湖南優(yōu)居優(yōu)住信息科技有限公司部門備用金業(yè)務財務融合流程設計

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計目錄1湖南優(yōu)居優(yōu)住信息科技有限公司簡介 湖南優(yōu)居優(yōu)住信息科技有限公司部門備用金業(yè)務財務融合流程設計1湖南優(yōu)居優(yōu)住信息科技有限公司簡介湖南優(yōu)居優(yōu)住信息科技有限公司辦公室地址位于湖南省省會長沙，湖南省長沙市芙蓉區(qū)東屯渡街道萬家麗中路一段99號萬家麗國際MALL項目寫字樓第13樓(總1301號)房屋中(分13272/1328號)，于2019年09月23日在長沙市芙蓉區(qū)市場監(jiān)督管理局注冊成立，在公司發(fā)展壯大的1年里，始終為客戶提供好的產(chǎn)品和技術支持、健全的售后服務，公司主要經(jīng)營網(wǎng)絡技術的研發(fā);計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)工程服務;軟件開發(fā);計算機技術開發(fā)、技術服務;房地產(chǎn)居間代理服務;房地產(chǎn)經(jīng)紀服務;房地產(chǎn)中介服務;房地產(chǎn)信息咨詢;房地產(chǎn)估價;房屋租賃;通信設備銷售。2湖南優(yōu)居優(yōu)住信息科技有限公司部門備用金業(yè)務財務管理現(xiàn)狀2.1備用金業(yè)務處理現(xiàn)狀1.首先，工作人員由于工作或生活需要借支備用金時，工作人員應該去財務部申請借支單,財務會計人員再根據(jù)工作人員的實際需求，發(fā)放“借款單”給借支備用金的工作人員,然后工作人員按照有關規(guī)定填寫好借支備用金的部門，工作人員姓名，備用金的借支的時間，借支備用金的金額及借款用途等有關信息,“借款單”填寫完成之后，由借款人交由備用金使用部門部門經(jīng)理簽字,之后再由財務部負責人簽字批準,最后到財務部辦理借款手續(xù)，財會人員對“借款單”審批并簽字，由出納人員支取備用金給借款人。2.工作人員員在使用完備用金回到公司的三日內(nèi)應當馬上向財務部門申請“報銷單”，并按照會計有關規(guī)定填寫好“報銷單”,經(jīng)過借支備用金工作人員的部門經(jīng)理審批之后,再將"報銷單”遞交給財務部的財會人員。由財會人員按照會計有關規(guī)定審核“報銷單”。在審核完成之后，借支備用金的工作人員便可以進行備用金報銷處理。3.工作人員在辦理備用金的報銷手續(xù)時,財務人員應該檢查好借支備用金時的原始憑證，核實好當時借支備用金時的具體金額,對工作人員報銷時超支的金額及時進行補款報銷,對報銷時消耗的金額低于借支備用金金額分款項時,工作人員的多余的款項應該全部退回公司。財會人員應該及時進行賬務處理和保留原始憑證備查。2.2備用金日常管理現(xiàn)狀對于備用金的管理情況如下：1.借支備用金的業(yè)務人員長期在外地出差的，借支的備用金無法及時報銷時，財會人員向該員工的部門經(jīng)理進行核實，再根據(jù)業(yè)務人員的實際情況，核銷備用金。2.財務部人員應當按照借支備用金的部門，工作人員姓名，備用金的借支的時間，借支備用金的金額及報銷的時間建立好備用金的備查賬,應該每月在月底前應該及時清理。3.已經(jīng)借支了備用金的工作人員，在應該報銷處理時，財務會計應當對無故拖延不核銷備用金者，借支備用金人員在收到財務部人員發(fā)出的最后一次的催辦告知之后，還拒不辦理備用金核銷的工作人員,財務人員有權直接在該工作人員的下個月工資里面扣除應該核銷的備用金，且不必再對該工作人員進行核銷備用金通知。4.財務人員在對于跨年度使用的備用金進行會計賬務處理時，借支備用金的工作人員在年底的時候必須來財務部重新辦理好借款手續(xù)，財務人員對備用金的借款進行賬務沖銷處理。5.