常德市風(fēng)采超市有限公司采購(gòu)制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

目錄

1.常德市風(fēng)采超市有限公司基本情況介紹.................................1

2.常德市風(fēng)采超市有限公司采購(gòu)制度現(xiàn)狀及存在問(wèn)題.......................1

2.1常德市風(fēng)采超市有限公司采購(gòu)制度現(xiàn)狀............................1

2.2常德市風(fēng)采超市有限公司采購(gòu)制度存在的問(wèn)題......................2

2.2.1采購(gòu)計(jì)劃制定不規(guī)范.......................................2

2.2.2庫(kù)房布局不合理導(dǎo)致利用率較低.............................2

2.2.3庫(kù)存商品出入庫(kù)管理混亂...................................3

2.2.4缺乏質(zhì)量控制.............................................3

3.常德市風(fēng)采超市有限公司采購(gòu)制度優(yōu)化設(shè)計(jì)............................3

3.1規(guī)范采購(gòu)計(jì)劃的制定............................................3

3.2倉(cāng)庫(kù)布局合理化................................................5

3.3完善出入庫(kù)管理制度............................................6

3.3.1完善入庫(kù)管理制度.........................................6

3.3.2出庫(kù)管理制度優(yōu)化.........................................7

3.4建立健全質(zhì)量控制體系..........................................8

4.總結(jié)...............................................................9

參考資料............................................................10

I

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

常德市風(fēng)采超市有限公司采購(gòu)制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

1.常德市風(fēng)采超市有限公司基本情況介紹

常德市風(fēng)采超市有限公司成立于2001年6月20日，位于湖南省常德市武

陵區(qū)紫橋農(nóng)貿(mào)市場(chǎng)二樓，經(jīng)營(yíng)范圍為預(yù)包裝食品零售，散裝食品，乳制品(含嬰

幼兒配方乳粉)，卷煙，雪茄煙，日用品，玩具，文化用品，體育用品，五金塑

膠制品，針綿織品零售。企業(yè)愈發(fā)注重電子商務(wù)的發(fā)展，日常管理也更加注重

信息化。

2.常德市風(fēng)采超市有限公司采購(gòu)制度現(xiàn)狀及存在問(wèn)題

2.1常德市風(fēng)采超市有限公司采購(gòu)制度現(xiàn)狀

常德市風(fēng)采超市有限公司的存貨主要是由食品以及日常用品構(gòu)成的，超市

存貨由存貨管理人員進(jìn)行管理，在每日24點(diǎn)之前，由存貨管理人員確定今日的

銷(xiāo)售量，核對(duì)庫(kù)存商品數(shù)量，并對(duì)貨架上缺少的商品進(jìn)行補(bǔ)貨。

當(dāng)商品的庫(kù)存量低于最佳儲(chǔ)存量時(shí)，存貨管理人員填寫(xiě)商品補(bǔ)貨單，交由

倉(cāng)儲(chǔ)部主管審核，在商品補(bǔ)貨單審核通過(guò)后，商品采購(gòu)員與商品供應(yīng)商確定需

要購(gòu)買(mǎi)的物品是否充足，如若充足，則與供應(yīng)商簽署規(guī)范的商品采購(gòu)協(xié)議。在

商品入庫(kù)時(shí)檢查所采購(gòu)的商品是否達(dá)到上架售賣(mài)的標(biāo)準(zhǔn)，若符合檢查標(biāo)準(zhǔn)，則

填寫(xiě)商品入庫(kù)單，最后財(cái)務(wù)人員申請(qǐng)向供應(yīng)商付款；若不符合檢查標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)將

物品退還給供應(yīng)商，將入庫(kù)單作廢，待供應(yīng)商補(bǔ)發(fā)后重新創(chuàng)建入庫(kù)單。

制定采購(gòu)計(jì)劃確定貨源選擇供應(yīng)商

物料接收采購(gòu)訂單跟蹤訂單處理

檢測(cè)所采購(gòu)物品

發(fā)票校驗(yàn)

的質(zhì)量付款

圖1常德市風(fēng)采超市有限公司現(xiàn)有采購(gòu)流程圖

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2.2常德市風(fēng)采超市有限公司采購(gòu)制度存在的問(wèn)題

