湖南鼎勝網(wǎng)絡科技有限公司銷售與收款內(nèi)部控制制度優(yōu)化設計

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計目錄1 公司簡介 湖南鼎勝網(wǎng)絡科技有限公司銷售與收款內(nèi)部控制制度優(yōu)化設計公司簡介湖南鼎勝網(wǎng)絡科技有限公司于2012年08月05日成立，其法定代表人是羅敏，公司經(jīng)營范圍包括：網(wǎng)絡技術、通訊產(chǎn)品、通訊技術、電子技術的研發(fā)、電子商務平臺的建設、信息系統(tǒng)集成服務、移動互聯(lián)網(wǎng)研發(fā)和維護等。該公司是中國領先的新媒體產(chǎn)品與服務供應商，是一家擁有多項自主知識產(chǎn)權(quán)并開通湖南省經(jīng)信委認定的軟件公司。該公司的最高職位為總經(jīng)理，還包括人力資源部門、市場部門、財務部門、研發(fā)部門和后勤部門，其組織結(jié)構(gòu)圖如圖所示?？偨?jīng)理總經(jīng)理總經(jīng)理助理人力資源部市場部財務部研發(fā)部后勤部總監(jiān)助理市場總監(jiān)銷售員財務總監(jiān)出納技術員主管研發(fā)總監(jiān)采購員庫管員圖1公司組織結(jié)構(gòu)圖公司銷售與收款內(nèi)部控制現(xiàn)狀與存在的主要問題現(xiàn)狀湖南鼎勝網(wǎng)絡科技有限公司是一個科技類公司，其創(chuàng)立者是依靠獨有的科學技術完成了資本的原始累計，該公司的管理高層對市場的判斷是非常敏銳的，對他們而言，市場和客戶是最重要的，并且他們對銷售與收款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制是不看好的，對其具體內(nèi)容也了解甚少，因此，銷售與收款環(huán)節(jié)內(nèi)部控制逐漸被偏廢了，公司內(nèi)部的管理弊端也日益涌現(xiàn)。存在的主要問題銷售環(huán)節(jié)缺乏對客戶的信用評估因為湖南鼎勝網(wǎng)絡科技有限公司的銷售與收款內(nèi)部控制制度不完善，導致公司內(nèi)部的銷售團隊缺乏規(guī)范的制度管理，銷售員工為了搶占客戶和提升業(yè)績，在其最重要的銷售環(huán)節(jié)缺乏對客戶的信用評估，從而出現(xiàn)了賒賬或者賴賬等行為，雖然銷售數(shù)量提高了，但每月或每年的銷售收入并不會有顯著的提升，反而形成了許多壞賬，給公司造成了經(jīng)濟損失。收款制度不完善湖南鼎勝網(wǎng)絡科技有限公司的收款制度不夠完善，條例制度不夠詳細，對于銷售退補和折讓，以及壞賬處理等缺少明確的制度規(guī)范，導致賬務處理工作落不到實處。另外，崗位分離制度執(zhí)行不到位，發(fā)貨與記賬工作出現(xiàn)了一人多崗的行為，這也是收款制度不完善的表現(xiàn)。銷售與收款流程不合理對于湖南鼎勝網(wǎng)絡科技有限公司而言，銷售與收款是其最重要的兩個部分，該公司雖然有一定的銷售與收款流程，但具體的步驟不夠合理，比如，在進行一項銷售業(yè)務之前，沒有做好相應的銷售計劃，主管人員沒有將工作合理安排給下屬人員，從而導致上傳下達出現(xiàn)差錯，這些都會影響整個銷售業(yè)務的進程，并且非常容易給公司帶來損失，同時，也浪費公司員工的時間與精力。