湖南康道醫(yī)藥有限公司銷售與收款內部控制制度優(yōu)化設計

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

目錄

1公司簡介...........................................................1

2公司銷售與收款內部控制制度存在的主要問題...........................2

2.1發(fā)貨流程不規(guī)范，發(fā)貨管理不嚴..................................2

2.2銷售與收款環(huán)節(jié)缺乏信息溝通....................................2

2.3應收賬款管理制度不完善........................................2

3公司銷售與收款內部控制制度優(yōu)化設計.................................3

3.1規(guī)范發(fā)貨流程，加強發(fā)貨管理控制................................3

3.1.1制定合理的發(fā)貨流程.......................................3

3.1.2制定發(fā)貨管理機制........................................4

3.2建立鍵全的信息溝通系統........................................5

3.2.1建立外部信息溝通制度....................................5

3.2.2建立內部信息溝通制度.....................................6

3.3完善應收賬款管理制度..........................................8

3.3.1建立應收賬款定期催款機制................................8

3.3.2建立銷售人員績效測評和獎懲制度..........................9

4總結..............................................................10

參考資料............................................................11

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湖南康道醫(yī)藥有限公司銷售與收款內部控制制度

優(yōu)化設計

1公司簡介

湖南康道醫(yī)藥有限公司創(chuàng)始于2019年11月01日，注冊資本有500萬元，

劉杰是公司法定代表人，總部位于長沙市望城區(qū)丁字灣田國際木業(yè)區(qū)三期01棟

3-380，是一家以從事批發(fā)業(yè)為主的公司。該公司主要經營范圍包括醫(yī)藥產品、

各類日用品和食品批發(fā)；醫(yī)療信息和技術咨詢服務；電子信息技術服務；醫(yī)療

器械設備租賃服務；食品、藥品銷售。該公司擁有11項專利、25項軟件著作權

和6項商標，其知識產權實力位列同行業(yè)前列。公司成立了股東大會，并設置

了一名執(zhí)行董事與一名監(jiān)事，任命總經理對公司的各職能部門進行管理，其中

包括生產部、財務部、銷售部、研發(fā)部、采購部、人力資源部和倉儲部。

圖1公司組織結構圖

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2公司銷售與收款內部控制制度存在的主要問題

2.1發(fā)貨流程不規(guī)范，發(fā)貨管理不嚴

湖南康道醫(yī)藥有限公司的發(fā)貨流程不規(guī)范、發(fā)貨流程設計不合理并且發(fā)貨

管理不嚴，從而導致發(fā)生發(fā)貨秩序混亂、延緩發(fā)貨和缺貨的現象。公司在發(fā)貨

流程中，發(fā)貨秩序極為混亂，出現未經授權審批就發(fā)貨或者缺少人員簽章的情

況。雖然公司在發(fā)貨制度中明確規(guī)定，需要按照發(fā)貨流程逐級審批簽字后才能

進行正常的發(fā)貨，但是一些申請單據在沒有經過經理批準同意的情況下，就直

接進行發(fā)貨。在發(fā)貨管理方面，公司由于自身管理比較松懈，沒有明確規(guī)定具

體的發(fā)貨流程，經常會發(fā)生商品的質量不符合訂單要求的問題，甚至有些出庫

單上缺少公司制度規(guī)定的簽名和蓋章。

2.2銷售與收款環(huán)節(jié)缺乏信息溝通

湖南康道醫(yī)藥有限公司在銷售與收款業(yè)務中缺乏信息溝通，導致存在空頭

發(fā)票、虛假報價等情況，阻礙了公司銷售業(yè)務的發(fā)展。如財務部與銷售部之間

缺乏信息溝通導致存在空頭發(fā)票的情況，財務部與采購部之間沒有及時溝通導

致虛假報價的情況，這都是由于缺乏信息溝通導致的。在銷售與收款業(yè)務這一

環(huán)節(jié)上，公司各個部門的信息溝通協調都是根據在業(yè)務過程中自發(fā)地構建起來

的，并可以將各部門的信息溝通劃分為兩種類型：一種是內部信息溝通，另一

種是外部信息溝通。對于外部信息溝通，該公司的內容和形式缺乏明確具體的

規(guī)定，信息溝通處于雜亂無章的狀態(tài)，缺少了系統性的要求，從而導致信息溝

通的渠道不清晰。在內部信息溝通方面，公司缺少一個內部信息交流機制，導

致各個部門之間的信息交流不順暢，無法與同級或者上級進行溝通和上報，這

樣不僅大大降低了工作效率，而且還弱化了公司的內部控制能力。

2.3應收賬款管理制度不完善

湖南康道醫(yī)藥有限公司的應收賬款管理制度不完善，使得應收賬款無法快

速收回。目前，該公司的應收賬款管理主要存在三個方面的問題：第一，該公

司缺乏應收賬款定期催款機制，雖然公司成立時間不長，較大的訂單和投標也

較少，但是還是需要專門安排員工定期與客戶對賬并及時催收應收賬款。如果

未及時催收，可能會導致應收賬款無法收回，例如公司在2021年有一項關于

醫(yī)療器械租賃的應收款項到現在都還沒有收回，這筆款項本可以及時收回，但

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是由于未及時催款和應該對方公司的一系列原因導致款項無法收回。第二，公

