)用登記，

而是隔一段時間后再統(tǒng)一將領(lǐng)用的原料總額登記在賬簿，這種處理方式容易漏

登和錯登。同時也會傳送錯誤的信息給采購人員，影響他們的進(jìn)行下一批采購，

情況嚴(yán)重時會導(dǎo)致店內(nèi)不能進(jìn)行正常的運(yùn)營。后續(xù)財務(wù)人員應(yīng)當(dāng)及時進(jìn)行財務(wù)

登記，派人定期審核賬簿，倉管人員也已定期對材料進(jìn)行盤點(diǎn)，做到賬實(shí)相符。

3想也咖啡采購業(yè)務(wù)賬務(wù)一體化流程優(yōu)化

3.1采購計(jì)劃制定流程優(yōu)化

3.1.1采購計(jì)劃申請表

年月日表3-1采購計(jì)劃申請表編號：

申請部門：申請人：采購人：

品名數(shù)量單價金額到貨時間備注

合計(jì)：

財務(wù)人員簽字：

店長審批：

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在制定好采購計(jì)劃后，采購部門根據(jù)采購計(jì)劃編制采購計(jì)劃申請表，按需

填寫好、品名、數(shù)量、單價、金額、預(yù)計(jì)到貨時間之后，經(jīng)各部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后

再經(jīng)財務(wù)總監(jiān)簽字，董事長審批后方可交給采購部門來進(jìn)行采購執(zhí)行與運(yùn)作。

相比之前表述不清的采購計(jì)劃表，現(xiàn)在的采購計(jì)劃能夠更清晰明了。如表3.1

所示。

3.1.2采購計(jì)劃規(guī)定流程

為避免采購需求與實(shí)際需求不符，增加不必要的成本，市場預(yù)測部門根據(jù)

歷年的銷售量先對市場進(jìn)行預(yù)測后，制定市場預(yù)算需求，加強(qiáng)跟蹤，然后交由

采購中心的領(lǐng)導(dǎo)審批后，結(jié)合門店情況制定實(shí)際需求量，經(jīng)倉管中心確認(rèn)可容

納量后，采購人員方可按照實(shí)際需求量進(jìn)行采購計(jì)劃，財務(wù)部及時進(jìn)行財務(wù)處

理。如圖3-1想也咖啡的采購計(jì)劃制定流程：

市場預(yù)測部門采購中心倉管中心財務(wù)中心

根據(jù)往年銷售

進(jìn)行市場預(yù)測

結(jié)合門店情

制定預(yù)算需求

況

制定實(shí)際需確認(rèn)采購

審核

求量

圖3-1想也咖啡的采購計(jì)劃流程圖

3.2驗(yàn)收規(guī)范

3.2.1規(guī)范存放地點(diǎn)

表3-2倉庫特點(diǎn)總結(jié)

編號區(qū)域名字特點(diǎn)

1區(qū)A干燥區(qū)干燥

B冷藏區(qū)冷藏

2區(qū)

C冷凍區(qū)冷凍溫度低

3區(qū)D靠窗區(qū)通風(fēng)透氣

為解決存放不規(guī)劃問題，我們將存放原料的倉庫進(jìn)行編號，分類存放，便

于查找和及能更好的儲存。1區(qū)是干燥區(qū)，適合儲存咖啡豆這些遇潮易變質(zhì)的材

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料；2區(qū)分為冷藏區(qū)和冷凍區(qū)，適合儲存需要保鮮冷凍的原料；3區(qū)為靠窗區(qū)，

適合儲存需要通風(fēng)透氣的原料。對倉庫的區(qū)域劃分以及特點(diǎn)如表3-2所示，物

料存放表如表3-3所示。

表3-3想也咖啡物料存放表

品種存放地點(diǎn)原因存放量(KG)