公司銷售與收款環(huán)節(jié)各崗位職責不清楚湖南鼎勝網(wǎng)絡科技有限公司存在銷售與收款環(huán)節(jié)崗位職責不清的現(xiàn)象，導致這個現(xiàn)象的主要原因是銷售與收款內(nèi)部控制制度不健全，例如，該公司的銷售部員工在完成銷售任務收款時，為了方便，直接自己代收貨款，這種行為是違背了不相容崗位分離的原則。不僅如此，該公司在銷售與收款業(yè)務中經(jīng)常出現(xiàn)的錯誤還有很多，比如，銷售憑證保管不嚴、造成資本流失等，這些都與該公司內(nèi)部員工崗位分工不清楚有所聯(lián)系，這樣的行為對本公司造成了不可挽回的損失。銷售與收款風險意識薄弱，缺少風險防控措施該公司銷售與收款風險意識薄弱主要包括兩個方面，第一個方面是管理人員風險意識薄弱，比如公司開發(fā)出新的產(chǎn)品，在開發(fā)市場的過程中，有些盲目，沒有制定有效且合理的競爭戰(zhàn)略，過低評價銷售與收款的風險，并且沒有制定風險防控措施，這對于本公司的長期可持續(xù)發(fā)展非常不利。另一方面，是銷售與收款業(yè)務的工作人員的風險意識薄弱，在工作過程中，經(jīng)驗不足的工作人員對于公司內(nèi)部控制制度不夠了解，在銷售的過程中缺乏對風險的辨別能力，與財務部門的配合不夠緊密，部門之間的上下銜接不緊密，這樣非常容易在應收賬款和壞賬準備環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，從而降低銷售質(zhì)量。公司銷售與收款內(nèi)部控制制度優(yōu)化設計健全銷售管理制度，加強客戶信用評估湖南鼎勝網(wǎng)絡科技有限公司為了健全銷售管理制度，對公司產(chǎn)品的銷售流出、客戶管理、資金流入、應收賬款的管理等進行了嚴苛的規(guī)定，特別是加強了客戶的信用評估，制定出相應的評估分析流程或者評估項目（見表1），規(guī)定由客戶填寫相關的具體信息，由市場部門對客戶進行分類并進行相應經(jīng)驗業(yè)績和不良行為的調(diào)查與填寫，由財務部門完成客戶相關財務狀態(tài)的調(diào)查與填寫，最后由銷售部門完成對客戶的信用等級評定。。表1客戶信用評估表客戶信用評估表A客戶填寫企業(yè)全稱：經(jīng)營范圍：經(jīng)營地址：注冊地址：電話號碼：傳真號碼：企業(yè)性質(zhì)：財務負責人：法定代表人：經(jīng)驗負責人：職工人數(shù)：開戶銀行及賬號：業(yè)務聯(lián)絡人簽章：客戶簽章：B市場部門填寫客戶分類：規(guī)模及行業(yè)影響力：客戶的經(jīng)驗管理水平：合作緊密度，是否經(jīng)驗同業(yè)競爭產(chǎn)品：經(jīng)驗業(yè)績：其他不良行為（是否有拒付和減少付款行為)：銷售代表簽字：銷售主管簽字：C財務部門填寫凈資產(chǎn)：資產(chǎn)負債率：流動比率：速動比率：銷售利潤率：負債凈值比率：應收賬款周轉(zhuǎn)次數(shù)：客戶資產(chǎn)管理及盈利能力：財務代表簽字：財務主管簽字：D信用等級評定客戶信用等級：評定人簽字：完善公司收款制度湖南鼎勝網(wǎng)絡科技有限公司要完善收款制度，必須嚴令禁止銷售部門或者其他部門的工作人員直接收取貨款，這樣才能特定程度上確保貨款的安全。另外，公司還制定了合理的催收制度，如果對方客戶未在規(guī)定時期內(nèi)交付貨款，由財務人員按期進行統(tǒng)計并及時反饋，由銷售人員與客戶及時進行溝通和催促，如果對方不配合，形成長期的大量的應收賬款，必要時采取法律手段進行催促。