嘉興市多嬌服飾有限公司費(fèi)用報(bào)銷制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)目錄TOC\o"1-3"\h\u17031嘉興市多嬌服飾有限公司簡介 嘉興市多嬌服飾有限公司費(fèi)用報(bào)銷制度優(yōu)化設(shè)計(jì)1嘉興市多嬌服飾有限公司簡介公司名稱：嘉興市多嬌服飾有限公司經(jīng)營狀態(tài)：存續(xù)法人代表名稱：岳建兵辦公室地址：位于嘉興市秀洲毛衫制造業(yè)科技園5幢101室公司成立時(shí)間：2011年03月08日成立營業(yè)期限：2011-03-08至2031-03-07注冊資本：80萬人民幣營業(yè)執(zhí)照號碼：330411000040468統(tǒng)一社會信用代碼：91330411570568175F發(fā)證機(jī)關(guān)：嘉興市秀洲區(qū)市場監(jiān)督管理局公司類型：有限責(zé)任公司(自然人投資或控股)納稅人類別：小規(guī)模納稅人適用的會計(jì)準(zhǔn)則：公司會計(jì)準(zhǔn)則行業(yè)：紡織服務(wù)、服飾業(yè)記賬本位幣：人民幣股東信息：岳建兵，持股60%；張佩芬，持股40%公司主要經(jīng)營服裝飾品、服裝、針織品的制造、加工；從事進(jìn)出口業(yè)務(wù)。2嘉興市多嬌服飾有限公司費(fèi)用報(bào)銷現(xiàn)狀嘉興市多嬌服飾有限公司采用傳統(tǒng)的手工填單報(bào)銷模式，這種模式僅適用于簡易的單一化的費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)，不適用繁雜的多樣化的費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)。員工們報(bào)銷一筆費(fèi)用時(shí)，所通過的流程是：員工填單-部門主管審批-財(cái)務(wù)部經(jīng)理審批-出納付款-會計(jì)記賬，假定這一流程均流暢，員工很快就能拿到報(bào)銷費(fèi)用，然而大多數(shù)情況下，并不能保障每一環(huán)節(jié)不出過錯，員工填好紙質(zhì)報(bào)銷單據(jù)后，先后找各級部門主管審核簽字，最后交給財(cái)務(wù)部門，之后就是等候報(bào)銷費(fèi)用，如果中間某個環(huán)節(jié)出差錯，報(bào)銷時(shí)間就會延長，這就很可能導(dǎo)致一個簡單的費(fèi)用報(bào)銷需要大費(fèi)周折，使得財(cái)務(wù)人員重復(fù)勞動，造成費(fèi)用管理效率低等問題。對于發(fā)票憑證填制和審核采用手工填單報(bào)銷模式有諸多問題，存在不合法原始憑證，例如已過期的、偽造變造的、虛假的；存在不合規(guī)原始憑證，例如保險(xiǎn)單據(jù)有涂改痕跡、金額大小寫不規(guī)范等；存在不完整原始憑證，例如簽章不到位、相關(guān)必要報(bào)銷附件不齊全、內(nèi)容填寫不完整等。3嘉興市多嬌服飾有限公司費(fèi)用報(bào)銷存在問題的原因3.1費(fèi)用報(bào)銷管理方式落后在公司經(jīng)營與發(fā)展的過程中，費(fèi)用是非常重要的支出，也是保障公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)有序開展的重要前提。但是嘉興市多嬌服飾有限公司并沒有把握新形勢的特點(diǎn)，積極創(chuàng)新費(fèi)用辦理方法，仍采用以紙質(zhì)化報(bào)銷單的傳統(tǒng)的費(fèi)用報(bào)銷管理方式，這在很大程度上影響費(fèi)用報(bào)銷管理工作的整體水平。傳統(tǒng)費(fèi)用報(bào)銷方式已經(jīng)不能夠順應(yīng)現(xiàn)代公司開展進(jìn)程。3.2費(fèi)用預(yù)算缺乏監(jiān)控力度由于公司費(fèi)用管控意識不足，沒有要求各級員工不斷學(xué)習(xí)，員工相關(guān)技能和知識掌控不到位，導(dǎo)致內(nèi)部預(yù)算編制水平仍然較低，全面預(yù)算開展進(jìn)程較慢。對優(yōu)化費(fèi)用報(bào)銷管理，加強(qiáng)公司內(nèi)部的費(fèi)用預(yù)算控制是非常有效的手段之一，公司缺乏完善系統(tǒng)的監(jiān)控指導(dǎo)體系，這在很大程度上影響著費(fèi)用預(yù)算管理的整體水平。公司沒有設(shè)置專門性的預(yù)算執(zhí)行監(jiān)督部門，這無疑影響著預(yù)算管理的監(jiān)控成效。同時(shí)，公司沒有建立健全完善的獎懲激勵體系，這就使得公司人員缺乏費(fèi)用預(yù)算管理的參與積極性以及工作積極性。