常德市風(fēng)采超市有限公司采購制度優(yōu)化設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

目錄

1.常德市風(fēng)采超市有限公司基本情況介紹.................................1

2.常德市風(fēng)采超市有限公司采購制度現(xiàn)狀及存在問題.......................1

2.1常德市風(fēng)采超市有限公司采購制度現(xiàn)狀............................1

2.2常德市風(fēng)采超市有限公司采購制度存在的問題......................2

2.2.1采購計劃制定不規(guī)范.......................................2

2.2.2庫房布局不合理導(dǎo)致利用率較低.............................2

2.2.3庫存商品出入庫管理混亂...................................3

2.2.4缺乏質(zhì)量控制.............................................3

3.常德市風(fēng)采超市有限公司采購制度優(yōu)化設(shè)計............................3

3.1規(guī)范采購計劃的制定............................................3

3.2倉庫布局合理化................................................5

3.3完善出入庫管理制度............................................6

3.3.1完善入庫管理制度.........................................6

3.3.2出庫管理制度優(yōu)化.........................................7

3.4建立健全質(zhì)量控制體系..........................................8

4.總結(jié)...............................................................9

參考資料............................................................10

I

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

常德市風(fēng)采超市有限公司采購制度優(yōu)化設(shè)計

1.常德市風(fēng)采超市有限公司基本情況介紹

常德市風(fēng)采超市有限公司成立于2001年6月20日，位于湖南省常德市武

陵區(qū)紫橋農(nóng)貿(mào)市場二樓，經(jīng)營范圍為預(yù)包裝食品零售，散裝食品，乳制品(含嬰

幼兒配方乳粉)，卷煙，雪茄煙，日用品，玩具，文化用品，體育用品，五金塑

膠制品，針綿織品零售。企業(yè)愈發(fā)注重電子商務(wù)的發(fā)展，日常管理也更加注重

信息化。

2.常德市風(fēng)采超市有限公司采購制度現(xiàn)狀及存在問題

2.1常德市風(fēng)采超市有限公司采購制度現(xiàn)狀

常德市風(fēng)采超市有限公司的存貨主要是由食品以及日常用品構(gòu)成的，超市

存貨由存貨管理人員進(jìn)行管理，在每日24點之前，由存貨管理人員確定今日的

銷售量，核對庫存商品數(shù)量，并對貨架上缺少的商品進(jìn)行補(bǔ)貨。

當(dāng)商品的庫存量低于最佳儲存量時，存貨管理人員填寫商品補(bǔ)貨單，交由

倉儲部主管審核，在商品補(bǔ)貨單審核通過后，商品采購員與商品供應(yīng)商確定需

要購買的物品是否充足，如若充足，則與供應(yīng)商簽署規(guī)范的商品采購協(xié)議。在

商品入庫時檢查所采購的商品是否達(dá)到上架售賣的標(biāo)準(zhǔn)，若符合檢查標(biāo)準(zhǔn)，則

填寫商品入庫單，最后財務(wù)人員申請向供應(yīng)商付款；若不符合檢查標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)將

物品退還給供應(yīng)商，將入庫單作廢，待供應(yīng)商補(bǔ)發(fā)后重新創(chuàng)建入庫單。

制定采購計劃確定貨源選擇供應(yīng)商

物料接收采購訂單跟蹤訂單處理

檢測所采購物品

發(fā)票校驗

的質(zhì)量付款

圖1常德市風(fēng)采超市有限公司現(xiàn)有采購流程圖

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2.2常德市風(fēng)采超市有限公司采購制度存在的問題