制定合理的收款制度不僅能改善公司的經(jīng)濟狀態(tài)，更會促進公司的全面發(fā)展。制定合理的銷售與收款內(nèi)部控制流程銷售與收款是一個長期且復雜的過程，擁有完整和具體的流程對于公司的業(yè)務進程有很大的幫助，能大大提高工作效率，從而達成優(yōu)質(zhì)合作。因此，湖南鼎勝網(wǎng)絡科技有限公司量身定制了銷售與收款內(nèi)部控制具體流程（見圖2），該流程始于受理訂單與編制銷售計劃，終于清理、終止合同，共有9個環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)都有具體的工作，能夠保證銷售與收款環(huán)節(jié)的業(yè)務處理流程通暢，達到理想的效果。該流程在實施過程中，需要注意對客戶的信用度進行審核，每個部門的工作人員之間要相互配合，環(huán)環(huán)相扣，發(fā)揮最大的效益。99.清理、終止合同8.盤點對賬7.銷售折讓或退貨6.財務開票與記賬5.組織銷售與收款4.簽訂銷售合同3.生產(chǎn)訂單2.審定銷售方案和信用政策1.受理訂單與編制銷售計劃銷售與收款業(yè)務流程圖2銷售與收款內(nèi)部控制具體流程圖公司內(nèi)部建立崗位責任制度，一人一崗湖南鼎勝網(wǎng)絡科技有限公司為了提升工作效益，降低錯誤率，根據(jù)業(yè)務內(nèi)容，設立了相應的銷售、發(fā)貨以及收款等職位，明確其職責和權(quán)限，建立崗位責任制，實現(xiàn)一人一崗，各司其職，各司其責，相互制約。具體崗位職責表如下：表2湖南鼎勝網(wǎng)絡科技有限公司崗位職責表部門崗位具體職責管理層總經(jīng)理是該公司的最高領導，是整個公司的負責人；是市場部門和財務部門的直接領導人，對該公司內(nèi)部控制制度的制定擁有重大的話語權(quán)。助理幫助領導完成工作部署，傳達總經(jīng)理的工作安排。市場部市場總監(jiān)是該公司產(chǎn)品銷售的責任人，對下屬人員安排每月的銷售任務，督促銷售人員盡快完成銷售業(yè)績；落實和計劃公司年度市場預算；負責統(tǒng)籌公司產(chǎn)品的市場規(guī)劃、調(diào)研及推廣。銷售員工負責銷售和推廣本公司產(chǎn)品，和客戶洽談，盡量促成合作；完成領導下傳的各項任務。財務部財務總監(jiān)是整個公司財務的負責人，銷售貨物之后，由財務總監(jiān)收取貨款，并仔細對賬；制定公司財務目標、政策及操作程序；和公司負責人確定財務計劃，對公司每月和每年的財務報表做出詳細分析。出納負責現(xiàn)金的收支和保管；記好現(xiàn)金明細賬；完成領導交辦的任務。后勤部庫管員根據(jù)發(fā)貨單向客戶公司發(fā)貨，并做好登記，與相關工作人員對接好工作，要時刻注意貨物的動向，避免出錯。采取措施降低銷售與收款的風險概率設定銷售與收款的內(nèi)部控制目標與要點湖南鼎勝網(wǎng)絡科技有限公司為了削弱銷售與收款的風險力度，重新設定了銷售與收款的內(nèi)部控制的目標和要點，具體詳細的目標與要點可以幫助員工盡快地完成初期工作，避免一些常見的小錯誤發(fā)生，能夠盡可能的提高工作效率，更方便管理層人員對下屬的管理。