東莞悅聯(lián)電子科技有限公司管理費用報銷審批流程優(yōu)化設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計目錄1公司簡介 東莞悅聯(lián)電子科技有限公司管理費用報銷審批流程優(yōu)化設(shè)計1公司簡介東莞悅聯(lián)電子科技有限公司成立于2019年04月01日（以下簡稱悅聯(lián)公司），注冊地位于廣東省東莞市石排鎮(zhèn)福隆福和路4號1號樓，注冊資本100萬，法定代表人為王芳，2020年銷售收入5千萬。經(jīng)營范圍包括研發(fā)、產(chǎn)銷：電子產(chǎn)品、無線控制產(chǎn)品、電腦周邊產(chǎn)品、光學(xué)制品；貨物或技術(shù)進出口，主要是從事藍(lán)牙耳機有關(guān)方面！研發(fā)部副總經(jīng)理研發(fā)部副總經(jīng)理銷售部采購部后勤部生產(chǎn)部行政部財務(wù)部副總經(jīng)理總經(jīng)理圖1-1東莞悅聯(lián)電子科技有限公司組織結(jié)構(gòu)圖2公司現(xiàn)行管理費用報銷審批流程存在的問題在悅聯(lián)公司的實習(xí)期間，裝訂2020年會計憑證時，我發(fā)現(xiàn)公司管理費用報銷審批流程存在兩個方面的問題：缺乏詳細(xì)的預(yù)算；管理費用報銷審批流程不完善。2.1缺乏詳細(xì)的預(yù)算悅聯(lián)公司管理基礎(chǔ)薄弱，雖有預(yù)算，但預(yù)算不夠詳細(xì)，且工作執(zhí)行力度不足，對目標(biāo)的分解不到位，在企業(yè)制定的年度、月度等目標(biāo)計劃實施和考核方案中，雖然將預(yù)算考核納入其中了，但是沒有真正起到預(yù)算考評的作用，與員工薪酬不掛鉤，所以在整個預(yù)算管理中起不到約束和激勵作用。2.2管理費用報銷審批流程不完善悅聯(lián)公司現(xiàn)在采用的是傳統(tǒng)的線下報銷方式，由于報銷程序的復(fù)雜性，線下報銷每月末報銷一次，只有到月末公司領(lǐng)導(dǎo)才可以知道公司這個月的實際費用支出情況，導(dǎo)致接收信息的延遲性，而傳統(tǒng)的線下報銷首先需要報銷人員手工填寫報銷單據(jù)，并且將相關(guān)的發(fā)票和收據(jù)一起交由相關(guān)部門經(jīng)理審核同意，然后再報給會計審核、財務(wù)經(jīng)理復(fù)核，領(lǐng)導(dǎo)審批，最后出納付現(xiàn)報銷，財務(wù)登記記賬憑證，在這過程中，線下報銷時間過長，報銷人填寫的報銷單與報銷金額可能不相符，且容易弄丟發(fā)票與收據(jù)，這些都會給報銷的后續(xù)工作帶來很大的不便，尤其會耽誤報銷者的時間，長此以往，整個管理費用報銷流程就會預(yù)算難以管控，報銷過于繁瑣、審批效率低下、最終導(dǎo)致管理費用報銷審批流程的缺漏和不完善。3公司管理費用報銷審批流程優(yōu)化設(shè)計針對于悅聯(lián)公司管理費用報銷審批流程中出現(xiàn)的問題，應(yīng)從以下方面予以優(yōu)化。3.1加強管理費用預(yù)算控制通過詳細(xì)的預(yù)算來加強對管理費用的預(yù)算控制，實施年度、月度考核，起到約束和激勵的作用，最后達(dá)到預(yù)算的有效控制。3.1.1編制年度預(yù)算每年11月10日前，公司各部門經(jīng)理根據(jù)下一年度的工作安排，制定下一年度的預(yù)算編制計劃上報財務(wù)部。每年11月30日前，財務(wù)部完成對公司管理費用預(yù)算的編制工作，公司領(lǐng)導(dǎo)層進行商討及決策，最后由財務(wù)經(jīng)理負(fù)責(zé)并進行預(yù)算工作的匯總。每年12月20日前，財務(wù)部組織公司領(lǐng)導(dǎo)層完成對管理費用預(yù)算總額的最終審定，通過工作群將定編的管理費用預(yù)算方案向全體員工發(fā)布。公司管理費用預(yù)算一年編制一次，年度預(yù)算與經(jīng)營計劃目標(biāo)一致，為年度經(jīng)營計劃實現(xiàn)提供保障。年度預(yù)算制定下達(dá)后必須嚴(yán)格遵照執(zhí)行，原則上不得進行調(diào)整或變更，但確實因某種情況導(dǎo)致預(yù)算與實際出現(xiàn)較大差異，必須進行調(diào)整或變更的，須遵循如下原則：（1）利潤最大化原則。