3.3費(fèi)用報(bào)銷崗位職責(zé)不到位崗位職責(zé)規(guī)范化有效的避免因職務(wù)堆疊而產(chǎn)生的工作拖沓現(xiàn)象，提高工作效率和質(zhì)量。公司費(fèi)用報(bào)銷崗位人員工作任務(wù)與目標(biāo)不明確，權(quán)利互相制約不到位。有些發(fā)票、憑證看上去合法合規(guī)，但其實(shí)背后缺乏真實(shí)性，有些員工為了獲取利益，編造虛假業(yè)務(wù)，這就需要財(cái)務(wù)人員更加負(fù)責(zé)到位的檢查審核每一筆報(bào)銷業(yè)務(wù)單；同時(shí)各部門主管也要再次認(rèn)真審核再給予簽字，防止以私充公的情況。3.4費(fèi)用報(bào)銷制度不健全由于費(fèi)用報(bào)銷種類多，報(bào)銷制度不完善，這就很難涵蓋每類費(fèi)用的報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，財(cái)務(wù)人員沒有明確的費(fèi)用報(bào)銷制度可遵照，導(dǎo)致同一類費(fèi)用經(jīng)不同財(cái)務(wù)人員處理出現(xiàn)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)不一致的情形，導(dǎo)致同類報(bào)銷業(yè)務(wù)按不同費(fèi)用類別記錄。4嘉興市多嬌服飾有限公司費(fèi)用報(bào)銷制度優(yōu)化設(shè)計(jì)4.1制度設(shè)計(jì)的目標(biāo)隨著經(jīng)濟(jì)全球化的飛速發(fā)展、激烈的市場競爭下，公司生存與發(fā)展面臨較大的成本壓力等挑戰(zhàn)，優(yōu)秀的費(fèi)用報(bào)銷管理制度在很大程度上能幫助公司的發(fā)展，為了加強(qiáng)費(fèi)用管理，嚴(yán)格控制費(fèi)用支出，改進(jìn)報(bào)銷流程，降低成本支出，提高公司整體的經(jīng)濟(jì)利益，規(guī)范財(cái)務(wù)報(bào)銷行為和優(yōu)化公司費(fèi)用報(bào)銷管理變得非常重要。4.2解決公司費(fèi)用報(bào)銷問題的優(yōu)化設(shè)計(jì)4.2.1制定網(wǎng)上費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)在現(xiàn)代化公司中得到廣泛運(yùn)用,網(wǎng)上報(bào)銷操作便利、效率高，有利于提高財(cái)務(wù)管理水平以及服務(wù)質(zhì)量。網(wǎng)上費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)的業(yè)務(wù)范疇包含：費(fèi)用申請、費(fèi)用借款、費(fèi)用報(bào)銷、憑證生成、預(yù)算控制、其余功能等業(yè)務(wù)模塊。流程控制是網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的核心。它控制著報(bào)銷業(yè)務(wù)的進(jìn)行，公司可以利用流程圖明確日常報(bào)銷步驟，提高費(fèi)用報(bào)銷工作的及時(shí)性。首先用戶在財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)上按照模板填寫并提交費(fèi)用申請，審核通過后填寫和提交借款單，然后業(yè)務(wù)辦理完成后填寫并提交費(fèi)用報(bào)銷單，審核通過并經(jīng)核查給予資金撥付，系統(tǒng)自動生成結(jié)算單、記賬憑證、借還款賬單；審核未通過報(bào)銷單即打回。圖4-1設(shè)計(jì)網(wǎng)上費(fèi)用報(bào)銷流程圖4.2.2費(fèi)用報(bào)銷優(yōu)化管理(1)報(bào)銷人必須合法規(guī)范的填寫申請和報(bào)銷單據(jù)，報(bào)銷單各項(xiàng)目應(yīng)填寫完整。(2)費(fèi)用發(fā)生后的一個月內(nèi)要給予報(bào)銷，否則視為自愿放棄。(3)所有費(fèi)用的借支和報(bào)銷嚴(yán)格按程序自下而上逐級審批，明確好費(fèi)用報(bào)銷時(shí)所涉及的類別、范圍，不同費(fèi)用類別對應(yīng)不同部門，報(bào)銷項(xiàng)目和部門要一一對應(yīng)，職責(zé)要分工明確。(4)財(cái)務(wù)部應(yīng)嚴(yán)格遵循費(fèi)用報(bào)銷制度和規(guī)范要求，認(rèn)真查對單據(jù)信息，對不符合要求的報(bào)銷發(fā)票予以退回，對簽字蓋章后的發(fā)票負(fù)責(zé)。