財務人員每次撥付備用金前，都應該規(guī)定備用金的使用范圍;財務人員也應該保存好備用金的付款發(fā)票，付款憑證，原始憑證，證明備用金使用的記錄,分門別類的設置好備用金的備查簿,記錄好員工每筆備用金支出用途和支出金額。2.3備用金財務處理現(xiàn)狀1.財務部門發(fā)放備用金:借其他應收款一備用金貸庫存現(xiàn)金或銀行存款2.財務部門報銷并補充定額備用金：借管理費用貸庫存現(xiàn)金或銀行存款3.用款部門退回備用金：借庫存現(xiàn)金貸其他應收款一備用金3湖南優(yōu)居優(yōu)住信息科技有限公司部門備用金業(yè)務財務管理問題分析3.1內(nèi)部審核不規(guī)范備用金作為公司內(nèi)部各部門的工作人員的辦公室日常支出，差旅費支出，預支的借款等以現(xiàn)金的方式支出的公司款項。湖南優(yōu)居優(yōu)住科技信息有限公司分部門人數(shù)以及門店人數(shù)較多，借用筆數(shù)較多，經(jīng)手人員較多，沒有進行定期審核，導致匯總表或現(xiàn)金日記賬出現(xiàn)數(shù)據(jù)登記錯誤或其他紕漏等。3.2管理制度不完善優(yōu)居優(yōu)住公司采取的是備用金定額的管理辦法，按照每個門店的實際需求，確定每個門店支取的備用金數(shù)額，由財務部撥付相應數(shù)額的備用金。在使用完備用金之后，再憑有關的支付發(fā)票或其他證明報銷備用金，使得備用金的數(shù)額和定額保持一致。這種定額的備用金管理辦法適用與小額備用金的撥付。公司并未采取備用金的非定額管理辦法。用款部門在需要借支備用金時，按照規(guī)定程序到財務部門申領備用金，在憑備用金使用的有關憑證報銷之后，作為備用金的減少處理，直到備用金用完為止。如果需要再補充備用金的數(shù)額，應該重新辦理審批手續(xù)申領備用金。一般日常且經(jīng)常發(fā)生的大額備用金支出需采用備用金的非定額管理辦法。3.3領用手續(xù)不齊全公司的各部門或工作人員因工作需要、辦公室支出、出差辦公時需要領用備用金，應該按照規(guī)范流程，申請“借款單”，按照規(guī)定填寫好“借款單”上的借款部門、借款人姓名、備用的用途、需支取備用金的金額的有關信息。并在通過部門經(jīng)理和財務經(jīng)理親自審批后，再到出納人員辦公處憑“借款單”支取備用金。但在公司的實際工作中，小額備用金領取時，工作人員嫌麻煩，并未將“借款單”遞交部門負責人和財務經(jīng)理簽字同意，即支取了備用金，備用金的領用手續(xù)并不規(guī)范。3.4財務處理不恰當1.借款人在報銷備用金時，借款人需填列好每筆備用金的費用明細，記錄好每筆備用金的用途和金額，如果備用金使用過程不規(guī)范，必須向財務部門進行充分解釋，還需提供好發(fā)票。在公司的實際工作中往往存在，備用金明細欄記載不完整，不真實的信息，沒有做到備用金的專款專用。2.備用金借支人在辦理備用金報銷手續(xù)時，財務人員應該按規(guī)定檢查備用金的備查賬，檢查核實備用金報銷金額，對報銷金額超支的，出納人員應該及時將超支現(xiàn)金補給借款人。對報銷金額有結(jié)余時，財務人員應該及時收回結(jié)余的備用金。報銷時，財務人員應該登記好現(xiàn)金日記賬并編制記賬憑證，及時進行賬務處理。3.在其他原因借支備用金時，首先應該由備用金的保管人員填寫“備用金申請單”，然后再交給部門經(jīng)理和財務經(jīng)理進行審批，在審批支取備用金之后的七天內(nèi)，應該及時的去財務部門報銷沖賬。而在實際工作中，借款人其他因公借款借支備用金的報銷沖賬時并未在出差回公司七天之內(nèi)報銷沖賬。4湖南優(yōu)居優(yōu)住信息科技有限公司部門備用金業(yè)務財務融合流程優(yōu)化設計4.1設置定期內(nèi)部審核制度通過對企業(yè)備用金的監(jiān)督檢查，建立健全備用金的領取、使用、報銷流程。制定相關的手續(xù)審批程序。