湖南楚祥建筑裝飾工程有限公司部門備用金業(yè)務(wù)財務(wù)融合流程設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計目錄1 湖南楚祥建筑裝飾工程有限公司簡介 湖南楚祥建筑裝飾工程有限公司部門備用金業(yè)務(wù)財務(wù)融合流程設(shè)計湖南楚詳建筑裝飾工程有限公司簡介湖南楚祥建筑裝飾工程有限公司成立于2017年4月21日，注冊資本達(dá)800萬元人民幣，該公司位于湖南省岳陽市湘陰縣，是一家從事建筑裝飾、裝修和其他建筑業(yè)的公司，經(jīng)營范圍包括室內(nèi)裝修、設(shè)計，建筑工程后期裝飾、裝修和清理，室內(nèi)維修，涂裝，木制裝飾材料、金屬裝飾材料、其他室內(nèi)裝飾材料、建材、裝飾材料的零售等，公司秉持著誠信待人、追求完美的宗旨，不斷努力，不斷前進(jìn)，追求將服務(wù)做到最好，有著非常好的行業(yè)前景。湖南楚祥建筑裝飾工程有限公司部門備用金管理現(xiàn)狀、所存在問題及產(chǎn)生原因分析管理現(xiàn)狀湖南楚祥建筑裝飾工程公司采用非定額備用金管理制度，備用金主要用于內(nèi)部人員作差旅費、零星采購、零星開支。部門備用金于每月一日進(jìn)行盤點，逐月結(jié)清，定期編制備用金支出一覽表，由專人保管與備用金相關(guān)的各類票據(jù)，備用金通過基本戶取現(xiàn)，由專人負(fù)責(zé)管理，備用金的申領(lǐng)是先由銷售人員填寫“借款單”，再交由銷售部經(jīng)理審核然后直接交給出納審核批復(fù)，審批通過后由出納填寫兩聯(lián)式借款單并發(fā)放備用金，其中結(jié)算憑證聯(lián)交給會計入賬，結(jié)算回執(zhí)單由出納本人保管，但某些時候，申領(lǐng)人員填寫“借款單”時借款用途含糊不清，不能夠清晰明了的表述借款用途，借款日期和借款金額也不能按規(guī)定的格式填寫。在使用備用金的過程中使用人員應(yīng)保管好使用過程中所產(chǎn)生的各類票據(jù)，票據(jù)需真實合理，湖南楚祥建筑裝飾工程有限公司曾有人報銷差旅費時使用不合理金額發(fā)票，存在無法解釋的不合理支出，利用報銷制度游玩送禮，報銷過程中也存在越級審批現(xiàn)象。還有人員遺失票據(jù)后采取錯誤的解決方法，不及時去原開具單位取得證明，卻采取口頭申報方式報銷。存在問題分析借款單審批流程不嚴(yán)格部門備用金審核流程不完整規(guī)范，“借款單”未經(jīng)由財務(wù)經(jīng)理審核，直接由出納審核撥付款項，借出環(huán)節(jié)把關(guān)不嚴(yán)。借款單填寫不規(guī)范銷售人員備用金借款單的填寫不簡明規(guī)范，不能清晰明了的反應(yīng)相關(guān)信息，且銷售人員填寫借款單時存在格式錯誤。備用金使用及報銷不合理使用部門備用金過程中存在不合理支出，報銷項目金額超出正常合理的范圍，部門備用金費用報銷單審批過程中存在越級審批現(xiàn)象，原始憑證遺失后直接采取口頭申報，不按流程處理。問題產(chǎn)生原因分析借款單沒有審批流程借款單審批流程偏繁瑣，且該公司備用金業(yè)務(wù)偏多，在這種情況下，為節(jié)省時間方便業(yè)務(wù)辦理，便默認(rèn)部門備用金審核流程不通過財務(wù)經(jīng)理，于是便造成了“借款單”無財務(wù)經(jīng)理審批現(xiàn)象，容易造成紕漏。借款單填寫人員素質(zhì)低因填寫人員知識素養(yǎng)不夠等各種其他原因?qū)е聜溆媒鸾杩顔翁顚懖缓弦?guī)范，造成借款單填寫格式出錯。備用金使用及報銷存在造假為滿足個人的需求而產(chǎn)生不合理支出，為多報銷而鋪張浪費，公款游玩，為更好的審批通過而越級審批。因個人不妥管理而導(dǎo)致原始票據(jù)遺失，為避免麻煩采取口頭申報或偽造假證明來報銷。湖南楚祥建筑裝飾工程有限公司部門備用金業(yè)務(wù)財務(wù)融合流程設(shè)計問題解決方案在借款單審批流程方面部門備用金的申領(lǐng)必須嚴(yán)格遵守公司的財務(wù)制度，不得遺漏省略其中的任何步驟，需由銷售人員按需填寫借款審批單后交由銷售經(jīng)理審核再由財務(wù)部經(jīng)理審核，最后將借款審批單交由出納，出納填寫兩欄式借款單后，將結(jié)算回執(zhí)聯(lián)留存，結(jié)算憑證聯(lián)交會計進(jìn)行賬務(wù)處理。在借款單填寫方面借款單的填寫必須標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化，填寫人員應(yīng)當(dāng)熟悉借款單的填寫格式，做到填寫時不出錯，相關(guān)人員在填寫“借款單”時，需按規(guī)定格式填寫借款日期、借款人、借款用途和借款金額，借款用途應(yīng)清晰明了，不得含糊，由相關(guān)人員審核簽字批準(zhǔn)同意后撥付，為將“借款單”的填寫標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，應(yīng)由專人對借款單的填寫進(jìn)行指導(dǎo)，以避免填寫錯誤。