湖南遠(yuǎn)能物流有限公司管理費(fèi)用控制制度優(yōu)化設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計目錄TOC\o"1-2"\h\u314301湖南遠(yuǎn)能物流有限公司簡介 湖南遠(yuǎn)能物流有限公司管理費(fèi)用控制制度優(yōu)化設(shè)計湖南遠(yuǎn)能物流有限公司簡介湖南遠(yuǎn)能物流有限公司（以下簡稱“遠(yuǎn)能物流公司”），成立于2015年，位于湖南省長沙縣春華鎮(zhèn)大魚塘村。是最為典型的一家綜合能力較強(qiáng)的物流公司，其業(yè)務(wù)覆蓋面極為廣闊為客戶提供供應(yīng)鏈管理與貨代專業(yè)服務(wù)，包括承辦海運(yùn)、陸運(yùn)、空運(yùn)等，該公司在行業(yè)內(nèi)的聲譽(yù)相對較好，運(yùn)營也較為成功。湖南遠(yuǎn)能物流有限公司管理費(fèi)用控制制度現(xiàn)狀公司管理費(fèi)用構(gòu)成通過查閱遠(yuǎn)能物流公司近幾年的財務(wù)報表、賬簿等資料，匯總得出以下數(shù)據(jù)信息，通過以下數(shù)據(jù)的分析來說明遠(yuǎn)能物流公司管理費(fèi)用控制活動的執(zhí)行情況如何。表12019-2020年公司管理費(fèi)用情況表項(xiàng)目2019年（萬元）占比2020年（萬元）占比工資及福利289.4727.49%297.7724.92%折舊及推銷359.3334.12%372.4131.17%辦公費(fèi)用27.682.63%38.933.26%招待85.038.08%114.879.61%差旅6.750.64%11.871.00%會議0.320.03%2.940.25%車輛費(fèi)用46.944.46%38.723.24%保險107.5610.22%96.658.09%電話2.550.25%1.860.16%培訓(xùn)5.570.53%2.000.17%修理9.200.87%9.240.78%咨詢26.692.54%82.836.93%綠化維護(hù)費(fèi)52.454.98%73.366.14%服務(wù)費(fèi)15.551.48%10.870.91%安全費(fèi)4.760.45%2.980.25%勞保費(fèi)用5.530.53%21.001.76%獎金7.500.71%16.281.36%合計1052.88100.00%1194.58100.00%從公司管理費(fèi)用的執(zhí)行上看，工資及福利費(fèi)、折舊費(fèi)及攤銷、招待費(fèi)和保險費(fèi)這四項(xiàng)費(fèi)用在公司管理費(fèi)當(dāng)中占比是最高的。在所有各項(xiàng)管理費(fèi)用的占比之中，占比最大的是折舊費(fèi)及攤銷，2019年占比34.12%，2020年達(dá)到31.17%；主要原因是由于房屋、廠房部分的折舊、新增固定資產(chǎn)的折舊。員工工資以及員工福利方面的支出數(shù)量也很高，在整體的占比遠(yuǎn)遠(yuǎn)的甩開了其它的費(fèi)用支出；在近兩年的所有相關(guān)內(nèi)用的支出當(dāng)中，員工薪酬福利方面的支出一直都是大頭，2019年的時候這一占比達(dá)到了27.49%，雖然這一比例在2020年略有下降，但比例依然很高，占比為24.92%，達(dá)到297.77萬元。培訓(xùn)費(fèi)的占比很低，可以說明相對于其他項(xiàng)目而言公司缺少著對職工培訓(xùn)等方面的管理。還有對于業(yè)務(wù)招待費(fèi)來說，所占的比重較上期有所增加，可以說明公司在本期對業(yè)務(wù)招待等方面缺少了一定程度的管理，進(jìn)而會導(dǎo)致公司的財務(wù)成本有所增加。