好又多超市（祁東縣店）采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制優(yōu)化設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

目錄

1好又多超市（祁東縣店）簡介..........................................1

2好又多超市（祁東縣店）采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制現(xiàn)狀..........................1

2.1好又多超市（祁東縣店）采購方式................................1

2.2好又多超市（祁東縣店）采購業(yè)務(wù)流程............................1

3好又多超市（祁東縣店）采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制存在的問題....................2

3.1供應(yīng)商選擇不合理..............................................2

3.2采購崗位設(shè)置不科學(xué)............................................2

3.3采購計劃制定不完善............................................2

3.4驗收制度不合理................................................2

4好又多超市（祁東縣店）采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制優(yōu)化設(shè)計方案..................3

4.1合理選擇供應(yīng)商優(yōu)化設(shè)計方案....................................3

4.2采購崗位設(shè)置優(yōu)化設(shè)計方案......................................5

4.3制定采購計劃優(yōu)化設(shè)計方案......................................6

4.4驗收制度優(yōu)化設(shè)計方案..........................................7

參考資料.............................................................9

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好又多超市（祁東縣店）采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制優(yōu)化設(shè)計

1好又多超市（祁東縣店）簡介

好又多超市（祁東縣店）成立于2018年08月24日，注冊資本為5000元。

注冊地位于湖南省衡陽市祁東縣磚塘鎮(zhèn)龍溪村6組，法定代表人為管志貴。其

所屬的企業(yè)類型為個體工商戶，所屬的行業(yè)為零售業(yè)。超市經(jīng)營范圍包括煙草

制品、營養(yǎng)和保健品、酒、飲料及茶葉的零售;預(yù)包裝食品、散裝食品、乳制品、

家用電器、卷煙、雪茄煙、日用百貨零售;冷飲食品等。

2好又多超市（祁東縣店）采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制現(xiàn)狀

2.1好又多超市（祁東縣店）采購方式

好又多超市（祁東縣店）的物資采購方式有三種，第一種采購方式為：采

購物資基本由供應(yīng)商送貨到店（供應(yīng)商不固定）。第二種采購方位為：當采購

物資較多時，超市可派車幫忙裝貨但運費由供應(yīng)商承擔。第三種采購方式為：

對于小件、需求量不大的物資由采購人員自采。各采購方式占超市采購方式的

比例情況如表1所示：

表1：各采購方式占超市采購方式的比例

采購方式類型供應(yīng)商送貨上門超市派車采購采購人員自采

占比情況（%）80155

2.2好又多超市（祁東縣店）采購業(yè)務(wù)流程

好又多超市（祁東縣店）的整個采購業(yè)務(wù)由采購部獨立完成，其具體的采

購業(yè)務(wù)流程為：采購部將超市每天所需要的物資進行整合，由采購主管編制采

購計劃并審核物資請購單。采購人員則按照采購主管編制的采購計劃填寫物資

請購單并根據(jù)審核過后的請購單通過對物價的詢問、對比的方式來選擇合適的

供應(yīng)商，然后與其選擇的供應(yīng)商簽訂采購合同并在所采購的物資到達倉庫后進

行收貨和驗收入庫并填寫入庫單。財務(wù)部則根據(jù)入庫單、驗收單、采購發(fā)票和

采購合同支付超市所需支付的采購款項。

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3好又多超市（祁東縣店）采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制存在的問題

3.1供應(yīng)商選擇不合理

好又多超市（祁東縣店）在供應(yīng)商的選擇中存在以下兩個問題：第一，采

購人員沒有搜集供應(yīng)商的相關(guān)信息并建立數(shù)據(jù)庫，缺乏對市場的整體認知，導(dǎo)

致可供選擇的供應(yīng)商范圍太小也不能夠及時找到最合適的供應(yīng)商。第二，選擇

供應(yīng)商所參與的人員只是負責該項采購業(yè)務(wù)的采購人員，導(dǎo)致采購的物資無法

體現(xiàn)超市的真正需求，還可能導(dǎo)致采購員對選擇的供應(yīng)商有徇私舞弊的現(xiàn)象產(chǎn)

生，這也違反了不相容職務(wù)相分離原則。

3.2采購崗位設(shè)置不科學(xué)

