湖南美凡電器有限公司業(yè)財一體化方案設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學院畢業(yè)設(shè)計

目錄

1公司簡介...........................................................1

2公司財務(wù)業(yè)務(wù)一體化應用現(xiàn)狀.........................................1

2.1公司財務(wù)業(yè)務(wù)一體化應用總體現(xiàn)狀................................1

2.2供應鏈采購管理應用現(xiàn)狀........................................2

2.3信息化數(shù)據(jù)管理制度建設(shè)現(xiàn)狀....................................2

2.4業(yè)財一體機制設(shè)計現(xiàn)狀..........................................2

3公司業(yè)財一體化方案設(shè)計.............................................2

3.1供應鏈采購管理設(shè)計............................................3

3.1.1利用供應鏈系統(tǒng)促進采購信息共享..........................3

3.1.2采購計劃實施信息化管理..................................3

3.1.3明確相關(guān)人員權(quán)責........................................4

3.1.4規(guī)范驗收流程............................................5

3.1.5完善驗收標準............................................6

3.2建立完善的財務(wù)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)管理制度................................6

3.3制定業(yè)財一體化操作規(guī)范流程....................................7

3.3.1制定操作規(guī)范流程的管理策略..............................7

3.3.2加強系統(tǒng)管理控制和硬件設(shè)備的管理........................8

3.3.3設(shè)計付款信息化處理流程..................................9

4總結(jié)..............................................................10

參考資料............................................................11

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學院畢業(yè)設(shè)計

湖南美凡電器有限公司業(yè)財一體化方案設(shè)計

1公司簡介

湖南美凡電器有限公司成立于2019年12月26日，位于湖南省長沙市開福

區(qū)四方坪街道雅雀湖路39號。經(jīng)營范圍包括廚具、餐具、家具及室內(nèi)裝修材料

等零售服務(wù)，家用電器的生產(chǎn)，家用電器租賃，通用設(shè)備修理，廚房及餐飲用

具的批發(fā)等。按照公司管理和業(yè)務(wù)要求設(shè)置了若干部門，如圖1所示的組織架

構(gòu)，如市場部，行政部，技術(shù)部，財務(wù)部，生產(chǎn)部，質(zhì)檢部，工程部等。

圖1公司組織結(jié)構(gòu)圖

2公司財務(wù)業(yè)務(wù)一體化應用現(xiàn)狀

2.1公司財務(wù)業(yè)務(wù)一體化應用總體現(xiàn)狀

湖南美凡電器有限公司為了避免重復、錯誤的數(shù)據(jù)，公司生產(chǎn)、銷售設(shè)計、

交付和管理職能在設(shè)計過程中打破了原部門的壁壘，使得各個部門之間和管理

數(shù)據(jù)之間獨樹一幟，進行信息交換，公司的內(nèi)部資源較為靈活。目前，公司在

財務(wù)業(yè)務(wù)一體化方面設(shè)置了會計、出納、財務(wù)經(jīng)理、各部門管理人員等崗位。

幾年來，公司財務(wù)管理工作在各級領(lǐng)導的高度重視下，融會貫通地運用財務(wù)業(yè)

務(wù)，取得了一定的經(jīng)驗，前提是經(jīng)營不斷發(fā)展，業(yè)務(wù)不斷拓展；目標明確，內(nèi)

部與其他業(yè)務(wù)流程重組更新，公司優(yōu)質(zhì)資源得到整合，管理層大力支持金融業(yè)

務(wù)整合應用培訓中低層員工，為實施金融業(yè)務(wù)整合應用打下基礎(chǔ)。

由于湖南美凡電器有限公司財務(wù)業(yè)務(wù)一體化意識比較薄弱，沒有建立完整

的建設(shè)思路與流程。缺乏這方面的專業(yè)人士，目前尚處于學習探索階段存在著

財務(wù)核算體系跟不上公司業(yè)務(wù)的發(fā)展，公司設(shè)置財務(wù)賬套與運營情況不符，賬

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面數(shù)據(jù)錯誤多，公司財務(wù)部門信息經(jīng)常性延遲等問題。

