湖南天勤工程咨詢有限公司差旅費報銷制度優(yōu)化設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計目錄1湖南天勤工程咨詢有限公司簡介………………12公司現(xiàn)行差旅費報銷制度………13公司現(xiàn)行差旅費報銷制度中存在的問題………13.1差旅費報銷制度實際審批流程復(fù)雜、報銷時長久………13.2差旅費報銷制度中報銷流程不夠合理……23.2.1差旅費報銷制度中“差旅費報銷單”填寫要求不合理…………23.2.2差旅費報銷制度中票據(jù)粘貼整合方面要求不明確………………34公司現(xiàn)行差旅費報銷制度優(yōu)化設(shè)計…………34.1差旅費報銷制度中報銷流程的優(yōu)化……34.1.1差旅費報銷制度中“差旅費報銷單”填寫規(guī)范化………………34.1.2差旅費報銷制度中票據(jù)粘貼整合方面要求規(guī)范化………………44.2差旅費報銷制度中審批流程的優(yōu)化……55結(jié)束語…………6湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計湖南天勤工程咨詢有限公司差旅費報銷制度優(yōu)化設(shè)計湖南天勤工程咨詢有限公司簡介湖南天勤工程咨詢有限公司（以下簡稱：天勤咨詢）成立于2004年3月30日，注冊地位于長沙市開福區(qū)新河街道新河路470號綜合辦公樓5樓整層，法定代表人為向鋒鏑。工程項目風(fēng)險管理系統(tǒng)服務(wù)；工程造價專業(yè)咨詢企業(yè)服務(wù)；招、投標(biāo)咨詢服務(wù)；政府采購代理；工程監(jiān)理服務(wù)；工程經(jīng)濟(jì)建設(shè)一個項目信息技術(shù)咨詢服務(wù)；工程造價鑒定等是其主要的經(jīng)營活動范圍。（依法須經(jīng)批準(zhǔn)的項目，經(jīng)相關(guān)部門批準(zhǔn)后方可開展經(jīng)營活動）湖南天勤工程咨詢有限公司具有6處分支機(jī)構(gòu)。公司現(xiàn)行差旅費報銷制度該公司是一家老牌的工程造價咨詢公司，在行業(yè)內(nèi)擁有一定的口碑，公司的差旅費報銷制度已經(jīng)擁有一個較為完善的體系。但是在公司建立的初期對于具體項目的差旅費報銷規(guī)定不夠明確，現(xiàn)今正在逐步完善中。由于該公司屬于一家工程方面的咨詢公司，所以公司差旅費的產(chǎn)生是以個體項目為基礎(chǔ)。由部門主任把控人員和借支金額，通過釘釘這一個APP的平臺，向財務(wù)部進(jìn)行申請，先借后報銷，原則上以項目負(fù)責(zé)人為主要借支人，提交借支單、報銷單時。差旅費作為企業(yè)成本管理的重要核算內(nèi)容，在內(nèi)部成本管理中所占的比重很小。因為公司經(jīng)常需要派遣公司員工出差，所以產(chǎn)生的差旅費與員工的利益掛鉤。財務(wù)部門執(zhí)行企業(yè)財務(wù)制度的過程中，其中有一項重要的內(nèi)容是差旅費的管理，而差旅費的審核和報銷是差旅費管理里的重要標(biāo)準(zhǔn)，所以制定一個適宜的差旅費管理制度有助于公司的賬務(wù)管理，企業(yè)公司內(nèi)部控制管理會得到優(yōu)化，一定程度上可以增加員工工作的積極性，減少矛盾，對公司長久發(fā)展具有非常重要的意義。圖一差旅費報銷審批流程圖公司現(xiàn)行差旅費報銷制度中存在的問題近段時間，對該公司造價部差旅費支出進(jìn)行了調(diào)查，發(fā)現(xiàn)差旅費報銷制度存在一些不足，報銷不合規(guī)、不合理現(xiàn)象比較明顯，應(yīng)引起公司重視。3.1差旅費報銷制度實際審批流程復(fù)雜、報銷時長久該公司對于預(yù)算目前是以單個項目為基礎(chǔ)，項目負(fù)責(zé)人作為主要控制預(yù)算的人員，再向財務(wù)部進(jìn)行申請的模式，企業(yè)員工在報銷時采用辦公軟件（釘釘）方式提出報銷申請，但是審批過程需要進(jìn)過三級復(fù)核，審批過程比較復(fù)雜，報銷時長比較久。首先報銷單會流轉(zhuǎn)到部門經(jīng)理復(fù)核報銷事項的真實性，然后報銷單會流轉(zhuǎn)到會計核實是否合理，再流轉(zhuǎn)到總經(jīng)理，判斷是否應(yīng)該批復(fù)。最后就會到財務(wù)部批款。公司費用報銷經(jīng)過三級復(fù)核，使得財務(wù)部，項目負(fù)責(zé)人的工作量大大增加。報銷速度減慢，對工作效率也產(chǎn)生了一定影響，增高了錯誤率，以至于整理有價值意義的差旅費管理報告變得困難，不利于公司的財務(wù)管理。