2.2.1采購計劃制定不規(guī)范

一方面，采購部門沒有養(yǎng)成未雨綢繆的習(xí)慣，采購工作預(yù)算在實際工作中

管理滯后，上報的預(yù)算沒有實事求是，存在照搬照抄往年預(yù)算的情況。年中存

在臨時決定(如日雜百貨、文體用品、圖書資料、日常維修等)的“小零散”項

目，造成工作無預(yù)算，正常工作受到影響。另一方面，一些部門對公司的采購

計劃不夠重視，在填寫采購計劃時不嚴(yán)謹(jǐn)，不提前動手，基本都是“急于求成”，

這就直接造成了向公司上報的采購計劃漏洞百出。此外，采購部門對所采購的

物資也存在因采購計劃不實而未能正確分類的現(xiàn)象。

2.2.2庫房布局不合理導(dǎo)致利用率較低

常德市風(fēng)采超市有限公司的庫房布局較為雜亂，使得庫房面積使用度不高，

有效使用面積低。物品的堆放不規(guī)范，倉庫管理人員為了便利經(jīng)常在物品入庫

后隨意堆放，這就導(dǎo)致在查找物品時，經(jīng)常出現(xiàn)耗時過長的情況，嚴(yán)重降低了

清晰明確收發(fā)貨的效率。甚至在很多情況下會出現(xiàn)根本無法找到對應(yīng)存貨的情

況，導(dǎo)致倉庫管理人員誤以為該項物品已無庫存，出現(xiàn)重復(fù)購買從而增加企業(yè)

成本，原有存貨因長年累月未經(jīng)發(fā)現(xiàn)和管理發(fā)生損毀也變相增加了企業(yè)的成本。

倉庫管理人員的不足對倉庫工作和物品情況不能及時發(fā)現(xiàn)與反饋。

食品區(qū)1用品區(qū)1

食品區(qū)2備用用品區(qū)2

用品區(qū)1退換貨區(qū)

入口

圖2常德市風(fēng)采超市有限公司原倉庫布局圖

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2.2.3庫存商品出入庫管理混亂

入庫：單據(jù)上的物品數(shù)量或規(guī)格與實物不匹配，倉儲部人員并沒有嚴(yán)格地

遵守和執(zhí)行入庫管理制度。常德市風(fēng)采超市有限公司的工作人員一味地按照自

己的意愿工作，導(dǎo)致入庫工作流程混亂，容易出現(xiàn)發(fā)生差錯而無法追溯的情況。

表單內(nèi)容不完備，退換貨直接進(jìn)行卻不進(jìn)行表單的填寫。沒有完整的退換貨流

程制度，商品驗貨不規(guī)范，導(dǎo)致未合格的商品也直接入庫，沒有及時有效的進(jìn)

行處理。

出庫：出庫數(shù)量與出庫單據(jù)上面的數(shù)量不符，沒有按照出庫單據(jù)上的數(shù)量

進(jìn)行出庫，物品數(shù)量出現(xiàn)減少或者增多現(xiàn)象。常德市風(fēng)采超市有限公司的員工

操作不規(guī)范，經(jīng)常導(dǎo)致很多的商品出現(xiàn)了損壞的現(xiàn)象。由于工作人員對物品的

種類規(guī)格不是很熟悉，或者是工作上有疏忽，所以存在將規(guī)格型號有差錯物品

進(jìn)行出庫的現(xiàn)象。

2.2.4缺乏質(zhì)量控制

常德市風(fēng)采超市有限公司的采購人員對購進(jìn)的存貨質(zhì)量控制不夠嚴(yán)格，采

購物品并沒有遵循貨比三家的原則，而是僅僅只針對價格進(jìn)行比較，使購買的

物品報損率較高。對超市所采購的物品的數(shù)量控制不嚴(yán)，有時會將自己所需的

物品夾雜在公司采購物品里一起采購。有時還會直接減少數(shù)量但并不會上報公

司，會使超市所采購的物品的短缺率增加。

3.常德市風(fēng)采超市有限公司采購制度優(yōu)化設(shè)計

3.1規(guī)范采購計劃的制定

采購計劃由采購部根據(jù)審批后的“采購申請單”制定。相關(guān)人員在授權(quán)范

圍內(nèi)對各類采購計劃進(jìn)行審查和批準(zhǔn)后，將采購計劃報送總經(jīng)理審批。采購計

劃的審批包括這些方面：（1）采購計劃是否符合超市受眾的日常需求。（2）采

購目標(biāo)是否合理、得當(dāng)。（3）采購物品的數(shù)量是否準(zhǔn)確。（4）庫存商品數(shù)量是

否存在過高或過低的現(xiàn)象。（5）采購的物資是否遵循成本最優(yōu)的原則。

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按照預(yù)算執(zhí)行

填寫采購申請單

采購

采購部經(jīng)均總經(jīng)理

理審批審批

對采購申請單在

進(jìn)行初步審批范

圍

內(nèi)

