計(jì)量器具檢定校準(zhǔn)服務(wù)檔案管理

計(jì)量器具檢定校準(zhǔn)服務(wù)檔案管理

目錄

第一節(jié)檔案資料管理工作要求....................3

一、檔案資料管理工作內(nèi)容及要求..............3

二、檔案資料過(guò)程管理........................4

第二節(jié)檔案管理制度............................6

一、檔案管理制度............................6

二、檔案保密制度............................7

三、檔案借閱制度............................8

四、檔案鑒定銷毀制度........................8

五、檔案統(tǒng)計(jì)制度............................9

第三節(jié)計(jì)量器具檢定校準(zhǔn)檔案管理...............10

一、檢定校準(zhǔn)檔案含義.......................10

二、檢定校準(zhǔn)檔案的管理要求...............10

三、檢定校準(zhǔn)資料的移交.....................11

四、存檔前的檢查...........................12

五、檔案的借閱與索取.......................12

六、檔案的銷毀.............................13

第四節(jié)計(jì)量檔案管理規(guī)定.......................13

一、目的和依據(jù).............................13

二、管理事項(xiàng)定義..........................13

三、職責(zé)劃分...............................15

四、工作實(shí)施...............................18

五、過(guò)程控制...............................20

第五節(jié)計(jì)量器具檔案管理標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程...........30

一、目的...................................31

二、范圍...................................31

三、內(nèi)容...................................31

第六節(jié)計(jì)量檢定證書(shū)、校準(zhǔn)證書(shū)、檢測(cè)報(bào)告及副本的管

理.............................................33

一、證書(shū)、報(bào)告的分類及格式.................34

二、證書(shū)、報(bào)告副本的保存...................37

三、證書(shū)、報(bào)告的修改和變更.................38

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第一節(jié)檔案資料管理工作要求

管理檔案建立與管理采用先進(jìn)電子計(jì)算機(jī)技術(shù)，運(yùn)用計(jì)

算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，通過(guò)檔案的“集中化、有序化、信息化”

科學(xué)程序，運(yùn)用先進(jìn)的資料檢索軟件，便于相關(guān)主管單位的

工作檢查和監(jiān)督，建立管理部?jī)?nèi)部NT網(wǎng)絡(luò)，達(dá)到資源共享、

合理利用的目的。在信息的收取時(shí)廣開(kāi)信息渠道，存儲(chǔ)時(shí)做

到內(nèi)容全面、豐富，收集時(shí)盡可能地完整。并樹(shù)立檔案管理

的財(cái)富觀、資源觀和服務(wù)觀，使檔案管理真正為管理服務(wù)。

一、檔案資料管理工作內(nèi)容及要求

(一)工作內(nèi)容

1.建立資料的收集、分類整理、歸檔管理和保密制度。

2,建立一套完整的檔案管理制度。如在日常管理中要建

立交接班、項(xiàng)目故障與維修、保養(yǎng)、設(shè)備巡視等登記制度。

3.保管好其他與檔案資料管理有關(guān)的事項(xiàng)資料。

(-)工作要求

1.必須保證檔案資料的完整性、完好性。

2.合同期滿我司應(yīng)及時(shí)將整理好的檔案資料原件統(tǒng)一

移交給采購(gòu)人的綜合檔案室進(jìn)行分類、立卷、編號(hào)、歸檔，

輸入計(jì)算機(jī)便于更科學(xué)的管理。

3.充分利用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，提供檔案管理工作效率。

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2.兼職檔案員（資料員）根據(jù)不同各類文件材料的特點(diǎn),

按規(guī)定的案卷類目歸卷。

3.次年初，兼職檔案員（資料員）對(duì)收集、積累的文件

材料進(jìn)行整理（初步立卷）。

4.X月卜.旬檔案室對(duì)各部門(mén)初步立卷的文件材料進(jìn)行檢

查、指導(dǎo)。

5,兼職檔案員（資料員）按立卷要求立卷。

6.兼職檔案員（資料員）填寫(xiě)移交清單，并向單位檔案

室移交檔案。

7.檔案室對(duì)案卷進(jìn)行分類、整理。

8.編制檔號(hào)G

9.編制案卷目錄等各種檢索工具。

10.入庫(kù)。

11.做好檔案的統(tǒng)計(jì)、保安。

12.開(kāi)展檔案的利用。

13.進(jìn)行文件匯編，對(duì)檔案信息進(jìn)行二次、三次加工

（四）鑒定銷毀

檔案銷毀提出申請(qǐng)一一辦公室主任審核一一主管領(lǐng)導(dǎo)

簽字批準(zhǔn)一一檔案鑒定小組（由主管領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任、檔

案管理人員及相關(guān)計(jì)量檢定校準(zhǔn)人員共同組成）進(jìn)行鑒定一

一檔案管理人員及相關(guān)部門(mén)業(yè)務(wù)人員逐項(xiàng)照冊(cè)登記一一辦

公室主任簽字批準(zhǔn)一一主管領(lǐng)導(dǎo)裁簽字批準(zhǔn)把手簽

字批準(zhǔn)一一檔案室及相關(guān)部門(mén)到指定地點(diǎn)2人以上監(jiān)銷一一

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檔案室及相關(guān)部門(mén)辦理銷毀清冊(cè)一一檔案室歸檔。

第二節(jié)檔案管理制度

一、檔案管理制度

（-）保存的檔案資料，要按門(mén)類載體進(jìn)行科學(xué)排列、

編號(hào)，框架排列要科學(xué)有序。

（-）檔案保管必須設(shè)置專用箱、柜具，嚴(yán)禁在箱、柜

內(nèi)存放食品和寄存任何與檔案無(wú)關(guān)的雜物，并有防盜、防火、

防潮、防塵、防蟲(chóng)、防鼠措施。對(duì)發(fā)生褪變和破損的檔案要

采取補(bǔ)救措施，確保檔案的完整與安全。

（三）箱、柜具排列要自左至右，并便于管理和通風(fēng)，

是多節(jié)組合柜的要自上而下地編制柜具順序號(hào)。

（四）案卷排列要按自左至右、從上而下的順序進(jìn)行，

排列要整齊、美觀。

（五）每年定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查現(xiàn)存檔案與賬目

是否相符，檔案是否損毀，檔案的收進(jìn)、移出是否準(zhǔn)確，并

及時(shí)做好記錄工作，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)匯報(bào)并采取措施，解決存

