會議室管理制度

會議室管理制度會議室管理制度「篇一」為充分發(fā)揮會議室功能，進(jìn)一步規(guī)范會議室的使用和管理，確保各類會議正常召開，特制定本規(guī)定。第一條會議室（包括局十樓會議室、數(shù)字中心會議室、二樓會議室）由市局統(tǒng)一管理，局辦公室負(fù)責(zé)具體調(diào)度。會議室涉及使用的設(shè)備設(shè)施由專人負(fù)責(zé)保管、管理與調(diào)試。其中局十樓會議室由局辦公室負(fù)責(zé)，數(shù)字中心會議室由數(shù)字中心負(fù)責(zé)，二樓會議室由市容支隊和規(guī)劃支隊共同負(fù)責(zé)。第二條為了避免會議時間發(fā)生沖突，提高會議室使用效率，各部門的工作例會安排，應(yīng)當(dāng)抄告局辦公室統(tǒng)一備案。如召開工作調(diào)度會、推進(jìn)會等，需用會議室，在會議確定時，應(yīng)當(dāng)在第一時間將會議事項、參會人員等情況，及時報送局辦備案，以便統(tǒng)一安排。第三條會議室使用遵循領(lǐng)導(dǎo)優(yōu)先，先登記先使用、先緊急后一般、先全局后部門的原則；本著重要、緊急優(yōu)先的原則協(xié)商解決。第四條如需使用會議室設(shè)備，應(yīng)提前說明，以備提前準(zhǔn)備，確保會議順利進(jìn)行。部門牽頭召開的會議，席卡、會務(wù)用品（如：茶葉、投影設(shè)備、音響等）及會務(wù)服務(wù)，由部門具體負(fù)責(zé)；市領(lǐng)導(dǎo)出席的會議、或全局性會議，會務(wù)服務(wù)等由局辦公室具體承辦，相關(guān)部門和單位予以配合協(xié)助。第五條會議期間參會人員要愛護(hù)公共設(shè)施，自覺維護(hù)會議室的環(huán)境衛(wèi)生。第六條會后使用部門及時關(guān)閉投影儀、空調(diào)，桌椅及時歸位，確保各種電器斷電、門窗關(guān)閉，室內(nèi)干凈整潔。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障和公物損壞應(yīng)及時告知辦公室，以便及時修理。第七條未備案使用會議室，出現(xiàn)會議沖突的，由其自行協(xié)調(diào)處理。第八條本制度由局辦公室負(fù)責(zé)解釋，自印發(fā)之日起施行。會議室管理制度「篇二」1、會議室，接待室是公司舉行會議，接待客戶的場所，為加強(qiáng)管理，規(guī)范gs會議室、接待室的使用，給員工營造一個良好的工作環(huán)境，制定本制度。2、公司所有員工非接待客人和參加會議，不得隨意進(jìn)入接待室和會議室。3、公司各個部門如需要使用會議室，要提前去總經(jīng)理辦公室申請。4、接待室有專門負(fù)責(zé)引見、招待、接送來賓。5、任何員工不得隨便移動會議室，接待室的家具及物品。6、任何員工不得隨便使用會議室、接待室的茶葉、咖啡、飲料等用品。7、任何員工不得隨便拿走接待室的報刊，雜志等資料。8、愛護(hù)接待室、會議室的設(shè)施。9、會議結(jié)束，要整理會場，保持清潔。公司會議室管理制度準(zhǔn)備1、會議開始前半個小時，將開水咖啡準(zhǔn)備好，其他設(shè)備要調(diào)好。2、打開會議室門，服務(wù)員在門口迎接客人。3、根據(jù)客人要求，將指示牌放在指定位置。公司會議室管理制度服務(wù)1、會議開始后，服務(wù)員站在會議后的后面。2、保持會議室安靜，服務(wù)員不能大聲說話，東西輕拿輕放。3、會議中間休息時，要盡快整理會場，補(bǔ)充更換各種用品。公司會議室管理制度清理會場1、會議結(jié)束后，仔細(xì)檢查一遍會場，看是否有客人以往的東西和文件等。