湖南衡盈電子科技有限公司差旅費報銷制度優(yōu)化設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計目錄1 湖南衡盈電子科技有限公司簡介 湖南衡盈電子科技有限公司差旅費報銷制度優(yōu)化設(shè)計湖南衡盈電子科技有限公司簡介公司基本情況湖南衡盈電子科技有限公司創(chuàng)建于2018年10月09日，公司總部地址位于湖南省衡陽市雁峰區(qū)岳屏鎮(zhèn)東風(fēng)村十二組衡山科學(xué)城紅樹木研發(fā)創(chuàng)新區(qū)A5棟，是一家集研發(fā)、制造、銷售鋰離子電芯、各種充電電池組合成品為一體的高新技術(shù)企業(yè)。公司自建立以來以優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品以及良好的服務(wù)和完善的售后服務(wù)，贏得了廣大顧客的信任和贊譽。公司組織結(jié)構(gòu)公司結(jié)構(gòu)大致分為：主要的負責(zé)人為總經(jīng)理和副總經(jīng)理，由五個高層管理人員，行政經(jīng)理負責(zé)行政部，生產(chǎn)經(jīng)理負責(zé)生產(chǎn)部和技術(shù)研發(fā)部，營銷總監(jiān)負責(zé)營銷部和市場開發(fā)部，財務(wù)經(jīng)理負責(zé)財務(wù)部，采購經(jīng)理負責(zé)采購部。公司的各部門結(jié)構(gòu)見圖1:總經(jīng)理總經(jīng)理行政經(jīng)理生產(chǎn)經(jīng)理營銷總監(jiān)副總經(jīng)理采購經(jīng)理財務(wù)經(jīng)理行政部市生產(chǎn)部技術(shù)研發(fā)部營銷部市場開發(fā)部財務(wù)部采購部圖1部門組織結(jié)構(gòu)圖湖南衡盈電子科技有限公司差旅費報銷制度現(xiàn)狀分析公司差旅費報銷流程湖南衡盈電子科技有限公司主要采用的線下紙質(zhì)模式進行差旅費的報銷，填寫好紙質(zhì)版的出差申請單和差旅費報銷單，然后再交給財務(wù)部門審核，具體的流程如下：員工在出差前需要填寫好出差申請單，然后交給上級領(lǐng)導(dǎo)去審核并簽字，在出差回來后需要填寫差旅費費用報銷單然后將出差消費的一些憑證及票據(jù)上交，由財務(wù)人員審核簽字，最后財務(wù)入賬并付款給出差人員。具體流程如下圖所示:因公事出差，填寫《出差申請單》因公事出差，填寫《出差申請單》填寫好的填寫好的《出差申請單》上級領(lǐng)導(dǎo)，審核簽字出差返回，填寫《差旅費報銷單》（附相應(yīng)齊全完整票據(jù)及相關(guān)的憑證）出差返回，填寫《差旅費報銷單》（附相應(yīng)齊全完整票據(jù)及相關(guān)的憑證）財務(wù)人員審核簽字，入賬及付款財務(wù)人員審核簽字，入賬及付款圖2差旅費報銷流程公司差旅費報銷標(biāo)準(zhǔn)湖南衡盈電子科技有限公司對出差人員的餐飲費用、交通費用、住宿費用等一般原則具體包括如下:（一）出差住宿費用:住宿費按實際的天數(shù)，公司不分職位級別憑住宿發(fā)票按實際報銷，單位提供住宿的，無住宿補助。（二）交通費用:(1)乘坐火車票、高鐵票按實際的票面金額進行支付，由出發(fā)地至目的地，應(yīng)與實際出差地點相符合。(2)普通員工乘坐市內(nèi)公交、巴士、長途汽車、輪船等及其他合理的其它交通費用，還應(yīng)寫明行程和行程目的，均可以根據(jù)真實有效的實際情況的票據(jù)報銷。（三）生活補助費用：會議費、培訓(xùn)費、電話通訊費用、出差補助等按實際的費用報銷。