湖南天地醫(yī)藥股份有限公司出差報(bào)銷流程優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)目錄1 公司簡(jiǎn)介 費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)不合理公司人員因?yàn)樵O(shè)立的標(biāo)準(zhǔn)不合理導(dǎo)致了出差的費(fèi)用報(bào)銷超過了標(biāo)準(zhǔn)。其中主要是住宿費(fèi)用和餐費(fèi)超標(biāo)。因此報(bào)銷費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)不合理從而導(dǎo)致了費(fèi)用過高，消耗了公司資源。除此之外，乘用交通工具據(jù)實(shí)報(bào)銷概念仍有些模糊，有些出差人員自行駕車，沒有辦法進(jìn)行據(jù)實(shí)報(bào)銷。同時(shí)報(bào)銷的天數(shù)也沒有合理化，可能會(huì)產(chǎn)生沒有目的的差旅活動(dòng)，造成了虛假費(fèi)用。因此需要將費(fèi)用報(bào)銷合理化。因此公司需要制定標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范差旅費(fèi)的審批程序。報(bào)銷流程時(shí)間長(zhǎng)還有一個(gè)則是出差人員在報(bào)銷過程中，也會(huì)產(chǎn)生很多意外情況。醫(yī)藥公司現(xiàn)在還屬于一個(gè)初期發(fā)展的階段，內(nèi)部還并不是一個(gè)完全穩(wěn)定成型的系統(tǒng)。每一個(gè)人員的業(yè)務(wù)都比較繁忙。例如我們公司的部門主管，審批并非主要工作，除了平常繁忙的工作，還要經(jīng)常開會(huì)或者出差外出活動(dòng)不在公司等情況，更不用說我們的經(jīng)理和總經(jīng)理了。出差報(bào)銷人員完成所有程序耗時(shí)較長(zhǎng)。審批若出現(xiàn)了問題，報(bào)銷工作人員又要重新開始審批程序。使得報(bào)銷比較難，進(jìn)一步加大了財(cái)務(wù)工作任務(wù)，隨著現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展，現(xiàn)在都是線上與線下業(yè)務(wù)相結(jié)合進(jìn)行，但是湖南天地醫(yī)藥股份有限沒有過多的開展線上業(yè)務(wù)，全憑紙質(zhì)線下報(bào)銷不太符合當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展。[2]湖南天地醫(yī)藥股份有限公司出差報(bào)銷流程優(yōu)化設(shè)計(jì)針對(duì)以上問題，我們做出了相應(yīng)的優(yōu)化方案，來優(yōu)化湖南天地醫(yī)藥有限公司的出差流程（1）明確各審核崗位的職責(zé)（2）制定合理合規(guī)的報(bào)銷費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)（3）開展網(wǎng)上報(bào)銷措施。明確各審核崗位的職責(zé)之前是因?yàn)閷徍寺氊?zé)不明確，導(dǎo)致了財(cái)務(wù)工作出現(xiàn)了失真的情況。因此我們將明確各審核崗位的職責(zé)。[3]主管主要負(fù)責(zé)審核報(bào)銷的業(yè)務(wù)、行程路線、出差往返時(shí)間的真實(shí)性，以及人員出差的任務(wù)完成狀況和目的地異常情況的說明并且簽名填寫報(bào)銷的意見，最后還負(fù)責(zé)本部門費(fèi)用的審批。人事部門就主要是對(duì)出差人員的住宿費(fèi)用、餐補(bǔ)以及車費(fèi)（包括油費(fèi)以及過路費(fèi)）、出差補(bǔ)助等進(jìn)行審核。財(cái)務(wù)部門主要是檢查票據(jù)是否齊全正式，重點(diǎn)關(guān)注報(bào)銷人員的各種費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)有沒有產(chǎn)生超標(biāo)的情況。然后根據(jù)相應(yīng)的票據(jù)填制相應(yīng)的記賬憑證等?？偨?jīng)理則是要了解此項(xiàng)業(yè)務(wù)的主要活動(dòng)，以及在其經(jīng)濟(jì)權(quán)限內(nèi)進(jìn)行審批，讓出納進(jìn)行付款。