黑龍江省恒通食品有限責(zé)任公司存貨內(nèi)部控制制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)目錄1 公司簡(jiǎn)介 黑龍江省恒通食品有限責(zé)任公司存貨內(nèi)部控制制度優(yōu)化設(shè)計(jì)公司簡(jiǎn)介黑龍江省恒通食品有限責(zé)任公司，簡(jiǎn)稱恒通食品公司，位于中國(guó)黑龍江哈爾濱市哈爾濱中山路122號(hào)，成立于2008年，注冊(cè)資金131萬(wàn)元，現(xiàn)有員工300多人。恒通公司主要生產(chǎn)濃縮果汁及濃縮果汁相關(guān)產(chǎn)品，產(chǎn)品包括濃縮蘋(píng)果汁、濃縮蘋(píng)果清汁、脫色脫酸濃縮蘋(píng)果汁、濃縮梨汁、濃縮胡蘿卜汁等相關(guān)產(chǎn)品。公司設(shè)立采購(gòu)供應(yīng)部、財(cái)務(wù)部、儲(chǔ)運(yùn)部、生產(chǎn)部和質(zhì)檢部門(mén)，統(tǒng)一由總經(jīng)理負(fù)責(zé)管理，各個(gè)部門(mén)設(shè)有相應(yīng)的主管負(fù)責(zé)人，分別對(duì)各部門(mén)的業(yè)務(wù)進(jìn)行督導(dǎo)管理。組織結(jié)構(gòu)如下圖所示。董事長(zhǎng)董事長(zhǎng)行政總監(jiān)財(cái)務(wù)總監(jiān)生產(chǎn)主管人力資源部財(cái)務(wù)部生產(chǎn)部?jī)?chǔ)運(yùn)主管采購(gòu)主管技術(shù)總監(jiān)質(zhì)檢部采購(gòu)部?jī)?chǔ)運(yùn)部圖1恒通食品公司組織結(jié)構(gòu)公司存貨內(nèi)部控制現(xiàn)狀及存在的主要問(wèn)題現(xiàn)狀恒通食品公司采購(gòu)供應(yīng)部負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)采購(gòu)計(jì)劃初稿的擬定，相關(guān)人員負(fù)責(zé)數(shù)量?jī)r(jià)格的編制，部門(mén)采購(gòu)員負(fù)責(zé)打印執(zhí)行情況的統(tǒng)計(jì)工作并交由總經(jīng)理批示。財(cái)務(wù)部審核采購(gòu)計(jì)劃表，對(duì)存貨采購(gòu)計(jì)劃表進(jìn)行核算審查，對(duì)憑發(fā)票和入庫(kù)單進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)，不定期對(duì)各個(gè)部門(mén)的工作進(jìn)行抽查。生產(chǎn)技術(shù)部負(fù)責(zé)在產(chǎn)品和產(chǎn)成品的生產(chǎn)加工，包括水果原料的清洗加工、果料殘?jiān)倪^(guò)濾、食品香精的濃縮提煉都進(jìn)行全面殺菌和最后包裝成品。質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)對(duì)原料輔料的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)核驗(yàn)，對(duì)加工提煉出的產(chǎn)品進(jìn)行專(zhuān)業(yè)檢測(cè)，對(duì)符合質(zhì)量要求和衛(wèi)生要求的產(chǎn)品入庫(kù)存放。儲(chǔ)存運(yùn)輸部負(fù)責(zé)產(chǎn)成品出入庫(kù)管理、成品發(fā)運(yùn)、和存貨搬運(yùn)裝卸等工作，并且負(fù)責(zé)成品冷庫(kù)和安全。公司的總經(jīng)理負(fù)責(zé)全部存貨部門(mén)的管理和運(yùn)營(yíng)。人力資源部的工作是對(duì)員工進(jìn)行存貨內(nèi)部控制的相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并且負(fù)責(zé)內(nèi)部監(jiān)督等工作。