湖南星富通科技有限公司差旅費(fèi)報(bào)銷制度的優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)目錄TOC\o"1-3"\h\u209561湖南星富通科技有限公司公司簡(jiǎn)介 湖南星富通科技有限公司差旅費(fèi)報(bào)銷制度的優(yōu)化設(shè)計(jì)1湖南星富通科技有限公司簡(jiǎn)介湖南星富通科技有限公司二〇一七年在上海正式成立,注冊(cè)資本約二千萬人民幣,在長(zhǎng)沙設(shè)立總部，在上海、武漢和深圳成立了一個(gè)分支機(jī)構(gòu)。星富通憑借金融創(chuàng)業(yè)管理團(tuán)隊(duì)在多個(gè)金融行業(yè)慢慢積累的經(jīng)驗(yàn)，和對(duì)中國(guó)移動(dòng)金融支付運(yùn)營(yíng)業(yè)務(wù)深深的了解和自己嚴(yán)格的服務(wù)，并致力于為廣大金融機(jī)構(gòu)及中小企業(yè)用戶搭建移動(dòng)支付運(yùn)營(yíng)管理服務(wù)平臺(tái)、提供金融行業(yè)支付解決方案、拓展行業(yè)合作伙伴渠道并為其提供更加專業(yè)化的支付運(yùn)營(yíng)支持服務(wù),同時(shí)為各位公民免費(fèi)提供基于金融移動(dòng)端和互聯(lián)網(wǎng)的智慧城市金融生活支付應(yīng)用。湖南星富通科技有限公司管理層設(shè)有一名總經(jīng)理、質(zhì)量負(fù)責(zé)人和副總經(jīng)理。質(zhì)量負(fù)責(zé)人管理質(zhì)管部、加工車間，負(fù)責(zé)產(chǎn)品加工與檢測(cè)工作，嚴(yán)格控制產(chǎn)品質(zhì)量對(duì)生產(chǎn)的產(chǎn)品負(fù)主要連帶責(zé)任。副總經(jīng)理兼任財(cái)務(wù)總監(jiān)一職，不僅管理公司日常發(fā)生的一切財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)還管理采購(gòu)部倉儲(chǔ)部和財(cái)務(wù)部。通?？偨?jīng)理組織管理層共同完成對(duì)事務(wù)的決策。圖1湖南星富通科技有限公司管理結(jié)構(gòu)狀況2湖南星富通科技有限公司差旅報(bào)銷制度的現(xiàn)狀及存在的問題2.1制度落實(shí)不徹底表1湖南星富通科技有限公司差旅報(bào)銷制度序號(hào)具體制度1公司的員工因?yàn)楣鲁霾睿凑展静盥觅M(fèi)報(bào)銷制度規(guī)定，統(tǒng)一購(gòu)買火車。如果有特殊情況需要乘坐其他出行工具時(shí)，要按要求報(bào)副總經(jīng)理批準(zhǔn)。2在出差補(bǔ)助上，市外出差出行工具按每人100元每天進(jìn)行報(bào)銷。3在住的方面，按每個(gè)人每天限額150元進(jìn)行報(bào)銷，副總經(jīng)理及副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行實(shí)報(bào)實(shí)銷，但不允許過度奢侈。4在吃方面，按照每個(gè)人每天限額40元進(jìn)行報(bào)銷。5在公交、滴滴等市內(nèi)出行上，按照每人每天20進(jìn)行報(bào)銷。6出差的人員報(bào)銷差旅費(fèi)，得按規(guī)定，在規(guī)定的時(shí)間里面進(jìn)行報(bào)銷。湖南星富通科技有限公司在差旅費(fèi)申報(bào)問題上有一定的明文規(guī)定，但是公司對(duì)出差審批并沒有制定完整的制度，就總有人利用其不完善的地方以公濟(jì)私。比如有時(shí)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)批準(zhǔn)出差并不在意，有員工跟他提議或者匯報(bào)要出差然后遞交申請(qǐng)單，領(lǐng)導(dǎo)手頭忙碌也未仔細(xì)考慮就簽字同意了其出差申請(qǐng)，也沒有注意其出差的具體原因，造成了許多員工虛假請(qǐng)假，使得公司出差外派人員數(shù)量得不到控制，從而出差人數(shù)直線上升。