2.2.1采購(gòu)計(jì)劃制定不規(guī)范

一方面，采購(gòu)部門(mén)沒(méi)有養(yǎng)成未雨綢繆的習(xí)慣，采購(gòu)工作預(yù)算在實(shí)際工作中

管理滯后，上報(bào)的預(yù)算沒(méi)有實(shí)事求是，存在照搬照抄往年預(yù)算的情況。年中存

在臨時(shí)決定(如日雜百貨、文體用品、圖書(shū)資料、日常維修等)的“小零散”項(xiàng)

目，造成工作無(wú)預(yù)算，正常工作受到影響。另一方面，一些部門(mén)對(duì)公司的采購(gòu)

計(jì)劃不夠重視，在填寫(xiě)采購(gòu)計(jì)劃時(shí)不嚴(yán)謹(jǐn)，不提前動(dòng)手，基本都是“急于求成”，

這就直接造成了向公司上報(bào)的采購(gòu)計(jì)劃漏洞百出。此外，采購(gòu)部門(mén)對(duì)所采購(gòu)的

物資也存在因采購(gòu)計(jì)劃不實(shí)而未能正確分類(lèi)的現(xiàn)象。

2.2.2庫(kù)房布局不合理導(dǎo)致利用率較低

常德市風(fēng)采超市有限公司的庫(kù)房布局較為雜亂，使得庫(kù)房面積使用度不高，

有效使用面積低。物品的堆放不規(guī)范，倉(cāng)庫(kù)管理人員為了便利經(jīng)常在物品入庫(kù)

后隨意堆放，這就導(dǎo)致在查找物品時(shí)，經(jīng)常出現(xiàn)耗時(shí)過(guò)長(zhǎng)的情況，嚴(yán)重降低了

清晰明確收發(fā)貨的效率。甚至在很多情況下會(huì)出現(xiàn)根本無(wú)法找到對(duì)應(yīng)存貨的情

況，導(dǎo)致倉(cāng)庫(kù)管理人員誤以為該項(xiàng)物品已無(wú)庫(kù)存，出現(xiàn)重復(fù)購(gòu)買(mǎi)從而增加企業(yè)

成本，原有存貨因長(zhǎng)年累月未經(jīng)發(fā)現(xiàn)和管理發(fā)生損毀也變相增加了企業(yè)的成本。

倉(cāng)庫(kù)管理人員的不足對(duì)倉(cāng)庫(kù)工作和物品情況不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)與反饋。

食品區(qū)1用品區(qū)1

食品區(qū)2備用用品區(qū)2

用品區(qū)1退換貨區(qū)

入口

圖2常德市風(fēng)采超市有限公司原倉(cāng)庫(kù)布局圖

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2.2.3庫(kù)存商品出入庫(kù)管理混亂

入庫(kù)：?jiǎn)螕?jù)上的物品數(shù)量或規(guī)格與實(shí)物不匹配，倉(cāng)儲(chǔ)部人員并沒(méi)有嚴(yán)格地

遵守和執(zhí)行入庫(kù)管理制度。常德市風(fēng)采超市有限公司的工作人員一味地按照自

己的意愿工作，導(dǎo)致入庫(kù)工作流程混亂，容易出現(xiàn)發(fā)生差錯(cuò)而無(wú)法追溯的情況。

表單內(nèi)容不完備，退換貨直接進(jìn)行卻不進(jìn)行表單的填寫(xiě)。沒(méi)有完整的退換貨流

程制度，商品驗(yàn)貨不規(guī)范，導(dǎo)致未合格的商品也直接入庫(kù)，沒(méi)有及時(shí)有效的進(jìn)

