湖南啟程貿(mào)易有限公司付款審批流程優(yōu)化設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計目錄TOC\o"1-3"\h\u1公司簡介 湖南啟程貿(mào)易有限公司付款審批流程優(yōu)化設(shè)計公司簡介湖南啟程貿(mào)易有限公司所屬的行業(yè)為商品貿(mào)易行業(yè)，主要以經(jīng)營多種干貨類農(nóng)副產(chǎn)品為主，公司的員工規(guī)模大約為80人上下，年銷售額在3000萬—5000萬區(qū)間，毛利潤在15%上下，凈利潤在5%上下，公司主要的付款由四部分組成：第一，各類農(nóng)副產(chǎn)品的采購成本；第二，人員的工資、福利及社保等薪酬成本；第三，辦公場地及固定支出成本；第四，臨時性其他支出。此四類付款是湖南啟程貿(mào)易有限公司年度財務(wù)付款的主要內(nèi)容，其流程也是值得研究及優(yōu)化的付款審批流程。湖南啟程貿(mào)易有限公司目前付款審批流程現(xiàn)狀2.1湖南啟程貿(mào)易有限公司資金利用率不高由于湖南啟程貿(mào)易有限公司屬于一家專業(yè)從事干貨類農(nóng)副產(chǎn)品經(jīng)營的企業(yè)，主要面向的群體是超級賣場及部分超市干貨區(qū)，很大一部分產(chǎn)品需要采取賒銷的模式進行，這對公司的資金流轉(zhuǎn)的要求非常大，一方面需要及時向農(nóng)戶收購特色的、新鮮的農(nóng)貨產(chǎn)品，一方面又要先將收購上來的產(chǎn)品賒銷給各大超市進行售賣，公司的資金大量被占用在貨物之上，造成公司資金流轉(zhuǎn)時常處于拮據(jù)狀態(tài)，一旦付款審批流程出現(xiàn)問題，公司資金利用率下降，就會導(dǎo)致工資有資金斷流的風(fēng)險，給公司的正常經(jīng)營造成巨大危機。從下表公司2017-2020年的經(jīng)營數(shù)據(jù)也能看出一些端倪。表2-1湖南啟程貿(mào)易有限公司2017-2020年經(jīng)營數(shù)據(jù)表單位：萬元年份/項目賒銷貨款金額年銷售金額賒銷占銷售總額比重（%）20171763365748201619303893492017236742155620202538445757由此可見，該公司的賒銷占比一直很高，如果公司審批出現(xiàn)問題，就會嚴重影響公司未來的經(jīng)營，故優(yōu)化審批流程對于公司資金利用率的提高是具有決定性的，甚至可以說該公司審批是否嚴格直接決定了，能否正常經(jīng)營。2.2湖南啟程貿(mào)易有限公司付款審批不嚴格由于湖南啟程貿(mào)易有限公司是一家需要有專業(yè)采購人員執(zhí)行采購的公司，部分采購人員對于公司資金的使用存在嚴重的不合規(guī)范等，同時也有一部分采購人員在外進行商品采購時存在較為嚴重的中飽私囊思想，借此機會為自己謀取經(jīng)濟利益，通常采取虛報發(fā)票、虛增項目、虛構(gòu)事實等行為，如果付款審批環(huán)節(jié)出現(xiàn)把關(guān)不嚴、審核不完善、隨意付款等現(xiàn)象，就會造成公司的內(nèi)部腐敗產(chǎn)生，不但會造成公司經(jīng)營資金的被隨意浪費，甚至?xí)霈F(xiàn)非公職人員貪污受賄，為公司的正常經(jīng)營造成了嚴重的困擾和危害。湖南啟程貿(mào)易有限公司付款審批流程存在的問題3.1財務(wù)付款審批流程規(guī)范性不足湖南啟程貿(mào)易有限公司由于成立的時間相對較短，在很長一段時間內(nèi)沒有完整的財務(wù)付款審批流程設(shè)計，公司的會計和出納由一人擔(dān)任，更沒有專業(yè)的審計會計為公司付款做最后的把關(guān)，成立近5年以來公司的銷售收入雖然取得了較大進步的期量增長，但是公司的實際利潤水平相對較低，目前湖南啟程貿(mào)易有限公司的付款審批流程為：財務(wù)付款副經(jīng)理審核核財務(wù)審核采購部審核采購提出財務(wù)付款副經(jīng)理審核核財務(wù)審核采購部審核采購提出圖3-1湖南啟程貿(mào)易有限公司目前的付款審批流程圖我們可以看出，該付款流程為直線式付款審批，流程相對較為簡單，即沒有專業(yè)的審核會計對所支出的款項進行二次復(fù)核，也有后期進行貨物進庫盤點之后進行貨款對比審核，故付款審批的規(guī)范性不足，沒有嚴格按照資金預(yù)算及付款審核進行，這就導(dǎo)致很長一段時間內(nèi)，湖南啟程貿(mào)易有限公司的付款中存在大量無法具體說明緣由的項目存在，公司財務(wù)狀況一直存在問題，整個公司的資金風(fēng)險相對較大。