公司對預(yù)算調(diào)整的最大目的就是實現(xiàn)利潤最大化。（2）必要性及嚴(yán)謹(jǐn)性。調(diào)整預(yù)算必須由調(diào)整部門提供必要、合理的理由，并且需要打報告，經(jīng)總經(jīng)理簽字同意后填寫《預(yù)算調(diào)整申請表》，并對調(diào)整后的結(jié)果負(fù)責(zé)。（3）遇特殊情況調(diào)整預(yù)算的，需報總經(jīng)理經(jīng)理審核，以便及時修正公司的年度預(yù)算，最終調(diào)整的結(jié)果交由董事長批準(zhǔn)后執(zhí)行。表3-1預(yù)算調(diào)整申請表變更類別預(yù)算內(nèi)調(diào)整預(yù)算調(diào)增預(yù)算調(diào)減預(yù)算項目原預(yù)算金額已執(zhí)行金額未執(zhí)行金額調(diào)整后金額金額調(diào)整+/-調(diào)整原因部門經(jīng)理意見財務(wù)經(jīng)理意見總經(jīng)理意見3.1.2實行月度考核機制月度考核每月進行一次，各部門經(jīng)理在管理費用的使用中，要對所負(fù)責(zé)的部門，做到心中有數(shù)，嚴(yán)格管理和控制，若超出當(dāng)月費用指標(biāo)，則績效獎金將會減少，若當(dāng)月使用費用減少，則績效獎金會增加，且每月定期會召開會議，分析管理費用預(yù)算執(zhí)行情況，會議由財務(wù)經(jīng)理主持，各部門經(jīng)理參加，會上對每月的考核進行匯報，檢查每月預(yù)算工作的落實情況，對費用的控制進行討論并提出改善糾偏的建議，根據(jù)會上提出的意見進行改進并落實。3.2管理費用報銷審批流程優(yōu)化設(shè)計為了更好的降費增效，首先在崗位中各司其職，其次簡化對管理費用的報銷審批流程，以提高報銷的準(zhǔn)確性與及時性。3.2.1明確管理費用報銷審批流程中各崗位職責(zé)明確各崗位職責(zé)與分工，報銷人填寫報銷單所需的單據(jù)與附件，部門經(jīng)理審核的真實和有效，費用會計的檢查與歸屬，出納的付款，財務(wù)經(jīng)理地準(zhǔn)確于完整，一環(huán)扣一環(huán)，做好自己的本職工作。表3-2崗位職責(zé)表崗位職責(zé)報銷人填寫報銷單并寫明所附原始單據(jù)張數(shù)、金額、用途，所附單據(jù)依次粘貼在費用報銷單的后面;原始單據(jù)必須是正規(guī)發(fā)票，收款收據(jù)、白條不能報銷。如果不能提供正規(guī)發(fā)票，必須提供情況說明，主管簽字確認(rèn)。報銷申請人應(yīng)對報銷單據(jù)的真實性和合法性負(fù)責(zé)。部門經(jīng)理審核費用的真實性及有效性，確認(rèn)費用承擔(dān)的所屬部門;審核費用是否超出當(dāng)年部門預(yù)算指標(biāo)，若因特殊原因報銷費用超出預(yù)算，要請示總經(jīng)理。由于部門經(jīng)理審核不嚴(yán)造成的預(yù)算超支，超出部分由部門經(jīng)理承擔(dān)。費用崗會計確認(rèn)管理費用歸屬，檢查報銷標(biāo)準(zhǔn)是否正確、單據(jù)是否合法、金額計算是否正確，會計有權(quán)拒收非標(biāo)準(zhǔn)的報銷單。因會計人員審核不嚴(yán)造成報銷單不規(guī)范的，由接管的會計人員承擔(dān)責(zé)任。報銷成功后按實際情況登賬并及時跟進落實本公司借款是否在規(guī)定時間內(nèi)辦理完畢報銷手續(xù)。出納接到單據(jù)之日起3日內(nèi)付款，付款時查看付款人，金額，銀行賬戶是否正確。財務(wù)經(jīng)理審查上述會計流程的準(zhǔn)確性和完整性。3.2.2明確費用報銷注意事項在日常報銷工作中，會發(fā)現(xiàn)有一些票據(jù)粘貼得很不規(guī)范，如果一張紙上粘貼的票據(jù)太亂、正反顛倒、很不整齊，這些都給會計報銷的后續(xù)工作帶來很大的不便，尤其會耽誤報銷者的時間，由此，票據(jù)粘貼要求規(guī)范如下：（1）粘貼的票據(jù)要求正面朝上，字面跟報銷單據(jù)統(tǒng)一朝上，便于審核與查閱。