在問(wèn)題。

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（六）嚴(yán)格檔案的出入手續(xù)，做好日常登記、統(tǒng)計(jì)工作。

（七）檔案管理人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，必須將所保存的檔案

數(shù)量、狀況等詳細(xì)交代清楚，辦好交接手續(xù)后方可離職。

二、檔案保密制度

（-）檔案管理人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)相關(guān)法律法規(guī)，嚴(yán)格執(zhí)

行相關(guān)法律法規(guī)和公司的保密規(guī)定。

（二）檔案資料要嚴(yán)格管理，經(jīng)常清點(diǎn)，不丟失，不泄

密。

（三）不得隨便摘錄檔案資料，不準(zhǔn)把受控檔案資料外

借（非公司部門(mén)）或帶出，私人通信、談話不得涉及機(jī)密檔

案內(nèi)容。

（四）工作中形成的帶有字跡的廢紙要及時(shí)碎毀，以免

泄密。

（五）因玩忽職守造成檔案資料丟失或泄密者，依據(jù)公

司《員工績(jī)效考核辦法》相關(guān)規(guī)定，視情節(jié)輕重予以相應(yīng)處

訓(xùn)era。

（六）凡查閱受控檔案，查閱人員未經(jīng)許可不得私自摘

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抄和復(fù)印、剪裁、撕毀，并做到知密不泄。確需借出檔案,

須報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按時(shí)歸還。

三、檔案借閱制度

檔案的借閱只限本公司在職人員，外單位或個(gè)人杳閱檔

案，查閱人須持個(gè)人有效證件，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可辦

理查閱手續(xù)。

（一）檔案管理人員要熟悉保存檔案資料的情況，了解

管理處各項(xiàng)工作對(duì)借閱檔案的需要，積極做好借閱工作。

（-）對(duì)保存檔案要編制案卷目錄、全引目錄等檢索工

具，以便及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案。

（三）積極搞好檔案收集工作，重要人員變動(dòng)，重大事

件，基礎(chǔ)數(shù)字匯編，文件匯集要及時(shí)準(zhǔn)確。

（四）凡借閱檔案資料者，特別是借閱受控檔案資料，

要說(shuō)明借閱目的,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。借閱人要填寫(xiě)《文

件（資料）查閱、借閱、復(fù)制登記表》，并且只限批準(zhǔn)的內(nèi)

容，不得隨意擴(kuò)大閱讀范圍，并不得轉(zhuǎn)借他人。摘抄、復(fù)制

檔案資料，要注意保密，做好登記，用完后退交銷毀。外借

檔案資料時(shí)間不得超過(guò)三天。

（五）借閱人要愛(ài)護(hù)檔案資料，不得污損、圈劃、涂改、

折角、拆卷或撕頁(yè)。

四、檔案鑒定銷毀制度

（-）檔案是公司的寶貴財(cái)富，未經(jīng)鑒定，任何人不得

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隨意銷毀到期的檔案。

（二）鑒定工作要在公司主管領(lǐng)導(dǎo)下，由分管領(lǐng)導(dǎo)、檔

案管理人員和有關(guān)人員組成鑒定小組，根據(jù)檔案的保存價(jià)值

和本公司“檔案保管期限”進(jìn)行。

（三）定期對(duì)保存檔案進(jìn)行鑒定，鑒定時(shí)，必須嚴(yán)格掌

握，慎重從事，準(zhǔn)確判斷檔案的存毀。

（四）對(duì)于短期（一年以下）的檔案，到期后應(yīng)逐件審

查，根據(jù)實(shí)際情況，直接判定其價(jià)值，一時(shí)無(wú)法確定其價(jià)值

的應(yīng)按照“保存從寬，銷毀從嚴(yán)”的精神辦理。需要保存的

文件取出留存，延長(zhǎng)保管期限，對(duì)保管期限滿，無(wú)繼續(xù)俁存

價(jià)值的按規(guī)定手續(xù)銷毀。

（五）對(duì)于無(wú)保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組提出鑒定銷

毀意見(jiàn)，將需要銷毀的檔案登記造冊(cè)，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，

由二人以上在指定地點(diǎn)監(jiān)銷，批準(zhǔn)和執(zhí)行銷毀人員在《文件

（資料-）銷毀申請(qǐng)記錄表》上簽字，以示負(fù)責(zé)。

（六）銷毀檔案時(shí)要嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，嚴(yán)防遺失和泄

密。檔案銷毀后，管理部門(mén)應(yīng)妥善將銷毀清冊(cè)存檔保管。

五、檔案統(tǒng)計(jì)制度

（一）檔案資料的收進(jìn)和移出隨時(shí)進(jìn)行登記。

（二）案卷數(shù)量要每季度匯總、核對(duì)一次。

（三）及時(shí)準(zhǔn)確地掌握并記錄檔案資料的借閱情況及效

益。

（四）按照上級(jí)規(guī)定和要求，及時(shí)向上級(jí)檔案管理人員

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報(bào)送項(xiàng)目檔案目錄。

（五）統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)要真實(shí)、準(zhǔn)確、齊全、及時(shí)，符合上級(jí)