3.2流程較簡略從付款審核的角度看，在某些需要及時放款的行為中需要簡便的審核流程，但是簡便審核流程也存在資金可能被浪費、被揮霍等風(fēng)險，尤其是對于湖南啟程貿(mào)易有限公司這類剛開始經(jīng)營的公司來說，過于簡單的流程意味著審核力度的降低及公司內(nèi)部資金管控程度的降低，這將會大大抬升湖南啟程貿(mào)易有限公司這類將資金壓在大量貨物上的賒銷類企業(yè)的資金負擔(dān)。從公司長期經(jīng)營的角度看，也不利于公司的創(chuàng)始人或出資人，實時掌握公司的具體財務(wù)狀況，不利于未來依據(jù)公司上年度的資金結(jié)余做出正確的戰(zhàn)略規(guī)劃，因而，付款審批流程較為簡單將會直接造成公司現(xiàn)實期的資金利用率下降，同時也會危及諸如湖南啟程貿(mào)易有限公司類公司的長遠發(fā)展。3.3審批權(quán)不清以湖南啟程貿(mào)易有限公司商品采購付款審批流程為例，上圖中采購提出付款請求之后，直接回到達采購部主管中，屬于層級管理中直接上級對下級的付款請求的審批，實則此種審批中可能會存在一定的風(fēng)險，如采購與采購部負責(zé)審核的員工，屬于關(guān)系較為密切的直接利益接觸者，倘若二者形成較為穩(wěn)固的利益聯(lián)盟，制定出合適的攻守同盟糾葛，就會從源頭導(dǎo)致公司自建付款審批形同虛設(shè)，采購人員只需要稍微向采購部審核人員進行利益輸送或人情往來，就會使得采購人員提請的付款審核通過，且該公司沒有進行入庫貨物核對檢查，后續(xù)如果不能回頭審核采購員的付款提請就會輕松造成公司資金被浪費出現(xiàn)，長此以往必然會對公司的資金造成損耗，甚至導(dǎo)致公司經(jīng)營出現(xiàn)資金風(fēng)險。湖南啟程貿(mào)易有限公司付款審批流程優(yōu)化設(shè)計4.1規(guī)范財務(wù)審批流程制度制度是一切組織或團體規(guī)范化的基礎(chǔ)，更是保證某種機制能夠健康運行的手段。湖南啟程貿(mào)易有限公司的付款審批流程之所以有漏洞存在，最主要的原因就是沒有完善的審批流程制度，造成付款審批沒有可以具體依據(jù)的規(guī)章制度，因此，湖南啟程貿(mào)易有限公司要想優(yōu)化審批流程，首先就必須采取措施制定出較為完善的財務(wù)付款審批制度，對公司存在的各種需要付款的事項做出判斷，制定出詳細的付款審批制度，如詳細規(guī)定出某一層級的干部權(quán)限內(nèi)最多可以審批多少資金額度，超過的部分需要如何處理。同時，對于違反公司付款審批制度的懲罰措施做出明確說明，做到有規(guī)定可依，進一步下大力氣解決湖南啟程貿(mào)易有限公司原本存在的“誰審批都一樣，只要簽字即可”的混亂的付款審批現(xiàn)狀。需要注意的是，在健全審批流程時需要注意某些特殊情況的存在，如需要臨時性動用部分資金辦理某項事宜，此種現(xiàn)象無論在哪個公司中都會存在，故而審批流程制度需要有一定的“特殊”處理機制融入其中。4.2創(chuàng)新完善財務(wù)審批流程湖南啟程貿(mào)易有限公司經(jīng)過這些年的發(fā)展，已經(jīng)在S地區(qū)的干貨類農(nóng)副產(chǎn)品行業(yè)中站穩(wěn)了腳跟，公司經(jīng)營也步入了正規(guī)，經(jīng)營的利潤和產(chǎn)品范圍也在不斷擴大，公司的規(guī)模出現(xiàn)了增長，因此，公司的實際管理者需要有一定的進取精神，更需要對公司日常管理、付款審批等流程及方式做出創(chuàng)新，從方式的角度看，該公司尚不具備開發(fā)自身獨有的辦公系統(tǒng)的能力，但是可以考慮引進某些已經(jīng)較為成熟的辦公管理程序，如泛微企業(yè)OA、騰訊OA等，既可以完善企業(yè)的日常管理，實現(xiàn)云端辦公及自動化辦公，更可以依托OA系統(tǒng)對付款審批實現(xiàn)動態(tài)優(yōu)化及實施監(jiān)控，從而使得湖南啟程貿(mào)易有限公司的付款審批流程更規(guī)范實現(xiàn)每一筆資金的使用都“清清楚楚、明明白白”，有底單可以查詢有款項具體使用可審核。