湖南誠美國際貿(mào)易公司對紐約奧萊貿(mào)易公司的商務接待方案設計

湖南商務職業(yè)技術(shù)學院畢業(yè)設計

目錄

1背景簡介.......................................................................................................................1

1.1湖南誠美國際貿(mào)易公司簡介............................................................................1

1.2紐約奧萊進出口貿(mào)易公司簡介........................................................................1

1.3來訪目的............................................................................................................1

2接機前的準備...............................................................................................................2

2.1確認航班............................................................................................................2

2.2客戶基本情況....................................................................................................2

2.3日程安排............................................................................................................2

2.4食宿預訂............................................................................................................3

2.5接待小組............................................................................................................4

2.6商務禮儀............................................................................................................5

3接待工作.......................................................................................................................5

3.1接機....................................................................................................................5

3.2公司參觀............................................................................................................6

3.3參觀工廠............................................................................................................6

3.4會議安排............................................................................................................7

3.5游玩娛樂............................................................................................................7

3.6歡送晚宴............................................................................................................8

3.7送機....................................................................................................................8

4總結(jié)...............................................................................................................................8

4.1接待中的問題及解決方案................................................................................8

4.2經(jīng)驗與教訓........................................................................................................9

參考資料.........................................................................................................................10

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湖南商務職業(yè)技術(shù)學院畢業(yè)設計

湖南誠美國際貿(mào)易公司對紐約奧萊貿(mào)易公司的商務

接待方案設計

1背景簡介

1.1湖南誠美國際貿(mào)易公司簡介

湖南誠美國際貿(mào)易公司成立于1998年4月20日，注冊地位于長沙市岳麓

區(qū)，是長沙一家以產(chǎn)品銷售外貿(mào)業(yè)務為主的公司，公司本著“創(chuàng)新發(fā)展”“誠

信經(jīng)營”的理念，走特色專業(yè)化發(fā)展道路。公司創(chuàng)始人銷售的產(chǎn)品憑借良好科

學技術(shù)以及產(chǎn)品技術(shù)管理體系，通過在國內(nèi)外同行業(yè)令人矚目的表現(xiàn)更是使之

成為國內(nèi)同類產(chǎn)品中最具競爭力、品質(zhì)、高端技術(shù)的優(yōu)秀產(chǎn)品。做到品質(zhì)最好，

價格最實惠、最受群眾歡迎的產(chǎn)品。銷售的產(chǎn)品主要包括工藝品、日用品、食

品、酒類等，公司擁有領先的經(jīng)營管理體系，通過競爭優(yōu)勢、持續(xù)創(chuàng)新的理念、

優(yōu)質(zhì)的管理組織結(jié)構(gòu)，形成了自己獨特的企業(yè)文化。

1.2紐約奧萊進出口貿(mào)易公司簡介

紐約奧萊進出口貿(mào)易公司成立于2005年9月13日，主要以進出口業(yè)務為

主。辦公室設在紐約地區(qū)。該公司經(jīng)營雙向業(yè)務、進出口商品銷售任務等。我

們作為生產(chǎn)商代表運用我們的服務體系幫助其在全球范圍內(nèi)尋找優(yōu)良的采購商，

同時也幫助買家采購高品質(zhì)和具有潛力的優(yōu)質(zhì)商品，以供應其本國客戶，滿足

本國客戶的市場需求。我們公司設定十分嚴格的審核流程以及評估體系，產(chǎn)品

和制造商全部要經(jīng)過十分嚴格的評估程序，以此保證我們能向國外客戶推薦最

優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品和最優(yōu)秀的制造商，為各國客戶帶來最佳服務體驗。