當采購人員所采購的物資到達好又多超市（祁東縣店）的倉庫后，由執(zhí)行

這項采購業(yè)務(wù)的采購人員直接進行收貨并驗收入庫，而不是設(shè)立專門的驗收人

員，這違反了不相容職務(wù)相分離原則。由一個人擔任兩項不相容職務(wù)使得采購

人員可以隨意地更改實際所采購的物資數(shù)量，也容易導(dǎo)致在物資驗收過程中產(chǎn)

生對供應(yīng)商的舞弊行為，采購人員有可能將不合格的物資也驗收入庫，進而損

害超市的經(jīng)濟利益。而且在所采購的物資到達倉庫后，倉庫保管員沒有通知質(zhì)

檢人員和驗收人員而是由負責這項采購業(yè)務(wù)的采購人員直接驗收入庫，這容易

造成超市經(jīng)濟利益的損失。待貨物驗收入庫后應(yīng)由采購人員將蓋章齊全的入庫

單、驗收單、采購合同和采購發(fā)票送到財務(wù)部門進行報賬。

3.3采購計劃制定不完善

好又多超市（祁東縣店）的采購主管編制的采購計劃僅依靠每日需求所得，

而不與銷售部的成員進行溝通交流，這使得采購主管并不能完全準確的將所有

所需物資都計劃在內(nèi)。另外，好又多超市（祁東縣店）的采購主管僅根據(jù)每日

需求編制采購計劃而且由采購人員是根據(jù)采購計劃去采購超市所需物資的，這

會容易出現(xiàn)因為采購人員采購物資不及時而導(dǎo)致缺貨現(xiàn)象的發(fā)生，這也不利于

控制采購成本，還會降低采購環(huán)節(jié)的效率。而對物資進行提前采購可以讓超市

避免多頭采購或分散采購，也可以避免因為缺貨而需要緊急補貨其有可能導(dǎo)致

采購費用的增加，從而有利于提高采購業(yè)務(wù)效率，降低采購成本。

3.4驗收制度不合理

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首先，當供應(yīng)商將好又多超市（祁東縣店）所訂購的物資送達至好又多超

市時，好又多超市并沒有安排專門人員對物資進行驗收。其次，好又多超市沒

有規(guī)定：在驗收過程中如果有配送單或訂貨單上的數(shù)量與實物不符的情況發(fā)生

時，驗收人員應(yīng)該如何處理該問題，也沒有規(guī)定:在驗收過程中如果好又多超市

所采購的物資發(fā)生質(zhì)量問題時，驗收人員應(yīng)該如何處理該問題。此外，好又多

超市也沒有明確在驗收流程中所涉及的相關(guān)內(nèi)部人員以及供應(yīng)商的責任。這些

問題都容易導(dǎo)致好又多超市（祁東縣店）蒙受不必要的經(jīng)濟損失。

4好又多超市（祁東縣店）采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制優(yōu)化設(shè)計方案

4.1合理選擇供應(yīng)商優(yōu)化設(shè)計方案

因為好又多超市（祁東縣店）在選擇供應(yīng)商方面沒有按照規(guī)定的流程執(zhí)行，

進而導(dǎo)致采購人員在選擇供應(yīng)商時，往往會為了一些蠅頭小利而去選擇那些不

合規(guī)定的供應(yīng)商，從而造成其所采購的物資存在質(zhì)量問題，在儲存的過程中也

很容易會發(fā)生腐爛、變質(zhì)等問題。而且將不合格的物資銷售出去會對好又多超

市（祁東縣店）的形象造成很大的影響，還不利于超市的長遠發(fā)展。因此，好

又多超市（祁東縣店）可以建立相關(guān)供應(yīng)商的管理系統(tǒng)，其具體操作過程為：

首先由采購主管先對于那些可供好又多超市（祁東縣店）選擇的供應(yīng)商的相關(guān)