4.3理清財務(wù)審批權(quán)責(zé)關(guān)系從前文湖南啟程貿(mào)易有限公司目前的付款審批流程圖來看，該公司的付款流程缺少監(jiān)督，在某些部分可能會形成“利益同盟”，進而危害公司的資金安全，從權(quán)責(zé)的角度對該流程進行優(yōu)化可以采取2中方式，第一是將采購提請付款申請之后的第一次審批權(quán)，交由與采購人員無直接利益往來的財務(wù)部進行，進而減少可能出現(xiàn)的“采購+采購部審核”的利益共同體危害公司的資金安全，此種審批流程的調(diào)整相對較為簡單對公司內(nèi)部付款審核權(quán)責(zé)進行流程調(diào)整即可實現(xiàn)。第二是增設(shè)貨物清盤審核及付款前期審計環(huán)節(jié)，即對采供人員的采購支出及貨物實際品質(zhì)、數(shù)量、運輸?shù)拳h(huán)節(jié)產(chǎn)生的費用與采購人員提請的付款費用進行對比，從而降低采購環(huán)節(jié)中存在的資金風(fēng)險。付款前審計是對公司所有需要款項支出的類型都必須進行的，故而需要在公司財務(wù)部設(shè)立專業(yè)審計崗位，對付款前的每一筆付款提請做到嚴格審核，為后續(xù)的付款審批把好第一道關(guān)。4.4完善財務(wù)人員配置湖南啟程貿(mào)易有限公司在成立初期由于規(guī)模較小，財務(wù)部的人員只有會計一人，沒有分設(shè)出納會計、審計會計等崗位，因此，在公司進入正規(guī)化運營之后需要及時增設(shè)出納會計、審計會計等崗位，在人員層面完善公司的付款審批流程，形成對付款流程的有效監(jiān)督，雖然每增加一步付款流程都會降低付款效率但是完善的財務(wù)制度對于保證公司資金安全，提供資金利用率具有重大意義，完善公司財務(wù)人員配置時需要錄用具有專業(yè)知識水準的財務(wù)人員，盡可能的提高公司財務(wù)人員的獨立性，減少裙帶關(guān)系對公司付款審批的影響。付款審批流程優(yōu)化后成果5.1財務(wù)資金使用率提高通過較為完善的一系列的財務(wù)審批優(yōu)化，對于湖南啟程貿(mào)易有限公司這類對資金運轉(zhuǎn)壓力的較大的小型公司來說，能不花的資金盡量不花，可以節(jié)省的資金盡量節(jié)省，才能保證公司資金的每一分錢都用在合適的地方，才能盡可能的提升公司資金的使用率，才能讓公司內(nèi)部形成良好的資金使用習(xí)慣；同時，在日常財務(wù)審批時要盡可能的嚴格把關(guān)，保證公司的能夠不被資金浪費拖垮，保證公司的快速成長。優(yōu)化后流程圖為：不通過不通過通過通過財務(wù)付款副經(jīng)理審核核采購部審核通過通過財務(wù)付款副經(jīng)理審核核采購部審核通過通通過通過采購提出不通過財務(wù)審計財務(wù)審核不通過財務(wù)審計財務(wù)審核圖5-1湖南啟程貿(mào)易有限公司優(yōu)化后付款審批流程圖5.2付款流程嚴格度提高經(jīng)過優(yōu)化后的付款嚴格度提高對于湖南啟程貿(mào)易有限公司來說，主要體現(xiàn)在以下兩方面，第一是業(yè)務(wù)合規(guī)嚴格，無論是湖南啟程貿(mào)易有限公司的采購業(yè)務(wù)、銷售業(yè)務(wù)還是日常的辦公業(yè)務(wù)，都必須是在公司業(yè)務(wù)開展的許可范圍之內(nèi)實行的，業(yè)務(wù)的開展人或經(jīng)辦人必須切實履行公司經(jīng)營合規(guī)原則，承擔(dān)已經(jīng)形成的事實責(zé)任，必須對其需要付款的事實進行落實及合規(guī)認定；第二是財務(wù)合規(guī)嚴格，財務(wù)人員對于公司的付款承擔(dān)次要責(zé)任，在進行付款時必須樹立付款審核意識，仔細辨別付款事實是否合規(guī)，認定付款事實的真實性和必要性，對付款金額及原始事實進行認真審核，做到“錢—票—款”事實合規(guī)。小結(jié)總而言之，湖南啟程貿(mào)易有限公司的付款審批流程中存在規(guī)范不足、流程簡略及權(quán)責(zé)不清等問題，只有堅持合規(guī)及嚴控原則，從制度、方式、權(quán)責(zé)及人員等方面入手，才能最大限度的優(yōu)化該公司的付款審批流程，保證公司資金安全，實現(xiàn)公司經(jīng)營的穩(wěn)步進行。

參考資料[1]石巖.ZH公