1.3來訪目的

為了紐約奧萊進出口貿(mào)易公司與湖南誠美國際貿(mào)易公司建立長久友好合作

的關系，推動紐約奧萊公司了解湖南誠美公司基本運作體系、生產(chǎn)鏈結(jié)構(gòu)體系、

質(zhì)量控制體系、研發(fā)部門以及產(chǎn)品供應鏈等，進行有關的商務洽談。紐約奧萊

貿(mào)易公司通過參觀湖南誠美公司的公司組織結(jié)構(gòu)、部門環(huán)境、運作機制等了解

湖南誠美公司的基本運作情況；通過對工廠的參觀，進一步加深對合作產(chǎn)品功

能性能的了解；通過雙方公司的會議洽談，最終確立合作合同，雙方達成友好

往來關系，延續(xù)今后的貿(mào)易合作的進行。

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2接機前的準備

2.1確認航班

敲定客戶訪問時間，于2023年4月7日下午三點航班到達，航班為中美ZM3

00，根據(jù)貴賓搭乘的航班的班次，事先電話詢問航空公司該班飛機是否準時到

達或者存在延遲情況，確認客戶名單是否已坐上此班飛機等事項，并在接機前

先了解客戶的相貌照片，以便在機場可以迅速認出客戶，及時與客戶聯(lián)系。我

方先行制作接機牌，提前一小時到達機場，做好準備工作，準備好鮮花迎接客

戶到來。

2.2客戶基本情況

表1客戶信息表

性別年齡職位備注

John男45總經(jīng)理了解中國文化

Lucy女26秘書飲食偏清淡

Mike男35市場部經(jīng)理無

Ice女21營銷部經(jīng)理無

2.3日程安排

表2日程表

日期地點項目具體內(nèi)容備注

4月7日黃花機接機與入住15:00—16:00接機；注意協(xié)調(diào)接機的秩

場16:00—17:00準備出序保障客戶的生命

發(fā)前往酒店辦理入住;財產(chǎn)安全；及時與客

18:00晚宴開始；戶溝通了解客戶需

19：00晚宴結(jié)束送客求

戶回酒店休息

4月8日公司本參觀公司本9：00—9：40于酒店在參觀中注意和客

部及工部及工廠生與客戶會面；戶介紹本公司的企

廠產(chǎn)區(qū)10：00—12：00公司業(yè)文化，增加客戶對

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內(nèi)部參觀；本公司的了解，增強

12:30體驗公司飲食共同感，有利于增進

文化于公司食堂就餐；1兩公司之間的合作

4：30—17：00前往工往來

廠參觀流水線

4月9日公司會商務洽談大14：00—17：00開展完成好會議室布置，

議室會商務洽談大會商務接待

4月10橘子洲、景點游玩9：00出發(fā)橘子洲（景注意出行安全以及

日岳麓山點合照）；秩序

12：00品嘗長沙當?shù)?/p>

美食（太平街，步行

街）；

14：00游玩岳麓山

4月11黃花機送機9：00于酒店與客戶集把握起飛時間，控制

日場合；好出行時間，提前了

9：40到達機場準備登解起飛狀況是否延

機工作；誤做好相應的應對

10：00飛機起飛措施

2.4食宿預訂

酒店選擇由后勤組網(wǎng)上預訂，選擇了離公司不遠處的假日酒店，有便于公

司與酒店往返，該酒店環(huán)境優(yōu)美，干凈整潔，設施完全，可以給客戶帶來良好

的休息環(huán)境，增強客戶的滿意程度。一共預訂四間：一間假日高級套房￥1448

（總經(jīng)理John住），一間豪華單床房￥944（市場部Mike?。婚g假日高級

房￥728（秘書Lucy?。?，還有一間豪華高級房￥980（營銷部經(jīng)理Ice?。?。

表3食宿表

日期時刻地點菜品安排

頭盤：奶油雞酥盒

湯：北歐海鮮濃湯、意式蔬菜湯

4月7日18：00橘洲1910法餐廳副菜：黑松露鵝肝飯、辣味香烤大蝦

主菜：西冷牛排、伊比利亞5J火腿

沙拉：法式乳酪水果色拉、地中海式

甜蝦沙拉；甜品：舒芙蕾、冰淇淋

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12：30公司食堂食堂自助菜品