公司管理費(fèi)用控制制度現(xiàn)狀遠(yuǎn)能物流公司有《遠(yuǎn)能物流公司崗位職責(zé)和授權(quán)審批制度大綱》、《遠(yuǎn)能物流公司各部門費(fèi)用預(yù)算編制制度》、《差旅費(fèi)報銷定額標(biāo)準(zhǔn)》、《管理費(fèi)用預(yù)算執(zhí)行制度》、《日常固定費(fèi)用支出標(biāo)準(zhǔn)》、《內(nèi)部控制制度建設(shè)及監(jiān)督規(guī)定》等制度，但是其中有些制度還不太完善：例如從遠(yuǎn)能物流公司管理費(fèi)用定額設(shè)置來看，《差旅費(fèi)報銷定額標(biāo)準(zhǔn)》制度還不完善；從遠(yuǎn)能物流公司管理費(fèi)用的各項(xiàng)支出來看，《管理費(fèi)用預(yù)算執(zhí)行制度》還存在缺陷；從遠(yuǎn)能物流公司管理費(fèi)用控制監(jiān)督方法來看，《內(nèi)部控制制度建設(shè)及監(jiān)督規(guī)定》還需進(jìn)行優(yōu)化。湖南遠(yuǎn)能物流有限公司管理費(fèi)用控制制度存在的問題通過以上對于遠(yuǎn)能物流公司管理費(fèi)用管理現(xiàn)狀的描述不難發(fā)現(xiàn)，遠(yuǎn)能物流公司在實(shí)際的具體操作中，管理費(fèi)用控制方面還是相對比較粗放的，在一些管理細(xì)節(jié)上面還存在很大的改進(jìn)空間，或者有些遺漏的地方還有很多的問題和風(fēng)險，那么，本設(shè)計就目前存在的主要問題做出詳細(xì)的剖析，并為遠(yuǎn)能物流公司找到具體的符合實(shí)際的解決方案，來加強(qiáng)遠(yuǎn)能物流公司管理費(fèi)用的改善。管理費(fèi)用控制制度培訓(xùn)不足從公司管理費(fèi)用的執(zhí)行情況上看，公司對于培訓(xùn)方面的執(zhí)行是明顯不夠的。公司目前的培訓(xùn)集中在《物流服務(wù)管理規(guī)定》、質(zhì)量管理方面的內(nèi)控制度、消防知識和員工的忠誠度、敬業(yè)精神，專業(yè)人員（包含財務(wù)人員、軟件操作人員、質(zhì)量管理人員、采購人員、倉庫管理人員等）的專業(yè)知識等方面的培訓(xùn)，針對公司內(nèi)部制度僅限于各個部門內(nèi)部進(jìn)行各部門的規(guī)章制度、崗位職責(zé)及員工守則的學(xué)習(xí)，有關(guān)內(nèi)部控制方面的制度較少，再具體控制環(huán)節(jié)一般只是管理層面上人員在內(nèi)部流程上的個別環(huán)節(jié)進(jìn)行實(shí)際控制。由于管理層和員工理解的內(nèi)部控制的內(nèi)涵不一致。管理層理解的是針對管理費(fèi)用的控制制度、控制環(huán)節(jié)，控制內(nèi)容等方面的控制。員工理解的是針對管理費(fèi)用控制的流程及金額方面的控制。因各部門在開會的時候，針對財務(wù)反饋的各項(xiàng)費(fèi)用報銷的流程進(jìn)行的交流，也被公司員工視作是培訓(xùn)，這顯然是不對的。管理費(fèi)用定額標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置模糊定額標(biāo)準(zhǔn)是管理費(fèi)用控制過程中的具體控制指標(biāo)，比如：管理者出差的差旅費(fèi)用，招待費(fèi)用，車輛燃料消耗統(tǒng)計等等。從遠(yuǎn)能物流公司現(xiàn)有的內(nèi)部費(fèi)用相關(guān)制度中有明確的費(fèi)用分類，例如制度中明確辦公費(fèi)用包括：各部門的電費(fèi)、購置低成本的辦公設(shè)備，水費(fèi)及低值易耗品等。對于公司不同的部門來講，各小項(xiàng)目的金額和費(fèi)用占比會有所不同。對于財務(wù)部門、倉儲部門、營運(yùn)中心三個部門來講，他們的日常辦公應(yīng)當(dāng)是相似的，財務(wù)部門的低值消耗品的消耗量可能比較多，但對于倉儲部門和營運(yùn)中心而言，辦公費(fèi)應(yīng)當(dāng)?shù)陀谪攧?wù)部門的辦公費(fèi)。