否否

匯總、整理符合是否在采是否在

要求的采購需求購范圍內(nèi)預(yù)算內(nèi)

確定采購數(shù)量

提交采購申請單

及金額

圖3材料審批流程圖

采購計劃執(zhí)行方面：采購計劃審批通過后，請購部門提出的請購要求必須

經(jīng)采購部經(jīng)理審批簽字。采購部負(fù)責(zé)審核請購需求采購計劃之內(nèi)，不在計劃之

內(nèi)的必須上報總經(jīng)理審批。

采購計劃調(diào)整方面：對于已經(jīng)審批的采購物資，請購部門如果需要變更物

資的規(guī)格、數(shù)量或撤銷采購申請，必須報采購部審批，以便采購部及時根據(jù)實

際情況更改采購計劃。如果某項商品需求量大于供給量時，需求部門可編制“補(bǔ)

貨（增加供給）申請表”，需求部門經(jīng)理審批簽字后遞交采購部審核，通過后，

編制采購計劃增補(bǔ)方案。應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)信息填寫存貨采購單，不得隨意改動。

再按照填寫的采購計劃表制定統(tǒng)一的表單格式、電子存檔。采購管理人員盡可

能的采用電子打印方式進(jìn)行工作。因為這樣既便于采購人員填報，提高了采購

人員信息填報的效率，又能使信息核對員更好地校對采購信息，從而嚴(yán)格把關(guān)

每一筆采購物資，有效地杜絕了采購物資中出現(xiàn)的差錯。

表1存貨采購單

存貨采購單

序號物品名供應(yīng)商規(guī)格報價采購數(shù)實際金備注

稱量額

4

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1

2

3

4

5

采購員：審批：審批日期：

3.2倉庫布局合理化

常德市風(fēng)采超市有限公司倉管人員要繪制倉庫平面圖，標(biāo)明各種商品的存

放位置，采用五五化堆碼方式，即“五成排、五成方、五成串、五成堆、五成

層”的方式，根據(jù)各種材料的特性、形狀，在使用完畢后，及時將零頭、尾數(shù)

歸并，做到材料堆碼整齊、擺放整齊。這樣的堆碼方式便于點數(shù)盤點和取送。

采取這種方式后可以很大程度地加快人工盤點的速度、減少差錯。常德市風(fēng)采

超市有限公司應(yīng)增加倉庫管理人員，建立健全的倉庫管理人員崗位職責(zé)制，實

行賞罰制度。

常德市風(fēng)采超市有限公司應(yīng)將原有的倉庫劃分為A、B、C三個區(qū)域，A區(qū)用

于用品的堆放，B區(qū)用來做一些堆積及未處理的物品堆放，C區(qū)做食品堆放區(qū)，

又將A、B、C三個區(qū)域進(jìn)行整體規(guī)劃，分成幾個小部分進(jìn)行劃分存放。A區(qū)劃分

為洗漱用品區(qū)，家庭用品區(qū)，廚衛(wèi)用品區(qū)，裝修用品區(qū)；B區(qū)劃分為退貨區(qū)，過

期物品區(qū)，貨物處理區(qū)，待理區(qū)；C區(qū)為五谷美食區(qū)，蔬果區(qū)，飲食區(qū)，休閑區(qū)。

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A區(qū)B區(qū)C區(qū)

洗漱用品區(qū)退換區(qū)五谷美食區(qū)

家居用品區(qū)過期商品區(qū)蔬果區(qū)

廚衛(wèi)用品區(qū)貨物處理區(qū)飲食區(qū)

裝飾用品區(qū)待理區(qū)休閑區(qū)

