公文收發(fā)管理制度樣本（3篇）

公文收發(fā)管理制度樣本公文處理與管理制度一、總則本制度旨在規(guī)范組織機(jī)關(guān)、事業(yè)單位及企事業(yè)單位內(nèi)部的公文處理活動(dòng)，深化公文管理改革，確保工作效率與質(zhì)量的提升，以及信息的準(zhǔn)確傳遞和公文的規(guī)范管理。其核心內(nèi)容為公文的收發(fā)流程規(guī)定。二、收文處理1.收文登記（1）收文登記需迅速準(zhǔn)確，以保障公文的及時(shí)流轉(zhuǎn)和處理。（2）收文登記表應(yīng)包含發(fā)文單位、文件標(biāo)題、收文單位、文號(hào)、緊急程度、發(fā)文日期、收文日期、主辦部門等關(guān)鍵信息。（3）收文登記遵循先進(jìn)先出原則，確保公文處理的順序。2.收文傳閱（1）收文傳閱應(yīng)按既定程序進(jìn)行，確保相關(guān)人員能及時(shí)接收公文。（2）收文傳閱需在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成，不得延誤。3.收文分發(fā)（1）根據(jù)公文性質(zhì)和內(nèi)容進(jìn)行合理分發(fā)，并及時(shí)通知相關(guān)人員。（2）分發(fā)時(shí)需填寫傳閱單，明確責(zé)任人和辦理時(shí)限。4.收文督辦（1）對(duì)重要公文實(shí)施督辦，及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并跟進(jìn)處理進(jìn)度。（2）督辦過程中注重溝通協(xié)調(diào)，確保工作順利進(jìn)行。三、發(fā)文處理1.發(fā)文起草（1）發(fā)文起草應(yīng)遵守相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，保證內(nèi)容的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。（2）起草人應(yīng)對(duì)內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格審核，避免錯(cuò)誤和遺漏。（3）確保發(fā)文格式和用詞準(zhǔn)確，避免誤解或歧義。2.發(fā)文審批（1）發(fā)文需經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后發(fā)出。（2）審批應(yīng)遵循規(guī)定程序，確保發(fā)文的合法性和權(quán)威性。（3）審批過程中考慮各方意見，確保發(fā)文質(zhì)量與效果。3.發(fā)文簽發(fā)（1）由主管領(lǐng)導(dǎo)或指定人員進(jìn)行簽發(fā)。（2）簽發(fā)人需核實(shí)內(nèi)容，確保準(zhǔn)確性。（3）簽發(fā)后應(yīng)及時(shí)歸檔并備份。四、公文傳遞1.電子傳遞（1）優(yōu)先采用電子方式傳遞，以提高效率和降低成本。（2）電子傳遞時(shí)注重安全性和保密性。2.紙質(zhì)傳遞（1）專人傳遞紙質(zhì)公文，確保按時(shí)準(zhǔn)確送達(dá)。（2）傳遞時(shí)進(jìn)行記錄和確認(rèn)，保證公文安全和準(zhǔn)確性。五、公文存檔1.歸檔管理（1）歸檔人員應(yīng)按流程進(jìn)行公文歸檔，確保準(zhǔn)確保存。（2）歸檔時(shí)進(jìn)行分類編號(hào)，便于查詢和檢索。2.存檔管理（1）定期檢查維護(hù)存檔，保證存檔的完整和準(zhǔn)確。（2）注意存檔的保密性和安全性，防止公文丟失或泄露。六、崗位職責(zé)1.收文崗位職責(zé)（1）收文登記員需認(rèn)真執(zhí)行收文登記，確保公文記錄和流轉(zhuǎn)的準(zhǔn)確性。（2）收文傳閱員需及時(shí)傳閱公文，按程序進(jìn)行。（3）收文分發(fā)員應(yīng)準(zhǔn)確分發(fā)公文，確保相關(guān)人員收到。2.發(fā)文崗位職責(zé)（1）發(fā)文擬稿人員需嚴(yán)格遵循規(guī)定起草公文，保證準(zhǔn)確性和規(guī)范性。（2）發(fā)文審批人員需認(rèn)真審核內(nèi)容，確保合法性與權(quán)威性。