行處理。

出庫(kù)：出庫(kù)數(shù)量與出庫(kù)單據(jù)上面的數(shù)量不符，沒(méi)有按照出庫(kù)單據(jù)上的數(shù)量

進(jìn)行出庫(kù)，物品數(shù)量出現(xiàn)減少或者增多現(xiàn)象。常德市風(fēng)采超市有限公司的員工

操作不規(guī)范，經(jīng)常導(dǎo)致很多的商品出現(xiàn)了損壞的現(xiàn)象。由于工作人員對(duì)物品的

種類(lèi)規(guī)格不是很熟悉，或者是工作上有疏忽，所以存在將規(guī)格型號(hào)有差錯(cuò)物品

進(jìn)行出庫(kù)的現(xiàn)象。

2.2.4缺乏質(zhì)量控制

常德市風(fēng)采超市有限公司的采購(gòu)人員對(duì)購(gòu)進(jìn)的存貨質(zhì)量控制不夠嚴(yán)格，采

購(gòu)物品并沒(méi)有遵循貨比三家的原則，而是僅僅只針對(duì)價(jià)格進(jìn)行比較，使購(gòu)買(mǎi)的

物品報(bào)損率較高。對(duì)超市所采購(gòu)的物品的數(shù)量控制不嚴(yán)，有時(shí)會(huì)將自己所需的

物品夾雜在公司采購(gòu)物品里一起采購(gòu)。有時(shí)還會(huì)直接減少數(shù)量但并不會(huì)上報(bào)公

司，會(huì)使超市所采購(gòu)的物品的短缺率增加。

3.常德市風(fēng)采超市有限公司采購(gòu)制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

3.1規(guī)范采購(gòu)計(jì)劃的制定

采購(gòu)計(jì)劃由采購(gòu)部根據(jù)審批后的“采購(gòu)申請(qǐng)單”制定。相關(guān)人員在授權(quán)范

圍內(nèi)對(duì)各類(lèi)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行審查和批準(zhǔn)后，將采購(gòu)計(jì)劃報(bào)送總經(jīng)理審批。采購(gòu)計(jì)

劃的審批包括這些方面：（1）采購(gòu)計(jì)劃是否符合超市受眾的日常需求。（2）采

購(gòu)目標(biāo)是否合理、得當(dāng)。（3）采購(gòu)物品的數(shù)量是否準(zhǔn)確。（4）庫(kù)存商品數(shù)量是

否存在過(guò)高或過(guò)低的現(xiàn)象。（5）采購(gòu)的物資是否遵循成本最優(yōu)的原則。

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按照預(yù)算執(zhí)行

填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)單

采購(gòu)

采購(gòu)部經(jīng)均總經(jīng)理

理審批審批

對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)單在

進(jìn)行初步審批范

圍

內(nèi)

否否

匯總、整理符合是否在采是否在

要求的采購(gòu)需求購(gòu)范圍內(nèi)預(yù)算內(nèi)

確定采購(gòu)數(shù)量

提交采購(gòu)申請(qǐng)單

及金額

圖3材料審批流程圖

采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行方面：采購(gòu)計(jì)劃審批通過(guò)后，請(qǐng)購(gòu)部門(mén)提出的請(qǐng)購(gòu)要求必須

經(jīng)采購(gòu)部經(jīng)理審批簽字。采購(gòu)部負(fù)責(zé)審核請(qǐng)購(gòu)需求采購(gòu)計(jì)劃之內(nèi)，不在計(jì)劃之

內(nèi)的必須上報(bào)總經(jīng)理審批。

采購(gòu)計(jì)劃調(diào)整方面：對(duì)于已經(jīng)審批的采購(gòu)物資，請(qǐng)購(gòu)部門(mén)如果需要變更物

資的規(guī)格、數(shù)量或撤銷(xiāo)采購(gòu)申請(qǐng)，必須報(bào)采購(gòu)部審批，以便采購(gòu)部及時(shí)根據(jù)實(shí)

際情況更改采購(gòu)計(jì)劃。如果某項(xiàng)商品需求量大于供給量時(shí)，需求部門(mén)可編制“補(bǔ)

貨（增加供給）申請(qǐng)表”，需求部門(mén)經(jīng)理審批簽字后遞交采購(gòu)部審核，通過(guò)后，

編制采購(gòu)計(jì)劃增補(bǔ)方案。應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)信息填寫(xiě)存貨采購(gòu)單，不得隨意改動(dòng)。

