非凡石材公司采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制優(yōu)化方案設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

目錄

1公司簡介..........................................................1

2企業(yè)采購業(yè)務(wù)現(xiàn)狀..................................................1

2.1采購部崗位職責(zé)...............................................1

2.2主要采購商品.................................................2

2.3采購業(yè)務(wù)現(xiàn)況.................................................2

3非凡石材采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制存在的問題................................3

3.1輔料采購人員配備不足........................................3

3.2供應(yīng)商管理存在缺陷..........................................4

3.2.1缺貨到貨不及時(shí).........................................4

3.2.2沒有比價(jià)詢價(jià)核價(jià)管理...................................4

3.3輔料倉庫混用................................................4

3.4部門之間溝通不到位..........................................5

3.4.1銷售部與采購部溝通不到位...............................5

3.4.2設(shè)計(jì)部與預(yù)算部及采購部溝通不到位.......................5

4非凡石材采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制優(yōu)化方案設(shè)計(jì)..............................5

4.1完善輔料采購人員配備........................................5

4.2優(yōu)化供應(yīng)商管理..............................................5

4.2.1優(yōu)化缺貨加急采購工作...................................6

4.2.2加強(qiáng)供應(yīng)商到貨時(shí)間管理.................................6

4.3規(guī)范倉庫管理................................................7

4.4優(yōu)化部門之間的溝通流程......................................7

4.4.1優(yōu)化銷售部與采購部溝通工作流程.........................8

4.4.2優(yōu)化設(shè)計(jì)部及預(yù)算部與采購部溝通工作流程.................8

5總結(jié)..............................................................8

參考資料............................................................9

II

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

非凡石材公司采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制優(yōu)化方案設(shè)計(jì)

1公司簡介

非凡石材是湖南簡艾匯美石業(yè)有限公司旗圖1非凡石材工廠照片

下定位高端石材品牌，致力打造簡約、精致和舒適

的生活空間，是一家集原材料開發(fā)、石材設(shè)計(jì)、生

產(chǎn)加工、板材批發(fā)、物流運(yùn)輸、品牌營銷和優(yōu)質(zhì)服

務(wù)為一體的石材整裝定制方案供應(yīng)商。擁有湖南省

最具規(guī)模的大理石及異型石材生產(chǎn)基地。位于長沙

灣田國際工廠占地2400多平方，長沙灣田國際和

南湖大市場均勻門店。該品牌成立于2014年，注

冊地是湖南省長沙市望城區(qū)丁字灣

街道灣田國際石材城二區(qū)一棟4號，注冊資金500萬人民幣，2021年公司主營

業(yè)務(wù)收入5631.1萬元。公司的組織結(jié)構(gòu)圖具體如下圖2所示：

圖2非凡石材公司結(jié)構(gòu)

2企業(yè)采購業(yè)務(wù)現(xiàn)狀

2.1采購部崗位職責(zé)

采購部主要負(fù)責(zé)公司生產(chǎn)運(yùn)營物資的采購，有效控制采購成本，保證采購質(zhì)

量，確保采購工作順利進(jìn)行，為公司項(xiàng)目按時(shí)交付貨物提供物資保障。

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部門經(jīng)理負(fù)責(zé)采購部工作中管理，監(jiān)督指導(dǎo)各崗位工作；采購員負(fù)責(zé)日常公

司物資采購，按照采購?fù)ㄖ皶r(shí)按質(zhì)按量的完成采購任務(wù)；庫管員負(fù)責(zé)公司日

常物品出入庫記錄，根據(jù)公司《物料驗(yàn)收規(guī)范》對來料進(jìn)行驗(yàn)收并做好記錄，每

周盤點(diǎn)物品等；詢價(jià)員掌握常用物品的品牌、規(guī)格、質(zhì)量、供貨廠商,并了解其

價(jià)格波動(dòng)規(guī)律，按重要性、急用程度安排采購，物品采購做到貨比三家。采購崗

位職責(zé)如圖3所示：

圖3采購部門崗位職責(zé)圖

2.2主要采購商品

采購部主要負(fù)責(zé)采購各類石材及加工安裝所需要的各類輔料。主要采購產(chǎn)品

如表1所示：

表1主要采購產(chǎn)品

石材采購輔料采購

米色系白色系灰色系黑色系特殊石材加工輔料安裝輔料護(hù)具

奧特曼米黃雅士白伯爵灰黑白根奢石角磨機(jī)膨脹螺絲手套

西班牙米黃魚肚白布魯斯灰黑金花玉石畫磨頭角鋼口罩

莎安娜米黃爵士白西西里灰黑金玉山水畫磨片美縫劑套袖

埃及米黃冰花白灰木紋黑木紋青玉砂紙AB石膠水鞋

白沙米黃漢白玉云多拉灰白玉水性防水大理石膠防水圍裙

阿曼米黃大花白灰木紋紅玉油性防水安全帽

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土耳其米黃雪花白意大利灰藍(lán)金沙切割機(jī)工作服

