非營利組織人事檔案管理制度

非營利組織人事檔案管理制度第一章總則為加強(qiáng)非營利組織的人事檔案管理，確保檔案的安全性和有效利用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及組織內(nèi)部規(guī)章制度，特制定本管理制度。人事檔案作為記錄員工個人經(jīng)歷、思想、能力和表現(xiàn)的重要文件，是組織了解和任用員工的重要依據(jù)，對促進(jìn)組織人力資源管理的科學(xué)化和規(guī)范化具有重要意義。第二章適用范圍本制度適用于本組織所有員工的人事檔案管理工作，涵蓋檔案的收集、整理、保管、查閱、借用、轉(zhuǎn)遞等各個環(huán)節(jié)。所有部門和員工均需遵循本制度，保證檔案管理工作規(guī)范、高效。第三章檔案工作任務(wù)人事檔案管理的主要任務(wù)包括：1.收集、整理、歸檔員工的各類人事材料。2.負(fù)責(zé)檔案的安全保管和定期檢查。3.處理檔案的查閱和借用申請，確保信息的準(zhǔn)確和保密。4.及時更新和維護(hù)檔案信息，保證檔案的完整性和有效性。5.提供人事管理工作所需的信息支持，確保檔案管理的高效性和實用性。第四章檔案的收集與歸檔人事檔案的收集與歸檔工作由人力資源部負(fù)責(zé)，具體內(nèi)容包括：1.員工登記表、個人簡歷、考核材料、證書復(fù)印件、獎懲材料等。2.勞動合同、承諾書、各類審批材料及其他相關(guān)文件。所有歸檔材料應(yīng)由人力資源部審核，確保字跡工整、內(nèi)容完整。對不符合要求的材料，需及時糾正和完善，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。第五章檔案的保管人事檔案應(yīng)由專人負(fù)責(zé)保管，檔案存放在安全的檔案室內(nèi)，采取防火、防潮、防盜等措施，確保檔案的安全性。檔案應(yīng)逐一編號并登記，定期檢查核對，確保檔案的完整性。交接檔案時需填寫相關(guān)清單，由交接雙方簽字確認(rèn)，確保檔案管理的規(guī)范性。第六章檔案的查閱與借用任何員工或外單位人員在查閱或借用檔案時，需事先填寫申請表，經(jīng)人力資源部批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)登記手續(xù)。檔案原則上不允許外借，特殊情況下需外借時，需經(jīng)組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。查閱檔案時，需遵循保密制度，嚴(yán)禁對檔案進(jìn)行涂改、圈劃、拆換等行為，確保檔案信息的安全性。第七章檔案的轉(zhuǎn)遞檔案轉(zhuǎn)遞工作需由人力資源部負(fù)責(zé)，人員調(diào)動時，檔案隨人轉(zhuǎn)遞。轉(zhuǎn)遞檔案時需采取密封措施，禁止個人隨意攜帶。轉(zhuǎn)遞檔案需填寫轉(zhuǎn)遞通知單，采用機(jī)要途徑進(jìn)行轉(zhuǎn)遞。對轉(zhuǎn)入檔案應(yīng)及時進(jìn)行核對，確保信息的準(zhǔn)確性，并辦理通知單回執(zhí)。第八章檔案信息的更新與維護(hù)人力資源部應(yīng)定期對人事檔案進(jìn)行更新和維護(hù)，確保檔案信息的及時性和準(zhǔn)確性。任何員工信息的變更（如崗位調(diào)動、聯(lián)系方式變更等）須及時更新檔案，確保檔案與實際情況相符。同時，對于已離職員工的人事檔案，需妥善保管五年，超過期限后可按照組織規(guī)定進(jìn)行銷毀。第九章監(jiān)督與評估機(jī)制為確保本制度的有效實施，需建立監(jiān)督與評估機(jī)制。人力資源部應(yīng)定期對檔案管理工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。組織內(nèi)部可設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，定期對檔案管理工作進(jìn)行評估，提出改進(jìn)建議。對未按照本制度執(zhí)行的部門或個人，組織將視情節(jié)給予相應(yīng)的處理。附則本制度由人力資源部負(fù)責(zé)解釋，自頒布之日起施行。根據(jù)實際情況和法規(guī)變化，組織可適時對本制度進(jìn)行修訂和完善。新修訂的制度自發(fā)布之日起生效，所有員工需遵循修訂后的管理規(guī)定。通過以上制度的實施，非營利組