頭盤：熏鮭魚

湯：牛小排配法式清湯、奶油番茄湯

4月8日18：00Lip-SmackingBr副菜：雞蛋托鯡魚、藤椒雞翅

unch主菜：紅酒炙烤后切牛舌、和牛西冷

沙拉：蟹肉牛油果柚子沙拉

甜品：巧克力慕斯、提拉米蘇

12：00酒店餐廳酒店自主菜品

東安雞、黃金魚腹、黃金一品豆腐、

4月9日18：00喜苑新化三合湯、豆香小黃魚、鵝肉皮蛋

卷、招牌醬牛蛙、蒜蓉粉絲蒸秋葵、

上湯娃娃菜、蔥油餅

香辣土雞、鐵鍋燉牛雜、韭香毛肚、

12：00葫蘆家宴咸蛋黃茄子、清香墨魚排骨湯、砂鍋

紅心地瓜、紅椒煎蛋卷、辣椒炒肉、

糖油粑粑、甜酒沖蛋

迎賓八彩蝶、大紅乳豬拼盤、品甜品

4月10羹、酸辣銀魚羹、彩椒炒花枝仁、蠔

日18：00晴溪莊園皇扒鮑貝、香辣麻花蝦、四喜丸子、

小炒黃牛肉、西芹百合、蓮藕燉排骨、

辣椒啤酒鴨、秘制水晶肉、蒜蓉蒸龍

蝦、水果大拼盤。

2.5接待小組

總負責：李剛（負責整個行程的指揮和協(xié)調(diào)工作等各方面布置安排工作，

為本次商務接待工作的總負責人）；

接機組：張志強（總經(jīng)理）、陳霞（部門經(jīng)理）、馮明（部門經(jīng)理）、秦

偉（司機）、易優(yōu)（翻譯人員）、共安排兩輛車；

秘書組：陳佳伊、吳昊、彭浩負責接待客戶與雙方公司談判會議所需文件

資料的起草以及及時回答客戶所存在的疑慮之處；

后勤組：吳昊負責酒店的預訂和飲食的安排，旅游項目的游玩與參觀；鄧

東負責會場布置和安保等相關工作；

攝影組：蔣凱恩、周樂負責整個過程中的拍照攝影工作。

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2.6商務禮儀

談話禮儀：美國人商務談話以及日常交流時，比較注重隱私，美國人在交

流中更開放隨意，并沒有太多的約束，在見面時比較常用貼面禮。

談判禮儀：在談判中，西方更加注重利益的得失，相當維護自己的利益與

權(quán)益，同時美國在談判時會派出對應的個人談判代表，他們在談判中必須具有

足夠的權(quán)利以及能力，具有清醒的認知，可以在授權(quán)范圍內(nèi)對談判的議題直接

作出決策，使談判結(jié)構(gòu)更有益于本方。

娛樂禮儀：美國人在娛樂方面，比較隨意隨性，很少有年齡或級別上的隔

閡，在娛樂方面活動十分豐富。

餐桌禮儀：美國人在用餐時更喜愛的是優(yōu)雅，安靜的環(huán)境，而不是喧鬧的

環(huán)境，在進餐時十分優(yōu)雅不會發(fā)出餐具碰撞的難聽聲音，注重餐桌禮儀，他們

認為在優(yōu)雅安靜的環(huán)境中就餐是一種享受。

3接待工作

3.1接機

預計到達時間為2023年4月7日15:00，需要提前一小時到達機場預防一

些突發(fā)情況。在接見客戶之前，應提前與機場工作人員溝通航班，確認航班是

否存在延誤或其他突發(fā)情況，若存在，及時與總負責人采取聯(lián)系并作出相應的

措施，在接機時應當備有貴賓的照片，提前熟識貴賓的面容。在到達機場后，

接待人員應先行以橫幅和手持牌的方式明顯寫出貴賓姓名，并持在手中，在航

班到達后，以便客戶能夠準確識別。

見面后，由湖南誠美公司與紐約奧萊公司秘書互相介紹，雙方代表握手，

交換名片。遞接名片時都要雙手，接過來要先看一下再收起來，收到客戶他方

名片時，應當相應地遞出本方的名片。在互相介紹后，乘車時，先請客戶上車，

待客戶全部上車完畢后，陪同人員詢問客戶是否存在其他需要，若無，直接前

往酒店。在前往酒店的過程中，陪同人員應擇機將有利于對外宣傳長沙的本土

風情，如沿途所見的地方建筑、特色活動等向外賓介紹，增加客戶對本地的認

同感，也可以為客戶講解本公司地企業(yè)文化、發(fā)展歷程等，由后勤組提取行李

并相應及時帶領客戶前往對應的房間，前往房間后若客戶無其他特殊要求，則

向客戶問好，退出房間，留給客戶充足的休息時間。

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3.2公司參觀

本公司相關部門接到紐約奧萊公司客戶參觀信息時，由總負責人確認并統(tǒng)

