湖南羅森尼娜食品有限公司采購(gòu)與付款內(nèi)部控制制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

目錄

1羅森尼娜食品公司簡(jiǎn)介..........................................1

2羅森尼娜食品公司采購(gòu)與付款內(nèi)部控制現(xiàn)狀........................1

3羅森尼娜食品公司采購(gòu)與付款內(nèi)部控制存在的問題..................2

3.1采購(gòu)人員綜合素質(zhì)參差不齊................................2

3.2采購(gòu)計(jì)劃和采購(gòu)量不合理..................................2

3.3采購(gòu)詢價(jià)和選擇供應(yīng)商控制問題............................3

3.4付款環(huán)節(jié)控制不到位......................................3

4羅森尼娜食品公司采購(gòu)與付款制度優(yōu)化設(shè)計(jì)........................4

4.1提高采購(gòu)人員綜合素質(zhì)....................................4

4.2制定科學(xué)合理的采購(gòu)計(jì)劃..................................4

4.3加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管理......................................5

4.3.1完善采購(gòu)詢價(jià)評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)..............................5

4.3.2完善供應(yīng)商評(píng)審機(jī)制................................5

4.4加強(qiáng)采購(gòu)付款控制............................................6

4.4.1建立規(guī)范的采購(gòu)付款審批制度........................6

4.4.2建立與供應(yīng)商定期對(duì)賬制度..........................6

5設(shè)計(jì)效果及小結(jié)................................................7

參考資料........................................................8

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

湖南羅森尼娜食品有限公司采購(gòu)與付款內(nèi)部控制

制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

1羅森尼娜食品公司簡(jiǎn)介

湖南羅森尼娜食品有限公司成立于1998年，是一家集面包、蛋糕、西點(diǎn)、

月餅、中西餐廳于一體的大型食物連鎖型公司，公司總部位于素有林邑之城的

郴州，分店遍布于郴州市長(zhǎng)沙市及縣城等各繁華商業(yè)圈。

該公司現(xiàn)擁有二十多家高檔直營(yíng)烘培連鎖餅屋、兩家咖啡中西餐廳、一座

中央工廠。旗下分別經(jīng)營(yíng)著L`SENNA和DINNUO兩個(gè)品牌。在過去的25年歷程

中，公司的產(chǎn)品和服務(wù)已經(jīng)深深扎根于人們的心中，取得了良好的社會(huì)口碑。

公司贏得了許多湖南省烘焙協(xié)會(huì)與中國(guó)烘焙協(xié)會(huì)授予的盛譽(yù)稱號(hào)，如：“湖南

名餅”、“中華明星餅屋”。

2羅森尼娜食品公司采購(gòu)與付款內(nèi)部控制現(xiàn)狀

湖南羅森尼娜食品有限公司從五嶺綜合菜市場(chǎng)和郴州中農(nóng)批發(fā)及部分固定

供應(yīng)商渠道采購(gòu)牛奶、低筋面粉、白糖、雞蛋、泡打粉、玉米油、檸檬片等主

要原材料。該公司的采購(gòu)與付款流程如下：第一，由原材料使用部門和倉(cāng)庫(kù)部

門制訂采購(gòu)計(jì)劃，報(bào)采購(gòu)部，等待采購(gòu)部和經(jīng)理審批。第二，采購(gòu)員進(jìn)行采購(gòu)

計(jì)劃和市場(chǎng)調(diào)查，選擇好供應(yīng)商，由采購(gòu)部與供貨商單位商洽談判，簽訂供貨

合同。第三，供貨單位按合同規(guī)定及時(shí)送貨。第四，采購(gòu)部門通知驗(yàn)收部門驗(yàn)

收貨物，驗(yàn)收合格后入庫(kù)，不合格的則退貨。第五，財(cái)務(wù)部憑收貨憑證付款結(jié)