在任何情況下，倉儲部門和營運(yùn)中心的辦公費(fèi)用不得高于財務(wù)部門的辦公費(fèi)用。由此可見，如果公司對同類費(fèi)用未制定相應(yīng)的定額標(biāo)準(zhǔn)，且變動不大，允許隨意支出，將對公司的成本控制產(chǎn)生不利影響，對于公司的成本控制會造成很大的阻礙。管理費(fèi)用各項(xiàng)支出虛高通過表2可以看出，公司2019-2020年管理費(fèi)用總額處于持續(xù)增長的狀態(tài)，管理費(fèi)用率也在不斷提高。結(jié)合費(fèi)用方面的實(shí)際增長情況來看，雖然公司也引起了高度重視，并且修改了與費(fèi)用控制相關(guān)的各項(xiàng)細(xì)則規(guī)定，但是由于原本公司內(nèi)部控制制度執(zhí)行方面就有存在一定的缺陷，所以費(fèi)用虛高的現(xiàn)象依舊存在。表22019-2020年公司管理費(fèi)用增長情況表（部分）項(xiàng)目2019年（萬元）占比2020年（萬元）占比增長情況辦公費(fèi)用27.682.63%38.933.26%0.63%招待85.038.08%114.879.61%1.53%差旅6.750.64%11.871.00%0.36%例如差旅費(fèi)用這一方面相應(yīng)的規(guī)定，遠(yuǎn)能物流公司的相應(yīng)員工在出差的時候原則上要從集團(tuán)長期合作的酒店中根據(jù)實(shí)際情況選擇最經(jīng)濟(jì)便捷的酒店，然而實(shí)際情況是員工出差工作的同時可能有其他安排，受交通環(huán)境或其他因素影響從而選擇非合作酒店。另外員工也在思想上認(rèn)為只要報銷標(biāo)準(zhǔn)沒有超過就不算違規(guī)，沒有從節(jié)約的層面考慮費(fèi)用開支的問題，出差過程中可能也會產(chǎn)生一些非業(yè)務(wù)需要的似交通費(fèi)這一類不太可能進(jìn)行跟蹤查詢的費(fèi)用，這在一定程度上也浪費(fèi)了該公司的相關(guān)資金。管理費(fèi)用控制監(jiān)督方法單一遠(yuǎn)能物流公司基于自身的實(shí)際情況，沒有設(shè)置專門的監(jiān)督機(jī)構(gòu)，由外聘的會計師事務(wù)所進(jìn)行季度及全年賬務(wù)的審計工作，并于年終出具審計報告。這就導(dǎo)致目前遠(yuǎn)能物流公司的費(fèi)用支出流程缺乏相應(yīng)的審計環(huán)節(jié)，尤其是采購相關(guān)環(huán)節(jié)，具體如下圖1所示。經(jīng)手人填寫單據(jù)部門經(jīng)理簽字陪同人員簽字經(jīng)手人填寫單據(jù)部門經(jīng)理簽字陪同人員簽字財務(wù)主管簽字財務(wù)主管簽字總經(jīng)理簽字準(zhǔn)付財務(wù)副總簽字采購人員復(fù)核總經(jīng)理簽字準(zhǔn)付財務(wù)副總簽字采購人員復(fù)核圖1遠(yuǎn)能物流公司費(fèi)用支出流程依據(jù)財務(wù)方面的相關(guān)規(guī)定和要求，獨(dú)立審計部門和專業(yè)審計人員應(yīng)當(dāng)對控制執(zhí)行情況進(jìn)行評估和監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)監(jiān)督的獨(dú)立性，以便于能夠真正的為公司管理起到監(jiān)督監(jiān)管作用。從而保證公司管理費(fèi)用監(jiān)督的公正和客觀性。但遠(yuǎn)能物流公司目前沒辦法實(shí)現(xiàn)獨(dú)立監(jiān)督，原因是企業(yè)沒有設(shè)置專門的監(jiān)督機(jī)構(gòu)。遠(yuǎn)能物流公司的管理費(fèi)用內(nèi)部控制很難做到獨(dú)立、客觀。