具體內(nèi)部控制目標與要點如下：表3內(nèi)部控制目標與要點內(nèi)部控制目標內(nèi)部控制要點貨物是否已將如實到達每一位客戶的手中銷售貨物的發(fā)票和記賬單是否已經(jīng)編號做到賬實相符，已經(jīng)登記入賬業(yè)務的數(shù)量與已發(fā)貨的數(shù)量一致，并且已經(jīng)開好正確的收款單該批貨物的銷售價格和運費以及付款條件是否由一個人確定，以免遭到泄露所有銷售業(yè)務進行正確分類，不能出錯采用會計科目表是否正確；內(nèi)部復核和核實正在進行的或者已經(jīng)完成的業(yè)務都已經(jīng)及時記錄在合適且正確的時間開收款單，登帳一定要正確無誤財務人員將已經(jīng)完成的業(yè)務正確記入明細賬和匯總公司財務主管每個月進行仔細對賬，以免出現(xiàn)錯誤設立嚴格的銷售與收款內(nèi)部核查程序湖南鼎勝網(wǎng)絡科技有限公司設立嚴格的銷售與收款內(nèi)部核查程序，該程序包括檢查銷售發(fā)票的連續(xù)性、查閱顧客的信用情況、核對主營業(yè)務收入明細賬、核對銷售發(fā)票與憑證上的數(shù)量、核對原始憑證與會計科目表、核對總賬等。由市場部門、財務部門抽精干力量組成核查小組每季度定期進行核查，這樣可以加強公司治理，對內(nèi)部員工有更強的制約作用，實現(xiàn)公司的高效運營，保證資金的充分利用，切實維護本公司的管理層、客戶和銷售與收款員工的權(quán)益，還完善了本公司的內(nèi)部結(jié)構(gòu)。具體核查程序如下：檢查銷售發(fā)票的連續(xù)性檢查銷售發(fā)票的連續(xù)性查閱顧客的信用情況查閱顧客的信用情況核對主營業(yè)務收入明細賬內(nèi)部核查程序核對主營業(yè)務收入明細賬內(nèi)部核查程序核對銷售發(fā)票與憑證上的數(shù)量核對銷售發(fā)票與憑證上的數(shù)量核對原始憑證與會計科目表核對原始憑證與會計科目表核對總賬核對總賬圖3內(nèi)部核查程序流程圖創(chuàng)設新老客戶信用審查制度湖南鼎勝網(wǎng)絡科技有限公司作為一個銷售自主研發(fā)產(chǎn)品的公司，客戶對于該公司而言是不可缺少的，我們需要獲得客戶的支持，在成交任何一項業(yè)務時，對客戶的信用度調(diào)查都很重要。建立客戶檔案是為了降低壞賬風險，企業(yè)必須對老客戶和新客戶進行審查，審查內(nèi)容如下：表4新老客戶審查內(nèi)容表老客戶新客戶審查內(nèi)容查詢其過去的成交記錄或者消費記錄，確認其是否一直具有良好的商業(yè)信譽和口碑要求提供能夠證明其信用度的資料和最近兩年的財務報表，通過分析資料和財務報表來決定是否接受其訂單審查本次訂購的數(shù)量是否異常，是否和往常訂購的數(shù)量相差不多，如果突然訂購非常多，審查負責人要去對方公司進行實地考察當客戶不能提供資料時，公司可以對本次訂單規(guī)模最大供貨數(shù)量進行控制，或者對供貨次數(shù)進行限制，以及要求對方付押金老客戶訂單必須得到銷售部負責人的同意和簽字新客戶的購貨訂單要詢問上級領導的意見以及銷售部負責人的簽字評價通過對湖南鼎勝網(wǎng)絡科技有限公司現(xiàn)狀和存在問題進行分析后，完成了該公司銷售與收款內(nèi)部控制制度的優(yōu)化設計，對銷售與收款的內(nèi)部控制制度進行了完善和補充，并且設定了適宜的具體業(yè)務流程，在該公司內(nèi)部建立崗位責任制度，以此來提升工作效益。為了弱化公司銷售與收款的風險程度，設定了銷售與收款內(nèi)部控制制度的目標與要點，創(chuàng)設了審查制度，促使該公司更加長遠的發(fā)展。

參考資料[