2.2差旅費(fèi)報(bào)銷不及時(shí)根據(jù)我的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，星富通公司的出差地點(diǎn)都比較近，除了需要去外地學(xué)習(xí)的技術(shù)人員外，湖南星富通科技有限公司員工常有需要去距離較近的地方幫助客戶調(diào)試產(chǎn)品的設(shè)備程序，像這一類的出差報(bào)銷通常為交通費(fèi)和伙食費(fèi)，因?yàn)榘l(fā)生數(shù)額較小，發(fā)票多，且經(jīng)常發(fā)生，會(huì)有員工因?yàn)榕侣闊┒x擇將發(fā)票報(bào)銷單堆積起來，等到數(shù)額較大時(shí)再去補(bǔ)一張差旅費(fèi)報(bào)銷單找領(lǐng)導(dǎo)簽字，才去財(cái)務(wù)部報(bào)銷。這也導(dǎo)致了發(fā)票丟失，或者發(fā)票上字跡不清晰，金額模糊的情況經(jīng)常出現(xiàn)，阻礙了發(fā)票報(bào)銷的審核監(jiān)督。2.3傳統(tǒng)的差旅費(fèi)報(bào)銷模式，工作效率低目前湖南星富通科技有限公司采用的是傳統(tǒng)手工報(bào)銷的模式。出差人員接到出差任務(wù)時(shí)需要通過提交出差申請(qǐng)，選擇適當(dāng)?shù)慕煌üぞ?，預(yù)訂合適的住宿地，然后出發(fā)前往出差。出差人員返回后需要把出差時(shí)所發(fā)生的差旅費(fèi)整理并完成審批流程表。例如:付款申請(qǐng)單;星富通公司出差審批表;差旅報(bào)銷單;原始票據(jù)粘貼單。相關(guān)單據(jù)填寫完后交給本部門領(lǐng)導(dǎo)審核，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核后交至?xí)?jì)核報(bào)，再有財(cái)務(wù)部審批對(duì)報(bào)銷單據(jù)審核，并填制記賬憑證，審核無誤后將單據(jù)提交出納審核并付款，完成后經(jīng)辦人領(lǐng)款簽字。在這個(gè)發(fā)展迅速的時(shí)代，手工報(bào)銷的模式是落后的，差旅費(fèi)報(bào)銷的人員每天需要浪費(fèi)很多時(shí)間等著報(bào)銷單據(jù)被上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批完成，有的時(shí)候公司人員因?yàn)槊蚱渌蜃约翰荒苋?bào)銷的就會(huì)委托他人代為報(bào)銷差旅費(fèi)。紙質(zhì)的原始憑證較多不利于保存并容易弄丟，當(dāng)出現(xiàn)緊急情況出差的時(shí)候也會(huì)很麻煩，要填寫出差申請(qǐng)單并找領(lǐng)導(dǎo)簽字,所以紙質(zhì)的報(bào)銷辦理手續(xù)比較麻煩而且效率低。領(lǐng)導(dǎo)每天也浪費(fèi)很多精力等待報(bào)銷人員的單據(jù)進(jìn)行簽字審批。財(cái)務(wù)人員不僅要記賬，還要對(duì)出差人員的原始單據(jù)一一進(jìn)行檢查，檢查其真實(shí)性、完整性。耗用時(shí)間較長(zhǎng)，工作量大且效率低。出差人員提出申請(qǐng)整理并完成審批流程表出差人員提出申請(qǐng)整理并完成審批流程表本部門領(lǐng)導(dǎo)審核會(huì)計(jì)核報(bào)財(cái)務(wù)部審批出納審核并付款經(jīng)辦人領(lǐng)款簽字2.4財(cái)務(wù)審核不嚴(yán)謹(jǐn)湖南星富通科技有限公司在差旅費(fèi)報(bào)銷審核的時(shí)候，財(cái)務(wù)人員不嚴(yán)格把控，不同人員標(biāo)準(zhǔn)不一樣，同時(shí)審計(jì)不夠細(xì)致，沒有發(fā)現(xiàn)虛假、不明的發(fā)票。使得不應(yīng)報(bào)銷的費(fèi)用也被報(bào)銷。在填寫報(bào)銷申請(qǐng)單時(shí)，有些員工的出差事項(xiàng)和出差地點(diǎn)、出差時(shí)間寫的很含糊，不明確。出現(xiàn)的差旅費(fèi)用沒有及時(shí)去報(bào)銷，把一段時(shí)間內(nèi)的差旅費(fèi)放在一起填寫，機(jī)票和住宿費(fèi)又沒有按要求粘貼在報(bào)銷單上。還有一些人員出差時(shí)，還會(huì)出現(xiàn)一些補(bǔ)辦發(fā)票的現(xiàn)象，報(bào)銷的住宿發(fā)票和出差日期不一樣。在費(fèi)用報(bào)銷方面都是憑票報(bào)銷的，但是久而久之，差旅費(fèi)報(bào)銷方面存在的問題就開始日益顯現(xiàn)。