(5)充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)在預(yù)算管理方面的作用，加強(qiáng)預(yù)算工作建設(shè)，提高預(yù)算工作質(zhì)量。精準(zhǔn)把握動態(tài)化的市場信息，更好地開展費(fèi)用預(yù)算管理。(6)實(shí)行監(jiān)督機(jī)制，各員工相互監(jiān)督，報(bào)銷人有權(quán)申訴未實(shí)現(xiàn)的報(bào)銷費(fèi)用，同時(shí)財(cái)務(wù)部門人員也有權(quán)拒付不合理報(bào)銷費(fèi)用，設(shè)置監(jiān)督部門嚴(yán)格懲罰違反費(fèi)用報(bào)銷原則制度的員工。(7)加強(qiáng)公司內(nèi)部的信息管理建設(shè)，應(yīng)對網(wǎng)上費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)辦公可能帶來的技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)，在信息化管理的公司內(nèi)部設(shè)立專業(yè)的技術(shù)部門，尤其在系統(tǒng)運(yùn)用的早期，更是不可缺少專業(yè)的技術(shù)管理人員，他們?nèi)粘ο到y(tǒng)的維護(hù)可能都會為日后公司節(jié)省下不小的成本。同時(shí)，要加強(qiáng)對數(shù)據(jù)的整理與保護(hù)，尤其要注重?cái)?shù)據(jù)的整潔和完整。5網(wǎng)上費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)模塊設(shè)計(jì)5.1網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理模塊設(shè)計(jì)（1）實(shí)現(xiàn)員工任務(wù)管理優(yōu)化，包括分別設(shè)計(jì)待辦任務(wù)、在辦任務(wù)、已辦任務(wù)等模塊。（2）優(yōu)化員工費(fèi)用申請、填報(bào)功能；增加填報(bào)模板展示，提高費(fèi)用申請與填報(bào)格式規(guī)范化。（3）設(shè)計(jì)全面化報(bào)銷，實(shí)現(xiàn)員工對各類報(bào)銷的填報(bào)、申請功能。（4）優(yōu)化領(lǐng)導(dǎo)、會計(jì)對各類費(fèi)用申請與報(bào)銷的審批、審核功能；使其審核人即使在外地出差也能及時(shí)審核。（5）實(shí)現(xiàn)員工多種方式的借款，包括現(xiàn)金支付、電匯、銀行轉(zhuǎn)賬等。（6）實(shí)現(xiàn)報(bào)銷時(shí)自動的預(yù)算費(fèi)用控制，超出預(yù)算的報(bào)銷將不予通過。（7）通過與財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的接口，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)記賬憑證、結(jié)算單的自動生成。（8）實(shí)現(xiàn)員工、領(lǐng)導(dǎo)、會計(jì)等各類不同崗位的查詢功能，用于輔助日常辦公和領(lǐng)導(dǎo)決策。此外，業(yè)務(wù)模型中還包含輔助性能，如單據(jù)查詢、日志操作等。5.2網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)功能模塊設(shè)計(jì)系統(tǒng)需要提供事前申請、事后審批的功能。網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)基本設(shè)計(jì)歸納如下：

(1)管理信息化、自我化。包括員工信息、報(bào)銷信息、審批信息、流程信息。

(2)業(yè)務(wù)自動化、集成化。包括系統(tǒng)自動計(jì)算補(bǔ)助及報(bào)銷總金額。各式報(bào)銷單由員工手工填寫變?yōu)橄到y(tǒng)打印。系統(tǒng)自動生成付款數(shù)據(jù)包，提交網(wǎng)上銀行進(jìn)行處理，超過預(yù)算費(fèi)用的報(bào)銷將無法保存。系統(tǒng)判斷會計(jì)科目，生成分錄數(shù)據(jù)包，導(dǎo)入賬務(wù)系統(tǒng)生成憑證。各環(huán)節(jié)信息，采用網(wǎng)頁瀏覽、及時(shí)消息、郵件、手機(jī)短信通知。

