湖南大魚(yú)海堂餐飲文化傳播有限公司進(jìn)貨費(fèi)用控制制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)目錄1 湖南大魚(yú)海堂餐飲文化傳播有限公司簡(jiǎn)介 湖南大魚(yú)海堂餐飲文化傳播有限公司進(jìn)貨費(fèi)用控制制度優(yōu)化設(shè)計(jì)湖南大魚(yú)海堂餐飲文化傳播有限公司簡(jiǎn)介湖南大魚(yú)海堂餐飲文化傳播有限公司于2017年10月24日正式創(chuàng)立，該公司成立至今已三年有余，注冊(cè)資本為500萬(wàn)元整，法定代表人為陳志高，注冊(cè)地址位于長(zhǎng)沙市湘報(bào)傳媒中心301號(hào)。公司在長(zhǎng)沙的第一家旗艦店位于湖南省長(zhǎng)沙市金融中心,總營(yíng)面積為4500平方米,總投金額為2500萬(wàn),擁有餐位數(shù)580余個(gè),經(jīng)營(yíng)范圍主要包括健康和餐飲管理（中餐和西餐，日本料理、韓國(guó)料理等），文化商業(yè)活動(dòng)的組織和策劃，三年來(lái)公司立足在中南地區(qū)打造最地道的海鮮姿造，目標(biāo)成為覆蓋整個(gè)中南地區(qū)成為一家頗具影響力的大型連鎖餐飲企業(yè)。2湖南大魚(yú)海堂餐飲文化傳播有限公司進(jìn)貨費(fèi)用控制制度現(xiàn)狀分析大魚(yú)海堂公司的進(jìn)貨管理流程主要分為采購(gòu)、驗(yàn)收、倉(cāng)管和發(fā)放四個(gè)環(huán)節(jié)，根據(jù)對(duì)各餐飲企業(yè)的實(shí)際情況的全方位分析，務(wù)必切實(shí)做好采購(gòu)進(jìn)貨工作。為了規(guī)范公司的進(jìn)貨費(fèi)用控制制度、節(jié)約進(jìn)貨費(fèi)用以及提高企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效益，公司特別制定了三條基本制度（如表2-1所示）。表2-1基本制度方法目的加強(qiáng)進(jìn)貨流程的事前管理，做好相關(guān)市場(chǎng)調(diào)查有效控制進(jìn)貨采購(gòu)成本并且保證相關(guān)貨品質(zhì)量。規(guī)范進(jìn)貨采購(gòu)流程，嚴(yán)格遵守及時(shí)采購(gòu)，控制進(jìn)貨成本對(duì)可能具備相同屬性的物品，要盡量集中進(jìn)行進(jìn)貨采購(gòu)方便辦理相應(yīng)申購(gòu)程序初選供貨商由表2-1可以看出：正確的市場(chǎng)調(diào)查，規(guī)范的采購(gòu)流程以及合理的申購(gòu)程序?qū)具M(jìn)貨費(fèi)用控制制度的重要性，但大魚(yú)海堂公司在做市場(chǎng)調(diào)查時(shí)有時(shí)隨意更改負(fù)責(zé)人員，沒(méi)有形成一個(gè)較為固定的調(diào)查體系（固定的調(diào)查人員和次數(shù)），從而影響后續(xù)分析程序的有效進(jìn)行。另外，雖然進(jìn)貨活動(dòng)一般取決于進(jìn)貨部門和采購(gòu)人員，通常情況下，進(jìn)貨部門配合相關(guān)負(fù)責(zé)人員完成采購(gòu)合同的談判，做好相關(guān)記錄，確定部門合同，但在實(shí)際工作中，公司的采購(gòu)流程受到了許多部門和機(jī)構(gòu)的影響。