賬，財(cái)務(wù)員記錄現(xiàn)金、銀行存款支出，登記相應(yīng)的明細(xì)賬和總賬。采購(gòu)流程如

圖1所示：

、、、、

請(qǐng)購(gòu)及審批制訂采購(gòu)計(jì)劃詢價(jià)確認(rèn)供應(yīng)商

付款入庫(kù)驗(yàn)收采購(gòu)

是否

是否合格退貨

圖1采購(gòu)流程圖

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湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

3羅森尼娜食品公司采購(gòu)與付款內(nèi)部控制存在的問題

3.1采購(gòu)人員綜合素質(zhì)參差不齊

員工是企業(yè)的重要組成部分并掌控企業(yè)的運(yùn)作，員工工作態(tài)度直接影響企

業(yè)的運(yùn)營(yíng)。羅森尼娜食品公司中的工作人員福利好，工作長(zhǎng)期有保障，職工工

作壓力小，人員流動(dòng)性差，導(dǎo)致員工沒有主動(dòng)學(xué)習(xí)動(dòng)力，同時(shí)員工缺乏責(zé)任

感，只關(guān)心自己的利益，公司沒有激勵(lì)機(jī)制與懲處措施，工作環(huán)境較懶散。同

時(shí)，公司采購(gòu)業(yè)務(wù)中存在不相容崗位，使公司在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的過程中出現(xiàn)相關(guān)人

員利用自己的職權(quán)謀取個(gè)人利益，導(dǎo)致公司所采購(gòu)的貨物在質(zhì)量、數(shù)量上得不

到保證。如：采購(gòu)員的工作分工由采購(gòu)部經(jīng)理負(fù)責(zé)落實(shí)，但是在采購(gòu)部的辦公

室里，沒有任何明確的職責(zé)分工安排和工作分配表。由此可知，采購(gòu)經(jīng)理沒有

對(duì)采購(gòu)員的崗位職責(zé)進(jìn)行明確的設(shè)置，更沒有依據(jù)員工的職責(zé)進(jìn)行崗位分配，

從而出現(xiàn)了采購(gòu)員甲既負(fù)責(zé)詢價(jià)和確認(rèn)供應(yīng)商又負(fù)責(zé)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，

這種不相容崗位由同一人負(fù)責(zé)的現(xiàn)象。此外，公司在人員的聘用方面，“關(guān)系

戶”現(xiàn)象比較嚴(yán)重，使真正有能力勝任崗位工作的人拒之門外，專業(yè)性人才較

少，從而導(dǎo)致員工素質(zhì)參差不齊。

3.2采購(gòu)計(jì)劃和采購(gòu)量不合理

根據(jù)庫(kù)存及銷售情況制定完善的采購(gòu)計(jì)劃是整個(gè)采購(gòu)工作的第一步，而羅

森尼娜食品公司的原材料采購(gòu)工作缺乏計(jì)劃性，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人了解后得知該公

司將經(jīng)營(yíng)重心放在銷售上，對(duì)原材料的采購(gòu)數(shù)量和成本關(guān)注不夠。經(jīng)常出現(xiàn)物

資短缺現(xiàn)象，如表1所示，2022年12月30日，通過查看倉(cāng)庫(kù)存貨，發(fā)現(xiàn)倉(cāng)庫(kù)

內(nèi)白糖、檸檬片等原材料大量堆積，然而本月公司出現(xiàn)緊急采購(gòu)雞蛋、牛奶、

泡打粉、玉米油的情況。與生產(chǎn)部的相關(guān)人員溝通交流后得知，生產(chǎn)部門和倉(cāng)

庫(kù)管理部門在編制采購(gòu)計(jì)劃時(shí)，沒有結(jié)合實(shí)際庫(kù)存量和銷售訂單數(shù)量。通過查

看采購(gòu)單發(fā)現(xiàn)采購(gòu)人員在采購(gòu)時(shí)沒有嚴(yán)格按照計(jì)劃采購(gòu)，而是憑借自己的主觀

判斷隨意采購(gòu)以及超量采購(gòu)。

表12022年12月30日緊急采購(gòu)請(qǐng)購(gòu)單

序號(hào)采購(gòu)品種計(jì)量單位庫(kù)存數(shù)量請(qǐng)購(gòu)數(shù)量需求日期預(yù)計(jì)到貨日期

1雞蛋元/個(gè)0482022.12.302022.12.31

2牛奶元/瓶0302022.12.302022.12.31

3泡打粉元/千克0152022.12.302022.12.31

4玉米油元/瓶182022.12.302022.12.31

2

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3.3采購(gòu)詢價(jià)和選擇供應(yīng)商控制問題