將責(zé)任下發(fā)到每個(gè)部門，每個(gè)部門都必須對(duì)會(huì)計(jì)報(bào)表和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，就不應(yīng)該存在隨意報(bào)銷的情況了。如果還存在審批人員隨意報(bào)銷的情況，我們應(yīng)當(dāng)采取相應(yīng)的懲罰措施。如果還有隨意報(bào)銷的行為發(fā)生損失的，根據(jù)狀況處以100—600元的罰款。沒有按公司的規(guī)則進(jìn)行、保管發(fā)票要對(duì)審批的人員進(jìn)行500元的罰款。其它違背規(guī)則的行為按照情節(jié)嚴(yán)重性由公司根據(jù)制度給予相應(yīng)處分。制定合理合規(guī)的報(bào)銷費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)湖南天地醫(yī)藥股份有限公司舊的出差費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，住宿標(biāo)準(zhǔn)過于統(tǒng)一，但是根據(jù)現(xiàn)在社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平以及消費(fèi)水平，我們的國(guó)家城市消費(fèi)水平與經(jīng)濟(jì)水平差距大，統(tǒng)一的報(bào)銷制度無法適用于各個(gè)城市的發(fā)展水平，所以進(jìn)行了研究調(diào)查對(duì)其進(jìn)行了以下具體的優(yōu)化標(biāo)準(zhǔn)。首先是將報(bào)銷款進(jìn)行合理調(diào)整，將出差人員的住宿標(biāo)準(zhǔn)控制在合理的范圍之中。而餐飲費(fèi)的設(shè)置又偏低，于是就統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)100元/人。自行開車辦公的人員過路費(fèi)根據(jù)原始憑證進(jìn)行報(bào)銷，外地出差根據(jù)油費(fèi)根據(jù)1元/km來折合報(bào)銷。表4湖南天地醫(yī)藥有限公司住宿標(biāo)準(zhǔn)住宿標(biāo)準(zhǔn)人員標(biāo)準(zhǔn)總經(jīng)理及以上人員部門主管部長(zhǎng)及相當(dāng)職務(wù)人員部門其他人員一線城市750元350元300元二線城市650元300元250元三線城市550元250元200元費(fèi)用超出了申請(qǐng)表規(guī)定范圍使用的金額，都需要經(jīng)過上級(jí)的核實(shí)與查證，不然財(cái)務(wù)人員有權(quán)力回絕其報(bào)銷的賬單。其次出差人員日程也有了規(guī)定，出差人員根據(jù)出差活動(dòng)，經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)格填制出差天數(shù)。若有特殊情況延遲，需及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)備。除了將外部的費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)調(diào)整之外，內(nèi)部也要嚴(yán)格控制會(huì)計(jì)人員對(duì)報(bào)銷憑據(jù)的合法真實(shí)合理性進(jìn)行復(fù)核審查；對(duì)于惡意出錯(cuò)的出差報(bào)銷行為審核的人員有權(quán)力回絕報(bào)銷他們的賬單。如果出現(xiàn)了不實(shí)的情況將要嚴(yán)格按公司的相應(yīng)的制度進(jìn)行嚴(yán)厲處罰。開展網(wǎng)上報(bào)銷服務(wù)針對(duì)于報(bào)銷流程繁瑣這一問題，公司決定開展網(wǎng)上報(bào)銷服務(wù)，財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司報(bào)銷特點(diǎn)開展網(wǎng)上報(bào)銷審核標(biāo)準(zhǔn)化模式，建立一套完整的，規(guī)范的出差報(bào)銷審核流程。并且開展網(wǎng)上報(bào)銷服務(wù)降低了時(shí)間成本，節(jié)約了出差人員以及財(cái)務(wù)人員的負(fù)擔(dān)。