除此之外，為了進(jìn)一步控制好進(jìn)貨費(fèi)用，供貨商的處理也是重中之重，具體流程如圖2-1所示初選供貨商找代表供應(yīng)商，市場(chǎng)考察找代表供應(yīng)商，市場(chǎng)考察初選供貨商對(duì)比類似商品供應(yīng)商試用供貨商成立審查小組，民主表決決定確定供貨商審查小組跟進(jìn)處理，決定是否更換或者繼續(xù)使用后續(xù)處理 圖2-1處理供貨商流程圖結(jié)合上圖可見(jiàn)其一，大魚(yú)海堂公司在初選供貨商時(shí)，相關(guān)人員先對(duì)市場(chǎng)進(jìn)行考察，從當(dāng)?shù)靥暨x出具有一定代表性的商家，再進(jìn)行總體考察，在考察過(guò)程中把工作重心放在了解供貨商的貨物來(lái)源方面，但在處理實(shí)際問(wèn)題中，往往還要進(jìn)行貨物來(lái)源的分類，如果公司沒(méi)有對(duì)不同的貨物進(jìn)行不同的計(jì)量和處理，往往還會(huì)影響相關(guān)貨物的申購(gòu)程序和采購(gòu)流程，甚至導(dǎo)致錯(cuò)誤工作報(bào)告的出現(xiàn)。

其二，公司在試用供貨商時(shí)，對(duì)具有相同屬性的商品先找到兩家同時(shí)進(jìn)行供貨，然后主要從價(jià)格和質(zhì)量?jī)蓚€(gè)方面展開(kāi)對(duì)比。

其三，公司在確定供貨商時(shí)，由總經(jīng)理、廚師長(zhǎng)、財(cái)務(wù)及采購(gòu)人員形成審查小組，通過(guò)了解使用結(jié)果，采用民主表決的方式進(jìn)行集中表決予以確定。

最后，公司在供貨商方面的后續(xù)跟進(jìn)程序倘若沒(méi)有做好，在合作的過(guò)程中，如果供貨商一方違反合同約定，大魚(yú)海堂公司將會(huì)在合同到期之前，要求審查小組商討是否作出更改需求的決定。3湖南大魚(yú)海堂餐飲文化傳播有限公司進(jìn)貨費(fèi)用控制制度存在的問(wèn)題3.1市場(chǎng)調(diào)查及結(jié)果處理方法不到位從上述大魚(yú)海堂的現(xiàn)狀分析可以看到，公司做了一些加強(qiáng)進(jìn)貨流程事前管理的工作，做了相關(guān)市場(chǎng)調(diào)查，但由于進(jìn)貨費(fèi)用涉及到方方面面，所以為了能更有效地控制和降低進(jìn)貨采購(gòu)成本和保證進(jìn)貨采購(gòu)質(zhì)量，公司在處理進(jìn)貨費(fèi)用的時(shí)候，應(yīng)該要考慮多方面具體因素，首先目前看來(lái)，大魚(yú)海堂雖然每個(gè)月都會(huì)進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查，但是還沒(méi)有成立固定的調(diào)查體系，即沒(méi)有固定的調(diào)查人員以及調(diào)查次數(shù)。因?yàn)槭袌?chǎng)調(diào)查人員的變動(dòng)以及調(diào)查次數(shù)的不足可能存在不嚴(yán)謹(jǐn)性和偶然性，其次，大魚(yú)海堂針對(duì)市場(chǎng)調(diào)查結(jié)果也沒(méi)有設(shè)定合理程序，僅僅設(shè)立由廚師長(zhǎng)、質(zhì)檢員組成的尋價(jià)員，然后每月兩次（月初和月中）進(jìn)入市場(chǎng)尋價(jià)，然而，公司只做到了重視調(diào)查過(guò)程而忽略結(jié)果的處理，所以在調(diào)查的方法和程序方面并沒(méi)有引起足夠重視，調(diào)查人員不固定，范圍不全面以及結(jié)果處理不當(dāng)?shù)葐?wèn)題的存在，導(dǎo)致了進(jìn)貨質(zhì)量存在不當(dāng)，從而大大增加了進(jìn)貨采購(gòu)跟進(jìn)程序的繁瑣性，加重了不必要的麻煩，甚至影響其他相關(guān)的業(yè)務(wù)流程。3.2進(jìn)貨申購(gòu)程序不合理大魚(yú)海堂公司在進(jìn)行合理進(jìn)貨采購(gòu)之前，為了能更好地保證進(jìn)貨質(zhì)量和進(jìn)貨費(fèi)用的處理，對(duì)耗用物品和自購(gòu)菜品進(jìn)行了相關(guān)的申購(gòu)程序。