圖二審批流程圖3.2差旅費報銷制度中報銷流程不夠合理3.2.1差旅費報銷制度中“差旅費報銷單”填寫要求不合理 該公司差旅費報銷流程不完善主要表現(xiàn)在報銷單的填寫要求。每一位公司員工出差返回公司進(jìn)行報銷差旅費都需要填寫“差旅費報銷單”，但是基于該公司性質(zhì)具有一些特殊性，所以費用報銷都是按照項目履約情況進(jìn)行報銷結(jié)算。因此，差旅費報銷單的填寫就具有一些特殊性的要求，把差旅費報銷單具體填寫要求進(jìn)行完善，有利于整理和分析差旅費管理報告。比如：沒有說明需要在“差旅費報銷單”出差人一欄填項目組全員以及事由一欄填寫項目名稱等等。3.2.2差旅費報銷制度中票據(jù)粘貼整合方面要求不明確湖南天勤工程咨詢有限公司差旅費報銷流程不完善其次表現(xiàn)票據(jù)粘貼整合方面要求不明確。因為公司的費用報銷都是按照項目進(jìn)度進(jìn)行報銷結(jié)算，有時候報銷票據(jù)會比較多，如果可以把相關(guān)要求明確，這樣可以大大提高差旅費報銷的效率，提高工作效率，避免差旅費報銷流程上面的重復(fù)工作。4公司現(xiàn)行差旅費報銷制度優(yōu)化設(shè)計針對以上差旅費報銷制度中存在的問題，本人研究對比發(fā)現(xiàn)，可以從以下幾個重要方面可以加強(qiáng)財務(wù)管理：4.1差旅費報銷制度中報銷流程的優(yōu)化4.1.1差旅費報銷制度中“差旅費報銷單”填寫規(guī)范化差旅費報銷單填寫：圖三差旅費報銷單及其附件表4.1.2差旅費報銷制度中票據(jù)粘貼整合方面要求規(guī)范化在票據(jù)粘貼方面要求:（1）、粘貼鈔票時，沿糊紙上緣由左向右粘貼。原始文件不得超過粘貼頁。糊紙上地粘貼兩到三行發(fā)票。 （2）、按照發(fā)票日期的順序，將發(fā)生費用的發(fā)票單進(jìn)行粘貼整合，從左至右依次粘貼，且嚴(yán)格按發(fā)票的先后時間發(fā)展順序，若發(fā)票上沒有日期，則按照金額大小粘貼。 （3）、如果有附件，則需要用膠水粘貼，不能使用訂書針裝訂。 （4）、粘貼的位置以報銷單正面左上角通過上面和左面的邊距為準(zhǔn)，粘貼的內(nèi)容包括企業(yè)發(fā)票及發(fā)票附件4.2差旅費報銷制度中審批流程的優(yōu)化湖南天勤工程咨詢有限公司報銷審批流程優(yōu)化后如下：出差人員回公司后進(jìn)行差旅費報銷，根據(jù)金額大小來使用不同的審批流程，報銷金額合計大于500元人民幣，則按照原有的報銷審批流程，報銷單先流轉(zhuǎn)到部門經(jīng)理，再到會計，最后流轉(zhuǎn)到總經(jīng)理，最終由財務(wù)部批款。如果報銷金額合計小于500元人民幣，則直接由部門經(jīng)理審核，最終由財務(wù)部批款。圖四優(yōu)化后審批流程圖湖南天勤工程咨詢有限公司報銷審批流程中其他規(guī)定的完善如下：任何與原旅行申請表中規(guī)定的地點、天數(shù)、人數(shù)和交通工具不一致的差旅費用將不予報銷。若有特殊情況或者情況發(fā)生變化，需要經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽署意見后，可以對變更路線、天數(shù)、人數(shù)、交通工具等特殊情況而產(chǎn)生的費用進(jìn)行報銷。 員工出差結(jié)束后回到公司，企業(yè)應(yīng)該在七個工作日內(nèi)進(jìn)行報賬，超過七個工作日未報銷差旅費，需要進(jìn)行罰款（10元/天）。若遲報時間超過了三十個工作日以上，根據(jù)單據(jù)張數(shù)進(jìn)行累積加罰（加罰數(shù)額為10元/月），加罰日期為發(fā)票系統(tǒng)日期，并追究相關(guān)負(fù)責(zé)人的責(zé)任。5結(jié)束語差旅費報銷制度是財務(wù)管理制度的一個重要組成部分，將差旅費報銷制度進(jìn)行完善優(yōu)化，可以減少財務(wù)人員的工作量，提高工作效率，對于公司的發(fā)展具有重要意義。經(jīng)過這次做畢業(yè)設(shè)計發(fā)現(xiàn)自己對差旅費報銷制度有了一個更深刻的認(rèn)識，同時也明白自己的思維還是比較局限。在這里，我要感謝我的畢業(yè)設(shè)計指導(dǎo)老師陳倩老師，她給了我無私的指導(dǎo)和幫助，不厭其煩地幫助我修改和完善了畢業(yè)設(shè)計。歷時幾個月的時間終于將這一篇畢業(yè)設(shè)計畫上了完美的句號，通過這一個過程發(fā)現(xiàn)了自己學(xué)識上面的淺薄，以后的工作生活中仍應(yīng)該繼續(xù)學(xué)習(xí)，學(xué)至耄耋之時，且學(xué)以致用。