緩解財(cái)務(wù)“報(bào)賬困難”這一大問題。同時(shí)，出差的審批的流程、以及報(bào)銷的憑證在網(wǎng)上進(jìn)行，形成一個(gè)網(wǎng)上的電子檔案，讓一個(gè)完整的報(bào)銷程序都可以在網(wǎng)上查詢的到，并且報(bào)銷的人員可以更方便的開展報(bào)銷的流程，保障了報(bào)銷的準(zhǔn)確流暢。[4]報(bào)銷人員進(jìn)入平臺(tái)進(jìn)行報(bào)銷人員進(jìn)入平臺(tái)進(jìn)行預(yù)約報(bào)銷上傳憑證，填寫報(bào)銷單財(cái)務(wù)部出納付款通過電子平臺(tái)轉(zhuǎn)送給部門主管平臺(tái)轉(zhuǎn)交人事進(jìn)行審核平臺(tái)轉(zhuǎn)交于財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核財(cái)務(wù)部制單轉(zhuǎn)交于經(jīng)理復(fù)核審批合格審核未成功告知原因?qū)徍宋闯晒Ω嬷驅(qū)徍宋闯晒Ω嬷驅(qū)徍宋闯晒Ω嬷驅(qū)徍顺晒徍顺晒徍顺晒D(zhuǎn)交董事長(zhǎng)審批不符合符合權(quán)限 圖5網(wǎng)上報(bào)銷平臺(tái)流程圖（1）報(bào)銷人員先通過天地醫(yī)藥公司的平臺(tái)進(jìn)行預(yù)約報(bào)銷（2）根據(jù)產(chǎn)生的業(yè)務(wù)，上傳憑證，填寫報(bào)銷單等（3）先傳送于部門主管審批，審核通過直接通過平臺(tái)傳遞到人事部門的電腦中進(jìn)行審批，根據(jù)公司的審批程序直接通過客戶端報(bào)銷單據(jù)：審核未通過，告知原因或修改事項(xiàng)并直接用電子平臺(tái)退回。（4）人事審批通過之后交由財(cái)務(wù)部審核。審核通過，接收?qǐng)?bào)銷憑證，報(bào)賬人員完成審核制單；如果審核還是未通過，告知原因或修改事項(xiàng)并直接用電子平臺(tái)退回到下一步甚至報(bào)銷人員。（6）一步一步進(jìn)行，最后經(jīng)總經(jīng)理審批通過之后，由出納人員在網(wǎng)上進(jìn)行付款。開展網(wǎng)上報(bào)銷服務(wù)，審批人員能夠通過手機(jī)電腦等方式進(jìn)行審批，不用受到空間的限制。以前甚至需要一周才能完成的事情，現(xiàn)在最遲一天半便能夠完成。所以現(xiàn)在需要簡(jiǎn)化線下流程，更多開展線上報(bào)銷流程，以此加強(qiáng)網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷服務(wù)水平的提升?？偨Y(jié)通過對(duì)湖南天地醫(yī)藥股份有限公司出差流程優(yōu)化設(shè)計(jì)，將明確各審核崗位的職責(zé)、制定合理合規(guī)的報(bào)銷費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)并且開展網(wǎng)上報(bào)銷措施。使得出差更加的真實(shí)合法合理。通過明確各審核崗位的職責(zé)提高了出差人員準(zhǔn)時(shí)報(bào)銷的概率，還使得審核人員對(duì)報(bào)銷程序更加嚴(yán)格把控，并且補(bǔ)充了之前出差流程中的沒有注意到的小細(xì)節(jié)。制定合理合規(guī)的報(bào)銷費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)把控使得出差業(yè)務(wù)更加真實(shí)，更加透明，減少了許多舞弊的行為。最后開展網(wǎng)上報(bào)銷服務(wù)，提高了合理性，節(jié)約了時(shí)間，精簡(jiǎn)了流程。經(jīng)過不斷的完善，讓天地醫(yī)藥股份有限公司的出差流程更加嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范，也促進(jìn)了公司的發(fā)展。也讓人深刻的認(rèn)識(shí)到，對(duì)一個(gè)企業(yè)而言，每一個(gè)項(xiàng)目環(huán)節(jié)都是重要的。哪怕只是一個(gè)小小的出差問題也能產(chǎn)生很大的漏洞，認(rèn)真完善審查好每一步都能避免出差過程中的造假，浪費(fèi)等問題。

參考資料[]黃麗容.會(huì)計(jì)之友[J].被北京大學(xué)《中文核心期刊要目總覽》收錄PKU.2018，5（3）：8～10[2]沈榆峰