首先，關(guān)于耗用物品，對(duì)經(jīng)常性項(xiàng)目的采購(gòu)所需部門應(yīng)該每個(gè)月都在固定的時(shí)間進(jìn)行計(jì)劃，但盡管如此，公司的申購(gòu)程序還是存在一定缺陷，不完整的審批流程會(huì)導(dǎo)致公司進(jìn)貨費(fèi)用處理得不準(zhǔn)確。除此以外，公司對(duì)臨時(shí)采購(gòu)的零星低值物品雖然填寫(xiě)了相關(guān)申購(gòu)單，但是沒(méi)有確保每一次都是經(jīng)過(guò)部門負(fù)責(zé)人同意后再進(jìn)行辦理的。而零星物品的采購(gòu)又不得超過(guò)兩天，總經(jīng)理在申購(gòu)單上寫(xiě)明了需要急購(gòu)的物品以方便及時(shí)購(gòu)買，其次，關(guān)于自購(gòu)菜品的申購(gòu)程序，則需要根據(jù)具體情況填寫(xiě)申購(gòu)物品清單，然后在廚房負(fù)責(zé)人簽字后交給采購(gòu)進(jìn)行對(duì)應(yīng)辦理。同時(shí)，酒店管理人員與廚師長(zhǎng)負(fù)責(zé)隨時(shí)檢查庫(kù)存情況，當(dāng)下降到最低存貨點(diǎn)時(shí)，并沒(méi)有每次都及時(shí)地以書(shū)面的形式通知采購(gòu)部門進(jìn)貨，這樣一來(lái)，將會(huì)影響大魚(yú)海堂公司進(jìn)貨費(fèi)用處理的及時(shí)性。綜合以上分析，公司的申購(gòu)程序還是稍有欠缺，申購(gòu)程序不流暢完整，相關(guān)申購(gòu)程序設(shè)計(jì)不合理，都是影響進(jìn)貨質(zhì)量和進(jìn)貨費(fèi)用控制的一大重要因素。3.3采購(gòu)流程不嚴(yán)謹(jǐn)大魚(yú)海堂公司采購(gòu)流程大致分為前期調(diào)查、采購(gòu)進(jìn)貨、驗(yàn)收入庫(kù)和庫(kù)存保管。為了降低進(jìn)貨費(fèi)用，提高工作質(zhì)量，根據(jù)實(shí)際情況來(lái)確定具體所需的進(jìn)貨數(shù)量。例如，蔬菜、水一類材料需要每日進(jìn)行定期采購(gòu)，一般要求供貨商送貨以保證其質(zhì)量。然后相關(guān)原料的部門在每日營(yíng)業(yè)結(jié)束之前根據(jù)當(dāng)日具體情況，提出次日的采購(gòu)數(shù)量。進(jìn)貨采購(gòu)?fù)瓿梢院螅緦Ⅱ?yàn)收單填寫(xiě)完，再由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人簽字完畢后實(shí)行入庫(kù)單的一式三聯(lián)(采購(gòu)員或供貨商、財(cái)務(wù)部各一聯(lián))。在貨物入庫(kù)時(shí)，仔細(xì)檢查貨物的數(shù)量和質(zhì)量，其中對(duì)符合要求的物品才能辦理入庫(kù)。除此之外，采購(gòu)員沒(méi)有及時(shí)登記帳卡則會(huì)影響每天結(jié)出數(shù)量的合計(jì)數(shù)，從而影響公司進(jìn)貨費(fèi)用的準(zhǔn)確性。在驗(yàn)收入庫(kù)之后，還應(yīng)該要合理利用倉(cāng)庫(kù)具體條件，分門別類地保管好所有物品。否則稍不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牟少?gòu)流程會(huì)影響貨物的存在完整性，做不到先進(jìn)先出，從而導(dǎo)致貨物積壓變質(zhì)。