另外，從設(shè)置監(jiān)督的目的方面來說，為保證監(jiān)督結(jié)果公正、科學(xué)性，公司的管理費(fèi)用監(jiān)督應(yīng)當(dāng)是由獨(dú)立的專職監(jiān)督人員對控制過程中的關(guān)鍵控制點(diǎn)進(jìn)行審核。事實(shí)是目前遠(yuǎn)能物流公司監(jiān)督控制的目的沒有實(shí)現(xiàn)，控制的效果也受到很大影響，原因在于公司目前只是依靠日常的費(fèi)用審批流程來進(jìn)行監(jiān)督控制，并沒有設(shè)置專職的監(jiān)督崗位，也沒有獨(dú)立的人員對管理費(fèi)用進(jìn)行詳細(xì)的審查分析。湖南遠(yuǎn)能物流有限公司管理費(fèi)用控制制度優(yōu)化設(shè)計加強(qiáng)員工費(fèi)用管控意識的相關(guān)培訓(xùn)針對目前湖南遠(yuǎn)能物流公司管理費(fèi)用控制相關(guān)培訓(xùn)不足的情況，應(yīng)該對全體員工進(jìn)行重新培訓(xùn)。并且針對不同崗位和部門的人員要進(jìn)行不同培訓(xùn)，具體包括預(yù)算編制制度、差旅費(fèi)定額標(biāo)準(zhǔn)、預(yù)算執(zhí)行制度、固定費(fèi)用支出標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)部控制建設(shè)及監(jiān)督規(guī)定等方面，不同制度針對不同的控制范圍，涉及不同的培訓(xùn)崗位。具體如下表3所示。表3遠(yuǎn)能物流公司管理費(fèi)用控制制度列表制度名稱主要內(nèi)容控制范圍《遠(yuǎn)能物流公司崗位職責(zé)和授權(quán)審批制度大綱》嚴(yán)格劃分不相容的崗位，同時明確標(biāo)明各崗位詳細(xì)的崗位職責(zé)；（2）落實(shí)責(zé)任人；（3）授權(quán)審批人的審批范圍、明確其審批流程（金額和用途等信息）。不相容崗位和費(fèi)用的審批。參與人員：全體員工《遠(yuǎn)能物流公司各部門費(fèi)用預(yù)算編制制度》（1）規(guī)定各部門預(yù)算編制的依據(jù)。（2）明確預(yù)算編制的方法和詳細(xì)內(nèi)容。（3）制定預(yù)算編制的流程和圖示等。直接參加費(fèi)用預(yù)算編制的人員及各部門負(fù)責(zé)人。參與人員：財務(wù)及各部門負(fù)責(zé)人《差旅費(fèi)報銷定額標(biāo)準(zhǔn)》《管理費(fèi)用預(yù)算執(zhí)行制度》《日常固定費(fèi)用支出標(biāo)準(zhǔn)》（1）差旅費(fèi)的具體定額規(guī)定，預(yù)算外支出的審批流程等。（2）預(yù)算執(zhí)行的流程及預(yù)算的分解和內(nèi)容提示。（3）不同情形下差旅費(fèi)報銷定額標(biāo)準(zhǔn)。日常穩(wěn)定的相關(guān)支出項(xiàng)目規(guī)定。（4）明確授權(quán)審批的范圍、責(zé)任人和職責(zé)的詳細(xì)內(nèi)容，制定嚴(yán)格的審批流程。公司普通員工和負(fù)責(zé)申請和審批的責(zé)任人，具體落實(shí)人員。參與人員：全體員工《內(nèi)部控制制度建設(shè)及監(jiān)督規(guī)定》（1）明確管理費(fèi)用內(nèi)部控制的基本理論和相關(guān)概念，對于內(nèi)部監(jiān)督的管理要給出有力的執(zhí)行保障。（2）建立公平公正的獎懲制度，通過明確的獎懲來對管理費(fèi)用控制過程中的各項(xiàng)指標(biāo)進(jìn)行考評。（3）設(shè)置嚴(yán)格的監(jiān)督機(jī)制，通過獨(dú)立的小組，進(jìn)行實(shí)時或隨機(jī)的審查費(fèi)用內(nèi)部控制過程中的控制點(diǎn)，并做好記錄。主要控制范圍是公司對管理費(fèi)用內(nèi)部控制執(zhí)行情況的監(jiān)督和考核過程。