要求。

第三節(jié)計(jì)量器具檢定校準(zhǔn)檔案管理

檔案管理是計(jì)量工作的重要組成部分，檢定報(bào)告及檢定

資料是檢定校準(zhǔn)過(guò)程和檢定校準(zhǔn)成果的真實(shí)記錄，是檢驗(yàn)檢

定校準(zhǔn)機(jī)構(gòu)檢定校準(zhǔn)工作的重要依據(jù)，任何一份報(bào)告及檢定

校準(zhǔn)資料，都是檢定校準(zhǔn)機(jī)構(gòu)的寶貴財(cái)富。同時(shí)，由于估價(jià)

報(bào)告及相關(guān)資料涉及委托人的秘密，所以做好檔案管理工作

至關(guān)重要。

一、檢定校準(zhǔn)檔案含義

檢定校準(zhǔn)的檔案是指在檢定校準(zhǔn)工作過(guò)程中所收集和

形成的與檢定校準(zhǔn)業(yè)務(wù)相關(guān)的各種文字、圖表、聲像等記錄。

每個(gè)檢定校準(zhǔn)業(yè)務(wù)，不論項(xiàng)目大小，都要單獨(dú)編號(hào)，及時(shí)立

卷歸檔。

二、檢定校準(zhǔn)檔案的管理要求

檢定校準(zhǔn)機(jī)構(gòu)的檔案，應(yīng)實(shí)行專人專管，并建立管理制

度，明確責(zé)任，保證原始資料及單據(jù)齊全完整，密級(jí)檔案必

須保證安全。檢定校準(zhǔn)檔案的管理應(yīng)做到如下事項(xiàng)。

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（-）按項(xiàng)目立卷，一個(gè)項(xiàng)目編一個(gè)號(hào)，一般編號(hào)與估

價(jià)報(bào)告的編號(hào)對(duì)應(yīng)，不涂改，不挪用；

（二）移交、借閱均辦理登記手續(xù)。

（三）資料歸檔真實(shí)、齊全，不缺不漏；

（四）建立索引，方便杳閱。檔案索引的內(nèi)容應(yīng)與估價(jià)

報(bào)告的信息一致；

（五）安全、保密、防腐、防潮、防火、防損、防盜；

（六）實(shí)行機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人簽批保存一定年期的檔案銷毀制

度。

三、檢定校準(zhǔn)資料的移交

檢定校準(zhǔn)項(xiàng)目結(jié)束后，山經(jīng)辦估價(jià)師或經(jīng)辦人員將在檢

定校準(zhǔn)過(guò)程中收集的相關(guān)資料匯總、裝訂成冊(cè)后，移交檔案

管理員。需要移交的檔案資料包括以下內(nèi)容：

（-）檔案目錄

（-）檢定結(jié)果報(bào)告和技術(shù)報(bào)告；

（三）檢定校準(zhǔn)現(xiàn)場(chǎng)查勘記錄；

內(nèi)部作業(yè)有關(guān)的三級(jí)審批的記錄，三級(jí)審批是指主辦估

價(jià)師的自查、部門(mén)的二級(jí)審核、機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人的審批；

L檢定校準(zhǔn)對(duì)象照片（或圖片資料）；

2檢定校準(zhǔn)對(duì)象權(quán)屬依據(jù)等基礎(chǔ)資料；

3.檢定校準(zhǔn)過(guò)程中選用的案例依據(jù)；

4.委托合同或有關(guān)委托函件；

5.委托方提供的有關(guān)資料及調(diào)查收集的有關(guān)資料；

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6.外聘專家所提供的資料（有則歸檔）；

7.其他有關(guān)資料；

8.電腦中的存儲(chǔ)位置。

相關(guān)人員在裝訂工作底稿前，先按以上順序編制檔案目

錄，并按順序編上頁(yè)碼，完成裝訂后交于檔案管理員，并辦

理交接手續(xù)。

四、存檔前的檢查

檔案管理員在收到工作底稿后，應(yīng)進(jìn)行檢查，檢查的內(nèi)

容如下：

（一）報(bào)告是否已經(jīng)三級(jí)審批；

（-）目錄與內(nèi)容是否相符，所編頁(yè)碼有無(wú)錯(cuò)漏；

（三）檢定校準(zhǔn)人員有無(wú)簽名。

工作底稿經(jīng)檢查無(wú)誤，符合歸檔要求的，可編號(hào)歸檔。

檔案編號(hào)后，將建檔情況錄入電腦，最后將檔案入庫(kù)保存。

五、檔案的借閱與索取

（一）項(xiàng)目經(jīng)理借閱檔案可通過(guò)檔案管理人員辦理借閱

手續(xù)，直接提檔；

（二）公司其他人員需借閱檔案時(shí)，要經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn),

并辦理借閱手續(xù)；

（三）借閱檔案必須愛(ài)護(hù)，保持整潔，嚴(yán)禁涂改，注意

安全和保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失，如確屬工

作需要摘錄和復(fù)制，必須由項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制。

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六、檔案的銷毀

（一）任何組織或個(gè)人非經(jīng)允許無(wú)權(quán)隨意銷毀公司檔案

材料；

（二）若按規(guī)定需要銷毀時(shí)，須經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)后方可

銷毀；

（三）經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案。檔案人員要認(rèn)真填寫(xiě)、

編制銷毀清單，由專人監(jiān)督銷毀。

第四節(jié)計(jì)量檔案管理規(guī)定

一、目的和依據(jù)

為了做好計(jì)量檔案資料的管理工作，對(duì)計(jì)量?jī)x器設(shè)備的

技術(shù)資料.、檔案進(jìn)行綜合有效的管理和利用，根據(jù)相關(guān)準(zhǔn)則,

結(jié)合本公司實(shí)際情況和公司對(duì)計(jì)量檔案資料管理的相關(guān)要

求，特制訂本檔案管理規(guī)定。

二、管理事項(xiàng)定義

（一）本規(guī)定所稱的計(jì)量檔案管理，是指公司計(jì)量工作

中收集和形成的計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)和鑒定評(píng)價(jià)（儀器、設(shè)備）技