湖南衡盈電子科技有限公司差旅費報銷制度存在的問題湖南衡盈電子科技有些公司現(xiàn)有差旅費報銷中嚴格按照公司的報銷流程和報銷制度在執(zhí)行，但是在實際過程中，差旅費的報銷仍然存在一些問題，具體如下。差旅費報銷沒有規(guī)范具體內(nèi)容湖南衡盈電子科技有限公司沒有規(guī)范報銷的標(biāo)準(zhǔn)，公司對于出差地點的城市消費水平和員工等級沒有都明確規(guī)定住宿費，差旅補助費和交通費的消費報銷程度是多少，所以就有很多的出差人員將出差期間所產(chǎn)生的費用都進行報銷。出差人員并且也沒有選擇標(biāo)準(zhǔn)化的出行方案，只要是工作所產(chǎn)生的費用，公司都給了報銷，并且出差人員還可以自行選擇乘坐的交通工具以及住宿環(huán)境，比如一些人為了追求速度快、時間短，乘坐飛機或者高鐵，追求舒適而選擇高檔的酒店等，這樣就導(dǎo)致了消費過高造成了報銷費用金額較大。差旅費用報銷審批流程環(huán)節(jié)不完整湖南衡盈電子科技有限公司員工出差現(xiàn)象較為普遍，出差頻率相對的較高，但是目前湖南衡盈電子科技有限公司還沒有形成規(guī)范性的差旅報銷流程。差旅費報銷流程環(huán)節(jié)辦理環(huán)節(jié)較為簡單而且不夠完整，員工在出差前填寫了《出差申請表》找上級領(lǐng)導(dǎo)簽字后并沒有經(jīng)過部門負責(zé)人審批簽字就直接出差了，出差返回需要報銷費用的時候，也是直接填寫了出差費用報銷單，也沒有找部門負責(zé)人審核簽字，就交給財務(wù)人員審核簽字后財務(wù)就直接入賬付款了，也沒有找財務(wù)主管，財務(wù)主管也沒有簽字審核查看報銷費用及相應(yīng)報銷憑據(jù)。差旅費用的報銷單據(jù)填寫和發(fā)票粘貼不規(guī)范公司員工在填寫報銷單時，沒有很完整的、準(zhǔn)確的填寫報銷事項和項目，甚至有一些人還直接把票據(jù)交給財務(wù)人員，其他的部分就不管了，在報銷金額時，將發(fā)票的金額四舍五入，造成發(fā)票金額與報銷實際金額不符，還有一些存在一些亂涂亂改的一些情況；一些員工在粘貼票據(jù)時大小不一致，有的票據(jù)大于封面和托紙之上，票據(jù)參差不齊，導(dǎo)致審核人不能完全清楚地看到報銷金額，這樣也給財務(wù)人員帶來很大的工作量，還影響了差旅費報銷的進度。填寫的報銷單據(jù)如下表表1所示：費用報銷單年月日單位名稱：報銷部門：費用項目或名稱說明金額附件張￥：（小寫）合計報銷金額（大寫）拾萬仟佰拾元角分申請人：出納：審核：審核：審批：表1費用報銷表湖南衡盈電子科技有限公司差旅費報銷制度優(yōu)化設(shè)計根據(jù)以上所提出的制度報銷所存在的問題，為加強公司差旅費的管理，完善差旅費的報銷制度的建立，提高出差人員工作的效率，降低工作成本，合理制定費用開支，結(jié)合湖南衡盈電子科技有限公司的公司制度以及實際情況進行了一下的幾點優(yōu)化設(shè)計：完善差旅費報銷標(biāo)準(zhǔn)的具體內(nèi)容湖南衡盈電子科技有限公司應(yīng)該結(jié)合公司自身的情況，在差旅費報銷流程上，應(yīng)當(dāng)完善報銷標(biāo)準(zhǔn)，按照住宿、交通、餐飲等不同的標(biāo)準(zhǔn)和不同級別的員工職位分情況進行完善，從而促進差旅費的計劃的合理化進行。