計參觀客戶人數(shù)，由總經(jīng)理（張志強）、部門經(jīng)理（陳霞）、秘書組（彭浩）、

翻譯人員（易優(yōu)）、攝影組共同陪同紐約奧萊公司客戶參觀。

參觀時間定于2023年4月8日10：00參觀公司，由司機駕車從酒店出發(fā)

至公司；首先向貴賓介紹本公司的發(fā)展史以及公司的環(huán)境布局，著重強調(diào)公司

的發(fā)展理念和企業(yè)文化；再由秘書組帶領大家參觀公司綜合辦公區(qū)、員工崗位

辦公處，分為招商部、線上事業(yè)部、企劃部、行政部、客服部、物流管理部等，

主要參觀本公司的招商部，介紹本公司招商部的結(jié)構(gòu)構(gòu)成，招商引商的優(yōu)勢，

有招商部經(jīng)理同時予以招商部工作內(nèi)容的講解；再介紹公司的展廳及部分代表

產(chǎn)品（產(chǎn)品的功能特性、使用方式等），最后著重突出公司的資質(zhì)，包括公司

的各項擁有資源、營業(yè)執(zhí)照、商標、專利、媒體報道等，強調(diào)本公司的企業(yè)競

爭力，發(fā)展前景之好。參觀完公司內(nèi)部之后，帶領客戶團隊去往公司用餐處就

餐，體驗本公司用餐環(huán)境與當?shù)靥厣朗场?/p>

在公司參觀中注意事項：公司員工應穿著得體，佩戴工牌；注意公司環(huán)境

整潔；在參觀過程中及時了解客戶需求，及時解決客戶存疑之處；注意秩序與

安保問題。

3.3參觀工廠

本公司生產(chǎn)部應時刻保持好工廠的整潔與衛(wèi)生，于4月7日下午進行工廠

的整理布置安排，并通知生產(chǎn)員工參觀當天統(tǒng)一著裝，并相應戴好各自工作名

牌。安排在4月8日14：30紐約奧萊公司客戶進行參觀，參觀當日人力資源部

提前半小時通知生產(chǎn)部做好參觀前準備工作，確保車間參觀通道整潔干凈，并

保持通道暢通。

參觀過程中生產(chǎn)部主管陪同參觀，給客戶詳細介紹產(chǎn)品制作流程，以及不

同產(chǎn)品之間的區(qū)別和其他特殊功能，主管部門主動與客戶交談，溝通并解答客

戶提出的問題，分別參觀原材料半成品區(qū)、倉庫儲存環(huán)境、生產(chǎn)車間操作流水

線以及員工工作狀態(tài)等，其中注意提醒客戶勿拍照、勿觸摸設備及原材料等；

在介紹完產(chǎn)品之后安排樣品測試環(huán)節(jié)，使客戶能夠進一步的加深對產(chǎn)品性能的

了解，增強其購買欲望，著重突出本公司產(chǎn)品的質(zhì)量之高，增強貴公司的簽約

欲望；介紹工廠的空間利用與布局，向客戶介紹空間布局的益處，為大批量生

產(chǎn)提供幫助，說明產(chǎn)品的生產(chǎn)效率高；介紹產(chǎn)品的研發(fā)技術(shù)部門，說明產(chǎn)品的

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研發(fā)優(yōu)勢、競爭優(yōu)勢；參觀完技術(shù)部門后組織商務洽談，主動向客戶詢問是否

存在疑問之處以及產(chǎn)品需要改進的之處，進行協(xié)調(diào)商議改進；最后在工廠前集

體拍照留念。

3.4會議安排

會議雙方：湖南誠美國際貿(mào)易公司、紐約奧萊進出口貿(mào)易公司。

會議前：指定會議計劃，確定會議召開的形式，明確會議的主題，確定會

議的規(guī)模（出席人數(shù)共20人、工作人員人數(shù)不限）、會議時間（4月9日14：

00—17：00）、會議地址（公司本部會議室）等。

會前準備：做好會場布置。根據(jù)會議主題，在場內(nèi)場外懸掛橫幅，門口張

貼歡迎詞和慶祝標語。會場的布置應莊嚴得體，可以適當用鮮花及綠色盆栽裝

飾，在桌面上準備好商務洽談所相關的資料、水、筆、記錄本以及對應姓名的

名牌，擺放應整齊美觀，采用印刷座次表以及設立指示標志方便客戶入場，安

排三名禮儀人員做好接待工作，在會場門口安排迎賓小姐進行指引。后勤組調(diào)