有些領(lǐng)導(dǎo)和員工出差，在以及報(bào)銷，給完差旅費(fèi)之后，回公司還會(huì)將伙食費(fèi)、市內(nèi)交通費(fèi)和住宿費(fèi)用又重復(fù)再次報(bào)銷。因?yàn)楣緦?duì)等級(jí)消費(fèi)方面沒有明確的消費(fèi)規(guī)定，在出差過程中，有些普通員工就為了享受因公司帶來的便利，什么都是最好的，坐超過等級(jí)的交通工具、住高檔式酒店、每一餐都要在上檔次的店里解決，甚至有些員工將在外地自己購(gòu)買的紀(jì)念品和土特產(chǎn)的私人費(fèi)用都用來公司報(bào)銷。對(duì)于差旅費(fèi)報(bào)銷，報(bào)銷單據(jù)與憑證往往不一致，甚至有造假成分，影響行程的真實(shí)性。此外，一些單據(jù)還是手撕開發(fā)票，甚至在發(fā)票上涂改價(jià)格。使差旅費(fèi)用報(bào)銷審批質(zhì)量跟公司的規(guī)定不一樣，從而加大了公司的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)。3湖南星富通科技有限公司差旅費(fèi)報(bào)銷管理制度的優(yōu)化設(shè)計(jì)3.1制定合理的差旅費(fèi)報(bào)銷制度首先對(duì)湖南星富通科技有限公司差旅食宿費(fèi)用的財(cái)政開支實(shí)際使用情況及時(shí)申報(bào)進(jìn)行合理的劃分類,做到合理切割。其次對(duì)于不同的出差情況，進(jìn)行不一樣的管理,并實(shí)行了對(duì)公務(wù)人員經(jīng)費(fèi)分頭監(jiān)管包干,責(zé)任制的落實(shí)涉及到到每位個(gè)人,權(quán)利使用經(jīng)費(fèi)分頭下放,超支使用經(jīng)費(fèi)只退不補(bǔ),節(jié)余使用經(jīng)費(fèi)只退不收。最后建立群體監(jiān)管制度，使大家間的責(zé)任、權(quán)利、利益充分得到整籌統(tǒng)一地相結(jié)合管理起來。采取新的差旅費(fèi)報(bào)銷制度如下所示：基本差旅費(fèi)=出差天數(shù)*銷售地域系數(shù)*（本地普通住宿平均費(fèi)用/日+本地就餐標(biāo)準(zhǔn)*0.5+午餐費(fèi)）+長(zhǎng)途基本交通費(fèi)用+出差天數(shù)*城市基本交通費(fèi)。表2湖南星富通科技有限公司新的差旅報(bào)銷制度序號(hào)具體制度1當(dāng)公司的人員需要出差的時(shí)候，需要在出差之前填寫“出差申請(qǐng)單”,將要出差的各種信息如實(shí)填寫清楚，再由本部門領(lǐng)導(dǎo)審核簽字。2在出差之前，沒有進(jìn)行申請(qǐng)的，領(lǐng)導(dǎo)沒有審批通過的，不允許進(jìn)行差旅費(fèi)的報(bào)銷。3差旅費(fèi)的報(bào)銷，必須在規(guī)定時(shí)間里面進(jìn)行報(bào)銷。4當(dāng)出差申請(qǐng)通過后，按出差情況如實(shí)填報(bào)《差旅費(fèi)報(bào)銷單》。然后交給本部門領(lǐng)導(dǎo)審核簽字，再交財(cái)務(wù)部進(jìn)行審核并且進(jìn)行簽字，再按規(guī)定進(jìn)行報(bào)銷。5當(dāng)有其他特殊情況的時(shí)候，應(yīng)該向本部門領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示并且領(lǐng)導(dǎo)同意后，由副總經(jīng)理簽字，方可進(jìn)行。3.2督促出差人員及時(shí)報(bào)銷為了防止湖南星富通科技有限公司出差人員偷懶堆積發(fā)票一次報(bào)銷的情況發(fā)生，出差時(shí)長(zhǎng)為一到兩天的出差人員報(bào)銷發(fā)票做到一周一清。根據(jù)發(fā)票上的返程時(shí)間，如果距離報(bào)銷時(shí)間超過一周的發(fā)票，不給予報(bào)銷。如有特殊情況，例如由于出差頻率高，導(dǎo)致來不及報(bào)銷上次差旅的，需要及時(shí)反映給部門主管以及財(cái)務(wù)人員。3.3引入報(bào)銷軟件報(bào)銷差旅費(fèi)湖南星富通科技有限公司可以合理引進(jìn)金蝶或用友等軟件，用電子版的差旅費(fèi)報(bào)銷與紙質(zhì)差旅費(fèi)報(bào)銷相結(jié)合來代替手工版的差旅費(fèi)報(bào)銷?