4湖南大魚(yú)海堂餐飲文化傳播有限公司進(jìn)貨費(fèi)用控制制度優(yōu)化設(shè)計(jì)4.1優(yōu)化市場(chǎng)調(diào)查和結(jié)果處理方法針對(duì)上述大魚(yú)海堂公司市場(chǎng)調(diào)查方面存在的不足，為了能盡可能地避免市場(chǎng)調(diào)查人員的變動(dòng)以及調(diào)查次數(shù)不足而帶來(lái)的不嚴(yán)謹(jǐn)性和偶然性，公司應(yīng)該設(shè)立以總經(jīng)理、財(cái)務(wù)人員、采購(gòu)人員和廚師長(zhǎng)組成的固定調(diào)查小組，然后由該小組進(jìn)行每個(gè)月至少兩次的市場(chǎng)調(diào)查，在調(diào)查后還應(yīng)該有寫(xiě)明調(diào)查人員和時(shí)間、具體地點(diǎn)及調(diào)查結(jié)果的調(diào)查記錄，由全體人員簽字后交給會(huì)計(jì)存檔（如圖4-1所示）。總經(jīng)理總經(jīng)理成立調(diào)查小組財(cái)務(wù)人員采購(gòu)人員廚師長(zhǎng)定期市場(chǎng)調(diào)查進(jìn)行調(diào)查記錄全體人員簽字交于會(huì)計(jì)存檔圖4-1市場(chǎng)調(diào)查流程圖綜上，大魚(yú)海堂公司可以通過(guò)這樣一套較為完整的市場(chǎng)調(diào)查體系，基本上避免了由于市場(chǎng)調(diào)查人員的變動(dòng)以及調(diào)查次數(shù)的不足而帶來(lái)的不嚴(yán)謹(jǐn)性和偶然性的問(wèn)題，從而讓市場(chǎng)調(diào)查的工作效率得到有效保障，提高調(diào)查結(jié)果的完整性和準(zhǔn)確性。另外，針對(duì)調(diào)查結(jié)果，應(yīng)該由調(diào)查小組結(jié)合實(shí)地調(diào)查結(jié)果和咨詢結(jié)果進(jìn)行綜合討論通過(guò)，這些優(yōu)化程序的實(shí)施能夠有效地減少公司進(jìn)貨采購(gòu)跟進(jìn)程序的繁瑣性。4.2優(yōu)化進(jìn)貨申購(gòu)程序大魚(yú)海堂公司在進(jìn)行合理進(jìn)貨采購(gòu)之前，為了更好地保證進(jìn)貨質(zhì)量和進(jìn)貨費(fèi)用的處理，首先，在對(duì)耗用物品的申購(gòu)程序處理時(shí)，不僅要對(duì)于經(jīng)常性項(xiàng)目的采購(gòu)由所需部門每個(gè)月在固定時(shí)間進(jìn)行計(jì)劃，申購(gòu)單一式三聯(lián)，分別歸采購(gòu)員、倉(cāng)管員和財(cái)務(wù)部各所有，除此以外，還應(yīng)該寫(xiě)明所需耗用物品的品種和規(guī)格，在總經(jīng)理進(jìn)行審批后，交給采購(gòu)人員辦理。而酒店管理人員與廚師長(zhǎng)應(yīng)隨時(shí)檢查庫(kù)存，當(dāng)下降到最低存貨點(diǎn)時(shí)，應(yīng)該每次都及時(shí)地以書(shū)面形式通知采購(gòu)進(jìn)貨，從而方便及時(shí)處理相關(guān)進(jìn)貨程序，保證相關(guān)進(jìn)貨質(zhì)量。其次，公司不僅要對(duì)耗用物品和自購(gòu)菜品進(jìn)行相關(guān)的申購(gòu)程序，還應(yīng)該包括對(duì)供貨商送貨進(jìn)行相關(guān)合理的申購(gòu)程序（見(jiàn)圖4-2）進(jìn)貨部門填寫(xiě)申購(gòu)物品清單進(jìn)貨部門填寫(xiě)申購(gòu)物品清單部門負(fù)責(zé)人簽字采購(gòu)部門進(jìn)行辦理總經(jīng)理審批圖4-2供貨商送貨申購(gòu)程序如表所示，對(duì)供貨商送貨進(jìn)行這樣一個(gè)合理的申購(gòu)程序，制定相關(guān)進(jìn)貨審批流程，整體程序嚴(yán)謹(jǐn)，節(jié)約處理時(shí)間，從而提高了供貨商送貨效率。4.3優(yōu)化采購(gòu)流程為了能更好地控制好大魚(yú)海堂公司進(jìn)貨費(fèi)用相關(guān)制度，應(yīng)該要在前期調(diào)查、采購(gòu)進(jìn)貨、驗(yàn)收入庫(kù)和庫(kù)存保管的基礎(chǔ)上加以完善，首先，采購(gòu)人員應(yīng)該嚴(yán)格按照“申購(gòu)單”所列物品的數(shù)量和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行采購(gòu)。