參考資料(1)劉進(jìn)蓮.淺談差旅費的報銷制度[J].財經(jīng)界（學(xué)術(shù)版）.2019年.12期：101-102(2)劉愛榮.企業(yè)差旅費財務(wù)管理模式及其創(chuàng)新研究[J].企業(yè)改革與管理.2020年.20期：164-165(3)馮金葉.差旅費報銷中的常見問題及應(yīng)對措施[J].當(dāng)代農(nóng)機(jī).2020年.04期：78-80

附錄Ⅰ湖南天勤工程咨詢有限公司現(xiàn)行差旅費報銷制度項目報銷管理制度項目管理雛形在項目開展時，所有原始數(shù)據(jù)需要包含人員、時間段、費用，人員是指這張原始單據(jù)產(chǎn)生所涉及的所有人員，費用包括差旅費、住宿費、餐費等。人員人員原始數(shù)據(jù)原始數(shù)據(jù)時間段時間段差旅費差旅費項目管理費用住宿費項目管理費用住宿費餐費餐費流轉(zhuǎn)控制表質(zhì)量管理流轉(zhuǎn)控制表質(zhì)量管理

借支流程1由部門主任把控人員和借支金額，走財務(wù)過釘釘，先借后報銷。2原則上以項目負(fù)責(zé)人為主要借支人，且同一項目只接受一人借支。附：審批單流程圖3提交借支單、報銷單時，均填寫被審計單位全稱，且報銷人有且只能是一個人簽字；存在借支的，報銷單只能由借支人簽字。借支項目負(fù)責(zé)人確認(rèn)人員及借支金額通過釘釘走財務(wù)部門主任