(3)控制程序化、固定化。包括系統(tǒng)記錄財(cái)務(wù)報(bào)銷流程，利于明確工作責(zé)任。報(bào)銷人在網(wǎng)上填制報(bào)銷單時(shí)，憑單采用電子數(shù)據(jù)簽名，非本部門或本人項(xiàng)目無法選取，減少偽造簽名的風(fēng)險(xiǎn)。憑證二級審核、付款二級審核，利于內(nèi)部控制。數(shù)據(jù)進(jìn)入系統(tǒng)后，非經(jīng)批準(zhǔn)不得修改。

(4)支付電子化、異地化，與銀行的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)連接，實(shí)現(xiàn)資金到賬實(shí)時(shí)性。實(shí)現(xiàn)多筆付款一次性支付，有效提高工作效率。系統(tǒng)自動記錄付款路徑，減少資金冒領(lǐng)風(fēng)險(xiǎn)。資金直接支付到員工銀行卡，全國聯(lián)網(wǎng)提款。節(jié)省時(shí)間，降低財(cái)風(fēng)險(xiǎn)。6網(wǎng)上費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)與傳統(tǒng)手工報(bào)銷性能提升對比應(yīng)用網(wǎng)上費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)，員工可以不受時(shí)間、地點(diǎn)的限制，能極大的給報(bào)銷人員和審批人員提供便利；也嚴(yán)格規(guī)范了費(fèi)用的支出，使各個環(huán)節(jié)各崗位各負(fù)其責(zé)，節(jié)省了大量時(shí)間和人力。此外，巡視財(cái)務(wù)報(bào)銷的過程中，需要查看大批的原始憑證，然而應(yīng)用網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)，其能夠直接提取關(guān)鍵字查詢和整理相關(guān)信息，從而有更多時(shí)間完成其他工作。具體性能提升對比如下表所示：表4-1網(wǎng)上費(fèi)用報(bào)銷和傳統(tǒng)手工報(bào)銷性能對比表業(yè)務(wù)傳統(tǒng)報(bào)銷網(wǎng)上報(bào)銷報(bào)銷審批奔走于各個審批辦公室，審核流程過長審批的領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)可以通過網(wǎng)絡(luò)對申請單進(jìn)行審批人員管理員工信息不易查詢，信息存在不完整性員工信息可以很方便的查詢信息管理報(bào)銷數(shù)據(jù)信息不易收集、查詢、提取可以有效管理報(bào)銷數(shù)據(jù)，方便查詢、提取，為公司創(chuàng)造更大的價(jià)值預(yù)算管理手工核對預(yù)算是否超支工作量大，實(shí)時(shí)性差系統(tǒng)會根據(jù)經(jīng)費(fèi)收支情況實(shí)時(shí)監(jiān)控預(yù)算，提高了系統(tǒng)的預(yù)算管理效率結(jié)算方式小額的報(bào)銷以現(xiàn)金結(jié)算為主，財(cái)務(wù)人員工作量大，一定程度上增加了報(bào)銷時(shí)間可以進(jìn)行網(wǎng)上轉(zhuǎn)賬結(jié)算，便利安全憑證管理憑證丟失時(shí)有發(fā)生憑證丟失基本不會發(fā)生，保密性強(qiáng)7總結(jié)在費(fèi)用報(bào)銷過程中，為避免員工在報(bào)銷過程中花費(fèi)較多的時(shí)間，避免會計(jì)審核人員承受較多的工作任務(wù)，需要公司相關(guān)部門制定標(biāo)準(zhǔn)的費(fèi)用報(bào)銷管理制度，公司應(yīng)對費(fèi)用報(bào)銷流程進(jìn)行優(yōu)化，讓員工可以一次性完成費(fèi)用報(bào)銷；另一方面利用先進(jìn)完善的網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)，簡化傳統(tǒng)繁雜的報(bào)銷流程，提高費(fèi)用流程的安全性，降低發(fā)生安全風(fēng)險(xiǎn)的概率；此外重要的還是要定期組織財(cái)務(wù)培訓(xùn)，加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員的專業(yè)素養(yǎng)，以及全面監(jiān)督公司財(cái)務(wù)部門的工作，不斷提高財(cái)務(wù)人員在報(bào)銷環(huán)節(jié)的分析判斷能力，還有員工應(yīng)掌握費(fèi)用報(bào)銷單據(jù)的填