備用金專人專管，專人辦理手續(xù)，制定專人審核和查賬。發(fā)現(xiàn)問題，充分發(fā)揮內(nèi)部審計的經(jīng)濟警察的特殊作用。這樣可以有效地保障備用金的安全、完整，降低成本、增加效益。4.2設置定額管理實行定額管理“備用金”科目的金額平時不做變動，只有企業(yè)改變備用金的定額時才做變動1．按定額撥付備用金：借：其他應收款——備用金貸：庫存現(xiàn)金2．使用后報銷時（花多少補多少，花掉的計入成本費用，“補”是指用現(xiàn)金補足花掉的）借：管理費用（銷售費用等）貸：庫存現(xiàn)金4.3設置非定額管理對用于門店維護借支的備用金，一般采用非定額管理的辦法，門店店長憑有關憑證向財會部門報銷，作為減少備用金處理，門店備用金用完之時再重新辦理撥款手續(xù)。實行定額管理“備用金”科目的金額平時不做變動，只有企業(yè)改變備用金的定額時才做變動。。1．按實際數(shù)額撥付備用金：借：其他應收款——備用金（××）貸：庫存現(xiàn)金2．使用后報銷時（實報實銷，多退少補）借：管理費用（銷售費用）庫存現(xiàn)金（原借多了，由經(jīng)辦人員退回的現(xiàn)金）貸：其他應收款——備用金（××）或借：管理費用（銷售費用等）貸：其他應收款——備用金（××）庫存現(xiàn)金（原借少了，應補給經(jīng)辦人員的現(xiàn)金）4.4業(yè)財融合流程設計4.4.1備用金借支業(yè)財融合流程設計借款人借款單財務部業(yè)務員申請借款發(fā)放 填寫借款人借款單財務部業(yè)務員 部門負責人 部門負責人 財務做賬 簽字財務做賬總經(jīng)理總經(jīng)理 簽字填寫相關單據(jù)財務負責人 填寫相關單據(jù)財務負責人 提取備用金借款人借款人圖1備用金借支業(yè)財融合流程設計圖4.4.2備用金報銷業(yè)財融合流程設計會計出納部門經(jīng)理業(yè)務員會計出納部門經(jīng)理業(yè)務員審核付款簽字編制記賬憑證整理原始憑證付款簽字編制記賬憑證整理原始憑證填寫報銷單審核填寫報銷單登記明細賬財務經(jīng)理審核登記現(xiàn)金日記賬登記明細賬財務經(jīng)理審核登記現(xiàn)金日記賬圖2備用金報銷業(yè)財融合流程設計圖4.5業(yè)財融合流程設計應用說明4.5.1備用金借支業(yè)財融合流程設計應用說明工作人員借支備用金時。首先，借款人由于工作需要，向財務部申請借款。財務部在收到借款人借款請求之后，發(fā)放借款單并要求借款人填寫。借款人填寫之后，交給部門負責人和財務經(jīng)理審核簽字，最后由財務人員審核通過之后，出納即可提取備用金給借款人。同時，財務負責人填寫好相關的單據(jù)交由財務會計做賬。最后，審計人員定期的對備用金進行審核以保證備用金賬戶的安全，防止備用金的濫用和缺失。4.5.2備用金使用業(yè)財融合流程設計應用說明工作人員使用備用金采購辦公用品時。首先，工作人員編制采購物品清單并填寫借款審批單交給門店店長。門店店長審核之后交給財務經(jīng)理審核，財務經(jīng)理審核完成后，由出納填寫借款單并支付門店行政現(xiàn)金，工作人員拿備用金采購所需物資。最后出納登記現(xiàn)金日記賬，會計填寫記賬憑證登記明細賬。4.5.3備用金報銷業(yè)財融合流程設計應用說明工作人員報銷備用金時。首先，業(yè)務員整理好原始憑證，填寫好報銷單。交由部門經(jīng)理審核和會計審核。在審核通過之后，出納付款并簽字，登記現(xiàn)金日記賬。會計根據(jù)原始憑證編制好記賬憑證，登記明細賬。最后，財務經(jīng)理對記賬憑證進行審核并簽字。5結(jié)束語本畢業(yè)設計通過設置備用金的定額管理和非定額管理兩種管理辦法，對于會計而言，更加規(guī)范了企業(yè)不同形式借支備用金的賬務處理流程，對備用金的使用更加規(guī)范，方便了會計人員對備用金使用的分類歸納，更好