（3）發(fā)文簽發(fā)人員需核實(shí)內(nèi)容，及時(shí)歸檔備份。3.歸檔崗位職責(zé)（1）歸檔人員應(yīng)按流程進(jìn)行公文歸檔，做好相關(guān)記錄。（2）存檔人員需定期檢查維護(hù)存檔，確保完整和準(zhǔn)確。七、違規(guī)處理對(duì)于違反本制度的行為，將依據(jù)《單位內(nèi)部管理規(guī)定》進(jìn)行相應(yīng)紀(jì)律處分，包括警告、記過、記大過或開除等，視情節(jié)嚴(yán)重程度而定。八、其他條款未在本制度中明確的事項(xiàng)，應(yīng)參照相關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度執(zhí)行。本制度的解釋權(quán)歸組織機(jī)關(guān)（事業(yè)單位、企事業(yè)單位）負(fù)責(zé)人或其授權(quán)人所有。公文收發(fā)管理制度樣本（二）尊敬的全體員工：為構(gòu)建科學(xué)且高效的公文收發(fā)管理體系，提升工作效率，確保公務(wù)活動(dòng)的規(guī)范化，我司決定對(duì)公文收發(fā)管理制度進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化，現(xiàn)將相關(guān)細(xì)則公告如下：一、基本原則本制度旨在規(guī)范公司公文的收發(fā)流程，以保證公文交流與傳達(dá)的正式性、準(zhǔn)確性和及時(shí)性。二、適用對(duì)象本制度適用于公司內(nèi)部的所有公文收發(fā)管理，包括內(nèi)部文件以及與其他機(jī)構(gòu)或個(gè)人的外部文件往來。三、公文分類1.內(nèi)部公文：指公司內(nèi)部員工之間的溝通文件，如通知、備忘錄、報(bào)告等。2.外部公文：指公司與外部機(jī)構(gòu)或個(gè)人之間的往來文件，如合同、函件、外函等。四、公文處理流程1.內(nèi)部公文處理：（1）起草：起草人需明確公文目的、內(nèi)容和格式，使用公司指定模板，并使用統(tǒng)一的術(shù)語和規(guī)范用語。（2）審批：起草人需將公文提交上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批，附相關(guān)支持材料。上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)有權(quán)進(jìn)行修改和調(diào)整。（3）簽發(fā)：審批通過后，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽署公文，加蓋公章并注明簽發(fā)日期。（4）傳達(dá)：簽發(fā)后的公文應(yīng)及時(shí)傳達(dá)給相關(guān)人員，并在記錄冊(cè)上登記。傳達(dá)人員需跟進(jìn)處理情況。（5）歸檔：公文處理完畢后，應(yīng)進(jìn)行歸檔，以保證公文的保存和查閱。2.外部公文處理：（1）收件與登記：由專人負(fù)責(zé)外部公文的接收和登記，收到后應(yīng)及時(shí)分發(fā)給相關(guān)部門。（2）審核與確認(rèn)：相關(guān)部門對(duì)外部公文進(jìn)行審核和確認(rèn)，并回復(fù)發(fā)件單位。（3）簽發(fā)與交付：審核通過后，簽發(fā)公文并交付發(fā)件單位。（4）復(fù)制與存檔：簽發(fā)的公文應(yīng)復(fù)制存檔，確保文件備份和安全。五、公文要求1.公文內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、清晰、簡(jiǎn)潔，避免含糊不清、邏輯混亂或引發(fā)誤解。2.公文格式應(yīng)遵循公司統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，包括標(biāo)題、正文、簽發(fā)人等要素的規(guī)范使用。3.公文需注重細(xì)節(jié)，確保日期、發(fā)件單位、收件單位等信息的準(zhǔn)確性。4.外部公文需考慮禮節(jié)和文化差異，必要時(shí)使用適當(dāng)?shù)亩Y貌用語和正式稱謂。六、責(zé)任與監(jiān)督1.