財務(wù)信息進行分析，如：該供應(yīng)商的資產(chǎn)負債表、損益表、成本控制表、信用

等級等判斷是否選擇該供應(yīng)商。此外采購主管還需要搜集可供好又多超市（祁

東縣店）選擇的供應(yīng)商的相關(guān)非財務(wù)信息，如：供應(yīng)商售后服務(wù)和交貨能力等，

然后根據(jù)這些相關(guān)非財務(wù)信息編制出供應(yīng)商評分表，供應(yīng)商評分表的模板如表

2所示：

表2：供應(yīng)商評分表

測評項目項目分解測評分值

交貨期按時足量交貨10

偶爾推遲交貨6

經(jīng)常不按時交貨4

供貨質(zhì)量質(zhì)量好且通過質(zhì)量體系8

認證

產(chǎn)品質(zhì)量達到合同標準，6

且通過質(zhì)量體系認證，偶

爾會出現(xiàn)一些一般性的

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質(zhì)量問題

質(zhì)量問題較多且無質(zhì)量4

體系認證

質(zhì)量較差，換貨率、退貨2

率高

售后服務(wù)定期跟蹤產(chǎn)品使用情況，8

積極解決潛在問題，保證

客戶滿意度

對存在的問題，主動分析6

原因，及時處理

能夠協(xié)同解決產(chǎn)品在使4

用過程中出現(xiàn)的質(zhì)量問

題

對客戶反映的產(chǎn)品質(zhì)量2

問題不予解決

產(chǎn)品依賴性有專門物資，我方對該物10

資具有很強依賴性，短時

間內(nèi)不可替換

對物資有一定依賴性，短6

時間內(nèi)替換有一定困難

屬于同用產(chǎn)品，國家名優(yōu)4

產(chǎn)品

供貨價格在同等條件下，供貨價格8

最低

在同等條件下，供貨價格6

處于平均水平

在同等條件下，供貨價格4

波動大

在同等條件下，供貨價格2

最高

環(huán)保健康具有環(huán)境職業(yè)健康認證，8

確保產(chǎn)品包裝完好無損、

運輸安全快捷。

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該產(chǎn)品的包裝質(zhì)量一般，6

未能通過環(huán)境職業(yè)健康

認證，但不影響運輸

該產(chǎn)品的包裝質(zhì)量一般，4

未能通過環(huán)境職業(yè)健康

認證，可能存在運輸方面

的隱患

沒有環(huán)境職業(yè)健康認證，2

產(chǎn)品包裝較差，裝卸困難

最后采購主管便可以根據(jù)這張供應(yīng)商評分表（滿分120分）來確定最終的

供應(yīng)商以及選擇出不同類型的物資所適合的供應(yīng)商并將適合的供應(yīng)商記錄在該

管理系統(tǒng)中。建立相關(guān)供應(yīng)商的管理系統(tǒng)可以為好又多超市（祁東縣店）以后

的采購業(yè)務(wù)提前做好準備，也為超市的物資需求和物資更新提供了市場信息，

還可以避免超市因選擇不合規(guī)的供應(yīng)商而造成的名譽受損以及經(jīng)濟利益的損失，

這也有助于采購主管在采購管理上進行分類分級管理，可以節(jié)省每次采購人員

選擇供應(yīng)商的時間，讓采購人員可以更高效快速的擇優(yōu)選擇不同物資采購需求

所合適的供應(yīng)商。

4.2采購崗位設(shè)置優(yōu)化設(shè)計方案

好又多超市（祁東縣店）應(yīng)該規(guī)定在采購環(huán)節(jié)中不同崗位的人員設(shè)置以及

明確相關(guān)的崗位要求。好又多超市（祁東縣店）采購環(huán)節(jié)中可以設(shè)置的人員應(yīng)

該包括：采購主管、采購人員、質(zhì)檢人員、驗收人員、倉庫保管員。其中各相

關(guān)崗位的人員的職責如下：第一，好又多超市（祁東縣店）的采購主管根據(jù)上

月銷售情況和銷售人員反饋的物資銷售信息編制采購計劃，并在供應(yīng)商將物資

送到好又多超市時開具入庫通知單和驗收單。采購主管還應(yīng)根據(jù)質(zhì)檢人員和驗

收人員在對好又多超市所采購的物資進行驗收入庫時反映的質(zhì)量或數(shù)量問題與

供應(yīng)商進行協(xié)商溝通。第二，好又多超市（祁東縣店）的采購人員根據(jù)采購計

劃去采購物資，并在物資到達好又多超市后向采購主管申請開具入庫通知單和

驗收單。在完成驗收后，由采購人員把蓋章齊全的入庫單、采購合同、以及采

購發(fā)票送到財務(wù)部門進行報賬。第三，當供應(yīng)商將好又多超市（祁東縣店）所

采購的物資送至超市時，質(zhì)檢人員應(yīng)該根據(jù)國家標準、行業(yè)標準、超市標準對

所采購的物資進行質(zhì)量檢驗，各類物資都必須具備各種規(guī)定資證才算質(zhì)檢合格，

質(zhì)檢人員在測定質(zhì)檢合格后便在驗收單上加蓋“質(zhì)檢合格”章。如質(zhì)檢不合格

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則查明原因并向采購主管進行書面報告。第四，好又多超市（祁東縣店）的驗