術(shù)狀態(tài)的科學(xué)資料的系統(tǒng)管理，是為保障計(jì)量（儀器、設(shè)備）

正常使用并處于良好狀態(tài)的重要依據(jù)。其包括：公司計(jì)量器

具、外來(lái)文件、內(nèi)部文件及其他計(jì)量檔案資料的管理。

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（二）計(jì)量器具檔案資料

L計(jì)量器具明細(xì)表、歷史記錄或履歷卡，以及流轉(zhuǎn)手續(xù)

表卡憑證；

2.計(jì)量器具分類管理辦法及明細(xì)目錄：

3.計(jì)量器具的檢定、校準(zhǔn)周期表及使用記錄；

4,計(jì)量器具的說(shuō)明書(shū)及圖紙資料，檢定證書(shū)。

（三）外來(lái)文件檔案資料

L計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)資料，如計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)考核、型式批準(zhǔn)報(bào)告、

證書(shū)等資料；

2.計(jì)量法律、行政性法規(guī)與法規(guī)性文件、部門(mén)規(guī)章與規(guī)

范性文件、計(jì)量規(guī)程（國(guó)家、行業(yè)或地方）；

3.計(jì)量管理和計(jì)量技術(shù)書(shū)刊、雜志、交流文獻(xiàn)、外購(gòu)產(chǎn)

品主要供應(yīng)商品的質(zhì)量信息；

4.公司上級(jí)政府管理單位、相關(guān)行業(yè)管理單位各類行政

文件、原始記錄及報(bào)告書(shū)。

（四）內(nèi)部文件檔案管理

L本公司制訂的有關(guān)計(jì)量文件、計(jì)量發(fā)展規(guī)劃；計(jì)量管

理制度與計(jì)量有關(guān)的資料、計(jì)量質(zhì)量手冊(cè)和程序文件、內(nèi)部

審核、管理評(píng)審等資料。

2.計(jì)量管理目錄檔案：包括計(jì)量器具（A、B、C）分類

計(jì)量器具管理目錄；強(qiáng)檢和非強(qiáng)檢管理目錄；

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3.計(jì)量工作資料檔案：計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)器和工作用計(jì)量器具購(gòu)

置計(jì)劃、工作總結(jié)、匯報(bào)材料?；上級(jí)檢查提出的問(wèn)題記錄、

整改措施；計(jì)量工作會(huì)議記錄；計(jì)量工作中計(jì)量器具改造、

更新技術(shù)鑒定及成果申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)等各類文件，及對(duì)丟失、人為

損壞計(jì)量器具的處理等。

4.計(jì)量資質(zhì)檔案：計(jì)量資質(zhì)申報(bào)資料；合格證書(shū)；年檢、

復(fù)查資料。

（五）其他計(jì)量檔案資料：計(jì)量人員技術(shù)檔案、培訓(xùn)檔

案。

三、職責(zé)劃分

（一）計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)歸口管理部門(mén)（技術(shù)負(fù)責(zé)人、質(zhì)量

負(fù)責(zé)人）：

負(fù)責(zé)計(jì)量外來(lái)文件和內(nèi)部文件歸檔資料的建立和歸檔，

負(fù)責(zé)計(jì)量所有歸檔資料的審核驗(yàn)收管理。

1.負(fù)責(zé)制定《計(jì)量檔案歸檔資料歸檔目錄清單》，指導(dǎo)、

監(jiān)督計(jì)量相關(guān)部門(mén)、工程公司按照相關(guān)程序文件、標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)

相關(guān)計(jì)量檔案的建立、形成和整理歸檔工作組織有序管理。

2.負(fù)責(zé)建立外來(lái)文件檔案和內(nèi)部文件檔案，負(fù)責(zé)或指派

專門(mén)的計(jì)量管理人員負(fù)責(zé)建立計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)檔案、計(jì)量法律

法規(guī)檔案、計(jì)量文件檔案、計(jì)量管理目錄檔案，并負(fù)責(zé)相關(guān)

資料分類整理、編目造冊(cè)及匯交入檔工作。

3.負(fù)責(zé)公司計(jì)量資料歸檔前的審查、驗(yàn)收，組織督促文

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件資料的有序歸檔。

4.定期組織對(duì)計(jì)量檔案保存價(jià)值的鑒定工作。

（-）計(jì)量資質(zhì)歸口管理部門(mén)

1.負(fù)責(zé)提交計(jì)量資質(zhì)申報(bào)資料、合格證書(shū)、資質(zhì)的復(fù)杳、

年檢資料；

2,負(fù)責(zé)建立計(jì)量人員技術(shù)檔案：包括計(jì)量人員學(xué)歷、職

稱、身份證復(fù)印件及歷次培訓(xùn)學(xué)習(xí)記載及有關(guān)考試情況；計(jì)

量檢定員證；計(jì)量人員名冊(cè)。

3.負(fù)責(zé)建立培訓(xùn)檔案：包括組織計(jì)量法規(guī)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)計(jì)

劃，計(jì)量人員日常學(xué)習(xí)記錄、包括考試卷和講義，年終考核

情況等。

（三）計(jì)量器具使用單位和標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行單位

計(jì)量器具管理的原則是誰(shuí)使用誰(shuí)管理，即項(xiàng)目公司

（所）、項(xiàng)目管理部門(mén)的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)計(jì)量器具使用過(guò)程

中和計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行中的檔案資料的過(guò)程管理。

1.負(fù)責(zé)計(jì)量器具、計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)器從采購(gòu)計(jì)劃到驗(yàn)收的原始

資料的收集：包括供應(yīng)商提供的出廠技術(shù)資料及使用說(shuō)明書(shū)

及合格證、計(jì)量器具的驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。

2.負(fù)責(zé)建立計(jì)量器具檢定原始記錄檔案：每年年初做好

計(jì)量器具的檢定、校準(zhǔn)周期表，并安排專人進(jìn)行定期檢定、

校準(zhǔn)，妥善保管計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檢定證書(shū)、標(biāo)準(zhǔn)考核證書(shū)，并接受