司缺乏應收賬款回收具體流程，導致公司收款雜亂無章,最終無法及時收回應

收賬款。例如，公司在對于不同的款項的收款方式卻并沒有規(guī)定具體流程，使

得銷售人員在催收賬款的時候沒有依據，最終也導致了大量的應收款項無法收

回。第三，公司沒有建立應收賬款獎懲制度，之前公司應收賬款回收的責任隸

屬不明確，銷售人員為了提高業(yè)績而與客戶串通，所提交的資料是虛假的或交

易的資料不全等情況。

3公司銷售與收款內部控制制度優(yōu)化設計

3.1規(guī)范發(fā)貨流程，加強發(fā)貨管理控制

3.1.1制定合理的發(fā)貨流程

針對公司發(fā)貨流程不規(guī)范的問題，公司必須要制定合理規(guī)范的發(fā)貨流程，

來解決因發(fā)貨流程不規(guī)范造成的發(fā)貨秩序混亂、延緩發(fā)貨和缺貨等問題，并規(guī)

范發(fā)貨流程確保公司發(fā)貨流程流暢，并在滿足客戶發(fā)貨要求的前提下保證發(fā)貨

的及時性和準確性。首先，銷售人員必須要先與客戶雙方簽訂銷售訂單，確定

產品種類名稱數量等有效信息；然后，由銷售人員進行訂單跟蹤，主動聯系客

戶，積極與客戶溝通聯系；接下來，把單據交給銷售部門負責人，讓他進行審

核，在審核無誤后再蓋章；然后，由銷售專員按照售貨合同認真填寫發(fā)貨通知

單；還要再移交到倉儲部由庫存管理人員按照發(fā)貨單準備產品進行發(fā)貨清點，

如實填寫出庫單再出庫發(fā)貨；接著，由財務部門根據所有有效的單據進行應收

賬款會計核算和記帳；同時在發(fā)貨后，還要由銷售人員通知客戶提貨，等待客

戶收到貨后進行收貨確認。特別要注意的是每個流程中各個部門都必須要注意

前一環(huán)節(jié)是否出錯，比如發(fā)貨單上的產品種類數量等錯誤或者缺少簽章，都需

要原路返回并重新改正之后才允許進入下一流程，這樣才能減少出現發(fā)貨出錯

和發(fā)貨緩慢的情況。

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圖2公司發(fā)貨流程圖

3.1.2制定發(fā)貨管理機制

在有了合理規(guī)范的發(fā)貨流程后，公司還需要建立一個嚴格的發(fā)貨管理機

制，用來管控各部門在發(fā)貨環(huán)節(jié)因管理不當導致的問題。首先，銷售部在簽訂

銷售合同時，需要注意公司簽訂的銷售合同是屬于現銷或賒銷，如果是現銷合

同，那么可以直接在收到收款后發(fā)貨即可（一手交錢一手交貨）；如果客戶簽

署的是賒銷合同（只預交一部分款項，剩余款項到期前付款），那么一定要仔

細核查對方的信資狀況后繼續(xù)發(fā)貨，以免因收不到貨款而造成公司資金運營困

難。接下來，在銷售員填寫發(fā)貨單時，必須根據銷貨合同，仔細填寫發(fā)貨單，

核對單據上的產品種類和數量等信息，并交給負責人進行審核。接著，在銷售

人員然后再傳遞倉儲部工作人員，在產品發(fā)貨出庫前需要仔細查驗發(fā)貨商品的

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種類、數量和質量是否與合同要求相符合，在發(fā)貨后，財務部及時準確記賬，

如果在發(fā)現發(fā)貨商品出現問題等一系列問題時，一定要及時上報以減少公司損

失。

圖3發(fā)貨管理流程圖

3.2建立鍵全的信息溝通系統

3.2.1建立外部信息溝通制度

為了解決公司與外部的信息交流不足的問題，公司應當構建完善的外部信

息溝通，對其具體內容和途徑進行明確的規(guī)定，讓信息溝通渠道變得更加清

晰。首先，本公司管理層的決策者應該主動收集政府新冠疫情相關的政策調整

對公司醫(yī)藥產品和器械的價格波動，以及關注客戶近期的經營狀況、盈利水平

等外部信息，并根據收集的信息進行分析，然后才能輕松應對現如今外部經濟

環(huán)境帶來的挑戰(zhàn)同時牢牢抓住來之不易的機遇。其次，公司應該將重心集中在

與客戶之間的溝通交流上，銷售人員要主動與客戶溝通以便于為客戶提供目標

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產品。如果發(fā)現產品存在問題，要及時與客戶進行交流、協商，并找到一個讓