卡布奇諾米黃象牙白灰姑娘威尼斯棕氣泡機(jī)

法國鎏金霸王灰切割片

歐典米黃波斯灰砂紙

金線米黃云石膠

羅馬米黃拋光片

云彩米黃拋光臘

2.3采購業(yè)務(wù)現(xiàn)況

非凡石材公司采購業(yè)務(wù)主要分為兩個(gè)部分，大理石板材采購和加工輔料采購，

兩部分分別管理。

大理石板材采購根據(jù)公司的訂單及客戶要求進(jìn)行采購材料，一般采購量大、

金額高，且天然大理石每批次產(chǎn)品質(zhì)量不同，公司在采購上更嚴(yán)謹(jǐn)更規(guī)范。

加工輔料采購根據(jù)日常工廠加工所需要的輔料，在指定供應(yīng)商處采購輔料，

但輔料種類繁多，工廠加工特殊異形材料所需要的輔料也與日常不同，每月采購

具體多少也不一定，常出現(xiàn)特殊輔料不全加急采購的情況。并且因輔料采購人員

只有一人，日常負(fù)責(zé)制定采購計(jì)劃、購買輔料、收貨驗(yàn)貨、入庫出庫，在工作上

難免出現(xiàn)流程不完整、輔料倉庫物資保管不合理不到位的情況。

公司的采購流程具體如下圖4所示：

圖4采購流程

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公司輔料采購流程不全，目前只在唯一供應(yīng)商處采購輔料，存在一定的問題，

為了加強(qiáng)公司采購管理，規(guī)范采購流程的是非常有必要的。

3非凡石材采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制存在的問題

3.1輔料采購人員配備不足

輔料采購工作沒有得到足夠的重視，公司采購部主要重心在板材采購上，而

輔料采購和庫存只由一位工作人員負(fù)責(zé)管理。雖然輔料單價(jià)低，但是日常加工輔

料消耗多，采購工作頻繁，庫存進(jìn)出頻繁，一年下來的輔料支出費(fèi)用也并不低。

且輔料品質(zhì)好壞，價(jià)格的高低、輔料庫存都把握在一位采購員的手中，在采購過

程中如果采購員單獨(dú)和供應(yīng)商聯(lián)系，可能出現(xiàn)除了采購員自己知道輔料漲跌價(jià)，

公司其他部門是無從得知的，缺少相應(yīng)的內(nèi)部控制，這樣在采購過程中也容易出

現(xiàn)受賄現(xiàn)象。輔料采購員日常工作單打獨(dú)斗，要進(jìn)行采購、收驗(yàn)貨、出入庫，也

難免出現(xiàn)詢價(jià)、比價(jià)、市場價(jià)格調(diào)查不到位的情況，導(dǎo)致高價(jià)采購增加采購成本。

且沒有其他人員配合容易出現(xiàn)工作上的疏漏，輔料訂購不及時(shí)、驗(yàn)收貨物時(shí)質(zhì)量

檢查不到位、等特殊情況下影響了工廠加工進(jìn)度。

3.2供應(yīng)商管理存在缺陷

3.2.1缺貨到貨不及時(shí)

目前公司只在指定就近供應(yīng)商處購買輔料，一來節(jié)省運(yùn)費(fèi)，二來配合日常工

廠加工緊急時(shí)采購方便，但公司所需要的輔料因加工訂單不同，需要的特殊輔料

沒有備貨或者采購量少不夠，加急到指定供應(yīng)商處進(jìn)行采購也會出現(xiàn)供應(yīng)商缺貨

的情況。采購員只從唯一指定供應(yīng)商處進(jìn)行采購輔料，有到貨不及時(shí)的情況，質(zhì)

量不合格的時(shí)候，導(dǎo)致工廠加工延誤。

3.2.2沒有比價(jià)詢價(jià)核價(jià)管理

從唯一供應(yīng)商簽訂同，就競爭態(tài)勢而言，采購方處于不利的地位，輔料價(jià)格

不是一成不變，價(jià)格有起伏也可能增加采購成本，沒有核價(jià)管理，在采購詢價(jià)之

后就由采購員直接導(dǎo)入采購管理系統(tǒng)，所詢的價(jià)格也沒有經(jīng)過專業(yè)的采購、成本

和上級批復(fù)，并且缺少比價(jià)過程。

3.3輔料倉庫混用

工廠倉庫分為四個(gè)部分，特殊石材展示存儲廳，常見石材展示存儲廳，預(yù)加

工石材存儲廳和輔料倉庫。輔料倉庫除了加工輔料，還一同存儲了安裝材料和

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銷售物料，三個(gè)部門的材料放在同一倉庫，三個(gè)部門存儲材料分別管理，倉庫內(nèi)