主管部門(mén)的監(jiān)督、檢查。

16

3,負(fù)責(zé)建立計(jì)量器具抽查記錄檔案：抽檢計(jì)劃、計(jì)量器

具抽檢通知單、抽檢記錄；抽檢合格率統(tǒng)計(jì)資料以及歷次巡

檢記錄。

4,負(fù)責(zé)建立委外檢定的計(jì)量器具資料檔案：委外檢定的

在用計(jì)量器具管理臺(tái)賬、計(jì)量器具周期送檢計(jì)劃、法定計(jì)量

檢定機(jī)構(gòu)提供的合格證及合格證發(fā)放記錄。委個(gè)檢定的計(jì)量

標(biāo)準(zhǔn)器具管理臺(tái)賬、計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)器具檢定計(jì)劃表、法定計(jì)量檢

定機(jī)構(gòu)提供的合格證。

5,負(fù)責(zé)建立計(jì)量器具檢修情況資料檔案：包括計(jì)量器具

周檢合格率、周期受檢率統(tǒng)計(jì)表和報(bào)廢計(jì)量器具臺(tái)賬。

6,負(fù)責(zé)計(jì)量技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)施、落實(shí)；建立健全相關(guān)的臺(tái)

賬、記錄；

（四）計(jì)量器具歸口管理部門(mén)

負(fù)責(zé)計(jì)量器具檔案的分級(jí)管理，并對(duì)公司計(jì)量器具檔案

資料的管理負(fù)責(zé)。

1.負(fù)責(zé)建立計(jì)量工作資料檔案：包括計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)器具和計(jì)

量器具購(gòu)置計(jì)劃、工作總結(jié)、匯報(bào)材料；上級(jí)檢查提出的問(wèn)

題記錄、整改措施；計(jì)量工作會(huì)議記錄；計(jì)量工作中成果（經(jīng)

濟(jì)效益）與失誤；對(duì)丟失、人為損壞計(jì)量器具處理事例等檔

案資料。

2.負(fù)責(zé)建立計(jì)量器具分類管理辦法及明細(xì)目錄、歷史記

錄或履歷卡，以及流轉(zhuǎn)手續(xù)表卡憑證。

3.負(fù)責(zé)建立計(jì)量器具管理臺(tái)賬檔案：包括分類計(jì)量器具

17

管理臺(tái)賬；強(qiáng)檢、周檢計(jì)量器具管理臺(tái)賬；公司計(jì)量器具管

理匯總臺(tái)賬；已報(bào)廢計(jì)量器具審批臺(tái)賬和報(bào)廢憑證、封存計(jì)

量器具審批臺(tái)帳0

4.負(fù)責(zé)檢查指導(dǎo)計(jì)量器具使用單位計(jì)量檔案資料的建

立和完善。

（五）計(jì)量檔案管理部門(mén)和人員：

負(fù)責(zé)計(jì)量檔案資料的統(tǒng)一管理，要求從收集、整理、編

目、使用、保管都應(yīng)符合檔案管理程序要求。

1.負(fù)責(zé)受理登記、分類整理、編目造冊(cè)、歸案存檔、統(tǒng)

計(jì)和保管；

2.做好計(jì)量檔案資料的管理，及時(shí)、準(zhǔn)確地為經(jīng)營(yíng)與生

產(chǎn)管理提供計(jì)量檔案資料的查閱、使用提供服務(wù)；

3.督促并和計(jì)量人員共同做好檔案資料的收集、整理、

歸檔、保管工作。

（六）計(jì)量相關(guān)部門(mén)及管理人員

外出學(xué)習(xí)、培訓(xùn)或開(kāi)會(huì)帶回來(lái)的有關(guān)文件或技術(shù)資料，

在有關(guān)人員或領(lǐng)導(dǎo)閱畢后，應(yīng)《外來(lái)資料歸檔登記表》移交

到檔案管理員登記、造冊(cè)、保管，不得擅自私存或疏忽丟失。

四、工作實(shí)施

（-）收集、整理、檢查、申報(bào)

公司各管理部門(mén)和生產(chǎn)部門(mén)、分公司應(yīng)建立健全計(jì)量檔

18

案資料的形成、積累、整理、歸檔制度，確保本部門(mén)、單位

的計(jì)量工作有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的資料得以形成和歸檔。

1.計(jì)量技術(shù)管理部門(mén)及時(shí)收集掌握公司現(xiàn)行使用的國(guó)

家、行業(yè)或地方性法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)程等，并注意及時(shí)

更新備案。

2.計(jì)量相關(guān)管理人員應(yīng)將隨時(shí)收集的公司上級(jí)政府管

理單位、相關(guān)行業(yè)管理單位各類行政文件、原始記錄、報(bào)告

書(shū)及技術(shù)書(shū)刊、雜志、外購(gòu)產(chǎn)品主要供應(yīng)商品的質(zhì)量信息等

資料并移交分口管理部門(mén)歸檔。

3.計(jì)量器具管理和使用部門(mén)、分公司應(yīng)將計(jì)量器具（儀

器設(shè)備）采購(gòu)階段、開(kāi)箱驗(yàn)收階段、安裝調(diào)試階段、使用及

維護(hù)階段和改造、更新階段中形成的圖樣、技術(shù)文件、原始

記錄、鑒定書(shū)、請(qǐng)示及批復(fù)文件、技術(shù)鑒定及成果申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)

等資料收集歸檔。

4.每年底及次年三月底前，各相關(guān)部門(mén)人員應(yīng)將符合公

司檔案歸檔范圍的資料整理、自檢后，填寫(xiě)《計(jì)量資料歸檔

核驗(yàn)申請(qǐng)表》上報(bào)技術(shù)負(fù)責(zé)人和質(zhì)量負(fù)責(zé)人審核。

（-）審核驗(yàn)收

計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)歸口管理部門(mén)和計(jì)量器具歸口管理部門(mén)