2.2供應鏈采購管理應用現(xiàn)狀

湖南美凡電器有限公司的物資采購與管理工作都是由該公司的市場部來完

成的，該部門不僅要負責物資的采、封裝、管理，還要對物資的流出進行記錄，

即工作流程不僅包括了供銷商的選擇及采購計劃的制訂，還包括入庫統(tǒng)計，這

導致供銷部門的工作極為煩瑣復雜，出現(xiàn)的問題較多。如相關(guān)人員通常由于工

作量較大而對供銷商及物資的價格和質(zhì)量把控不夠嚴格，加之煩瑣的流程和工

作中沒有設(shè)置相關(guān)的監(jiān)督機構(gòu)，導致公司在采購材料上投入了更多資金。

2.3信息化數(shù)據(jù)管理制度建設(shè)現(xiàn)狀

湖南美凡電器有限公司缺乏完整的信息化系統(tǒng)和平臺，導致公司在業(yè)務(wù)財

務(wù)整合過程中，不僅影響了問題的解決效率，也阻礙了業(yè)務(wù)財務(wù)整合的發(fā)展進

程，公司內(nèi)部無法有效支持公司業(yè)務(wù)財務(wù)整合的建設(shè)。由于缺乏財務(wù)業(yè)務(wù)一體

化專業(yè)人士，公司從管理層到基層人員都缺乏數(shù)據(jù)思維，對財務(wù)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)管理

不夠重視，沒有建立有效的數(shù)據(jù)管理制度，沒有對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和財務(wù)數(shù)據(jù)進行有

效的收集、存儲、處理和應用，出現(xiàn)了數(shù)據(jù)被非法利用、變更和數(shù)據(jù)泄露、丟

失及破壞的問題，給公司帶來了經(jīng)營風險。

2.4業(yè)財一體機制設(shè)計現(xiàn)狀

由于湖南美凡電器有限公司在經(jīng)營過程中缺乏科學合理的行業(yè)財務(wù)整合機

制，使得行業(yè)財務(wù)整合設(shè)計不合理，只是簡單地依附于某一方面，公司的生產(chǎn)

和銷售無法做到同步管理，從而沒有將事業(yè)部和財務(wù)部有機地整合在一起，因

此，湖南美凡電器有限公司在經(jīng)營過程中公司經(jīng)營效益下降是由于信息不對稱

現(xiàn)象嚴重所致。經(jīng)營目標與財務(wù)目標不一致，工作管理不到位，公司財務(wù)目標

制定不合理，經(jīng)營與財務(wù)目標發(fā)生沖突等諸多問題，使公司的工作效率受到嚴

重影響，甚至出現(xiàn)工作量額外增加的情況。

3公司業(yè)財一體化方案設(shè)計

湖南美凡電器有限公司財務(wù)業(yè)務(wù)一體化的構(gòu)建思路是以實現(xiàn)業(yè)務(wù)與財務(wù)的

信息共享，保證信息傳遞的及時性為目標。是以先進的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為基礎(chǔ)，

運用信息管理平臺系統(tǒng)優(yōu)化公司的業(yè)務(wù)、財務(wù)以及管理流程等，使之有效對接，

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在統(tǒng)一的平臺上運行從而實現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與財務(wù)信息融合于一體的財務(wù)管理模式。

3.1供應鏈采購管理設(shè)計

3.1.1利用供應鏈系統(tǒng)促進采購信息共享

湖南美凡電器有限公司可以在原有供應鏈管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，設(shè)計采購信

息共享流程，將采購信息共享分為生產(chǎn)管理系統(tǒng)、采購管理系統(tǒng)、質(zhì)量管理系

統(tǒng)、應付管理系統(tǒng)等三大系統(tǒng)，通過實施這一流程，促進采購信息的共享，從

而在系統(tǒng)中記錄材料的來源和去向。這使得采購管理從采購、收貨、存儲和使

用的每一個環(huán)節(jié)都變得更加系統(tǒng)化，各部門之間可以共享信息，從而解決公司

內(nèi)部較低水平的數(shù)據(jù)信息共享問題。將供應鏈管理系統(tǒng)操作進一步優(yōu)化，降低

供應鏈管理系統(tǒng)上手難度，以適應公司出現(xiàn)人員調(diào)動的情況，有效避免采購人

員崗位變動而造成的不便。申購資料分享流程圖見圖2:

圖2采購信息共享流程圖設(shè)計

3.1.2采購計劃實施信息化管理

為了科學合理地制定采購計劃，高質(zhì)量地完成采購工作，湖南美凡電器股

份有限公司需要制定采購管理的相關(guān)制度，并利用財務(wù)業(yè)務(wù)軟件(如圖2所示)

實現(xiàn)采購計劃執(zhí)行的信息化管理。首先由倉管人員統(tǒng)計庫存管理系統(tǒng)期末庫存

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數(shù)量，再由生產(chǎn)管理負責人根據(jù)庫存管理系統(tǒng)已有庫存數(shù)量及生產(chǎn)管理系統(tǒng)生