物品分別存放，除了倉庫門，沒有其他間隔的門或上鎖的柜子，如部門庫存有誤，

物品丟失的責(zé)任無法明確劃分責(zé)任，庫存不準(zhǔn)確也影響日常采購。

3.4部門之間溝通不到位

大理石采購首先要銷售部負(fù)責(zé)與客戶確認(rèn)板材，設(shè)計(jì)部負(fù)責(zé)測量客戶實(shí)際使

用面積，預(yù)算部負(fù)責(zé)計(jì)算損耗和確認(rèn)最終使用面積，采購員再進(jìn)行采購石材。是

一環(huán)扣一環(huán)的工作流程，部門之間的溝通是非常重要的。

3.4.1銷售部與采購部溝通不到位

由于天然石材會有瑕疵，且每個(gè)批次石材都會不同，顏色花紋都會有差異，

所以在石材采購前都需要和銷售員進(jìn)行溝通確認(rèn)采購的板材顏色花紋，傳達(dá)信息

只由口頭描述和材料圖片資料是不夠的，容易出現(xiàn)理解誤差，圖片資料也因?yàn)楣?/p>

照或其他因素容易出現(xiàn)色差，采購的材料也就無法讓客戶滿意。

3.4.2設(shè)計(jì)部與預(yù)算部及采購部溝通不到位

訂單在設(shè)計(jì)過程中，客戶的要求也在變化，會有加減的情況，預(yù)算部按照設(shè)

計(jì)部圖紙進(jìn)行預(yù)算面積，采購部按照計(jì)算面積在加工前一周進(jìn)行采購，當(dāng)客戶裝

修方案變動(dòng)，出現(xiàn)大面積的項(xiàng)目增加和減少情況下，設(shè)計(jì)部沒有緊急和采購部溝

通，按部就班依然和預(yù)算部重新整改方案，導(dǎo)致采購部消息滯后，采購材料多了

和采購少了的情況，因?yàn)榇罄硎奶厥庑?，相同的板材之間也會有色差，板材采

購少了就會導(dǎo)致最終安裝的效果不好，有色差或紋路沒對齊，采購多了也無法退

換貨物。

4非凡石材采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制優(yōu)化方案設(shè)計(jì)

4.1完善輔料采購人員配備

采購管理是企業(yè)運(yùn)行命脈，采購部門就是企業(yè)的核心部門，采購人員也就決

定了采購工作的好壞，目前公司輔料采購人員只有一人，工作中難免出現(xiàn)疏漏流

程不完善的時(shí)候，一旦工作失誤損失也是不可預(yù)計(jì)的，從公司目前情況來看，輔

料采購只有一人是不合理的，應(yīng)當(dāng)至少增加一名人員，日常工作量化，根據(jù)工作

情況分工協(xié)作，加強(qiáng)崗位的內(nèi)部牽制。

根據(jù)采購流程完善輔料采購詢價(jià)議價(jià)比價(jià)工作，一人負(fù)責(zé)制定采購計(jì)劃，一

人負(fù)責(zé)詢價(jià)比價(jià)，選擇合適的供應(yīng)商簽訂采購合同，配合庫管員驗(yàn)收貨物等，倆

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人各負(fù)責(zé)不同部分，相互配合相互制約，各自承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，規(guī)范輔料采購流程。

優(yōu)化后輔料采購流程如圖5所示：

圖5優(yōu)化后輔料采購流程圖

4.2優(yōu)化供應(yīng)商管理

采購行業(yè)里流傳一著“選擇大于管理”，可以看出供應(yīng)商選擇的重要性。實(shí)

踐證明唯一的供應(yīng)商并不能滿足日常采購需求，也無法合理管理。采購員在日常

采購工作過程中，可以留意考察其他供應(yīng)商，對采購工作而言供應(yīng)商的選擇上并

不是一成不變的，有其他合適供應(yīng)商也可以嘗試進(jìn)行合作，以公司利益出發(fā)，站

在公司的立場辦事。

4.2.1優(yōu)化缺貨加急采購工作

針對缺貨加急采購或特殊輔料采購，可以到不同的供應(yīng)商處進(jìn)行采購，因?yàn)?/p>

沒有長期合作采購的量少，所以很多供應(yīng)商通常不愿意供貨，采購組也可以完善

采購話術(shù)，若有更優(yōu)惠的價(jià)格和合適的產(chǎn)品也可以考慮長期合作。

日常也應(yīng)維護(hù)與供應(yīng)商的關(guān)系，一方面也可以了解行情，熟悉市場情況；另

一方面有緊急采購的情況，熟悉的供應(yīng)商也會好說話一些，為采購工作提供便利。

4.2.2加強(qiáng)供應(yīng)商到貨時(shí)間管理

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供應(yīng)商到貨不及時(shí)影響生產(chǎn)進(jìn)度，下單前可以確定到貨時(shí)間，并且要求供貨