再按照填寫(xiě)的采購(gòu)計(jì)劃表制定統(tǒng)一的表單格式、電子存檔。采購(gòu)管理人員盡可

能的采用電子打印方式進(jìn)行工作。因?yàn)檫@樣既便于采購(gòu)人員填報(bào)，提高了采購(gòu)

人員信息填報(bào)的效率，又能使信息核對(duì)員更好地校對(duì)采購(gòu)信息，從而嚴(yán)格把關(guān)

每一筆采購(gòu)物資，有效地杜絕了采購(gòu)物資中出現(xiàn)的差錯(cuò)。

表1存貨采購(gòu)單

存貨采購(gòu)單

序號(hào)物品名供應(yīng)商規(guī)格報(bào)價(jià)采購(gòu)數(shù)實(shí)際金備注

稱量額

4

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

1

2

3

4

5

采購(gòu)員：審批：審批日期：

3.2倉(cāng)庫(kù)布局合理化

常德市風(fēng)采超市有限公司倉(cāng)管人員要繪制倉(cāng)庫(kù)平面圖，標(biāo)明各種商品的存

放位置，采用五五化堆碼方式，即“五成排、五成方、五成串、五成堆、五成

層”的方式，根據(jù)各種材料的特性、形狀，在使用完畢后，及時(shí)將零頭、尾數(shù)

歸并，做到材料堆碼整齊、擺放整齊。這樣的堆碼方式便于點(diǎn)數(shù)盤(pán)點(diǎn)和取送。

采取這種方式后可以很大程度地加快人工盤(pán)點(diǎn)的速度、減少差錯(cuò)。常德市風(fēng)采

超市有限公司應(yīng)增加倉(cāng)庫(kù)管理人員，建立健全的倉(cāng)庫(kù)管理人員崗位職責(zé)制，實(shí)

行賞罰制度。

常德市風(fēng)采超市有限公司應(yīng)將原有的倉(cāng)庫(kù)劃分為A、B、C三個(gè)區(qū)域，A區(qū)用

于用品的堆放，B區(qū)用來(lái)做一些堆積及未處理的物品堆放，C區(qū)做食品堆放區(qū)，

又將A、B、C三個(gè)區(qū)域進(jìn)行整體規(guī)劃，分成幾個(gè)小部分進(jìn)行劃分存放。A區(qū)劃分

為洗漱用品區(qū)，家庭用品區(qū)，廚衛(wèi)用品區(qū)，裝修用品區(qū)；B區(qū)劃分為退貨區(qū)，過(guò)

期物品區(qū)，貨物處理區(qū)，待理區(qū)；C區(qū)為五谷美食區(qū)，蔬果區(qū)，飲食區(qū)，休閑區(qū)。

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A區(qū)B區(qū)C區(qū)

洗漱用品區(qū)退換區(qū)五谷美食區(qū)

家居用品區(qū)過(guò)期商品區(qū)蔬果區(qū)

廚衛(wèi)用品區(qū)貨物處理區(qū)飲食區(qū)

裝飾用品區(qū)待理區(qū)休閑區(qū)

入口

圖4優(yōu)化后的倉(cāng)庫(kù)布局圖

3.3完善出入庫(kù)管理制度

3.3.1完善入庫(kù)管理制度

公司可以使用牛鍵盤(pán)進(jìn)銷(xiāo)存軟件進(jìn)行入庫(kù)管理。入庫(kù)商品時(shí)，倉(cāng)庫(kù)管理員

進(jìn)行驗(yàn)貨、收貨，將實(shí)際到貨數(shù)據(jù)如實(shí)錄入ERP管理系統(tǒng)，邊入庫(kù)商品邊錄入

數(shù)據(jù)，避免因延誤而造成數(shù)據(jù)誤差。此外，倉(cāng)庫(kù)的變動(dòng)都要有單據(jù)，進(jìn)庫(kù)有購(gòu)

貨單，出庫(kù)有領(lǐng)料單，便于審核，也便于企業(yè)管理者查詢和及時(shí)跟蹤。ERP管理

系統(tǒng)能夠及時(shí)記錄出入庫(kù)過(guò)程，便于員工的審核，企業(yè)管理者的查詢和監(jiān)督。

商品入庫(kù)時(shí)倉(cāng)管人員要嚴(yán)格把關(guān)，出現(xiàn)以下情況時(shí)可拒絕驗(yàn)收或入庫(kù)：

（1）本次采購(gòu)未經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)或部門(mén)負(fù)責(zé)人同意。