參與人員：公司全體成員制定固定支出項(xiàng)目的定額標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)以往的支出經(jīng)驗(yàn)和市場發(fā)展現(xiàn)狀，在企業(yè)進(jìn)行管理方面的相關(guān)費(fèi)用支出的時候，可以根據(jù)經(jīng)驗(yàn)提前對企業(yè)的一些固定支出項(xiàng)目：如差旅費(fèi)、管理人員工資、倉儲營運(yùn)部門人員的工作定額等進(jìn)行先行估算。對于遠(yuǎn)能物流公司來說，日常支出中固定項(xiàng)目的標(biāo)準(zhǔn)化可以提高工作效率并減少資源的浪費(fèi)。因?yàn)榭晒﹨⒖紨?shù)據(jù)的有限性，本設(shè)計只是把差旅費(fèi)中的個別項(xiàng)目進(jìn)行了標(biāo)準(zhǔn)化的說明，以此為例進(jìn)行說明。具體勞動工資定額由公司財務(wù)人員和倉儲經(jīng)營部門負(fù)責(zé)人配合制定，確保定額標(biāo)準(zhǔn)更加準(zhǔn)確、科學(xué)。遠(yuǎn)能物流公司制定的有關(guān)差旅費(fèi)的定額標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定如下：表4差旅費(fèi)定額標(biāo)準(zhǔn)表城市級別住宿費(fèi)用餐費(fèi)生活補(bǔ)貼交通費(fèi)超一線城市300元/天180元/天100實(shí)報實(shí)銷一線城市200元/天120元/天100實(shí)報實(shí)銷二線城市150元/天100元/天80實(shí)報實(shí)銷三線城市120元/天80元/天60實(shí)報實(shí)銷城市級別住宿費(fèi)用餐費(fèi)生活補(bǔ)貼交通費(fèi)如實(shí)際報銷金額不超過實(shí)際報銷標(biāo)準(zhǔn)；超過公司補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)的，由部門經(jīng)理或團(tuán)隊(duì)經(jīng)理說明原因，報公司主管審批。否則，按規(guī)定的限額標(biāo)準(zhǔn)報銷。嚴(yán)格控制管理費(fèi)用各項(xiàng)支出（1）業(yè)務(wù)招待費(fèi)用控制遠(yuǎn)能物流公司不僅要在相關(guān)費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行的時候嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，并且一定要保證費(fèi)用發(fā)生的過程中間要確保透明公開。業(yè)務(wù)招待費(fèi)用具體標(biāo)準(zhǔn)如下列所示。表5業(yè)務(wù)招待費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)（單位：元）業(yè)務(wù)單值招待標(biāo)準(zhǔn)上限10萬以下100010萬到30萬150030萬到50萬220050萬以上3500100萬以上10000在進(jìn)行招待費(fèi)用報銷的時候有要點(diǎn)需要注意，首先是在執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)上，嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)來執(zhí)行，招待規(guī)格超出標(biāo)準(zhǔn)的，需要領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行簽字，領(lǐng)導(dǎo)未進(jìn)行簽字的財務(wù)人員不得予以報銷。