產(chǎn)流程制定生產(chǎn)計劃。再把相關(guān)數(shù)據(jù)傳遞給采購管理系統(tǒng)，然后根據(jù)庫存管理

系統(tǒng)的庫存量和生產(chǎn)管理系統(tǒng)的生產(chǎn)量進行計算，計算完成后由采購人員在采

購管理系統(tǒng)中來制定采購計劃，采購計劃完成后系統(tǒng)會傳遞給質(zhì)量管理系統(tǒng)，

由質(zhì)檢員進行審核。系統(tǒng)也會傳遞到應付管理系統(tǒng)，由財務(wù)人員對采購計劃的

采購金額是否合理進行審核。審核都通過后再由財務(wù)人員通過應付系統(tǒng)向采購

管理系統(tǒng)放發(fā)采購資金，為后續(xù)的采購人員對采購付款做好充足的準備。采購

業(yè)務(wù)流程圖如圖所示:

圖3采購計劃流程圖設(shè)計

3.1.3明確相關(guān)人員權(quán)責

與采購相關(guān)的主要部門有采購部、品檢部、財務(wù)部、倉庫部等，采購部人

員在采購這一環(huán)節(jié)出現(xiàn)了哪些問題，采購部人員都負有不可推卸的責任，從選

定廠家到簽訂合同，再到貨物的情況，都要對整個采購過程負責。從業(yè)人員辦

理采購業(yè)務(wù)通過采購管理系統(tǒng)辦理。采購部負責填制進貨單(核驗)、進貨單(核

驗)、專用購貨發(fā)票：入庫采購單(核驗)由儲藏部負責填制；發(fā)票、單據(jù)的記賬、

制單等由財務(wù)部門負責審核。如圖4所示的具體買入業(yè)務(wù)處理流程圖。

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圖4采購業(yè)務(wù)處理流程圖

3.1.4規(guī)范驗收流程

材料到貨后，先由倉庫暫收，存放在待檢測區(qū)域，倉庫核對名稱數(shù)量，貼

好待檢標簽，要通知質(zhì)檢部人員檢測產(chǎn)品是否合格，質(zhì)檢部需要嚴格按照來料

檢驗標準對產(chǎn)品進行檢驗，檢驗其材料規(guī)格和各項指標是否符合標準要求，再

對材料進行質(zhì)量記錄，質(zhì)檢部需要對產(chǎn)品進行質(zhì)量檢查，對符合條件的產(chǎn)品及

時登記入庫、做賬，對聯(lián)系供貨的不符合條件的進行退貨處理。

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圖5驗收信息化流程圖設(shè)計

3.1.5完善驗收標準

物資驗收標準：到貨物資要符合收貨單上的品名和數(shù)量，要符合施工標準

的產(chǎn)品質(zhì)量。工具類型檢查材料名稱、數(shù)量與收貨單是否相符，材料外觀是否

有破損，產(chǎn)品類別先由質(zhì)檢部門進行組裝試驗，檢測產(chǎn)品通電運行后是否能正

常運行，驗收合格后在倉庫進行注冊登記，檢查材料名稱、數(shù)量是否符合收貨

單。

表1材料驗收標準

材料類型驗收標準

工具耗材類檢驗物料名稱和數(shù)量是否與收貨單一致，查看外觀是否有損壞

產(chǎn)品類需要進行組裝進行測試，通電運行后查看是否能正常運行

3.2建立完善的財務(wù)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)管理制度

公司財務(wù)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)是非常寶貴的數(shù)據(jù)資料，需要做好安全保管，湖南美凡

電器有限公司為防止財務(wù)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)丟失、泄露等數(shù)據(jù)管理問題的發(fā)生，制定了

嚴格的公司財務(wù)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)管理制度。首先對數(shù)據(jù)訪問設(shè)置具體的權(quán)限，不是相

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關(guān)會計人員或沒有批準不得擅自調(diào)用訪問數(shù)據(jù)。對各種電子會計檔案的保管期