（2）粘貼的票據(jù)順序按所報事項的順序粘貼，每個事項后的附件張數(shù)要填寫，報銷的發(fā)票盡量以整齊的形狀在黏貼在原始單據(jù)粘貼單上，相同事項的發(fā)票應(yīng)粘貼在一起，其他的應(yīng)按金額大小依次粘貼，保持粘貼單地平整，以便財務(wù)裝訂，粘貼完畢后，應(yīng)保證能看到發(fā)票號碼，日期，金額和蓋的章等關(guān)鍵信息。（3）對票據(jù)進行裁剪，將票據(jù)的多余部分剪除，但不得影響票據(jù)內(nèi)容的完整性，修剪完畢后的票據(jù)大小與報銷封面一樣。3.2.3日常管理費用審批流程對于差旅費、辦公費等日常管理費用的報銷采用線上報銷審批的模式，通過線上填寫報銷單并寫明所附原始單據(jù)張數(shù)、金額、用途，如果不能提供正規(guī)發(fā)票，必須提供情況說明，其他部門主管線上確認(rèn)審核。報銷申請人應(yīng)對報銷單據(jù)的真實性和合法性負(fù)責(zé)，打印費用報銷單，并將相應(yīng)的發(fā)票按規(guī)定附在報銷單后交給財務(wù)部審核和核算，最后由出納付現(xiàn)報銷。這樣的報銷模式既保證了報銷流程的及時性，還能保證報銷流程的準(zhǔn)確性，提高了工作效率。報銷人線下打印報銷單，把相應(yīng)的附件附在后面報銷人線下打印報銷單，把相應(yīng)的附件附在后面報銷人線上填寫報銷單其他部門主管線上確認(rèn)審核批準(zhǔn)報銷人線上填寫報銷單其他部門主管線上確認(rèn)審核批準(zhǔn)財務(wù)經(jīng)理審核確認(rèn),并簽字同意報銷財務(wù)部審核真實性和合理性財務(wù)經(jīng)理審核確認(rèn),并簽字同意報銷財務(wù)部審核真實性和合理性出納付現(xiàn)報銷出納付現(xiàn)報銷圖3-1線上管理費用報銷審批流程圖3.2.4專項管理費用審批流程維修費等專項管理費用，應(yīng)采用線下審批流程，增設(shè)事前審批把控專項費用發(fā)生的合理性，事后加強相關(guān)費用的審批。（1）事前審批建立事前申請，對于專項費用，申請表中要注明申請事項、預(yù)計金額等信息，經(jīng)過審批后方可開展后續(xù)業(yè)務(wù)。

表3-3維修費用申請表維修項目申請金額申請部門申請日期情況說明申請人部門審核財務(wù)審核公司領(lǐng)導(dǎo)審批為了簡化審批流程，專項費用應(yīng)設(shè)置分級權(quán)限。修理費為800元以下的，填寫維修費用申請單經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人同意后，即可送外維修；修理費為800元至2000元，需經(jīng)維修部門負(fù)責(zé)人及財務(wù)部經(jīng)理簽字同意后，方可送外維修；2000元以上的，還需提交總經(jīng)理審批同意后，方可送外維修。（2）事后審批嚴(yán)格把控專項費用報銷審批，事后根據(jù)“誰發(fā)生，誰負(fù)責(zé)”的原則進行報銷，且當(dāng)月發(fā)生的修理費用當(dāng)月報銷，保證費用報銷和審批的及時性，而對于報銷審批要有具體的報銷單和報銷單據(jù)，審批時要仔細(xì)核對，最后確認(rèn)無誤由總經(jīng)理簽字后再對專項費用進行報銷。

經(jīng)辦人員填寫維修費用申請單審批后同意后外送維修經(jīng)辦人員填寫維修費用申請單審批后同意后外送維修維修人員出具維修發(fā)票和收據(jù)經(jīng)辦人申請報銷單報銷,后面附上單據(jù)及發(fā)票收據(jù)相關(guān)部門經(jīng)理審核同意財務(wù)經(jīng)理審核總經(jīng)理審批事前申請事后審批圖3-2專項維修費報銷審批流程圖4小結(jié)東莞悅聯(lián)電子科技有限公司在管理費用報銷中存在的兩個問題：一缺乏詳細(xì)的預(yù)算，二管理費用報銷審批流程不完善。針對這兩個問題，我們做出了相應(yīng)的解決措施：首先加強管理費用預(yù)算控制，在年度預(yù)算控制的基礎(chǔ)上，實行月度考核機制，進一步提高預(yù)算的有效控制；其次簡化管理費用審批流程，將之前統(tǒng)一的管理費用報銷審批流程分為日常管理費用和專項管理費用兩種，并分別采用線上報銷和線下報銷的方式進行管理費用報銷審批，這樣可以減少一些不必要的環(huán)節(jié)并加強報銷審批流程中的審查力度，提高報銷的準(zhǔn)確性與及時性，為企業(yè)的持