入口

圖4優(yōu)化后的倉庫布局圖

3.3完善出入庫管理制度

3.3.1完善入庫管理制度

公司可以使用牛鍵盤進(jìn)銷存軟件進(jìn)行入庫管理。入庫商品時，倉庫管理員

進(jìn)行驗貨、收貨，將實際到貨數(shù)據(jù)如實錄入ERP管理系統(tǒng)，邊入庫商品邊錄入

數(shù)據(jù)，避免因延誤而造成數(shù)據(jù)誤差。此外，倉庫的變動都要有單據(jù)，進(jìn)庫有購

貨單，出庫有領(lǐng)料單，便于審核，也便于企業(yè)管理者查詢和及時跟蹤。ERP管理

系統(tǒng)能夠及時記錄出入庫過程，便于員工的審核，企業(yè)管理者的查詢和監(jiān)督。

商品入庫時倉管人員要嚴(yán)格把關(guān)，出現(xiàn)以下情況時可拒絕驗收或入庫：

（1）本次采購未經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)或部門負(fù)責(zé)人同意。

（2）與合同計劃或請購單不相符的采購物。

（3）與要求不符合的采購物資。

常德市風(fēng)采超市有限公司應(yīng)對不合格的產(chǎn)品進(jìn)行相關(guān)處理。常德市風(fēng)采超

市有限公司還應(yīng)每月核對物料帳，如遇有賬實不符的現(xiàn)象，要及時追查原因。

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入庫開

始

訂貨單

供應(yīng)商清點物品

物品

不合

檢查

格拒收

物品

合格

填寫入庫單打印物品驗收單

更新庫存

登記入庫

物品表

入庫結(jié)束

圖5入庫流程圖

3.3.2出庫管理制度優(yōu)化

牛鍵盤進(jìn)銷存軟件不僅可以進(jìn)行入庫管理，還可以進(jìn)行出庫管理。對所購

買的物品在出庫時要檢查核對出庫物品的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等是否符合要求。

要嚴(yán)格檢查物品包裝是否完好，以免造成商品破損的情況。在搬運商品的過程

中要小心謹(jǐn)慎，以免對物品造成損壞。對物品的信息要及時更新，經(jīng)常檢查。

物品出庫后，有些物品被拆走，有些物品被打亂，有些現(xiàn)場還留有垃圾雜物，

倉管人員要按照預(yù)案要求，及時對出庫現(xiàn)場進(jìn)行清理，保持出庫現(xiàn)場干凈整潔，

并在倉庫貨位圖上標(biāo)注出空出的貨位，以備入庫新物品時使用。出庫流程如圖6

所示。

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出庫開始

填寫物品領(lǐng)取表

部門經(jīng)理簽字

核實物品領(lǐng)取表

填寫出庫單

倉管人員簽字確認(rèn)

更新庫存

登記臺賬物品表

出庫結(jié)束

圖6出庫流程圖

3.4建立健全質(zhì)量控制體系

常德市風(fēng)采超市有限公司要建立一個全面的質(zhì)量控制體系。在采購時應(yīng)從

以下幾個方面進(jìn)行：（1）對各個供應(yīng)商之間對比的內(nèi)容要科學(xué)。由于前期對比

的工作量較大，造成評比工作復(fù)雜。因此，要減少工作的重復(fù)和失準(zhǔn)，避免個

人感情受到影響，評估方法和內(nèi)容需要迅速統(tǒng)一。（2）采購時要對商品進(jìn)行抽

樣調(diào)查。確保所采購的商品質(zhì)量合格，同時要檢查商家產(chǎn)品質(zhì)量保證書等證件

是否齊全并做好相應(yīng)登記。（3）開展商品質(zhì)量驗收工作。驗貨管理員首先要對

照所驗貨是否符合訂貨單上的要求，再對貨品進(jìn)行盤點，檢查是否有破損。驗

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收管理員還要編制一式多聯(lián)的驗收單，對每一張已經(jīng)收到的訂單都預(yù)先編好序

列號。

采購物品到貨由采購部經(jīng)理統(tǒng)一