在備用金使用及報銷方面在使用備用金過程中應(yīng)保管好車票發(fā)票等原始憑證信息，如有遺失，應(yīng)取得原開出單位蓋有公章的證明，并注明原來憑證的號碼、金額和內(nèi)容等，由本單位會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計主管人員和單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后，才能代作原始憑證，如丟失原始憑證很難取得證明時可提出申請，由報銷人員寫明詳細(xì)情況，經(jīng)批準(zhǔn)后可代作原始憑證，不得以口頭申報的方式代替證明，必須以正確的方式來書寫證明以代替遺失的原始單據(jù)。費用報銷單審批過程應(yīng)當(dāng)循序進(jìn)行，不得越級審批，審核時需注意是否存在報銷金額超標(biāo)或存在不合理項目的現(xiàn)象，報銷項目內(nèi)容應(yīng)真實合理，對于不合理項目的支出和超支金額應(yīng)當(dāng)由申請人員自行負(fù)擔(dān)，不得使用部門備用金款項支付。3.2借支備用金業(yè)財融合流程設(shè)計3.2.1流程表設(shè)計表1借支備用金業(yè)務(wù)財務(wù)融合流程設(shè)計表序號操作步驟角色操作內(nèi)容1填寫借款審批單銷售人員(1)按規(guī)定格式填寫借款審批單；根據(jù)現(xiàn)金需求量填寫借款審批單金額；（2）將借款審批單交銷售經(jīng)理審核2審核借款審批單銷售部經(jīng)理審核借款審批單內(nèi)容是否準(zhǔn)確合理，審核無誤后簽字；將借款審批單交財務(wù)經(jīng)理審核3審核借款審批單財務(wù)部經(jīng)理審核借款時審批單內(nèi)容是否準(zhǔn)確合理，審核無誤后簽字；將借款審批單轉(zhuǎn)出納支付現(xiàn)金4填寫借款單出納接收審核無誤的借款審批單，根據(jù)借款審批單填寫兩聯(lián)式借款單，并將結(jié)算回執(zhí)聯(lián)留存，結(jié)算憑證聯(lián)傳遞給會計保管5發(fā)放現(xiàn)金出納根據(jù)已審核無誤借款審批單上的金額支付現(xiàn)金給銷售人員6編制記賬憑證費用會計根據(jù)已審核無誤的借款審批單填寫記賬憑證，將記賬憑證交給財務(wù)部經(jīng)理審核7審核記賬憑證財務(wù)部經(jīng)理審核費用會計所編制的記賬憑證的合理性8登記現(xiàn)金日記賬出納根據(jù)審核無誤的記賬憑證填寫現(xiàn)金日記賬，將記賬憑證交給費用會計9登記明細(xì)賬費用會計根據(jù)審核無誤的記賬憑證登記其他應(yīng)收款明細(xì)賬3.2.2流程圖設(shè)計開始1、銷售人員填制借款審批單2、銷售經(jīng)理審核借款審批單6、費用會計填寫記賬憑證4、出納填寫借款單3、財務(wù)部經(jīng)理審核借款審批單開始1、銷售人員填制借款審批單2、銷售經(jīng)理審核借款審批單6、費用會計填寫記賬憑證4、出納填寫借款單3、財務(wù)部經(jīng)理審核借款審批單5、出納支付現(xiàn)金7、財務(wù)部經(jīng)理審核記賬憑證8、出納登記現(xiàn)金日記賬9、費用會計登記明細(xì)賬3.3報銷備用金方面業(yè)財融合流程設(shè)計3.3.1流程表設(shè)計表2報銷備用金業(yè)務(wù)財務(wù)融合流程設(shè)計表序號操作步驟角色操作內(nèi)容1整理原始單據(jù)銷售人員整理需要報銷的費用單據(jù)，統(tǒng)計報銷金額已遺失票據(jù)做好相應(yīng)處理。2填寫差旅費報銷單銷售人員（1）去財務(wù)部領(lǐng)取差旅費報銷單（2）依據(jù)支出所在部門填寫部門信息（3）根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)生的時間填寫日期。（4）據(jù)實填寫即付款項，按實際業(yè)務(wù)發(fā)生金額填寫費用，以大寫數(shù)字填寫金額（5）將原始單據(jù)貼附在差旅費報銷單后面（6）填寫完成后將差旅費報銷單交由直接上級、財務(wù)部經(jīng)理審核3審核差旅費報銷單銷售部經(jīng)理檢查報銷項目業(yè)務(wù)的真實性；檢查報銷金額是否與實際發(fā)生額相符，核對報銷單金額與原始單據(jù)金額是否一致；檢查是否存在重復(fù)報銷；（4）審核無誤后簽字。4審核差旅費報銷單費用會計（1）審核經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的真實性（2）從票據(jù)填制的內(nèi)容和加蓋的印章審核發(fā)票的規(guī)范性、一致性、合理性、正確性（包括發(fā)票填制的內(nèi)容與發(fā)票種類，發(fā)票加蓋的印章是