東莞百傲電子科技有限公司銷售與收款內(nèi)部控制制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)目錄TOC\o"1-3"\h\u1公司簡介 東莞百傲電子科技有限公司銷售與收款內(nèi)部控制制度優(yōu)化設(shè)計(jì)1公司簡介東莞百傲電子科技有限公司成立于2018年，公司住址位于東莞市常平鎮(zhèn)土塘第一工業(yè)區(qū)，注冊資本為50萬元人民幣。經(jīng)營范圍主要包括研發(fā)、加工、產(chǎn)售的頻率天線以及電子產(chǎn)品；銷售五金配件、塑膠包裝材料等。公司成立董事會(huì)，設(shè)有倉儲(chǔ)物流中心、營銷中心、生產(chǎn)管理中心、企劃部等四個(gè)主要部門，其中倉儲(chǔ)物流中心包括倉儲(chǔ)部和物流部，營銷部門包括銷售部和財(cái)務(wù)部，生產(chǎn)管理部包括市場部、生產(chǎn)部、管理部，企劃部包括人力資源部等。且其公司組織結(jié)構(gòu)圖如下：倉儲(chǔ)物流中心采購部采購部倉儲(chǔ)物流中心采購部采購部物流部貨運(yùn)部物流部貨運(yùn)部包裝部營銷部門包裝部營銷部門銷售部總經(jīng)理董事會(huì)營銷部銷售部總經(jīng)理董事會(huì)營銷部市場部市場部生產(chǎn)管理部生產(chǎn)部生產(chǎn)管理部生產(chǎn)部管理部管理部人力資源部企劃部行政部人力資源部企劃部行政部財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)部圖1公司組織結(jié)構(gòu)圖2公司銷售與收款內(nèi)部控制存在的主要問題2.1缺乏信用管理部門東莞百傲電子科技有限公司沒有健全的風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制，公司信用管理部門職責(zé)未分離，公司信用管理部門不負(fù)責(zé)客戶審批，其銷售部門和財(cái)務(wù)部門也能進(jìn)行客戶審批職責(zé)，存在缺少客戶信用評價(jià)、信用調(diào)查反饋不徹底等問題。該部門組成構(gòu)成混淆，不受公司高層領(lǐng)導(dǎo)管理控制。公司銷售信用額度的審批授權(quán)在銷售部門,公司沒有單獨(dú)審核客戶信用的部門，這給日后公司回籠貨款帶來了一定程度的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。公司信用管理體系涉及銷售、財(cái)務(wù)等部門，隨著賬齡時(shí)間的拉長，相關(guān)的經(jīng)辦人員可能會(huì)從公司離職，這樣容易出現(xiàn)管理疏漏。2.2不相容的職務(wù)沒有分離東莞百傲電子科技有限公司經(jīng)營范圍較小，經(jīng)營活動(dòng)比較簡單,所以在公司職員配置上不像大型公司那樣做到專業(yè)嚴(yán)謹(jǐn)、各部門職員各盡其責(zé)，公司往往一人身兼數(shù)職。例如銷售部門人員從接收客戶產(chǎn)品訂單到簽訂銷售合同、審核銷售發(fā)票這些過程皆是由同一個(gè)人負(fù)責(zé)；財(cái)務(wù)部門對產(chǎn)品銷售發(fā)票的開具、填制、復(fù)查審核，以及銷售發(fā)貨與退貨的收款記賬、銷售入賬、應(yīng)收賬款總賬的處理等職務(wù)也是由一人兼任；倉儲(chǔ)部門出庫單的填制以及發(fā)貨的執(zhí)行、核查皆是同一人負(fù)責(zé)，且沒有執(zhí)行監(jiān)督的獨(dú)立的第三人，這容易造成貨品被私自運(yùn)出倉儲(chǔ)中心。這些問題使得其不相容職務(wù)不能相互制衡，各部門人員的職責(zé)模糊，進(jìn)而使得各崗位之間缺乏牽制性,各部門制度不規(guī)范，執(zhí)行力度不到位。