公司采購(gòu)貨物詢價(jià)和確定供應(yīng)商由采購(gòu)員負(fù)責(zé)，通過對(duì)比白露塘農(nóng)貿(mào)市場(chǎng)

的均價(jià)和該公司的采購(gòu)價(jià)格，發(fā)現(xiàn)采購(gòu)員的報(bào)價(jià)過高，存在舞弊作假的行為。

采購(gòu)員沒有了解市場(chǎng)相應(yīng)行情而是直接選擇與自己關(guān)系密切的五嶺綜合菜市場(chǎng)

和郴州中農(nóng)批發(fā)作為公司的長(zhǎng)期供應(yīng)商。通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)這兩個(gè)供應(yīng)商提供給采

購(gòu)員低于市場(chǎng)平均價(jià)格但是開出高于市場(chǎng)平均價(jià)格的票據(jù)（如下表2所示），

采購(gòu)員與這兩個(gè)供應(yīng)商之間存在相互勾結(jié)的關(guān)系，從中謀取一定回扣。由于該

公司與這兩個(gè)供應(yīng)商進(jìn)行長(zhǎng)期的合作，從而導(dǎo)致在選擇供應(yīng)商方面缺乏選擇

性，在采購(gòu)成本方面很被動(dòng)，容易失去主動(dòng)權(quán)。

表2羅森尼娜食品公司采購(gòu)價(jià)格與白露塘農(nóng)貿(mào)市場(chǎng)平均價(jià)格對(duì)比表

白露塘市場(chǎng)供應(yīng)商1供應(yīng)商2

序號(hào)品種計(jì)量單位平均價(jià)格五嶺綜合菜市場(chǎng)郴州中農(nóng)批發(fā)

1牛奶元/瓶2.13.2

2低筋面粉元/千克18.822.2

3白糖元/斤4.184.5

4雞蛋元/個(gè)0.350.5

5泡打粉元/千克8.810.12

6玉米油元/瓶22.828.8

7檸檬片元/斤2838

3.4付款環(huán)節(jié)控制不到位

隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的日益激烈，為了尋求更高效、更穩(wěn)定的發(fā)展,許多公司也越

來越重視內(nèi)部控制。采購(gòu)付款業(yè)務(wù)作為公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的重要組成部分,與公司的

資金流密切相關(guān)，盡管采購(gòu)與付款過程并不復(fù)雜,但存在著相當(dāng)大的風(fēng)險(xiǎn)。因此,

公司要想獲得長(zhǎng)期發(fā)展,公司相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)相當(dāng)關(guān)注采購(gòu)付款，建立合理的付款

審批制度。通過了解羅森尼娜食品公司的采購(gòu)付款環(huán)節(jié)，發(fā)現(xiàn)財(cái)務(wù)部與采購(gòu)部

的相關(guān)負(fù)責(zé)人沒有對(duì)貨款結(jié)算情況進(jìn)行定期的溝通，在與五嶺綜合菜市場(chǎng)和郴

州中農(nóng)批發(fā)結(jié)算方面沒有建立良好的付款核算程序，從而出現(xiàn)重復(fù)付款和付款

不及時(shí)的問題。在審批付款的限額上，財(cái)務(wù)部門持有的付款權(quán)限較大，同時(shí)具

有較大的主觀隨意性，使其在付款環(huán)節(jié)上弄虛作假，出現(xiàn)收取回扣現(xiàn)象，容易

對(duì)公司的資金造成損失，影響公司收益。

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4羅森尼娜食品公司采購(gòu)與付款制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