領(lǐng)導(dǎo)（技術(shù)人、質(zhì)量負(fù)責(zé)人）對(duì)公司內(nèi)形成的計(jì)量資料檔案

進(jìn)行歸檔前的審核驗(yàn)收，并指導(dǎo)、督促相關(guān)部門(mén)人員對(duì)計(jì)量

資料檔案組織有序的歸檔，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人將審核通過(guò)后的計(jì)

量資料，填寫(xiě)《計(jì)量資料歸檔移交清單》和《計(jì)量（電子）

19

檔案資料移交清單》一式二份移交安全質(zhì)量部檔案室進(jìn)行歸

檔。

（三）資料歸檔

安全質(zhì)量部檔案管理員對(duì)所接收的計(jì)量檔案資料及時(shí)

登記《計(jì)量檔案資料歸檔登記冊(cè)》，并按資料類別進(jìn)行分類、

編號(hào)、標(biāo)識(shí)，并分別存放。

（四）查閱和利用

1.借閱人借用檔案應(yīng)填寫(xiě)《檔案資料借閱登記表》，履

行借用登記手續(xù)，并按時(shí)歸還。逾期不還或有涂污、損壞、

遺失等情況，應(yīng)視其情節(jié)輕重酌情處理。

2.嚴(yán)肅計(jì)量技術(shù)檔案、資料管理紀(jì)律，凡未經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)

批準(zhǔn)或檔案管理員同意，任何個(gè)人不得擅自復(fù)印、帶出或轉(zhuǎn)

借外單位。

（五）鑒定與銷毀

對(duì)于超過(guò)保存期的計(jì)量技術(shù)檔案、資料，檔案管理員填

寫(xiě)《計(jì)量檔案資料銷毀清單》，報(bào)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)（技術(shù)負(fù)

責(zé)人、質(zhì)量負(fù)責(zé)人）審核批準(zhǔn)后銷毀，并應(yīng)事先做好登記工

作（參照工程檔案管理規(guī)定執(zhí)行）。

五、過(guò)程控制

（-）計(jì)量檔案存檔要求

20

1.計(jì)量檔案實(shí)行分級(jí)管理，各部門(mén)按職責(zé)劃分分別建

檔，保管。

2.下列檔案資料由各部門(mén)收集、分類后交公司檔案室建

檔、保管：

（1）計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)檔案、法律法規(guī)檔案、計(jì)量文件檔

案、計(jì)量管理目錄檔案

（2）計(jì)量資質(zhì)檔案

（3）計(jì)量原始資料檔案

（4）計(jì)量器具管理臺(tái)賬檔案

（二）計(jì)量檔案資料的保密等級(jí)和保存期限

1.列入秘密等級(jí)的計(jì)量檔案為：計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)檔案、計(jì)

量文件檔案、計(jì)量檢定升級(jí)檔案、

2.計(jì)量檔案保存期限

（1）計(jì)量器具明細(xì)表、履歷卡、流轉(zhuǎn)憑證；長(zhǎng)期；計(jì)

量器具的檢定原始記錄保存期為6個(gè)檢定周期。

（2）計(jì)量器具分類管理辦法及明細(xì)目錄、計(jì)量管理制

度新頒布之日終止原修訂版本；

（3）計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)檔案如計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)考核、型式標(biāo)準(zhǔn)報(bào)

告、證書(shū)等；長(zhǎng)期直到報(bào)廢或不再有保存價(jià)值為止；

（4）其他計(jì)量檔案、資料：視其重要性程度而定，或

不再有保存價(jià)值為止。

（三）檢查與管理

21

1.計(jì)量技術(shù)檔案、資料應(yīng)做到安全貯存，對(duì)保存地點(diǎn)的

環(huán)境條件應(yīng)進(jìn)行適當(dāng)?shù)目刂?，以延長(zhǎng)其自然損壞的壽命。

2.檢查和防范人為的損害，如丟失、破損、甚至燒毀等

現(xiàn)象的發(fā)生。

3.做好安全措施，采取妥善保管與保密工作，以保證檔

案資料不因疏忽而失密。

4.計(jì)量檔案袋均必須寫(xiě)明統(tǒng)一規(guī)定的卷名和序號(hào)。

附表：

計(jì)量資料歸檔核驗(yàn)申請(qǐng)表

歸檔資料名稱歸檔部門(mén)

歸檔日期部門(mén)負(fù)責(zé)人

序頁(yè)

資料明細(xì)自查情況

號(hào)數(shù)

22

分管部門(mén)、分公司驗(yàn)收意見(jiàn)：公司核驗(yàn)意見(jiàn)：

驗(yàn)收人：核驗(yàn)人：

驗(yàn)收日期：核驗(yàn)日期：

計(jì)量資料歸檔移交清單

序號(hào)資料名稱頁(yè)數(shù)備注

23

移交人：接收人：

歸檔日期：年月日歸檔日期：年月日

計(jì)量（電子）檔案資料移交清單

24

序文件

文件夾名稱文件名稱編制人

號(hào)格式

1

2

3

存儲(chǔ)介數(shù)量/刻錄

套數(shù)

質(zhì)套人

系統(tǒng)環(huán)境：

專業(yè)軟件（軟件編號(hào)）：

25

技術(shù)負(fù)責(zé)人確認(rèn)電子文件是否為最終版本及與紙質(zhì)檔案的一致性：

負(fù)責(zé)人簽字：年月日

移交單位：接收單位：

移交人：接收人：

年月口年月日

外來(lái)資料歸檔登記表

資料名稱：來(lái)源:

序號(hào)資料明細(xì)數(shù)量頁(yè)數(shù)備注

26

移交單位：接收單位:

移交人：接收人：

年月日年月日

27

計(jì)量資料歸檔登記冊(cè)