在采購(gòu)過(guò)程中，由于市場(chǎng)因素等特殊原因而導(dǎo)致采購(gòu)數(shù)量和質(zhì)量結(jié)果不合理，出現(xiàn)此類情形時(shí)要及時(shí)與相關(guān)部門取得聯(lián)系，征得其負(fù)責(zé)人同意后才能進(jìn)行購(gòu)買。

其次，在采購(gòu)過(guò)程中，自購(gòu)鮮活食品、蔬菜時(shí)，應(yīng)對(duì)每次所購(gòu)菜品的數(shù)量、單價(jià)和金額等信息進(jìn)行填寫(xiě)；對(duì)采購(gòu)過(guò)程中發(fā)生的數(shù)量差異而導(dǎo)致的非正常損失，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)列示并說(shuō)明原因，經(jīng)過(guò)總經(jīng)理批準(zhǔn)后才能進(jìn)行報(bào)賬。除此之外，采購(gòu)部還要進(jìn)行詢價(jià)比價(jià)等工作，做好相關(guān)價(jià)格記錄，監(jiān)督控制好進(jìn)貨進(jìn)度，保證所購(gòu)物品的數(shù)量和質(zhì)量。

最后，根據(jù)實(shí)際情況作出采購(gòu)工作報(bào)告（相關(guān)程序如圖4-3所示）。退貨及擠壓物品的處理退貨及擠壓物品的處理前期調(diào)查出具工作報(bào)告單獨(dú)列示非正常損失采購(gòu)進(jìn)貨審核申購(gòu)單驗(yàn)收入庫(kù)考慮市場(chǎng)等因素填寫(xiě)物品數(shù)量等信息庫(kù)存保管圖4-3具體采購(gòu)流程圖結(jié)合上述采購(gòu)流程，從前期調(diào)查到最后出具工作報(bào)告，程序嚴(yán)謹(jǐn)，一環(huán)扣一環(huán)，具體采購(gòu)工作報(bào)告內(nèi)容如表4-1所示。表4-1采購(gòu)工作報(bào)告內(nèi)容當(dāng)月采購(gòu)貨物的類別當(dāng)月采購(gòu)貨物具體所占比例當(dāng)月因采購(gòu)程序問(wèn)題引起的退貨情況當(dāng)月因其他問(wèn)題導(dǎo)致的退貨次數(shù)各供應(yīng)商供貨的具體金額分布詢價(jià)與議價(jià)結(jié)果的差異金額供應(yīng)商的送貨效率各供應(yīng)商的差額分布情況如此一來(lái)，公司才算有一套較為完整嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牟少?gòu)流程，才能更好地提高公司的經(jīng)濟(jì)效益，減少資金占有，盡可能減少大魚(yú)海堂公司的進(jìn)貨成本，從而降低整體成本。5總結(jié)湖南大魚(yú)海堂餐飲文化傳播有限公司的進(jìn)貨費(fèi)用制度經(jīng)過(guò)三點(diǎn)問(wèn)題優(yōu)化之后，公司的經(jīng)營(yíng)規(guī)模取得了可喜的成就，隨著進(jìn)貨費(fèi)用制度的合理控制，進(jìn)貨費(fèi)用得到有效降低，相關(guān)利潤(rùn)也得到了增加，從而提高了大魚(yú)海堂公司的相關(guān)資金使用率，同時(shí)也促進(jìn)了員工層和領(lǐng)導(dǎo)層的合作效率。總體來(lái)說(shuō)，公司相關(guān)申購(gòu)程序和進(jìn)貨流程優(yōu)化設(shè)計(jì)的實(shí)施讓公司進(jìn)貨費(fèi)用得到了較為合理且嚴(yán)謹(jǐn)?shù)目刂?，有效控制了進(jìn)貨費(fèi)用的相關(guān)支出，全力以最低的成