4.1提高采購(gòu)人員綜合素質(zhì)

針對(duì)員工懶散問題：羅森尼娜食品公司應(yīng)改進(jìn)人力資源政策，建立激勵(lì)與

懲處制度，提高員工積極性及創(chuàng)造性，有利于企業(yè)實(shí)現(xiàn)的總目標(biāo)。

針對(duì)采購(gòu)部崗位不相容問題：采購(gòu)經(jīng)理應(yīng)當(dāng)制定明確且規(guī)范的工作分配表，

使每位采購(gòu)人員都能夠清楚的了解自己的職責(zé)，與此同時(shí)實(shí)施定期輪崗制度，這

一制度能夠有效的防止員工出現(xiàn)懈怠、懶散的工作態(tài)度，不僅能夠提高工作效率，

還能夠使各員工相互學(xué)習(xí)和交流。生產(chǎn)部、倉(cāng)庫(kù)部和采購(gòu)部相關(guān)負(fù)擊人應(yīng)當(dāng)各盡

其職，如實(shí)記錄和反映公司原材料實(shí)際消耗情況，具體職責(zé)如下表所示:

表3部門職能分布表

部門責(zé)任人職責(zé)分工

生產(chǎn)部生產(chǎn)主管掌握原材料的消耗定額、使用情況

倉(cāng)庫(kù)部倉(cāng)庫(kù)主管及時(shí)反映倉(cāng)庫(kù)原材料的消耗和庫(kù)存數(shù)量

采購(gòu)部采購(gòu)主管根據(jù)產(chǎn)品銷售和倉(cāng)庫(kù)部的請(qǐng)購(gòu)情況進(jìn)行采購(gòu)

針對(duì)羅森尼娜食品公司“關(guān)系戶”嚴(yán)重問題：改善人力資源政策迫在眉睫，

組建一支專業(yè)采購(gòu)隊(duì)伍。第一，建立嚴(yán)格的人才招聘制度;第二，制定適合企業(yè)

的勞動(dòng)標(biāo)準(zhǔn)，引導(dǎo)和限制員工行為。第三，必須組織員工能力培訓(xùn)，以提高員

工的專業(yè)能力；第四，全面提高員工素質(zhì)，向勞動(dòng)者傳達(dá)法律法規(guī)，讓勞動(dòng)者

了解市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)，樹立良好的職業(yè)道德規(guī)范，使勞動(dòng)者不斷自我學(xué)習(xí)。

4.2制定科學(xué)合理的采購(gòu)計(jì)劃

羅森尼娜食品公司首先應(yīng)當(dāng)重視對(duì)原材料采購(gòu)成本的關(guān)注，增強(qiáng)對(duì)采購(gòu)計(jì)劃

制定的監(jiān)督力度。在進(jìn)行采購(gòu)活動(dòng)之前，為了防止出現(xiàn)盲目采購(gòu)的現(xiàn)象。編制采

購(gòu)計(jì)劃時(shí)，生產(chǎn)部門和倉(cāng)庫(kù)部門需要結(jié)合倉(cāng)庫(kù)實(shí)際庫(kù)存量和訂單數(shù)量和銷售量制

來制定計(jì)劃，例如：檸檬片、泡打粉、玉米油出現(xiàn)大量堆積的情況，那么就不需

要采購(gòu)這三種原材料，對(duì)于出現(xiàn)缺貨的牛奶、雞蛋，就需要在上個(gè)月的基礎(chǔ)上增

加采購(gòu)量。采購(gòu)員在采購(gòu)時(shí)要嚴(yán)格按照生產(chǎn)部門和倉(cāng)庫(kù)部門制定的采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行

