物品采購(gòu)制度及流程

物品采購(gòu)制度及流程一、制定目的及范圍本制度旨在規(guī)范公司物品采購(gòu)流程，提升采購(gòu)管理水平，確保采購(gòu)工作的高效性與透明度，降低采購(gòu)成本，保證采購(gòu)物資的質(zhì)量與供應(yīng)的及時(shí)性。適用范圍包括公司所有部門(mén)的日常采購(gòu)、項(xiàng)目采購(gòu)、年度采購(gòu)以及特殊情況的應(yīng)急采購(gòu)。二、采購(gòu)原則1.采購(gòu)工作應(yīng)遵循公正、公平、公開(kāi)的原則，確保各項(xiàng)采購(gòu)活動(dòng)透明化。2.在選擇供應(yīng)商時(shí)，綜合考慮供應(yīng)商的信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格以及服務(wù)等因素，優(yōu)先選擇性價(jià)比高的供應(yīng)商。3.所有采購(gòu)物資必須從合法渠道獲得，相關(guān)供應(yīng)商應(yīng)具備合法的營(yíng)業(yè)執(zhí)照，所有采購(gòu)物資必須提供正規(guī)發(fā)票。4.采購(gòu)工作應(yīng)由專(zhuān)人負(fù)責(zé)，申購(gòu)人與采購(gòu)人應(yīng)保持分離，確保職責(zé)分明，防止利益沖突。三、采購(gòu)流程1.一般采購(gòu)流程1.1采購(gòu)申請(qǐng)申購(gòu)人需在確認(rèn)所需物資的庫(kù)存情況后，填寫(xiě)“申購(gòu)單”，詳細(xì)列明所需物品的規(guī)格、數(shù)量及用途，確保信息準(zhǔn)確完整。1.2申購(gòu)審批完成申購(gòu)單后，申購(gòu)人應(yīng)將其提交給部門(mén)主管進(jìn)行審批。項(xiàng)目采購(gòu)需附上相應(yīng)的預(yù)算，其他類(lèi)型的采購(gòu)也需經(jīng)過(guò)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。1.3詢價(jià)各部門(mén)負(fù)責(zé)詢價(jià)工作，至少需聯(lián)系三家供應(yīng)商，收集報(bào)價(jià)信息，并填寫(xiě)“詢價(jià)表”。在詢價(jià)過(guò)程中，應(yīng)關(guān)注價(jià)格、質(zhì)量、交貨期及售后服務(wù)等因素。1.4核價(jià)針對(duì)詢價(jià)結(jié)果，采購(gòu)人需參考?xì)v史價(jià)格及市場(chǎng)行情進(jìn)行核價(jià)，并在流轉(zhuǎn)單中填寫(xiě)核價(jià)結(jié)果，確保采購(gòu)價(jià)格合理。1.5審批流轉(zhuǎn)單需逐級(jí)審批，部門(mén)主管審核后，報(bào)送財(cái)務(wù)部及公司負(fù)責(zé)人進(jìn)行最終審批。所有審批意見(jiàn)需在流轉(zhuǎn)單上簽署，以便留存記錄。1.6采購(gòu)實(shí)施與驗(yàn)收入庫(kù)一旦審批通過(guò)，采購(gòu)人需及時(shí)向選定的供應(yīng)商下單，確保物資按時(shí)到貨。物資到達(dá)后，由相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行驗(yàn)收，確保數(shù)量、質(zhì)量符合要求，并完成入庫(kù)手續(xù)。1.7報(bào)銷(xiāo)采購(gòu)人需在物資到貨后一個(gè)月內(nèi)提交報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)，附上相關(guān)單據(jù)（如采購(gòu)單、發(fā)票、驗(yàn)收單等），逾期不予受理。2.特殊采購(gòu)流程2.1集中計(jì)劃采購(gòu)辦公用品等常規(guī)物資由各部門(mén)在每月25日前提交流轉(zhuǎn)單，由辦公室統(tǒng)一進(jìn)行集中采購(gòu)，以降低采購(gòu)成本。2.2零星采購(gòu)零星采購(gòu)適用于金額較小且偶發(fā)性的采購(gòu)需求。采購(gòu)人需獲得部門(mén)負(fù)責(zé)人的同意后方可執(zhí)行，簡(jiǎn)化審批流程，確保采購(gòu)高效。2.3應(yīng)急采購(gòu)針對(duì)突發(fā)事件或緊急情況，采購(gòu)人可直接進(jìn)行應(yīng)急采購(gòu)。此類(lèi)采購(gòu)無(wú)需進(jìn)行詢價(jià)，要求以最快的方式完成采購(gòu)，確保及時(shí)滿足需求。2.4年度采購(gòu)對(duì)于定期需求的物資，需提前編制年度采購(gòu)計(jì)劃，并制定預(yù)算，報(bào)送財(cái)務(wù)部審核備案。年度采購(gòu)需結(jié)合各部門(mén)需求，確保資源利用最大化。四、備案與管理所有采購(gòu)?fù)瓿珊?，采?gòu)人需將采購(gòu)相關(guān)單據(jù)（包括采購(gòu)單、流轉(zhuǎn)單、驗(yàn)收單及發(fā)票）復(fù)印兩份，一份交由財(cái)務(wù)部審核，另一份由采購(gòu)人存檔以備日后查閱。定期對(duì)采購(gòu)記錄進(jìn)行整理，以便于后續(xù)的審計(jì)和管理。五、采購(gòu)紀(jì)律與管理職責(zé)1.采購(gòu)人職責(zé)采購(gòu)人需建立供應(yīng)商檔案，定期進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，確保采購(gòu)物資的質(zhì)量符合公司標(biāo)準(zhǔn)，及時(shí)更新供應(yīng)商信息，保持與供應(yīng)商的良好溝通與合作。2.采購(gòu)人員行為規(guī)范采購(gòu)人員不得接受來(lái)自供應(yīng)商的賄賂、回扣或其他不正當(dāng)利益。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將依據(jù)公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，以維護(hù)采購(gòu)工作的公正性與透明度。六、反饋與改進(jìn)機(jī)制為確保采購(gòu)流程的有效實(shí)施，設(shè)立反饋渠道，鼓勵(lì)各部門(mén)提出改進(jìn)意見(jiàn)。定期召開(kāi)采購(gòu)工作總結(jié)會(huì)議，分析流程實(shí)施中存在的問(wèn)題，及時(shí)