各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)需嚴(yán)格監(jiān)督公文處理，確保質(zhì)量，并對(duì)公文內(nèi)容負(fù)責(zé)。2.公文處理人員應(yīng)認(rèn)真細(xì)致地處理每一份公文，保證流程的順暢進(jìn)行。3.歸檔人員應(yīng)按照文件管理流程進(jìn)行歸檔，確保文件的安全和完整性。七、其他條款本制度自發(fā)布之日起生效，對(duì)所有員工具有約束力。對(duì)于特殊情況，公司領(lǐng)導(dǎo)有權(quán)進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整和變通。敬請(qǐng)全體員工嚴(yán)格遵守本制度，共同維護(hù)公司的專業(yè)形象和工作效率。特此通知。公司管理層日期公文收發(fā)管理制度樣本（三）公文收發(fā)管理規(guī)定一、總則為強(qiáng)化公文收發(fā)管理，提升辦公效率，規(guī)范信息傳遞與溝通流程，依據(jù)公司需求，特制定本公文收發(fā)管理規(guī)定。二、收文管理1.收文記錄（1）每日上午9:00至11:00，下午14:00至16:00為收文登記時(shí)段。（2）收文登記由指定人員負(fù)責(zé)，確保及時(shí)、準(zhǔn)確記錄每份收文的來源單位、標(biāo)題、日期、份數(shù)等關(guān)鍵信息。（3）登記后，對(duì)收文進(jìn)行編號(hào)，使用年份+序號(hào)的方式，如____年第____號(hào)收文編號(hào)為____-1。（4）收文信息需錄入電子數(shù)據(jù)庫，便于查詢和管理。（5）收文管理員需定期整理已處理的收文，確保文件的安全和完整性。2.收文分發(fā)（1）收文管理員依據(jù)文件的緊急程度和內(nèi)容進(jìn)行分發(fā)。（2）分發(fā)方式包括直接交付或通過電子郵件發(fā)送，郵件中需注明文件緊急程度和處理時(shí)限。（3）如收文需多人處理，收文管理員需抄送相關(guān)人員，并明確各責(zé)任人職責(zé)和完成期限。3.收文交辦（1）涉及多部門協(xié)作的收文，收文管理員需在交辦前與相關(guān)部門負(fù)責(zé)人溝通，確定處理流程和工作分工。（2）收文交辦給相關(guān)部門，交辦單上需注明責(zé)任人和完成時(shí)間。（3）收文接收部門應(yīng)按要求及時(shí)完成處理，并將處理結(jié)果反饋給發(fā)文單位或上級(jí)部門。三、發(fā)文管理1.發(fā)文登記（1）發(fā)文登記由發(fā)文管理員執(zhí)行，要求及時(shí)、準(zhǔn)確記錄每份發(fā)文的接收單位、標(biāo)題、日期、份數(shù)等重要信息。（2）登記后，將發(fā)文與編號(hào)關(guān)聯(lián)，并記錄在發(fā)文登記簿上。（3）發(fā)文信息需錄入電子系統(tǒng)，便于查詢和管理。（4）發(fā)文管理員需定期整理已發(fā)出的公文，確保文件的安全和完整性。2.發(fā)文審核（1）發(fā)文需經(jīng)過負(fù)責(zé)人審核后方可發(fā)出。（2）審核人需詳查發(fā)文內(nèi)容的準(zhǔn)確性、合規(guī)性及格式規(guī)范性。（3）審核人需確定發(fā)文的緊急程度和處理期限，并在發(fā)文中明確說明。（4）審核完成后，審核意見和簽字需記錄在相應(yīng)審核表上。3.發(fā)文分發(fā)（1）根據(jù)發(fā)文內(nèi)容和接收對(duì)象，由發(fā)文管理員進(jìn)行分發(fā)。（2）分發(fā)方式包括直接交付和電子郵件發(fā)送，郵件中需注明文件緊急程度和處理時(shí)限。（3）發(fā)文管理員需確保抄送人員的準(zhǔn)確性，并明確各責(zé)任人職責(zé)和工作期限。四、其他管理事項(xiàng)1.機(jī)密公文管理（1）機(jī)密公文收發(fā)需嚴(yán)格處理，需密封并登記，指定專人負(fù)責(zé)。（2）機(jī)密公文傳遞需使用加密設(shè)備或加密傳輸，確保信息安全。2.公文保存與銷毀（1）公文保存期限遵循公司規(guī)定，過期公文需按程序銷毀，包括電子文檔的徹底刪除。（2）在保存期限內(nèi)，公文應(yīng)妥善保管，并對(duì)紙質(zhì)文件