限作出規(guī)定如表2所示，需要定期收集整理財務(wù)業(yè)務(wù)資料，如收到的原始憑證、記

賬憑證，以及保存到固定資產(chǎn)報廢清理后的第五個年頭的各種總賬、明細賬、3

0年固定資產(chǎn)卡等。要嚴格按照表格規(guī)定保存電子會計檔案，對于資料的保管一

定要仔細，避免出現(xiàn)意外情況。具體檔案表保管表設(shè)計如下：

表2電子會計檔案保管期限表設(shè)計

電子會計檔案的類別電子會計檔案的內(nèi)容保管期限

原始憑證30年

記賬憑證30年

電子會計憑證

總賬30年

明細賬30年

日記賬30年

固定資產(chǎn)報廢清理后保管

電子會計賬簿固定資產(chǎn)卡片

5年

其他輔助性賬簿30年

月度、季度、半年度財會報

10年

告年

度財務(wù)會計報告永久

銀行存款余額調(diào)節(jié)表10年

電子財務(wù)會計報告

銀行對賬單10年

會計檔案移交清冊會計30年

檔案保管清冊永久

會計檔案銷毀清冊永久

會計檔案鑒定意見書永久

3.3制定業(yè)財一體化操作規(guī)范流程

為了使業(yè)財一體化工作管理到位，合理制定公司的財務(wù)目標，統(tǒng)一業(yè)務(wù)和

財務(wù)目標，提高公司的工作效率，湖南美凡電器有限公司需要對業(yè)財一體化作

業(yè)流程進行標準化處理，以使業(yè)財一體化設(shè)計科學合理。

3.3.1制定操作規(guī)范流程的管理策略

經(jīng)營標準化流程管理方案是根據(jù)湖南美凡電器股份有限公司的機構(gòu)結(jié)構(gòu)和

部門權(quán)限劃分而制定的。一是要求每個員工只能擁有自己工作范圍內(nèi)的東西和

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地域的使用權(quán)，并在其工作范圍內(nèi)以員工身份識別，這是要求每個員工必須具

備的。各自負責自己所在的區(qū)域，自己設(shè)定一個code；二是相關(guān)從業(yè)人員應明

確權(quán)限，如柜員不能再從事其他業(yè)務(wù)、系統(tǒng)維護員不能再從事與業(yè)務(wù)相關(guān)的工

作等，應明確權(quán)限；三是對部分人員的使用，不管是網(wǎng)絡(luò)還是計算機，都要設(shè)

置權(quán)限，做到有章可循；四是要求工作人員嚴格按章辦事，無論在哪個崗位，

都要做到條理清晰；五是對重要崗位實行輪崗制度，定期進行崗位交流，防止

個別力量過大，出現(xiàn)貪污腐化現(xiàn)象，不能長期讓勞動者在一個崗位上干下去。

圖6操作人員權(quán)限規(guī)范表設(shè)計

3.3.2加強系統(tǒng)管理控制和硬件設(shè)備的管理

為最大程度保障湖南美凡電器股份有限公司信息管理安全，加強系統(tǒng)管控

和硬件設(shè)備管理，建立完善的管理制度，設(shè)計設(shè)備損害賠償原則方案(以下表)。

如硬件設(shè)備管理方面，首先要對設(shè)備進行定期維護保養(yǎng)以及定期檢查對于機械

設(shè)備日常運行和維修狀況進行及時登記，以便于出現(xiàn)異常情況時得以及時發(fā)現(xiàn)

和解決。嚴格規(guī)范硬件管控，建立受損包賠體系。各管各的設(shè)備都在自己的職

責范圍內(nèi)，重要的使用設(shè)備要有備用(如服務(wù)器等)，防止意外事故造成的嚴重

損失。電腦控制要嚴格，不能為了避免資料丟失，禁止非專業(yè)人員隨意使用。

會計運行軟件需要進行加密的處理，避免有人肆意篡改導致虛假信息出現(xiàn)。

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表3設(shè)備損壞賠償原則方案設(shè)計

損壞部分賠償方法

損壞丟失電腦或網(wǎng)絡(luò)配件計算零配件的損失價值

由于主

觀因素局部損壞可修復計算修配費

造成設(shè)損壞后質(zhì)量顯著下降但尚能使用按照其折舊程度，酌計損失價值

備損壞局部損失造成整臺設(shè)備報廢計算整臺設(shè)備的價值

賠償處因保管失職或挪作私用而丟失照價全賠

理辦法按實物新舊程度合理折舊并減除

損壞丟失的設(shè)備、器材或零配件殘價計算，特殊情況下可按購買時

市價計算或賠償實物

3.3.3設(shè)計付款信息化處理流程

為了防止再次因為貨物短缺造成成本損失，湖南美凡電器有限公司需要將

付款流程規(guī)范化、合理化，運行業(yè)財一體化系統(tǒng)實現(xiàn)信息化。以前進貨時，都

是簽訂合同時一起付款，這樣就會出現(xiàn)供應商在付款時需要錄入對方收款信息，

從而增加一定的精確性，因此在解決問題時不積極主動；付款后期，在財務(wù)部

門收齊所有貨物及付款原始憑證后，才能完成賬務(wù)授權(quán)后的付款，記錄收銀單

位或個人的銀行資料及付款金額。另外，在給付金額上也要進行優(yōu)化，易容好

公司可適當將給付全款調(diào)整為給付80%左右，其余20%在收到入庫后再付給供貨

商，以確定無缺貨、無損壞等情況，從而有效避免供貨商未解決問題而導致無

剩余