公司存貨內(nèi)部控制存在的主要問(wèn)題存貨采購(gòu)環(huán)節(jié)問(wèn)題以恒通食品公司存貨采購(gòu)控制為例，存貨采購(gòu)控制是恒通食品公司的管理核心控制點(diǎn)，恒通食品公司的存貨采購(gòu)是由采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行編制完成，財(cái)務(wù)部對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行匯總審核。但是各個(gè)部門(mén)之間沒(méi)有對(duì)存貨進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)監(jiān)督，如：采購(gòu)部門(mén)直接從以往采購(gòu)經(jīng)驗(yàn)來(lái)預(yù)測(cè)編制相應(yīng)的采購(gòu)需求，財(cái)務(wù)部門(mén)會(huì)根據(jù)以往的采購(gòu)經(jīng)驗(yàn)和價(jià)格對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行審核，缺少了中間溝通和銜接的環(huán)節(jié)，采購(gòu)計(jì)劃不能按照實(shí)際情況進(jìn)行編制，公司就會(huì)容易出現(xiàn)成本超預(yù)算、存貨積壓嚴(yán)重的問(wèn)題。由于缺乏信息共享機(jī)制，沒(méi)有做好預(yù)算緊急方案和補(bǔ)救措施，公司也經(jīng)常出現(xiàn)各種預(yù)算風(fēng)險(xiǎn)的問(wèn)題，公司的利潤(rùn)和效益受到了很大的影響。存貨驗(yàn)收入庫(kù)環(huán)節(jié)問(wèn)題恒通食品公司在存貨的驗(yàn)收入庫(kù)環(huán)節(jié)存在檢驗(yàn)不合格、管理度散漫的現(xiàn)象。由于公司是食品產(chǎn)品類(lèi)生產(chǎn)企業(yè)，所以會(huì)采購(gòu)大量的物料來(lái)進(jìn)行生產(chǎn)儲(chǔ)備，大量的存貨在驗(yàn)收入庫(kù)的時(shí)候入庫(kù)速度較慢，驗(yàn)收人員有時(shí)為了加快驗(yàn)收速度，就不會(huì)對(duì)存貨進(jìn)行詳細(xì)檢驗(yàn)，僅憑以往的經(jīng)驗(yàn)和存貨外部形態(tài)來(lái)判斷物料的質(zhì)量，如果存貨是特殊物料，如一些果品和果汁輔料，隨著外部溫度濕度的變化，這些存貨雖然表面上無(wú)任何變化，但是其內(nèi)部很可能已經(jīng)變質(zhì)。這些損毀影響到公司產(chǎn)品的口感和質(zhì)量安全，有質(zhì)量問(wèn)題的原材料入庫(kù)后，用于生產(chǎn)加工，導(dǎo)致產(chǎn)成品出現(xiàn)嚴(yán)重的質(zhì)量問(wèn)題，而且剩余的原料也無(wú)法退回，給公司造成較大的財(cái)產(chǎn)損失，公司的聲譽(yù)和經(jīng)營(yíng)利潤(rùn)也受到很大的影響和損害。存貨倉(cāng)儲(chǔ)管理環(huán)節(jié)問(wèn)題恒通食品公司存貨的分布主要是原料和庫(kù)存商品，在存貨分類(lèi)的管理中，一般存貨都是按照類(lèi)別來(lái)放置，根據(jù)物料性質(zhì)和種類(lèi)、特殊條件來(lái)分類(lèi)存儲(chǔ)。但是恒通食品公司對(duì)于一些化學(xué)原材料和危險(xiǎn)品的儲(chǔ)存卻沒(méi)有制定放置條件，影響了公司產(chǎn)品的加工生產(chǎn)，給公司帶來(lái)了損失。公司倉(cāng)儲(chǔ)管理員工對(duì)一些價(jià)值高的貨物有明確存放標(biāo)準(zhǔn)和管理制度，保護(hù)重要的生產(chǎn)存貨質(zhì)量安全和儲(chǔ)存條件是恒通食品公司倉(cāng)儲(chǔ)管理的重要關(guān)鍵點(diǎn)，但是對(duì)于一些小數(shù)量的輔料和添加劑，公司卻沒(méi)有相應(yīng)的管理意識(shí)，往往為了節(jié)省空間，就把一些零碎的小數(shù)量貨物隨意堆放。