其次，報銷的時候必須要出示相關(guān)憑證，有條件的話最好提供相應(yīng)的照片以作佐證。最終，招待費(fèi)用的時間是有限制的，進(jìn)行招待之后必須要規(guī)定時間內(nèi)按照流程進(jìn)行報銷單的填寫開啟流程，超出時間的財務(wù)可以拒絕報銷。具體的流程如下：圖2業(yè)務(wù)招待費(fèi)用報銷申請流程（2）規(guī)范辦公費(fèi)預(yù)算執(zhí)行和監(jiān)管遠(yuǎn)能物流公司的日常辦公也要著重注意成本方面的控制。在采購方面，進(jìn)行辦公用品采購的時候應(yīng)當(dāng)由行政部門和采購部門共同進(jìn)行，在供應(yīng)選擇方面也要進(jìn)行多家對比，從中找出價格最為優(yōu)惠的那家。日常辦公的時候要注意水電的使用，做到人走燈滅，用完關(guān)水。在紙張的使用方面，避免無必要的紙張打印，已經(jīng)打印完的紙張可以使用背面進(jìn)行再次打印。在辦公用品方面，申領(lǐng)要進(jìn)行登記，一些還能夠繼續(xù)使用的辦公用品要重復(fù)使用，一些已經(jīng)無法使用的可以聯(lián)系外界進(jìn)行以舊增價換新之類的再次利用。所有預(yù)算嚴(yán)格控制，如果發(fā)生了超支需要對相應(yīng)人員進(jìn)行處罰，而如果有結(jié)余，可以累積到次月，或者是年底的時候作為員工年終的一部分。表6辦公用品領(lǐng)用登記表產(chǎn)品名稱產(chǎn)品數(shù)量產(chǎn)品價值領(lǐng)用部門領(lǐng)用人簽字A4復(fù)印紙一箱400元業(yè)務(wù)部門XX…………優(yōu)化管理費(fèi)用內(nèi)部控制監(jiān)督體系為了優(yōu)化遠(yuǎn)能物流公司管理費(fèi)用的內(nèi)部控制，首先要從制度上對其進(jìn)行控制，并根據(jù)公司目前的發(fā)展階段，建立符合遠(yuǎn)能物流公司實(shí)際情況的內(nèi)部控制管理制度及相關(guān)機(jī)制，以使管理費(fèi)用的全過程控制做到有據(jù)可依。根據(jù)遠(yuǎn)能物流公司的實(shí)際情況，提出遠(yuǎn)能物流公司應(yīng)當(dāng)建立起全面的內(nèi)部控制體系，以為遠(yuǎn)能物流公司實(shí)際的管理費(fèi)用內(nèi)部控制建設(shè)提供一定的參考。優(yōu)化遠(yuǎn)能物流公司應(yīng)當(dāng)號召全體員工參與到內(nèi)部控制監(jiān)督的體系當(dāng)中，做到全員參與。同時自上而下建立起一套內(nèi)部控制監(jiān)督層級，以便于能夠自上而下層層監(jiān)督監(jiān)管，并且每一層已經(jīng)當(dāng)由對應(yīng)的部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行擔(dān)任負(fù)責(zé)，一邊做到執(zhí)行到位。具體如下圖所示。決策層總經(jīng)理辦決策層總經(jīng)理辦管理層制度小組內(nèi)控小組管理層制度小組內(nèi)控小組執(zhí)行層職能部門執(zhí)行層職能部門監(jiān)督層審計小組監(jiān)督層審計小組圖3公司管理費(fèi)用內(nèi)部控制組織架構(gòu)建立的公司管理費(fèi)用內(nèi)部控制組織架構(gòu)中，總經(jīng)理辦的主要職責(zé)是做內(nèi)控的最終決策，對內(nèi)控的最終工作成果進(jìn)行審批；內(nèi)控小組的主要職責(zé)是組織實(shí)施內(nèi)部控制具體操作方面的工作，對內(nèi)控的缺陷進(jìn)行反饋；制度小組的主要職責(zé)是制定公司管理費(fèi)用內(nèi)控相關(guān)的制度及實(shí)施細(xì)則，根據(jù)后期內(nèi)控小組的反饋，對制度及實(shí)施細(xì)則進(jìn)行修正；職能部門的職責(zé)是支持和協(xié)助內(nèi)控