2、會后將水具，設(shè)備整理好。會議室管理制度「篇三」1.會議室、接待室是酒店舉行會議、接待客戶的場所，為加強(qiáng)管理，規(guī)范酒店會議室、接待室的使用，給員工營造一個良好的工作環(huán)境，特制定本制度。2.酒店所有員工非接待客人和參加會議，不得隨意進(jìn)入接待室和會議室。3．酒店各部門如需使用會議室，要提前到總經(jīng)理辦公室申請，在會議室使用登記簿上簽字，由辦公室統(tǒng)一穿好！4．接待室有專人負(fù)責(zé)引見、招待、接送來賓。5．任何員工不得隨便移動會議室、接待室的家具及物品n6．任何員工不得隨意使用會議室、接待室的茶葉、咖啡、飲料等用品。7．任何員工不能隨意拿走接待室的報刊、雜志等資料。8．愛護(hù)接待室、會議室的設(shè)施9．會議結(jié)束，要整理會場，保持清潔，并去辦公室辦理交接手續(xù)?！顪?zhǔn)備（1）會議開始前半個小時，將冰水、咖啡準(zhǔn)備好，其他各種設(shè)備要調(diào)拭好。（2）打開會議室門，服務(wù)員在會議室門口迎接客人。（3）根據(jù)客人要求，將指示牌擺放在指定位置?！罘?wù)（1）會議開始后，服務(wù)員站在會議室的后面。（2）保持會議室四周安靜，服務(wù)員不能大聲說話，東西輕拿輕放。（3）通常每半小時左右為客人更換一次煙灰缸，添加冰水等，但要盡量不打擾客人開會，特殊情況可按客人要求服務(wù)。（4）會議中間休息時，要盡快整理會場，補(bǔ)充的更換各種用品?！钋謇頃觯?）會議結(jié)束后，仔細(xì)地檢查一遍會場，看是否有客人遺忘的東西和文件等。（2）將會議后水具、設(shè)備整理好。會議室管理制度「篇四」1范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了酒店視頻會議室管理制度的具體要求。2具體要求2.1視頻會議室歸屬總辦管理。會議部負(fù)責(zé)視頻會議室控制系統(tǒng)運行管理和技術(shù)維護(hù)。2.2使用視頻會議室需提前通知總辦，由總辦負(fù)責(zé)統(tǒng)籌安排，并提前通知會議室做好技術(shù)動力保障，會議室指定一名專職工作人員承擔(dān)視頻會議室的日常管理和運行維護(hù)工作，工作人員要對會務(wù)工作熟悉，對會場設(shè)備熟悉，對視頻會議的常規(guī)操作熟悉，通過培訓(xùn)可以完成會前設(shè)備檢查及簡單的故障處理。2.3會議期間，參會人員必須關(guān)閉移動電話和小靈通，以免干擾視頻會議的進(jìn)行。嚴(yán)禁在視頻會議終端設(shè)備附近做其它設(shè)備的開關(guān)電動作，以免帶來電源干擾。嚴(yán)禁在設(shè)備前后走動，以免將設(shè)備連線碰掉，松脫。嚴(yán)禁在會議室和控制室附近做任何施工，以免干擾會議的正常進(jìn)行。2.4視頻會議室設(shè)施不得隨意搬動或挪作它用，參會人員應(yīng)愛護(hù)視頻會議室的公共設(shè)備，若造成損壞，應(yīng)及時向管理部門報告，分析原因，落實賠償責(zé)任。2.5視頻會議室內(nèi)，嚴(yán)禁吸煙、隨地吐痰，不得亂扔紙屑、雜物，墻面等部位不得隨意張貼、涂寫。2.6非工作人員未經(jīng)許可禁止進(jìn)入視頻會議室特別是控制室內(nèi)。2.7視頻會議室控制室內(nèi)應(yīng)有良好的防塵措施和空調(diào)設(shè)備，控制室溫度應(yīng)保持在18℃～25℃，相對濕度應(yīng)保持在30％～60％。應(yīng)保持清潔、整齊，切實做到設(shè)備無塵，排列正規(guī)，布線整齊。應(yīng)有良好的防靜電、接地措施，計算機(jī)等設(shè)備應(yīng)有嚴(yán)格的防病毒措施。