由于缺乏對(duì)小數(shù)量輔料的重視，認(rèn)為不會(huì)對(duì)公司生產(chǎn)造成影響，從而忽視了所帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，一些危險(xiǎn)品不妥善放置造成有毒物質(zhì)的泄露，特別是長(zhǎng)時(shí)間沒(méi)有適宜的溫度環(huán)境控制，就會(huì)對(duì)其他重要的原料產(chǎn)生影響，使其腐爛變質(zhì)，給公司帶來(lái)不可挽救的損失。存貨出庫(kù)領(lǐng)用環(huán)節(jié)問(wèn)題恒通食品公司在非生產(chǎn)物資的監(jiān)管上沒(méi)有引起重視，一般生產(chǎn)負(fù)責(zé)人和主管審核過(guò)領(lǐng)取物資的單據(jù)就可以在倉(cāng)庫(kù)內(nèi)進(jìn)行領(lǐng)取。有時(shí)候在這些物資申請(qǐng)上會(huì)出現(xiàn)物資領(lǐng)取過(guò)多的現(xiàn)象，公司并沒(méi)有對(duì)此情況制定相關(guān)規(guī)定，經(jīng)常把這些過(guò)多領(lǐng)取的物資閑置在生產(chǎn)車(chē)間內(nèi)，隨著時(shí)間推移，這部分剩余物資就會(huì)變質(zhì)損毀。對(duì)于公司總體而言，就會(huì)使成本增加，影響了資金成本，拖延了公司的發(fā)展速度。公司存貨內(nèi)部控制制度優(yōu)化設(shè)計(jì)存貨采購(gòu)內(nèi)部控制制度優(yōu)化設(shè)計(jì)針對(duì)本公司存貨采購(gòu)的數(shù)量沒(méi)有依據(jù)存貨庫(kù)存數(shù)量計(jì)劃以及沒(méi)有監(jiān)管的問(wèn)題，公司制定了存貨采購(gòu)內(nèi)部控制制度。首先，規(guī)定由庫(kù)管員查看生產(chǎn)部計(jì)劃數(shù)量表并計(jì)算安全庫(kù)存量與剩余量，之后交由采購(gòu)部進(jìn)行采購(gòu)計(jì)劃，然后財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理對(duì)采購(gòu)計(jì)劃表進(jìn)行審核，采購(gòu)部在提出采購(gòu)申請(qǐng)之后，儲(chǔ)運(yùn)部對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)是否符合倉(cāng)儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)證審核。其次，就是進(jìn)行供應(yīng)商評(píng)審，報(bào)財(cái)務(wù)主管和總經(jīng)理審批，待審批之后儲(chǔ)運(yùn)部、采購(gòu)部與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)運(yùn)輸合同，最后財(cái)務(wù)部進(jìn)行賬務(wù)回款處理。根據(jù)優(yōu)化后的存貨采購(gòu)內(nèi)部控制制度和流程，增加了儲(chǔ)運(yùn)部環(huán)節(jié)，可以避免出現(xiàn)存貨積壓的現(xiàn)象，采購(gòu)部和儲(chǔ)運(yùn)部加強(qiáng)合作可以使存貨采購(gòu)變得更加科學(xué)，同時(shí)也可以為恒通食品公司節(jié)約采購(gòu)成本，增加銷(xiāo)售利潤(rùn)。圖2存貨采購(gòu)環(huán)節(jié)優(yōu)化流程圖存貨驗(yàn)收入庫(kù)內(nèi)部控制制度優(yōu)化設(shè)計(jì)針對(duì)恒通食品公司對(duì)存貨驗(yàn)收入庫(kù)環(huán)節(jié)存在的檢驗(yàn)不合格、管理制度散漫，從而導(dǎo)致存貨容易遭到損壞的問(wèn)題，公司制定出存貨驗(yàn)收入庫(kù)制度。規(guī)定采購(gòu)部主要采購(gòu)?fù)陚湮镔Y和清點(diǎn)存貨物資，生產(chǎn)部進(jìn)行產(chǎn)成品和半成品的生產(chǎn)，然后交給質(zhì)檢部進(jìn)行存貨質(zhì)量和數(shù)量的抽樣檢查。對(duì)于不合格的存貨商品制定了解決方案，經(jīng)負(fù)責(zé)人審批后聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行退貨處理。