咖啡豆1A咖啡豆遇潮濕易變質(zhì)。3000

水果牛奶2B保鮮口味更佳100

冰塊2C冷凍溫度低500

咖啡糖3D通風(fēng)透氣1000

3.2.2規(guī)范材料標(biāo)簽

規(guī)劃材料標(biāo)簽?zāi)軌蚋玫淖屛覀兪煜げ牧?，首先能夠讓我們快速的區(qū)分產(chǎn)

品，我們能夠從標(biāo)簽上直接了解到材料的生產(chǎn)廠家，產(chǎn)品成分，安全生產(chǎn)特征

以及生產(chǎn)日期等重要信息，從而減少因?yàn)楫a(chǎn)品變質(zhì)而產(chǎn)生的成本浪費(fèi)。具體標(biāo)

簽如3-2下圖所示：

圖3-2物料標(biāo)簽

同時我們在領(lǐng)用材料的時候要按先進(jìn)先出發(fā)領(lǐng)用材料，對于第一季度購進(jìn)

來的商品我們可以用綠色標(biāo)簽表示，第二季度用紫色標(biāo)簽表示，第三季度用藍(lán)

色標(biāo)簽表示，第四季度用黃色標(biāo)簽表示，這樣在領(lǐng)用材料的時候我們就能很好

的區(qū)分并且按先進(jìn)先出法領(lǐng)用。標(biāo)簽如下圖3-3所示。

圖3-3標(biāo)簽

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3.2.3規(guī)范驗(yàn)收流程

交貨驗(yàn)收是采購作業(yè)中最為重要的一環(huán)，原料到貨后，倉管人員核對相應(yīng)

的采購記錄，等待質(zhì)檢部門清點(diǎn)數(shù)量確認(rèn)質(zhì)量后，做好檢驗(yàn)記錄進(jìn)行入庫后，

再將入庫單及時傳遞到財務(wù)中心進(jìn)行財務(wù)處理，財務(wù)中心的應(yīng)根據(jù)傳遞過來的

入庫單生成記賬憑證，再根據(jù)記賬憑證登記相關(guān)賬簿，最后由財務(wù)主管進(jìn)行審

核。想也咖啡的驗(yàn)收流程如下圖3-4所示：

倉庫質(zhì)檢部采購部財務(wù)部

傳遞原始憑證

到貨

根據(jù)原始

單生成憑

證

核對采購記檢查數(shù)量、質(zhì)不合格

通知供方退貨

錄量、到期日

合格根據(jù)憑證登

記賬簿

物資標(biāo)簽上蓋合

格章，做好檢驗(yàn)記

錄

財務(wù)主管審

核憑證賬簿

圖3-4想也咖啡驗(yàn)收流程圖

3.3財務(wù)處理流程規(guī)范

3.3.1單據(jù)傳遞流程規(guī)范

外購貨物到貨由質(zhì)量部驗(yàn)收合格后進(jìn)行簽字處理應(yīng)在1日內(nèi)轉(zhuǎn)交倉管部，

倉管部根據(jù)到貨數(shù)量填寫入庫單，經(jīng)簽字確認(rèn)后轉(zhuǎn)交采購人員，采購員當(dāng)場簽

字并填寫貨物單價后轉(zhuǎn)交財務(wù)，財務(wù)人員在接到這些單據(jù)后進(jìn)行付款處理，并

及時進(jìn)行賬務(wù)處理。從到貨質(zhì)檢到財務(wù)付款不得超過5天。如圖3-5所示。

已經(jīng)辦理入庫的材料，門店用必須拿有領(lǐng)料人簽字的領(lǐng)料單，到倉庫轉(zhuǎn)交

倉庫保管員，保管員才能予以拿貨，發(fā)貨后由倉庫保管員在單據(jù)上填好發(fā)貨數(shù)

量并確認(rèn)簽字。沒有領(lǐng)料單或者領(lǐng)料單上書寫不規(guī)范的單據(jù)有權(quán)拒絕拿貨。

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質(zhì)檢部部倉管部采購中心財務(wù)中心

到貨核對數(shù)量

進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收填寫入庫單數(shù)

量