原材料采購(gòu)，不能憑借自己的主觀判斷隨意的購(gòu)買原材料。該公司應(yīng)建立采購(gòu)部、

生產(chǎn)部、倉(cāng)庫(kù)部的信息共享，這樣可以做到原材料庫(kù)存的合理性，減少存活的短

4

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缺成本和儲(chǔ)存成本。

產(chǎn)部倉(cāng)庫(kù)采購(gòu)部財(cái)務(wù)部

開

始生產(chǎn)計(jì)劃表否

審

核對(duì)庫(kù)存制定采購(gòu)計(jì)劃核

采購(gòu)

是

圖2采購(gòu)流程審批圖

4.3加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管理

4.3.1完善采購(gòu)詢價(jià)評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)

采購(gòu)詢價(jià)由至少兩位采購(gòu)員負(fù)責(zé)，可以相互監(jiān)督相互溝通，防止出現(xiàn)采購(gòu)

員與關(guān)系密切的供應(yīng)商相互勾結(jié)、過高報(bào)價(jià)、徇私舞弊的現(xiàn)象。采購(gòu)員在詢價(jià)

時(shí)需要注意重點(diǎn)考慮價(jià)格、質(zhì)量等評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。具體評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)如下：

評(píng)價(jià)體系

價(jià)格質(zhì)量

提供同類物資至少三個(gè)以上供應(yīng)商的制定物資質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)

采購(gòu)價(jià)格與市場(chǎng)平均價(jià)格進(jìn)行對(duì)比

價(jià)格太低，所購(gòu)價(jià)格太高，使采購(gòu)成本材料質(zhì)量太差，生產(chǎn)出的產(chǎn)

材料質(zhì)量可能不過高，導(dǎo)致產(chǎn)品在銷售品不能得到消費(fèi)者的認(rèn)可，

合格市場(chǎng)中失去競(jìng)爭(zhēng)力使公司的信賴度降低

圖3采購(gòu)評(píng)價(jià)體系

4.3.2完善供應(yīng)商評(píng)審機(jī)制

由公司總經(jīng)理、生產(chǎn)經(jīng)理、采購(gòu)經(jīng)理和財(cái)務(wù)經(jīng)理一起建立和使用一個(gè)全面

的供應(yīng)商綜合評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，對(duì)供應(yīng)商做出全面、具體、客觀的評(píng)價(jià)。綜合考

慮供應(yīng)商的信譽(yù)、用戶滿意度、交貨協(xié)議和期限等方面進(jìn)行綜合的評(píng)價(jià)和打

分，最終根據(jù)打分的高低來確定供應(yīng)商。

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表4供應(yīng)商評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)

考核項(xiàng)目評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)等級(jí)

供應(yīng)商提出的價(jià)格30%

供應(yīng)產(chǎn)品的質(zhì)量30%

供應(yīng)商的信譽(yù)和用戶滿意度20%90~100分65~89分0~64分

供應(yīng)商的交貨協(xié)議和期限20%

總分100%優(yōu)秀合格不合格

4.4加強(qiáng)采購(gòu)付款控制

4.4.1建立規(guī)范的采購(gòu)付款審批制度

為保證公司資金的合理規(guī)劃和防止相關(guān)經(jīng)辦人出現(xiàn)徇私舞弊的行為，羅森尼娜

食品公司必須建立規(guī)范的采購(gòu)付款審批管理制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的付款制度，公司

總經(jīng)理、采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部的工作人員需嚴(yán)格落實(shí)采購(gòu)付款審批制度，付款審批

流程如圖所示。

購(gòu)員采購(gòu)部經(jīng)理采購(gòu)部副總經(jīng)理財(cái)務(wù)部總經(jīng)理

開始

采購(gòu)訂單匯總

訂單合同核實(shí)

是

填寫付款申請(qǐng)審核是

審核是

審核

否審核

否否

財(cái)務(wù)記賬

通知供應(yīng)商結(jié)賬

出納付款

結(jié)束

圖4采購(gòu)付款審批圖

4.4.2建立與供應(yīng)商定期對(duì)賬制度

財(cái)務(wù)部門指定專門負(fù)責(zé)人員與供應(yīng)商對(duì)應(yīng)付賬款、應(yīng)付票據(jù)、預(yù)付賬款等往

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