儲(chǔ)運(yùn)部在最后進(jìn)行物資的規(guī)范入庫(kù)，存貨入庫(kù)之后進(jìn)行貨物二次復(fù)檢，之后財(cái)務(wù)部會(huì)進(jìn)行賬務(wù)處理。存貨驗(yàn)收入庫(kù)環(huán)節(jié)優(yōu)化體現(xiàn)在采購(gòu)部增加了清點(diǎn)存貨物資這一項(xiàng)，質(zhì)檢部如果發(fā)現(xiàn)存貨商品質(zhì)量發(fā)生問(wèn)題，馬上聯(lián)系相應(yīng)的供應(yīng)商進(jìn)行處理解決。并且進(jìn)行退貨處理，及時(shí)保障公司利益和產(chǎn)品安全。最后在儲(chǔ)運(yùn)環(huán)節(jié)中添加了儲(chǔ)運(yùn)部對(duì)貨物進(jìn)行二次復(fù)檢這一項(xiàng)，嚴(yán)格把控質(zhì)量關(guān)口，對(duì)于公司產(chǎn)成品的質(zhì)量進(jìn)行充分保障，而且還節(jié)約了生產(chǎn)和倉(cāng)儲(chǔ)成本。圖3存貨驗(yàn)收入庫(kù)優(yōu)化流程圖存貨倉(cāng)儲(chǔ)內(nèi)部控制制度優(yōu)化設(shè)計(jì)針對(duì)恒通食品公司存貨放置混亂無(wú)序和責(zé)任不明確等問(wèn)題，公司對(duì)于存貨倉(cāng)儲(chǔ)進(jìn)行明確的區(qū)域劃分，制定科學(xué)的存貨倉(cāng)儲(chǔ)內(nèi)部控制制度，對(duì)于原材料管理控制做出相應(yīng)的安排。首先把公司存貨管理責(zé)任制度落實(shí)到具體個(gè)人，增強(qiáng)員工的責(zé)任意識(shí)。然后增加了質(zhì)監(jiān)部抽調(diào)質(zhì)檢員配合調(diào)查這一項(xiàng)，因?yàn)榇尕涬m然已經(jīng)入庫(kù)，但是質(zhì)檢員還是要與倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行密切聯(lián)系，時(shí)刻保障存貨的質(zhì)量安全。其次增加了總經(jīng)理審批保管制度這一項(xiàng)，存貨倉(cāng)儲(chǔ)是公司管理中最為關(guān)鍵重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，公司總經(jīng)理要高度重視這個(gè)環(huán)節(jié)，并且要對(duì)此嚴(yán)格把控，認(rèn)真管理，避免出現(xiàn)嚴(yán)重問(wèn)題。之后規(guī)定了采購(gòu)部要對(duì)不符合規(guī)定要求的存貨進(jìn)行退貨處理，并聯(lián)系相關(guān)供應(yīng)商進(jìn)行商品退回，儲(chǔ)運(yùn)部要對(duì)這些不合格的存貨分析問(wèn)題并且提出解決方案，送總經(jīng)理審批。制定嚴(yán)密的退貨流程規(guī)定可以及時(shí)保住公司的利益和聲譽(yù)，將損失降到最小。圖4存貨倉(cāng)儲(chǔ)環(huán)節(jié)優(yōu)化流程圖存貨出庫(kù)領(lǐng)用內(nèi)部控制制度優(yōu)化針對(duì)恒通公司對(duì)物資監(jiān)管不重視導(dǎo)致物資損毀的問(wèn)題，公司制定了存貨出庫(kù)領(lǐng)用制度。規(guī)定出庫(kù)環(huán)節(jié)、發(fā)貨時(shí)應(yīng)該保證信息的核對(duì)無(wú)誤，將存貨信息登記錄入公司的EAS系統(tǒng)中，經(jīng)過(guò)公司管理層的批準(zhǔn)將核準(zhǔn)單據(jù)發(fā)送到儲(chǔ)運(yùn)部門(mén)，出庫(kù)單據(jù)要詳細(xì)按照規(guī)定來(lái)排序。公司的發(fā)貨單與訂貨單中的各種存貨具體信息資料要保證一模一樣，避免出現(xiàn)誤差，最后還要交給質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)進(jìn)行查驗(yàn)核對(duì)，經(jīng)合格處理后交給經(jīng)銷(xiāo)商，保障市場(chǎng)消費(fèi)者的健康安全和權(quán)益。