試投影儀，音響等設備，提前檢查會議文件資料、簽到表、筆記本等是否齊全。

會議流程：當紐約奧萊客戶到達會議廳時，在橫幅上簽字留名拍照留念，

雙方代表握手，再由禮儀人員依次引入會場就座。將會議文件與資料及時、準

確地發(fā)放到每位與會者手中，主持人宣布會議開始，介紹本公司與紐約奧萊公

司的相關領導，公司部門經(jīng)理介紹簽約項目，雙發(fā)代表發(fā)言致詞，最后由雙方

公司總經(jīng)理進行簽約，握手表示致謝。簽約儀式結(jié)束后，各參會人員舉杯慶賀，

最后雙方總經(jīng)理致辭，攝影組拍照留念。會議結(jié)束后，引導與會人員至就餐地

點就餐，就餐完畢后，由司機和秘書組負責將客戶送回酒店，在途中就會議內(nèi)

容詢問客戶是否存在疑慮并予以解答，最后將客戶送回酒店休息并問好。

會議注意事項：因會議內(nèi)容為保密部分，無論是在內(nèi)交流還是對外聯(lián)系，

會議工作人員的交流需要掌握分寸，謹言慎行；維護會場秩序，對于會議的無

關人員不允許入場，以保證會議的安全，對于遲到人員確認身份后予以進場。

如有發(fā)生混亂或存在突發(fā)事件，會議工作人員及時解決與制止，保障客戶生命

財產(chǎn)安全；如會議內(nèi)容有變動迅速與總負責人報告予以解決。

3.5游玩娛樂

4月10日上午組織紐約奧萊客戶的景點參觀，第一站將去到橘子洲（國家5A

級旅游景區(qū)），乘坐景園車環(huán)洲行，在標志建筑前參觀活動，參觀毛澤東青年

藝術(shù)雕像，打卡拍照。第二站的目的地為岳麓山，位于湖南省長沙市岳麓區(qū)湘

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江西岸，分別帶領貴賓去往愛晚亭、麓山寺、云麓宮、舍利塔、飛來石等景點

打卡，帶領貴賓們感受長沙當?shù)氐谋就廖幕?，感受長沙的地方特色與風土人情。

第三站前往湖南省博物館，帶領客戶感受中國文化的博大精深，感受人文藝術(shù)

氣息，并分發(fā)景點紀念品。

3.6歡送晚宴

歡送晚宴定于4月10日18：00于晴溪莊園（長沙店），餐廳主要呈現(xiàn)的

是精品融合湘菜，菜品口味及出品的藝術(shù)呈現(xiàn)都有用心的表達，餐廳用的食材

不俗，從產(chǎn)地到名貴程度還是下了不少功夫，“落口消融”，肥而不膩、酥爛

鮮香，環(huán)境為中式園林，唯美如畫，移步異景，賞心悅目。

菜單：主菜為迎賓八彩蝶、大紅乳豬拼盤；甜湯是一品甜品羹、酸辣銀魚

羹；熱菜有彩椒炒花枝仁、蠔皇扒鮑貝、香辣麻花蝦、四喜丸子、小炒黃牛肉、

西芹百合、蓮藕燉排骨、辣椒啤酒鴨、秘制水晶肉、蒜蓉蒸龍蝦；水果大拼盤。

3.7送機

送機安排定于4月11日10：00，航班號為中美ZM230，湖南誠美公司總負

責收到送機通知后確定送機時間并合理安排,查看所飛航班在幾號航站樓提前

1天通知客人出發(fā)時間，告知客人安檢比較嚴，提前于8：30與客人會面，接到

客人后請客人上車，并把客人行李搬運上車，按照安排送機線路安全準點把客

人送到相應航站樓的送機口，幫助客人把行李搬運下車并跟客人