，F(xiàn)在是互聯(lián)網(wǎng)的時(shí)代，大家一般都會(huì)用微信、支付寶支付，隨時(shí)隨地就可以開電子發(fā)票，也不容易弄丟，可以更大程度上減少虛假發(fā)票的出現(xiàn)。報(bào)銷的方式會(huì)更方便，省時(shí)間。使用電子系統(tǒng)報(bào)銷就不用找人代替或替人填寫，只需要你填完后按鍵完成，會(huì)計(jì)人員經(jīng)過系統(tǒng)提示后可以直接看見并馬上幫你審核簽字后自動(dòng)流轉(zhuǎn)到下一個(gè)需要簽字的人，電子版的報(bào)銷單會(huì)比紙質(zhì)的報(bào)銷單填寫規(guī)范，更干凈整潔并且容易保存，查看起來也更容易，提高了整個(gè)報(bào)銷過程的效率。為了簡(jiǎn)化員工報(bào)銷差旅費(fèi)的流程，保障差旅費(fèi)報(bào)銷單的真實(shí)性，可以通過使用差旅費(fèi)單據(jù)工具軟件的方式填寫差旅費(fèi)報(bào)銷單，同時(shí)能夠簡(jiǎn)化財(cái)務(wù)人員的工作，提高報(bào)銷費(fèi)用計(jì)算的準(zhǔn)確率。如圖3所示，圖3差旅費(fèi)填單工具流程圖將公司人員姓名及對(duì)應(yīng)的部門及職務(wù)填制于工具內(nèi)，在進(jìn)行報(bào)銷的時(shí)候，只要打出出差人的姓名，其他的信息自己就會(huì)出來。以所在地為起點(diǎn)，按距離以及交通工具發(fā)展程度等，對(duì)各個(gè)城市進(jìn)行劃分，然后將各個(gè)標(biāo)準(zhǔn)填進(jìn)去，只要選擇地點(diǎn)，相關(guān)信息就會(huì)自己出來。當(dāng)信息自己出來之后，把出差的時(shí)間輸進(jìn)去，就會(huì)自己顯示各類費(fèi)用。第三，在填完報(bào)銷單據(jù)之后，程序會(huì)自己檢測(cè)所有費(fèi)用有沒有超出規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，當(dāng)有問題或者超出公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)之后，就會(huì)顯示出來，并不允許提交，在檢測(cè)沒有錯(cuò)誤之后，會(huì)自動(dòng)生成單據(jù)，并且后臺(tái)自動(dòng)發(fā)送給負(fù)責(zé)人。財(cái)務(wù)人員使用報(bào)銷軟件報(bào)銷差旅費(fèi)為了減輕財(cái)務(wù)人員的工作負(fù)擔(dān)，同時(shí)也能夠及時(shí)報(bào)銷差旅費(fèi)，也提高了報(bào)銷差率費(fèi)的效率。首先打開企業(yè)微信選擇報(bào)銷類型點(diǎn)擊差旅費(fèi)報(bào)銷，接著輸入費(fèi)用金額、費(fèi)用類型、發(fā)生時(shí)間、然后上傳附件也就是差旅費(fèi)報(bào)銷單、發(fā)票之類，提交給財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批,如圖3所示。圖3報(bào)銷軟件示意圖3.4嚴(yán)格規(guī)定審批程序的優(yōu)化設(shè)計(jì)出差人員出差歸來，一定要及時(shí)去財(cái)務(wù)部進(jìn)行報(bào)銷，不得出現(xiàn)拖延情況，一般情況是要在一周之內(nèi)進(jìn)行報(bào)銷，報(bào)銷的費(fèi)用不能累計(jì)疊加或者分次報(bào)銷，如果被審核出來，一律視為無效報(bào)銷。在出差回來后，所有原始憑證應(yīng)當(dāng)補(bǔ)交紙質(zhì)的交與財(cái)務(wù)部，并且填報(bào)的憑證，必須具有完整性，真實(shí)性，有效性，其中有一點(diǎn)不符合都視為無效。報(bào)銷的單據(jù)背面必須要粘貼所要報(bào)銷費(fèi)用的發(fā)票，所粘貼的發(fā)票一定要按照順序格式貼好，如果缺少的發(fā)票一律不給報(bào)銷。財(cái)務(wù)工作人員對(duì)員工來報(bào)銷的憑證一定要核對(duì)清楚數(shù)據(jù)，還要看憑證是否合法，準(zhǔn)確無誤之后再進(jìn)行審核。具體報(bào)銷流程如下：圖4優(yōu)化后的審批程序4總結(jié)優(yōu)化差旅費(fèi)報(bào)銷制度，主要還是