2.8本辦法自印發(fā)之日起執(zhí)行，由總辦負(fù)責(zé)解釋。會議室管理制度「篇五」范圍1.本制度規(guī)定了會議室的安排原則、會議服務(wù)的基本要求和紀(jì)律要求。2.本制度適用于會議接待服務(wù)。會議室安排原則1.先訂先安排：接待人員按訂會的申請時間順序做好登記，根據(jù)參會人數(shù)妥善安排好會議室。2.遇到多個領(lǐng)導(dǎo)要求同時使用會議室時，應(yīng)以先滿足直屬最高領(lǐng)導(dǎo)要求為原則，妥善處理好其他領(lǐng)導(dǎo)的要求。訂會接待1.會議接待人員憑會議通知安排會議室，并將會議室和具體要求及時通知相應(yīng)會議室的服務(wù)員。2.訂會接待人員在訂出會議室時，及時通知服務(wù)人員和會議設(shè)備調(diào)試人員。服務(wù)人員應(yīng)按要求及時做好會前的保潔工作和會中的飲水工作，設(shè)備調(diào)試人員要做好會議工程設(shè)備的調(diào)試及保障工作。3.會議接待人員做好《會議接待登記表》。會場準(zhǔn)備1.服務(wù)員應(yīng)根據(jù)辦會方會議通知要求，準(zhǔn)備會務(wù)所需物品、用具，完成會場布置，并做好會議的相關(guān)登記工作。2.會場布置應(yīng)注意以下事項：―會議主席臺按照與會人數(shù)擺放桌椅;―會場桌椅排列整齊;―準(zhǔn)備所需的茶杯、茶葉、席位卡、礦泉水及紙張、文具等物品。―茶杯、礦泉水及毛巾、席位卡等物品擺放要求整齊統(tǒng)一、錯落有致、和-諧美觀。瓷茶杯杯柄向右(杯蓋、茶杯、杯托上的花紋相對應(yīng))，毛巾托放置于茶杯的左下方。一次性紙杯上的文字正對客人。―擺放席位卡時要根據(jù)訂會者要求，考慮與會者身份。―會前一小時應(yīng)打開空調(diào)，并檢查設(shè)施設(shè)備是否完好，發(fā)現(xiàn)異常及時報修?？照{(diào)溫度要根據(jù)季節(jié)視情節(jié)而定，如辦會方有要求，遵照辦會方要求設(shè)置。3.會場布置完畢，服務(wù)員應(yīng)全面檢查一次，防止疏漏。重要會議可聯(lián)絡(luò)會議申請部門聯(lián)系人前來確認(rèn)是否符合要求。會中服務(wù)1.接待與會人員時，會務(wù)服務(wù)員應(yīng)按規(guī)范禮儀迎接，站姿準(zhǔn)確，使用禮貌用語，及時正確地引導(dǎo)與會者入座。2.會務(wù)服務(wù)員一般應(yīng)在會前五分鐘上茶。如與會者提前入場，落座后服務(wù)人員應(yīng)及時上茶。3.會務(wù)服務(wù)員在會議期間每間隔15分鐘為與會人添加茶水一次。并及時觀察會議人員用茶情況，添水間隔時間作適當(dāng)調(diào)整。4.添加茶水時要根據(jù)職務(wù)大小按順序進(jìn)行。動作規(guī)范、輕盈，不影響與會人開會。5.會議過程中，會務(wù)服務(wù)員應(yīng)注意觀察并調(diào)整會場內(nèi)空調(diào)溫度。6.當(dāng)與會人數(shù)較預(yù)訂增多未準(zhǔn)確茶杯時，應(yīng)及時使用托盤送上茶水。會后整理1.會議結(jié)束后會議服務(wù)人員應(yīng)立即清掃會場，檢查有無遺留物品。2.按衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)清洗、消毒使用過的物品，放置于規(guī)定位置，要求擺放整齊有序。3.注意將桌面、地面上茶水處理干凈，以免形成茶漬。4.做好《會議服務(wù)情況記錄》。會議室安全管理1.下班對會議室進(jìn)行安全檢查工作，發(fā)現(xiàn)問題及時報告。2.