補(bǔ)充

計(jì)量資料今歸檔歸檔補(bǔ)充歸歸檔

號(hào)負(fù)責(zé)人數(shù)量歸檔部門(mén)

稱時(shí)間人檔數(shù)量人

時(shí)間

檔案銷毀清冊(cè)

序號(hào)檔案檔案歸檔歸檔保管批準(zhǔn)銷毀監(jiān)銷備注

28

編號(hào)名稱責(zé)任時(shí)間期限人人人

人

檔案資料借閱登記表

29

利借借歸

審

借閱檔案數(shù)用閱閱還

序號(hào)借閱（資料）名稱批

人編號(hào)量方時(shí)單時(shí)

人

式間位間

第五節(jié)計(jì)量器具檔案管理標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程

30

一、目的

建立計(jì)量器具技術(shù)檔案的管理制度。

二、范圍

適用于計(jì)量器具的各類技術(shù)資料。

三、內(nèi)容

(-)計(jì)量器具編號(hào)

1,為規(guī)范公司在用計(jì)量器具的標(biāo)識(shí)管理，以便于進(jìn)行科

學(xué)、合理的分類和歸檔查詢，制定計(jì)量器具編號(hào)方法如下:

2.科室代號(hào)如下：

序

部門(mén)名稱科室代號(hào)代號(hào)

號(hào)

1

2

3

4

5

6

7

8

31

9

3.報(bào)廢的計(jì)量器具其原編號(hào)應(yīng)隨報(bào)廢而同時(shí)予以消除，

此編號(hào)不再使用。

4.計(jì)量器具編號(hào)后用白底黑字不干膠打印編號(hào)，粘貼在

計(jì)量器具上，不影響計(jì)量器具的正常使用和讀數(shù)。

（二）建立臺(tái)賬

1.建立《計(jì)量器具管理臺(tái)帳》，QA審核，經(jīng)質(zhì)量負(fù)責(zé)人

批準(zhǔn)。

2.注意帳面登記與實(shí)物的對(duì)應(yīng)，避免漏登、錯(cuò)等現(xiàn)象。

計(jì)量器具狀態(tài)應(yīng)和實(shí)際情況一致，如“正常"或‘報(bào)廢'。

3.當(dāng)計(jì)量器具發(fā)生變更時(shí)，如新增、報(bào)廢等，設(shè)備工程

部應(yīng)及時(shí)更新臺(tái)賬，要做好變更記錄，重新提交審批。原臺(tái)

賬收回，做銷毀處理。

4.定期檢查核對(duì)實(shí)物，對(duì)臺(tái)賬及時(shí)更新。

（三）合格標(biāo)志管理

1.做好合格標(biāo)志管理，在用的計(jì)量器具貼上合格標(biāo)志

（見(jiàn)下圖）；標(biāo)志的粘貼應(yīng)不影響計(jì)量器具的正常使用和讀

數(shù)，同時(shí)應(yīng)處在明顯的位置。

32

NO：檢定（校準(zhǔn)）證書(shū)編號(hào)

有效期：證書(shū)有效期

檢定員：計(jì)量器具校驗(yàn)核實(shí)人員，一般為計(jì)量器具管理

員

2.計(jì)量器具使用人應(yīng)保護(hù)好標(biāo)志，不得隨意損毀，如發(fā)

現(xiàn)標(biāo)志脫落、破損等情況，應(yīng)及時(shí)通報(bào)設(shè)備工程部做好補(bǔ)貼

標(biāo)志的工作。

3.重新檢定（校準(zhǔn)）過(guò)的計(jì)量器具應(yīng)及時(shí)替換新的合格

證。

（四）檔案管理

1.計(jì)量器具從進(jìn)公司到報(bào)廢的全過(guò)程相關(guān)文件、資料、

記錄都要?dú)w入檔案中。

2,計(jì)量器具的技術(shù)檔案統(tǒng)一管理，要妥善保存至該計(jì)量

器具報(bào)廢為止，不得丟失。

3.如需查閱有關(guān)資料.，必須經(jīng)設(shè)備工程部主管同意后向

檔案資料員辦理登記手續(xù)后方可查閱或借出。

第六節(jié)計(jì)量檢定證書(shū)、校準(zhǔn)證書(shū)、檢測(cè)報(bào)告及副本

的管理

計(jì)量機(jī)構(gòu)出具的計(jì)量鑒定證書(shū)、校準(zhǔn)證書(shū)以及檢測(cè)報(bào)告

的準(zhǔn)確性以及可靠性不僅關(guān)系到客戶的切身利益，更關(guān)系到

計(jì)量部門(mén)自身的形象和信譽(yù)。因此，在質(zhì)量管理體系中做好

33

證書(shū)以及報(bào)告的管理尤其重要。本文通過(guò)介紹證書(shū)以及報(bào)告

的格式、內(nèi)容、修改以及變更等，對(duì)今后做其管理工作提供

了一點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)。

計(jì)量技術(shù)以計(jì)量檢定證書(shū)、校準(zhǔn)證書(shū)以及檢測(cè)報(bào)告的形

式向客戶提供具有法律效力的產(chǎn)品，能夠具體地體現(xiàn)機(jī)構(gòu)鑒

定、校準(zhǔn)以及檢測(cè)工作的質(zhì)量。而關(guān)系到客戶切身利益的則

是證書(shū)以及報(bào)告的準(zhǔn)確性和可靠性，同時(shí)證書(shū)和報(bào)告的可靠

性以及準(zhǔn)確性也關(guān)系到計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)自身的形象和信譽(yù)。因