（2）與合同計(jì)劃或請(qǐng)購(gòu)單不相符的采購(gòu)物。

（3）與要求不符合的采購(gòu)物資。

常德市風(fēng)采超市有限公司應(yīng)對(duì)不合格的產(chǎn)品進(jìn)行相關(guān)處理。常德市風(fēng)采超

市有限公司還應(yīng)每月核對(duì)物料帳，如遇有賬實(shí)不符的現(xiàn)象，要及時(shí)追查原因。

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入庫(kù)開(kāi)

始

訂貨單

供應(yīng)商清點(diǎn)物品

物品

不合

檢查

格拒收

物品

合格

填寫(xiě)入庫(kù)單打印物品驗(yàn)收單

更新庫(kù)存

登記入庫(kù)

物品表

入庫(kù)結(jié)束

圖5入庫(kù)流程圖

3.3.2出庫(kù)管理制度優(yōu)化

牛鍵盤(pán)進(jìn)銷(xiāo)存軟件不僅可以進(jìn)行入庫(kù)管理，還可以進(jìn)行出庫(kù)管理。對(duì)所購(gòu)

買(mǎi)的物品在出庫(kù)時(shí)要檢查核對(duì)出庫(kù)物品的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等是否符合要求。

要嚴(yán)格檢查物品包裝是否完好，以免造成商品破損的情況。在搬運(yùn)商品的過(guò)程

中要小心謹(jǐn)慎，以免對(duì)物品造成損壞。對(duì)物品的信息要及時(shí)更新，經(jīng)常檢查。

物品出庫(kù)后，有些物品被拆走，有些物品被打亂，有些現(xiàn)場(chǎng)還留有垃圾雜物，

倉(cāng)管人員要按照預(yù)案要求，及時(shí)對(duì)出庫(kù)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行清理，保持出庫(kù)現(xiàn)場(chǎng)干凈整潔，

并在倉(cāng)庫(kù)貨位圖上標(biāo)注出空出的貨位，以備入庫(kù)新物品時(shí)使用。出庫(kù)流程如圖6

所示。

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出庫(kù)開(kāi)始

填寫(xiě)物品領(lǐng)取表

部門(mén)經(jīng)理簽字

核實(shí)物品領(lǐng)取表

填寫(xiě)出庫(kù)單

倉(cāng)管人員簽字確認(rèn)

更新庫(kù)存

登記臺(tái)賬物品表

出庫(kù)結(jié)束

圖6出庫(kù)流程圖

3.4建立健全質(zhì)量控制體系

常德市風(fēng)采超市有限公司要建立一個(gè)全面的質(zhì)量控制體系。在采購(gòu)時(shí)應(yīng)從

以下幾個(gè)方面進(jìn)行：（1）對(duì)各個(gè)供應(yīng)商之間對(duì)比的內(nèi)容要科學(xué)。由于前期對(duì)比

的工作量較大，造成評(píng)比工作復(fù)雜。因此，要減少工作的重復(fù)和失準(zhǔn)，避免個(gè)

人感情受到影響，評(píng)估方法和內(nèi)容需要迅速統(tǒng)一。（2）采購(gòu)時(shí)要對(duì)商品進(jìn)行抽

樣調(diào)查。確保所采購(gòu)的商品質(zhì)量合格，同時(shí)要檢查商家產(chǎn)品質(zhì)量保證書(shū)等證件

是否齊全并做好相應(yīng)登記。（3）開(kāi)展商品質(zhì)量驗(yàn)收工作。驗(yàn)貨管理員首先要對(duì)

照所驗(yàn)貨是否符合訂貨單上的要求，再對(duì)貨品進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，檢查是否有破損。驗(yàn)

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湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

收管理員還要編制一式多聯(lián)的驗(yàn)收單，對(duì)每一張已經(jīng)收到的訂單都預(yù)先編好序

列號(hào)。

采購(gòu)物品到貨由采購(gòu)部經(jīng)理統(tǒng)一