工作時注意四周環(huán)境，發(fā)現(xiàn)有異味、雜聲等異常情況，及時追查。3.工作完畢，會議設(shè)備管-理-員應(yīng)將有關(guān)設(shè)施設(shè)備復(fù)原，工具放到規(guī)定的地方。4.會議服務(wù)員下班前應(yīng)鎖好會議室門、窗。會議負(fù)責(zé)人就應(yīng)監(jiān)督檢查。5.會議室鑰匙由責(zé)任區(qū)域會議服務(wù)員保管。會議室衛(wèi)生管理1.會議室應(yīng)責(zé)任到人(會議服務(wù)員)，責(zé)任人每天上班時應(yīng)對會議室衛(wèi)生打掃一遍，確保會議室處于待命狀態(tài)。2.每次會議后，責(zé)任會議服務(wù)員及時做好會議室保潔工作。3.會議服務(wù)員做完衛(wèi)生后檢查區(qū)域內(nèi)門、燈、空調(diào)等設(shè)施設(shè)備的完好情況，發(fā)現(xiàn)問題及時報修。4.做衛(wèi)生時，打開會議室門窗通風(fēng)透氣，并在半小時左右把窗門關(guān)好。5.會議室桌面、窗臺、茶幾、沙發(fā)、電話、茶水柜臺面、各類開關(guān)、門、地面、屏風(fēng)、操作臺、服務(wù)臺、垃圾桶、煙缸等每日必須保潔1次;踢腳線、桌腳、椅腳、門頭、門框、桌子夾板、桌子下面、沙發(fā)下、壁燈、茶水柜(內(nèi))水瓶外殼、鏡子、筆筒等每周必須保潔2次;衣柜頂、護(hù)墻板、筆筒(內(nèi))、盆栽(花葉、盆外表面、盆托)、壁畫等每周必須保潔1次;地毯、沙發(fā)、窗簾的清洗視清潔狀況確定。6.會議室必須保證無污跡、無灰塵，清潔明亮，如不按規(guī)定完成任務(wù)，抽查到一項罰款20元，一個月內(nèi)抽查到2次者每項罰款50元。紀(jì)律要求1.會議服務(wù)人員上午7：40上班，11：30下班;下午14：00上班，17：30下班。如有會議下班時間隨會延遲。2.會議負(fù)責(zé)人員不定期抽查會議室的衛(wèi)生、會議服務(wù)人員的儀容、儀表，如不按要求著裝每發(fā)現(xiàn)1次罰款20元。如有辦會人員反映不及時倒水，不按辦會方要求服務(wù)的視情節(jié)扣發(fā)工資或做書面檢查。3.設(shè)備管理人員要根據(jù)會議要求，做好設(shè)備的調(diào)試和相關(guān)工作。平時要做好每個會議室各項設(shè)備的維護(hù)工作。按要求完不成任務(wù)者，視情節(jié)扣發(fā)工資。4.其它考勤規(guī)定同保潔人員相同。注：此制度從2015年1月起執(zhí)行，如有漏洞，運行中及時更正。會議室管理制度「篇六」1．范圍本制度規(guī)定了現(xiàn)場會議的管理要求。適用于河南華中星科技電子有限公司工程項目。2．職責(zé)2.1河南@有限公司工程項目部（以下簡稱為項目部）負(fù)責(zé)現(xiàn)場會議的明確工作。2.2工程承包方項目部負(fù)責(zé)現(xiàn)場會議的會務(wù)工作。2.3監(jiān)理單位按照分工負(fù)責(zé)主持相關(guān)現(xiàn)場會議，并檢查、督促會議紀(jì)要的落實工作。3．管理要求3.1召開工程例會時間：每周二下午15：00-17：00，各單位參會人員應(yīng)提前到會議現(xiàn)場，超過15：00即為遲到，遲到兩次計一次缺席；工地例會持續(xù)的時間為——工程項目開工之日至工程竣工驗收結(jié)束；在施工過程中，項目部根據(jù)需要隨時可以召開工地會議。會議前各單位應(yīng)在周一上午11時之前以統(tǒng)一的文本格式把本單位的周生產(chǎn)情況、周施工組織計劃和需要協(xié)調(diào)的事宜上報至監(jiān)理單位，監(jiān)理單位整理匯總后，于周一下午3時前上報項目部。