湖南衡盈電子科技有限公司差旅費報銷標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計方案如下：一、住宿標(biāo)準(zhǔn)表1住宿標(biāo)準(zhǔn)表（計量單位：元/天）地區(qū)人員省內(nèi)省外市級縣級及以下特殊地區(qū)市級縣級及以下特殊地區(qū)董事長/總經(jīng)理實報實銷（含副經(jīng)理及經(jīng)理，下同）領(lǐng)導(dǎo)/主管人員335250320450350360業(yè)務(wù)人員450400440550450500公司出差人員應(yīng)當(dāng)在職位級別所對應(yīng)的住宿費標(biāo)準(zhǔn)的限額內(nèi)，應(yīng)該選擇安全、便捷、實惠的酒店、旅店。如果出差人員有接待或者住在親戚朋友家的，一律不報銷住宿費。因為各地區(qū)的住宿費用高低都不同，住宿需求也不同，住宿費標(biāo)準(zhǔn)可應(yīng)當(dāng)?shù)貐^(qū)做出不同的相應(yīng)調(diào)整。特別是高地價、高消費的地區(qū)，如：旅游地區(qū)，熱門城市等，因地區(qū)房價高，住宿費用高的特殊地區(qū)。出差人員可以向公司提出申請，但是需要逐層審批，考核其真實性、合法性。二、餐飲補助標(biāo)準(zhǔn)表2餐飲補助標(biāo)準(zhǔn)表（計量單位：元/天）地區(qū)人員省內(nèi)省外市級縣級及以下特殊地區(qū)市級縣級及以下特殊地區(qū)董事長/總經(jīng)理實報實銷（含副經(jīng)理及經(jīng)理，下同）領(lǐng)導(dǎo)/主管人員200170185250180240業(yè)務(wù)人員150130140200150190伙食補助費按實際的天數(shù)補助。但是要有真實有效完整的合法發(fā)票。出差就餐地點不應(yīng)當(dāng)選擇私人會所、高檔商務(wù)會所等高消費的餐飲場所。訂單點的餐飲應(yīng)當(dāng)是家常菜，不能出現(xiàn)高檔的菜肴、酒水等，更不能吃食野生動物提供的菜肴。三、交通費標(biāo)準(zhǔn)表3交通標(biāo)準(zhǔn)表（計量單位：元/天）地區(qū)人員省內(nèi)省外市級縣級及以下特殊地區(qū)市級縣級及以下特殊地區(qū)董事長/總經(jīng)理實報實銷（含副經(jīng)理及經(jīng)理，下同）領(lǐng)導(dǎo)/主管人員503040805070業(yè)務(wù)人員503040805070四、交通工具標(biāo)準(zhǔn)表4交通工具標(biāo)準(zhǔn)表（計量單位：元/天）交通工具人員飛機高鐵/動車輪船長途汽車董事長/總經(jīng)理頭等艙特等座實報實報領(lǐng)導(dǎo)/主管人員普通艙普通座可乘實報業(yè)務(wù)人員需要申請普通座可乘實報出差人員跨省跨市等長途的交通費用，如乘坐高鐵、飛機、長途汽車等應(yīng)該提前報備給公司。返回出差后，憑正規(guī)發(fā)票及相關(guān)憑證報銷。若員工城市內(nèi)無特殊情況，無法順利到達目的地，不能隨意包車出行。如有需要，必須向上級請示審核，若員工自駕汽車出差，可能會導(dǎo)致虛報風(fēng)險升高，必須得到上級部門層層審批，且只能報銷油費，產(chǎn)生的其它費用自行承擔(dān)。差旅費報銷審批流程優(yōu)化設(shè)計根據(jù)公司現(xiàn)在的差旅費報銷流程來看，存在著較大的問題，在差旅費報銷流程中應(yīng)該做到嚴格細致，出差人員必須先填寫出差申請表，應(yīng)注明出差地點、出差事由、出差天數(shù)、出差預(yù)借款，填寫好后給部門負責(zé)人簽字審核完成以后應(yīng)再給上級領(lǐng)導(dǎo)簽字審核同意后再出差，財務(wù)人員審核簽字后還應(yīng)交給財務(wù)主管審核簽字，差旅費報銷單應(yīng)該經(jīng)過各負責(zé)人逐一簽字審核后交給財務(wù)部門入賬并進行付款，經(jīng)過同意后需要制定合理的行程方案才可以進行出差，并且財務(wù)部門人員也應(yīng)該做好出差費用的預(yù)算。