公司的儲(chǔ)運(yùn)部要負(fù)責(zé)公司存貨出庫(kù)安全，在公司物資出庫(kù)時(shí)要檢查各類(lèi)單據(jù)手續(xù)，對(duì)于出庫(kù)物資的類(lèi)別質(zhì)量、數(shù)量以及審批手續(xù)都應(yīng)該登記在冊(cè)，確保公司的產(chǎn)品質(zhì)量和公司信譽(yù)。配套的手續(xù)必須完整齊全，出庫(kù)嚴(yán)格控制并且按照公司規(guī)章制度，一定不能讓顧客買(mǎi)到有質(zhì)量問(wèn)題的商品貨物，必須建立問(wèn)題貨物的臨時(shí)存放區(qū)，達(dá)到制度的完善合理。圖5公司存貨出庫(kù)監(jiān)管優(yōu)化流程圖存貨盤(pán)點(diǎn)內(nèi)部控制制度優(yōu)化設(shè)計(jì)為了保證賬實(shí)相符，恒通公司對(duì)存貨盤(pán)點(diǎn)崗位設(shè)置進(jìn)行了優(yōu)化，配備了兩位倉(cāng)庫(kù)管理員，一人負(fù)責(zé)入庫(kù)和出庫(kù)管理，另外從財(cái)務(wù)部抽取一人兼職負(fù)責(zé)盤(pán)點(diǎn)。規(guī)定了每個(gè)月、每個(gè)星期盤(pán)點(diǎn)一次，月初和周五進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，保證賬實(shí)相符，及時(shí)與采購(gòu)部門(mén)、銷(xiāo)售部門(mén)進(jìn)行溝通，了解盤(pán)盈和盤(pán)虧的情況，并及時(shí)止損。同時(shí)通過(guò)培訓(xùn)，提高公司管理人員以及相關(guān)負(fù)責(zé)人正確認(rèn)識(shí)存貨盤(pán)點(diǎn)的重要性，建立完善存貨盤(pán)點(diǎn)內(nèi)部控制制度。規(guī)定本公司采用永續(xù)盤(pán)存法并且在此基礎(chǔ)上進(jìn)行定期實(shí)地盤(pán)存，更新登記庫(kù)存數(shù)量以及產(chǎn)品質(zhì)量，對(duì)出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題的產(chǎn)品進(jìn)行匯總交給財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批，審批同意后在進(jìn)行處理，對(duì)快過(guò)期的產(chǎn)品也做好清單交由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核，再交由銷(xiāo)售部進(jìn)行清倉(cāng)處理。年終還要進(jìn)行一次存貨全面清查，存貨盤(pán)點(diǎn)時(shí)要有倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)、采購(gòu)部門(mén)、生產(chǎn)部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)等非關(guān)聯(lián)人員的參與。評(píng)價(jià)針對(duì)恒通食品公司存貨內(nèi)部控制制度在采購(gòu)、倉(cāng)儲(chǔ)、出入庫(kù)、盤(pán)點(diǎn)方面存在的問(wèn)題，進(jìn)行了一系列優(yōu)化，建立了采購(gòu)內(nèi)部控制制度、存貨倉(cāng)儲(chǔ)內(nèi)部控制制度、存貨出入庫(kù)內(nèi)部控制制度和盤(pán)點(diǎn)制度，對(duì)存貨內(nèi)部相關(guān)的環(huán)節(jié)進(jìn)行了規(guī)范，并設(shè)計(jì)出更加有效的流程，使公司在存貨內(nèi)部控制方面的問(wèn)題得到了大大改善，做到了賬實(shí)相符，提高了存貨的管理效率，防止了公司利益受到損害，也提高了公司的發(fā)展速率。

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