例會上只協(xié)調(diào)解決平時解決不了的問題，凡是例會之前未進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)解決的問題，在會上不予協(xié)調(diào)。其目的是為了提高會議效率，加強(qiáng)平時溝通。3.2會議由監(jiān)理單位總監(jiān)主持，參加人員：建設(shè)單位：項目部項目負(fù)責(zé)人等有關(guān)人員。監(jiān)理單位：總監(jiān)理工程師，現(xiàn)場監(jiān)理工程師。施工單位：項目經(jīng)理、土建技術(shù)主管、安裝主管、材料員、資料員。3.3例會的主要目的是溝通工程建設(shè)情況，協(xié)調(diào)解決工程建設(shè)中各單位存在的各種問題，同時對各參建單位的工作進(jìn)行檢查、督促。3.4會議內(nèi)容和發(fā)言順序3.4.1監(jiān)理單位：總監(jiān)總結(jié)上周會議提出問題的解決及工作安排的落實情況，提出下一步工作意見。總結(jié)上周施工情況，就工程安全、質(zhì)量、進(jìn)度以及其他有關(guān)方面的內(nèi)容進(jìn)行分項總結(jié)并提出監(jiān)理意見。3.4.2施工單位：施工單位項目經(jīng)理匯報上次例會議定事項的落實情況，分析未完成事項原因。施工單位項目經(jīng)理匯報上一周施工項目的工程質(zhì)量，分析出現(xiàn)質(zhì)量問題的原因以及采取的相關(guān)措施。土建技術(shù)負(fù)責(zé)人、安裝技術(shù)負(fù)責(zé)人作補(bǔ)充。施工單位項目經(jīng)理匯報上一周施工項目的工作進(jìn)度，對照上一周進(jìn)度計劃和總進(jìn)度計劃，分析未完成項目進(jìn)度計劃的原因，以及采取的相關(guān)措施。土建技術(shù)負(fù)責(zé)人、安裝技術(shù)負(fù)責(zé)人作補(bǔ)充。施工單位項目經(jīng)理匯報上一周原材料檢測情況及材料檢測報告取出情況。資料員等相關(guān)人員作補(bǔ)充。施工單位項目經(jīng)理匯報上一周安全施工、文明施工情況、匯報上周施工計劃、進(jìn)度等完成情況，主要匯報上周計劃項目未完成的原因以及擬采取的措施，匯報下周施工計劃要點，并提出施工中需協(xié)調(diào)解決的問題等，在會上進(jìn)行綜合協(xié)調(diào)，落實責(zé)任單位及完成時間。3.4.3項目部：對相關(guān)單位提出的問題給予協(xié)調(diào)答復(fù)。3.5監(jiān)理單位負(fù)責(zé)記錄和整理會議紀(jì)要，經(jīng)項目部審閱、確認(rèn)后由總監(jiān)簽發(fā)。會議紀(jì)要格式詳見附表。3.6現(xiàn)場專題會議3.6.1需多方協(xié)商、討論、研究才能解決的專題，提出問題的一方可向監(jiān)理單位申請召開專題會議。監(jiān)理單位審核后認(rèn)為可行時，與項目部相關(guān)部門溝通后，由監(jiān)理單位通知各方，說明會議的目的、內(nèi)容、時間和地點，同時對參會各方需攜帶/或編制的文件等提出要求。3.6.2現(xiàn)場專題會議由監(jiān)理單位主持，必要時由項目部主持。會議記錄由主持單位負(fù)責(zé)。3.7其它要求3.7.1會議紀(jì)要中所達(dá)成的結(jié)論性意見應(yīng)注明完成日期，對采取的措施應(yīng)落實責(zé)任單位或責(zé)任人。3.7.2如果會議的任何結(jié)果影響了在此之前簽訂的協(xié)定或合同，則這種結(jié)果必須用正式文件確認(rèn)。正式文件的確