此，證書(shū)、報(bào)告的管理在質(zhì)量管理體系中顯得尤為重要，法

定計(jì)量檢定機(jī)構(gòu)有必要制定證書(shū)、報(bào)告的管理制度或管理程

序，對(duì)其證書(shū)、報(bào)告的格式、內(nèi)容、修改、副本保存等進(jìn)行

規(guī)定確保證書(shū)、報(bào)告的合法性和規(guī)范性。

一、證書(shū)、報(bào)告的分類及格式

對(duì)于每一項(xiàng)的校準(zhǔn)、檢測(cè)以及檢定的結(jié)果機(jī)構(gòu)都應(yīng)當(dāng)清

晰、客觀、明確以及準(zhǔn)確地進(jìn)行報(bào)告，同時(shí)報(bào)告一定要符合

檢定規(guī)程、型式評(píng)價(jià)大綱、校準(zhǔn)規(guī)范以及檢驗(yàn)、檢測(cè)工作中

的規(guī)定要求。通常以校準(zhǔn)證書(shū)、檢定證書(shū)（或檢定結(jié)果通知

書(shū)）、檢測(cè)報(bào)告以及型式評(píng)價(jià)報(bào)告或檢驗(yàn)的形式出具結(jié)果，

此外還包括客戶要求的以及說(shuō)明檢定、校準(zhǔn)和檢測(cè)結(jié)果所必

需的和所用方法要求的全部信息。這一條款為我們闡明了證

書(shū)、報(bào)告的形式和要求。

一般來(lái)說(shuō)，證書(shū)、報(bào)告可分為三類：檢定證書(shū)和檢定結(jié)

果通知書(shū)；校準(zhǔn)證書(shū)（或校準(zhǔn)報(bào)告）；檢測(cè)報(bào)告。其格式應(yīng)

34

設(shè)計(jì)成適用于所進(jìn)行的各類檢定、校準(zhǔn)或檢測(cè)類型，并盡量

減小產(chǎn)生誤解或誤用的可能性。結(jié)果使用a4紙用計(jì)算機(jī)進(jìn)

行打印，并且要求術(shù)語(yǔ)規(guī)范、用字正確、無(wú)遺漏、無(wú)涂改、

數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、客觀、清晰、信息完整全面、結(jié)論明確并有檢定

人員、校準(zhǔn)人員或檢測(cè)人員、核驗(yàn)人員、批準(zhǔn)人員簽字，加

蓋公章后方可發(fā)出。對(duì)不同類型的證書(shū)、報(bào)告又應(yīng)包含如下

特殊要求：

（一）檢定證書(shū)和檢定結(jié)果通知書(shū)

凡是依據(jù)計(jì)量檢定規(guī)程實(shí)施檢定的，檢定結(jié)論為“合

格”的出具檢定證書(shū)，每一種計(jì)量器具的檢定證書(shū)應(yīng)符合其

計(jì)量檢定規(guī)程的要求，證書(shū)名稱為“檢定證書(shū)”。其封面內(nèi)

容包括：發(fā)出證書(shū)的單位名稱；委托方或申請(qǐng)方單位名稱；

檢定所依據(jù)的規(guī)程；證書(shū)的編號(hào)（應(yīng)保持唯一性和溯源性）、

頁(yè)號(hào)和總頁(yè)數(shù)；檢定結(jié)論；被檢定計(jì)量器具的名稱、規(guī)格型

號(hào)、制造廠、出廠編號(hào)；檢定、核驗(yàn)、批準(zhǔn)人員的簽字；檢

定日期；有效期C檢定證書(shū)的內(nèi)頁(yè)應(yīng)包括如下內(nèi)容：檢定證

書(shū)的編號(hào)；檢定所用計(jì)量基準(zhǔn)或計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)及主要標(biāo)準(zhǔn)器信息

（包括計(jì)量基準(zhǔn)或計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)及主要標(biāo)準(zhǔn)器名稱、測(cè)量范圍、

不確定度/準(zhǔn)確度等級(jí)/最大允許誤差）、證書(shū)編號(hào)及證書(shū)有

效期）；檢定條件包括環(huán)境條件：溫度、相對(duì)濕度等及檢定

地點(diǎn)；被檢項(xiàng)目及檢定結(jié)果（應(yīng)與計(jì)量檢定規(guī)程保持一致）;

頁(yè)碼；還可有附加說(shuō)明部分。

當(dāng)檢定的結(jié)論為“不合格”的時(shí)候應(yīng)當(dāng)出具“檢定結(jié)

果通知書(shū)”，其中不給出有效期而僅給出檢定日期，并且在

35

檢定結(jié)果中指出不合格項(xiàng)，其他的要求與“檢定證書(shū)”相

同。

（二）校準(zhǔn)證書(shū)

凡依據(jù)國(guó)家計(jì)量校準(zhǔn)規(guī)范，或非強(qiáng)制檢定計(jì)量器具依據(jù)

計(jì)量檢定規(guī)程的相關(guān)部分，或依據(jù)其他確認(rèn)的校準(zhǔn)方法進(jìn)行

的校準(zhǔn)，出具的證書(shū)為“校準(zhǔn)證書(shū)”或“校準(zhǔn)報(bào)告”。校準(zhǔn)

證書(shū)一般包含以下信息：證書(shū)編號(hào)、頁(yè)號(hào)和總頁(yè)數(shù)、原始記

錄號(hào)、發(fā)出證書(shū)單位的名稱地址、委托方的名稱地址；被校

準(zhǔn)計(jì)量器具或測(cè)量?jī)x器的名稱、制造廠、規(guī)格型號(hào)、出廠編

號(hào)：校準(zhǔn)、核驗(yàn)、批準(zhǔn)人員的三級(jí)簽字；被校準(zhǔn)物品的接收

日期、校準(zhǔn)日期、本次校準(zhǔn)依據(jù)的校準(zhǔn)方法文件名稱及編號(hào);

本次校準(zhǔn)的原始記錄號(hào)；本次校準(zhǔn)所使用的計(jì)量器具及配套

設(shè)備的名稱、規(guī)格型號(hào)、編號(hào)、檢定或校準(zhǔn)證書(shū)號(hào)（有效