收人員則根據(jù)入庫通知單、驗收單及所附有關(guān)質(zhì)量證明書、合格證、裝箱單和

發(fā)貨明細對所采購的物資進行數(shù)量和質(zhì)量驗收。驗收無誤則在驗收單加蓋“驗

訖”章。在驗收過程中如果發(fā)現(xiàn)數(shù)量、質(zhì)量不符或數(shù)量短缺、損壞、無質(zhì)量證

明和技術(shù)資料等無法驗收時，驗收人員應(yīng)及時向采購主管進行書面報告。在完

成驗收后,驗收人員將所采購的物資交由倉庫保管員，并編制預(yù)先已經(jīng)連續(xù)編號

的驗收單交由倉庫保管員簽字以確認完成驗收。第五，好又多超市（祁東縣店）

的倉庫保管員將完成驗收完成的采購物資按要求整理好并存入庫房中。采購崗

位設(shè)置的具體流程如圖1所示：

圖1：采購崗位優(yōu)化流程圖

4.3制定采購計劃優(yōu)化設(shè)計方案

首先，好又多超市（祁東縣店）的采購主管可以根據(jù)“以銷定產(chǎn)，以產(chǎn)訂

購”的采購模式去制定好采購計劃。但是由于好又多超市（祁東縣店）從屬于

零售行業(yè)，其不用自己購買原材料去生產(chǎn)所需銷售的產(chǎn)品，而是直接向供應(yīng)商

購買相應(yīng)的物資再對其所購買的物資進行銷售即可。所以，好又多超市（祁東

縣店）的采購主管可以根據(jù)好又多超市的銷售人員反饋的各類物資的銷售額占

總體物資銷售額的比例來確定好又多超市的哪些物資是熱銷的，哪些物資是比

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較冷門的，并且以此為依據(jù)制定合理的采購計劃。好又多超市可以制定的采購

計劃流程圖如圖2所示：

圖2：制定采購計劃流程圖

好又多超市（祁東縣店）從2019年度至2021年度所采購的各類物資的銷

售額占總體物資銷售總額的比例情況如表3所示：

表3：各類物資銷售額占總體物資銷售額的比例情況

物資類型2019年度2020年度2021年度

銷售總額（萬元）111518

零食和生活必需71013

品（萬元）

其他物資（萬元）455

銷售額占比（%）63.6466.6772.22

由上表可知：好又多超市（祁東縣店）在2019年度至2021年度中的各類

物資銷售總額中零食、生活必需品的銷售額占比較重：都超過了百分之六十，

而且占比越來越重。因此，采購主管在制定采購計劃時應(yīng)加強對食品物資以及

生活必需品的的采購。另外，采購計劃中制定的物資買入時機不宜過早或過遲。

過早造成庫存堆積，占用堆存區(qū)；過晚則造成斷貨、客源流失，對好又多超市(祁

東縣城店)的形象也會造成影響。因此，編制采購計劃應(yīng)該在“零庫存”的觀念

下，確保物資能夠適時采購以及供應(yīng)商可以及時交貨。

4.4驗收制度優(yōu)化設(shè)計方案

將好又多超市（祁東縣店）采購物資的驗收制度進行優(yōu)化，不僅可以滿足

采購環(huán)節(jié)中經(jīng)濟管理的需要，而且可以對供應(yīng)商、采購人員和驗收人員的工作

進行三維度的評估和監(jiān)督。因此，做好采購物資驗收工作是加強物資采購管理

的重要環(huán)節(jié)。好又多超市（祁東縣店）可以設(shè)立專門人員對其所采購的物資進

行全面的驗收，其具體流程可以為：首先，對于涉及同一項采購業(yè)務(wù)的采購人

員、質(zhì)檢人員、驗收人員和倉庫保管員，好又多超市（祁東縣店）應(yīng)該規(guī)定這

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四人應(yīng)由不同的人來擔任。其次，好又多超市（祁