三、差旅費報銷單 附：審批單流程圖借支項目負(fù)責(zé)人確認(rèn)人員及借支金額通過釘釘走財務(wù)部門主任差旅費報銷單填寫完整：

四、其他報銷事項一份報銷單只能對應(yīng)一個項目，不能將多個項目的差旅費填報在同一張報銷單上。五萬元以下項目，項目結(jié)束后一次性報銷。五萬元以上項目，可根據(jù)項目實際情況多次報銷，每個項目借支每超過5萬，需將上一筆借支5萬的“報銷單、明細(xì)、發(fā)票”按符合財務(wù)部費用報銷的要求后提交秘書，完成審批后方可借支下一筆報銷，否則不再進(jìn)行借支。所有項目需在項目結(jié)束后一周內(nèi)完成全部報銷。對于跨年度的項目借支，均需于年度終了后十日內(nèi)，將“報銷單、明細(xì)、發(fā)票”按符合財務(wù)部費用報銷的要求的報銷單提交秘書，完成審批后方可借支下一筆報銷。此外，跨年度的發(fā)票未在上述時間內(nèi)提交的，財務(wù)部不予接收。報銷單上的“報銷部門”，需填寫“天勤會所平臺”。報銷單上的右上角空白處，需填寫該項目派單時的審批編號。注：不符合以上要求的單據(jù)由秘書審核時退回經(jīng)辦人?？缒甓软椖靠缒甓软椖颗e例：某項目跨2018-2019年度該項目于2018年產(chǎn)生的費用需在2018年度內(nèi)報銷2019年產(chǎn)生的費用在2019年度內(nèi)報銷

附錄Ⅱ湖南天勤工程咨詢有限公司優(yōu)化后差旅費報銷制度項目報銷管理制度一、項目管理雛形在項目開展時，所有原始數(shù)據(jù)需要包含人員、時間段、費用，人員是指這張原始單據(jù)產(chǎn)生所涉及的所有人員，費用包括差旅費、住宿費、餐費等。人員人員原始數(shù)據(jù)原始數(shù)據(jù)時間段時間段差旅費差旅費項目管理費用住宿費項目管理費用住宿費餐費餐費流轉(zhuǎn)控制表質(zhì)量管理流轉(zhuǎn)控制表質(zhì)量管理（所有與項目相關(guān)事項都需要提供派單號）

（所有與項目相關(guān)事項都需要提供派單號）二借支流程1由部門主任把控人員和借支金額，走財務(wù)過釘釘，先借后報銷。2原則上以項目負(fù)責(zé)人為主要借支人，且同一項目只接受一人借支。3提交借支單、報銷單時，均填寫被審計單位全稱，且報銷人有且只能是一個人簽字；存在借支的，報銷單只能由借支人簽字。借支確認(rèn)人員及借支金額通過釘釘走財務(wù)部門主任借支確認(rèn)人員及借支金額通過釘釘走財務(wù)部門主任項目負(fù)責(zé)人

三、差旅費報銷單 項目負(fù)責(zé)人差旅費報銷單填寫：票據(jù)粘貼整合方面要求：（1）、粘貼鈔票時，沿糊紙上緣由左向右粘貼。原始文件不得超過粘貼頁。糊紙上地粘貼兩到三行發(fā)票。（2）、按照發(fā)票日期的順序，將發(fā)生費用的發(fā)票單進(jìn)行粘貼整合，從左至右依次粘貼，且嚴(yán)格按發(fā)票的先后時間發(fā)展順序，若發(fā)票上沒有日期，則按照金額大小粘貼。（3）、如果有附件，則需要用膠水粘貼，不能使用訂書針裝訂。（4）、粘貼的位置以報銷單正面左上角通過上面和左面的邊距為準(zhǔn)，粘貼的內(nèi)容包括企業(yè)發(fā)票及發(fā)票附件

四、其他報銷事項 1.一份報銷單只能對應(yīng)一個項目，不能將多個項目的差旅費填報在同一張報銷單上。 2.合計五萬元以下項目，項目結(jié)束后一次性報銷。五萬元以上項目，可根據(jù)項目實際情況多次報銷，每個項目借支每超過5萬，需將上一筆借支5萬的“報銷單、明細(xì)、發(fā)票”按符合財務(wù)部費用報銷的要求后提交秘書，完成審批后方可借支下一筆報銷，否則不再進(jìn)行借支。 3.所有項目需在項目結(jié)束后一周內(nèi)完成全部報銷。報銷超過一周的，每天罰款20元。任何與原旅行申請表中規(guī)定的地點、天數(shù)、人數(shù)和交通工具不一致的差旅費用將不予報銷。若有特殊情況或者情況發(fā)生變化，需要經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽署意見后，可以對變更路線、天數(shù)、人數(shù)、交通工具等特殊情況而產(chǎn)生的費用進(jìn)行報銷。