如果出差人員在出差途中因為工作需要或者其他特殊情況需要延期返回的，這樣必須要請示上級領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理批準(zhǔn)以后，才可以延期，無緣無故延期的，那么公司則不報銷后面所有產(chǎn)生的差旅費用，并且按照曠工處理。出差返回報銷時，按照先前填寫報銷單并出具相應(yīng)完整有效的票據(jù)及相關(guān)的憑證，財務(wù)人員需要根據(jù)報銷單以及票據(jù)審核并交于上級領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)同意并簽字再進行報銷。整個報銷流程不能超過一周。具體流程圖如下:員工需要出差員工需要出差上級領(lǐng)導(dǎo)審核簽字部門負責(zé)人審核簽字填寫《出差申請單》上級領(lǐng)導(dǎo)審核簽字部門負責(zé)人審核簽字填寫《出差申請單》員工出差員工出差返回同意出差后，制定合理行程方案 員工出差員工出差返回同意出差后，制定合理行程方案填寫《差旅費報銷單》上級領(lǐng)導(dǎo)審核簽字部門負責(zé)人審核簽字填寫《差旅費報銷單》上級領(lǐng)導(dǎo)審核簽字部門負責(zé)人審核簽字財務(wù)部人員審核簽字財務(wù)人員入賬財務(wù)主管審核簽字財務(wù)部人員審核簽字財務(wù)人員入賬財務(wù)主管審核簽字財務(wù)付款報銷給出差人員財務(wù)付款報銷給出差人員圖3優(yōu)化后差旅費報銷流程規(guī)范差旅費報銷單據(jù)的填寫和發(fā)票的粘貼公司應(yīng)該在報銷單的填寫上應(yīng)制定相應(yīng)的規(guī)定，并與員工的績效考核連在一起，如果連續(xù)三次填寫不規(guī)范就回扣一定的獎金，提高報銷的效率，其次，完善公司的費用報銷單的內(nèi)容，在費用報銷單的制定過程中，將部分項目的細節(jié)標(biāo)注出來，方便員工的填寫，公司員工在填寫報銷單時應(yīng)該完整、準(zhǔn)確無誤的填寫報銷事項和項目，不能在報銷單上隨意涂改、刮擦，報銷金額也是不能四舍五入后的金額，必須與要與發(fā)票上的實際發(fā)生的金額一致。粘貼的報銷發(fā)票應(yīng)該從上到下、從左到右對齊封面和托紙之上，如果有面積比較大的發(fā)票，在可以見發(fā)票的內(nèi)容明細的情況下折疊好，大小與封面和托紙的大小應(yīng)該一樣的，審核的人員必須能清楚地看到發(fā)票報銷金額，才可以報銷，報銷時要求報銷發(fā)票粘貼得整齊、清楚。差旅費報銷單部門： 姓名: 出差事由： 填報日期：日期動身時刻到達時刻從何地至何地天數(shù)機票費車船費市內(nèi)交通費住宿費出差補助費餐飲費其他小計月日合計總計金額人民幣（大寫）￥：附單據(jù)張出差人簽字：部門負責(zé)人簽字：財務(wù)主管簽字:審批人簽字：圖4優(yōu)化后差旅費報銷單總結(jié)本設(shè)計針對湖南衡盈電子科技有限公司關(guān)于差旅費用報銷這一過程中出現(xiàn)的公司差旅費用沒有規(guī)范具體內(nèi)容，差旅費用審批流程環(huán)節(jié)不完整，差旅費用的報銷單據(jù)的填寫和發(fā)票粘貼不規(guī)范這三個問題的分析，即根據(jù)對公司的差旅費報銷制度的問題進行了全面的規(guī)范化優(yōu)化設(shè)計。對差旅費用報銷中每個流程步驟進行了