商回簽采購訂單。在簽訂采購合同的時(shí)，可將到貨時(shí)間不得超過半天或一天寫進(jìn)

合同，下單前雙方達(dá)成意愿的情況下，供應(yīng)商到貨影響加工進(jìn)度時(shí)，供應(yīng)商應(yīng)履

行相應(yīng)的采購折扣等。

此外根據(jù)庫存情況采購員也應(yīng)當(dāng)提前制定采購計(jì)劃，及時(shí)的補(bǔ)貨，避免缺貨

導(dǎo)致工廠加工進(jìn)度延后。

4.3規(guī)范倉庫管理

好的倉庫管理能保證物品的良好儲存及物資的質(zhì)量，充分利用各種物資，提

高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。

輔料倉庫因?yàn)槿齻€(gè)部門共用，但分開管理，場地限制沒有辦法避免，可以由

采購部門專門負(fù)責(zé)倉庫庫存的管理和驗(yàn)貨，銷售物料和安裝物料存放并不多，一

同管理難度也不大，倉庫管理人員一同負(fù)責(zé)日常出入庫記錄，就可以大大減低庫

存不準(zhǔn)確的概率。

倉庫管理日常工作細(xì)化應(yīng)細(xì)化如下：

1.上班后都應(yīng)巡視倉庫，有無可疑情況，有情況要立即向上級匯報(bào)，下班前

檢查門窗是否鎖好，開關(guān)電源是否關(guān)閉。做好倉庫的安全、整理工作，及時(shí)檢查

火災(zāi)隱患。

2.收貨物時(shí)，對進(jìn)倉貨物必須嚴(yán)格根據(jù)已審批的請購單按質(zhì)、按量驗(yàn)收，并

根據(jù)發(fā)票記錄的名稱、規(guī)格、數(shù)量、型號、單位、價(jià)格、金額打印入單，并在貨

物上標(biāo)明進(jìn)貨時(shí)間。質(zhì)量不達(dá)要求的必須堅(jiān)決退貨，嚴(yán)格把好質(zhì)量關(guān)。

3.驗(yàn)收后的貨物，必須按類別固定位置存放，做到整齊美觀。

4.物品出庫時(shí)嚴(yán)審領(lǐng)用手續(xù)是否齊全，審批人簽名試樣，對手續(xù)不全或欠妥

者，一律不發(fā)。

5.物品出庫或入庫要打印出庫單或入庫單，隨時(shí)查核，做到入庫及時(shí)，當(dāng)日

單據(jù)當(dāng)日清理。

6.做好月底倉庫盤點(diǎn)工作，及時(shí)結(jié)出月末庫存數(shù)量報(bào)給財(cái)務(wù)主管，做好各種

單據(jù)報(bào)票的歸檔管理工作。

7.配合采購的工作，庫存量少的情況應(yīng)當(dāng)提前報(bào)備給上級，提前做好采購計(jì)

劃。

4.4優(yōu)化部門之間的溝通流程

有效的溝通可以使工作更高效，有利于營造良好的工作氛圍，增加組織凝

聚力，而采購部的工作與銷售部、設(shè)計(jì)部、預(yù)算部及加工部都是息息相關(guān)的，部

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門與部門之間的溝通、信息的傳達(dá)都非常重要。

4.4.1優(yōu)化銷售部與采購部溝通工作流程

采購部在采購石材前應(yīng)與銷售部確認(rèn)板材，拿客戶確認(rèn)的石樣品進(jìn)行比對，

采購部根據(jù)客戶最終確認(rèn)的樣板材料進(jìn)行采購，以確保購買的石材色差樣式最小

化，避免貨不對板客戶不滿意的情況。

銷售在與客戶溝通過程中也不應(yīng)為了簽單去美化石材，天然大理石就是有瑕

疵和色差應(yīng)該和客戶溝通到位，對客戶負(fù)責(zé)對公司負(fù)責(zé)，也能減少了采購工作難

度。

4.4.2優(yōu)化設(shè)計(jì)部及預(yù)算部與采購部