兩方都感到滿意的解決方案。這樣可以縮短公司與商業(yè)群體之間的距離，促進

公司與客戶相互理解，提升公司運營的效率與效益。此外，還可以在銷售部設

立一個調查小組并制定購買商問卷調查計劃，通過問卷郵件發(fā)送和定期走訪與

購買商積極溝通后，收集意見及時了解客戶的產品需求及其需求變化情況，以

提高公司對市場變化的反應速度，也能達到提高公司經營管理效率和效益的目

的。最后，在審計工作中，財務部的臨時審計小組可以與會計師事務所和監(jiān)管

部門（中國證監(jiān)會）溝通交流，與監(jiān)管部門溝通，可以了解公司的發(fā)展是否觸

及法律底線，使企業(yè)日常經營活動更加規(guī)范；與會計師事務所溝通，能夠得到

一些有利于公司長遠發(fā)展的建議。

圖4外部信息溝通流程圖

3.2.2建立內部信息溝通制度

公司除了要有完善的外部信息溝通制度外，還要有嚴格的內部信息溝通制

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度。首先，公司可以通過建立完善的內部溝通渠道和方式來確保部門之間能夠

流暢地進行傳遞和溝通信息，如建立信息共享平臺，讓員工進行信息共享，如

財務部與銷售部之間可以核實是否存在空頭發(fā)票、財務部與采購部之間可以發(fā)

現是否有虛假報價等情況。其次，還可以通過采用定期討論方式，各部門之間

實現“三個信息，四個協調”（共享信息、收集信息、洞察信息，步調協調、

對外協調、相互協調、朝著目標協調），以此來推動工作進度，在工作時間相

矛盾時確定優(yōu)先級，處理異常，調動資源合理分配。公司還可以建立內部信息

監(jiān)督制度來確保內部信息的正確性，如建立內部信息“暗訪式”監(jiān)督，組成由

董事長直屬的暗訪小組，在發(fā)現可能存在的危險和隱患信息后，對其進行專項

監(jiān)察，開展專項調查，增強監(jiān)督的效果。

圖5內部信息溝通流程圖

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3.3完善應收賬款管理制度

3.3.1建立應收賬款定期催款機制

針對應收賬款催款制度缺失的問題，公司應該建立一個完備的定期催款，

提高應收賬款的回收速度，從而促進資金使用效率，為公司的發(fā)展提供了良好

的基礎保障。首先，公司可以通過ERP系統添加提醒款項到期的設置，提醒客

戶在到期前打款，以此加強逾期應收賬款的控制。然后，在此基礎上設立一個

由銷售人員組成的應收賬款催款小組，通過線上聯系和線下走訪的方式對應收

賬款進行催款程序。同時財務部也需要及時更新并分析客戶的信用狀況，如在

客戶的銀行信貸、利息支出、經營狀況及償債能力等方面。此外，還可以設立

一個一體化應收賬款追蹤小組，在經過事前識別風險（對客戶進行交流和參觀

生產經營）、事中控制（公司內部監(jiān)督）、事后追蹤（追蹤客戶償債能力的變

化）后發(fā)現情況可立即直接越級向上級報告并獲得加薪獎勵。這不但可以提高

公司應收賬款的周轉率，降低公司的資金流動的風險；還可以增強資金流動性

和短期償債能力。

圖6應收賬款定期催款流程圖

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3.3.2建立銷售人員績效測評和獎懲制度

在建立了應收賬款定期催款制度后，還需要有一個銷售人員績效測評和獎

懲制度。這樣就可以將應收賬款回收情況與銷售人員的績效相掛鉤，在一定程

度上，可以減少銷售人員只顧追求銷售業(yè)績而不管后期能否追回應收賬款的情

況，從而導致提高了應收賬款回收率和減少壞賬風險。制定獎懲制度可以以進

行銷售人員績效測評為準，對銷售人員工資薪酬進行以下調整：通過按照銷售

額完成率、銷售額增長率、出勤率和應收賬款回收率四個方面，按照表一中的

比率分別計算各個項目的分數，然后把算出來的分數加總再乘以上年度本期工

資薪酬，從而得出本月工資。如果應收賬款能夠收回，公司則可以給予銷售人

員相應的績效獎勵，反之若是應收賬款最終沒有收回，就可以考慮減少提成或

者取消提成等懲罰。如果不是銷售人員本身就有失誤甚至是與客戶串通提交的

資料是虛假的、交易的資料不全等情況，并且公司審核銷售人員的各項操作流

程真實合理后，如果還是沒有將賬款收回來的方法，那就能夠根據損失金額及

員工的工資進行罰款；若是有以上惡劣情形或造成公司巨大損失就可以進行辭

退和法院起訴。

表1銷售人員績效測評

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4總結

針對在銷