2024年代保管檔案協(xié)議注意事項

合同編號：__________保管檔案協(xié)議甲方（保管方）：_______乙方（存檔方）：_______根據(jù)《中華人民共和國合同法》及相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，甲乙雙方在平等、自愿、公平、誠實信用的原則基礎(chǔ)上，就甲方保管乙方檔案的事宜，達(dá)成如下協(xié)議：第一條檔案內(nèi)容1.1本協(xié)議所稱檔案，指乙方因業(yè)務(wù)開展、管理等目的形成的、具有保存價值的紙質(zhì)及電子文檔，包括但不限于合同、財務(wù)報表、郵件、圖紙、照片等。1.2乙方應(yīng)對提供的檔案的真實性、合法性、完整性負(fù)責(zé)。如因檔案內(nèi)容違法、不真實或存在遺漏等原因?qū)е录追绞艿綋p失的，乙方應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。第二條保管期限2.1本協(xié)議的保管期限為____年，自檔案交付甲方之日起計算。2.2雙方可以在協(xié)議期滿前，協(xié)商一致延長保管期限。若雙方未能達(dá)成一致意見，甲方應(yīng)在協(xié)議期滿前____個月內(nèi)向乙方提出續(xù)約意向。第三條檔案交付與接收3.1乙方應(yīng)按照本協(xié)議約定的時間、地點(diǎn)、方式向甲方交付檔案。3.2甲方應(yīng)在收到檔案后，對檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對，確保檔案的完整、準(zhǔn)確。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時通知乙方，由乙方負(fù)責(zé)補(bǔ)充、更正。3.3甲方應(yīng)妥善保管檔案，確保檔案的安全、保密。第四條檔案的查詢與使用4.1乙方有權(quán)在遵守國家法律法規(guī)的前提下，查詢、使用其在甲方保管的檔案。4.2甲方應(yīng)按照乙方的查詢要求，提供相關(guān)檔案。4.3乙方查詢、使用檔案時，應(yīng)遵循保密原則，不得泄露檔案內(nèi)容給第三方。第五條保密義務(wù)5.1甲乙雙方應(yīng)對在辦理檔案保管事宜過程中知悉的對方商業(yè)秘密、個人隱私等信息予以保密。5.2未經(jīng)對方書面同意，甲乙雙方不得向第三方披露保密信息。5.3本協(xié)議項下的保密義務(wù)，在協(xié)議終止后仍繼續(xù)有效。第六條費(fèi)用及支付6.1甲方應(yīng)向乙方支付檔案保管費(fèi)，具體金額、支付方式等事項，雙方另行協(xié)商確定。6.2甲方應(yīng)在協(xié)議約定的支付時間內(nèi)，向乙方支付相關(guān)費(fèi)用。第七條違約責(zé)任7.1甲乙雙方違反本協(xié)議的約定，導(dǎo)致協(xié)議無法履行或造成對方損失的，應(yīng)承擔(dān)違約責(zé)任。7.2甲乙雙方在履行協(xié)議過程中，造成第三方損失的，由甲乙雙方共同承擔(dān)責(zé)任。第八條爭議解決8.1雙方在履行本協(xié)議過程中發(fā)生的爭議，應(yīng)通過友好協(xié)商解決；協(xié)商不成的，可以向有管轄權(quán)的人民法院起訴。第九條其他約定9.1本協(xié)議一式兩份，甲乙雙方各執(zhí)一份。9.2本協(xié)議自甲乙雙方簽字（或蓋章）之日起生效。甲方（蓋章）：__________乙方（蓋章）：__________簽訂日期：____年____月____日注意事項：1.確保檔案的真實性、合法性和完整性：乙方提供的檔案應(yīng)真實反映其業(yè)務(wù)、管理等情況，且符合國家相關(guān)法律法規(guī)的要求。如因檔案問題導(dǎo)致甲方受到損失，乙方需承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。2.妥善保管檔案：甲方作為保管方，有責(zé)任對乙方提供的檔案進(jìn)行安全、保密的保管，確保檔案不受損壞或丟失。3.保密義務(wù)：甲乙雙方在辦理檔案保管事宜過程中，應(yīng)對商業(yè)秘密、個人隱私等信息予以保密，不得向第三方披露。4.按時支付保管費(fèi)：甲方應(yīng)在協(xié)議約定的時間內(nèi)，向乙方支付檔案保管費(fèi)用。解決辦法：1.如乙方提供的檔案存在問題，甲方有權(quán)要求乙方在規(guī)定時間內(nèi)進(jìn)行補(bǔ)充、更正。2.如甲方未能妥善保管檔案，導(dǎo)致檔案損壞或丟失，甲方應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，向乙方進(jìn)行賠償。3.如甲乙雙方在履行協(xié)議過程中發(fā)生爭議，可通過友好協(xié)商解決。協(xié)商不成時，可以向有管轄權(quán)的人民法院提起訴訟。關(guān)鍵詞語的法律名詞解釋：1.保管方：指承擔(dān)檔案保管責(zé)任的甲方。2.存檔方：指提供檔案給甲方保管的乙方。3.檔案：指乙方因業(yè)務(wù)開展、管理等目的形成的、具有保存價值的紙質(zhì)及電子文檔。4.保密義務(wù)：指甲乙雙方在辦理檔案保管事宜過程中，對商業(yè)秘密、個人隱私等信息予以保密的法律義務(wù)。5.違約責(zé)任：指甲乙雙方在履行協(xié)議過程中違反約定，導(dǎo)致協(xié)議無法履行或造成對方損失時，應(yīng)承擔(dān)的法律責(zé)任。6.爭議解決：指甲乙雙方在履行協(xié)議過程中發(fā)生爭議時，采取的解決方式，包括友好協(xié)商和向法院提起訴訟等。應(yīng)用場合：1.企業(yè)與專業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)簽訂合同，委托其保管公司重要業(yè)務(wù)檔案。2.個人與律師簽訂合同，委托律師保管其法律檔案。3.醫(yī)院與醫(yī)療檔案管理機(jī)構(gòu)簽訂合同，委托其保管患者病歷檔案。4.學(xué)校與教育檔案管理機(jī)構(gòu)簽訂合同，委托其保管學(xué)生檔案。針對每個特殊場合的補(bǔ)充條款：a.企業(yè)應(yīng)在每次交付檔案時，提供檔案清單，詳細(xì)列出檔案名稱、數(shù)量、份數(shù)等信息。b.專業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)在每年年底前，向企業(yè)提供檔案保管報告，詳細(xì)記錄檔案的保管情況。a.律師應(yīng)在接收檔案后，立即進(jìn)行備份，確保檔案的安全。b.律師在處理檔案過程中，如涉及敏感信息，應(yīng)采取額外措施保護(hù)個人隱私。a.醫(yī)療檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)確保檔案的安全、保密，防止患者信息泄露。b.醫(yī)療檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)在醫(yī)院需要時，及時提供檔案，以便醫(yī)院進(jìn)行醫(yī)療服務(wù)。a.教育檔案管理機(jī)構(gòu)