2.3銷售發(fā)票的開具管理不規(guī)范東莞百傲電子科技有限公司財(cái)務(wù)部門開具銷售發(fā)票有時(shí)不以購銷合同為依據(jù)，且產(chǎn)品銷售發(fā)票通知單開具是根據(jù)銷售部門主管審批過的銷售發(fā)貨單，而不是與倉儲(chǔ)部門的產(chǎn)品出庫單和產(chǎn)品銷售訂貨單互相審核對比開具銷售發(fā)票，這樣做造成部分銷售收入進(jìn)賬不準(zhǔn)確、及時(shí)。銷售票據(jù)計(jì)價(jià)和數(shù)量的計(jì)算缺少核查，易造成銷售票據(jù)數(shù)據(jù)上的錯(cuò)誤。銷售發(fā)票也沒有進(jìn)行定期核查，這樣沒法及時(shí)發(fā)現(xiàn)開具銷售發(fā)票上的失誤。2.4沒有有效的監(jiān)督檢查制度東莞百傲電子科技有限公司銷售與收款的內(nèi)部監(jiān)督是由公司內(nèi)部審計(jì)部門負(fù)責(zé)，而在行政上內(nèi)部審計(jì)部門又由財(cái)務(wù)部門進(jìn)行管理。且公司監(jiān)督檢查制度沒有設(shè)置專門的監(jiān)督崗位，部門不獨(dú)立，如：銷售與收款內(nèi)部控制環(huán)節(jié)存在部門混崗情況，授權(quán)審核批準(zhǔn)手續(xù)不規(guī)范；銷售與發(fā)貨環(huán)節(jié)上存在銷售票據(jù)計(jì)價(jià)、計(jì)算錯(cuò)誤以及票據(jù)憑證偽造等情況；應(yīng)收賬款管理銷售記賬錄入不及時(shí)，對于逾期的款項(xiàng)也沒有及時(shí)進(jìn)行催收等等。3公司銷售與收款內(nèi)部控制制度優(yōu)化設(shè)計(jì)3.1建立完善的信用管理制度東莞百傲電子科技有限公司為了解決風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制不完善等問題，公司建立了一套完整的信用管理制度，劃分了信用管理部門的構(gòu)成與職務(wù)，由信用管理專員、財(cái)務(wù)部、采購部、銷售部組成，且直接受公司高層管理者控制，該部門的職責(zé)是進(jìn)行客戶審批、對客戶進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評估、信用咨詢反饋等。公司在進(jìn)行客戶信用管理時(shí)，要堅(jiān)持內(nèi)部機(jī)制的利益性原則和獨(dú)立原則，可能造成最大損失以及最可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)因素應(yīng)優(yōu)先處理，防止大量的逾期應(yīng)收賬款出現(xiàn)。公司必須對業(yè)務(wù)中發(fā)生的信用問題專門建立信息收集、匯總的渠道，否則逾期的應(yīng)收賬款將無人能夠問津。由信用管理專員、財(cái)務(wù)部、采購部、銷售部組成，由信用管理專員、財(cái)務(wù)部、采購部、銷售部組成，直接受公司高層管理者控制，才能確保信用風(fēng)險(xiǎn)管理部門工作人員的職能的得到正確行使以規(guī)避銷售與收款環(huán)節(jié)的各種風(fēng)險(xiǎn)。構(gòu)成構(gòu)成信用管理信用管理部門進(jìn)行客戶審批進(jìn)行客戶審批，使對客戶的審批能夠獨(dú)立于銷售部門和財(cái)務(wù)部門之外；客戶信用評估、信用調(diào)查跟蹤反饋等。職責(zé)職責(zé)圖2信用管理部門構(gòu)成與職責(zé)為了準(zhǔn)確地掌握客戶的相關(guān)信息，公司根據(jù)如圖3所示的流程建立詳細(xì)的客戶信用檔案。公司根據(jù)客戶檔案對客戶進(jìn)行分類，信用管理員按照客戶情況整理匯總《客戶信用評審表》、稅務(wù)登記證、營業(yè)執(zhí)照等資料，并妥善保管加編序號后的客戶檔案。沒有經(jīng)過財(cái)務(wù)總監(jiān)、銷售主管審核批準(zhǔn)，客戶檔案不得外借。對客戶信用動(dòng)態(tài)變更情況每年最少要重新核查一次,如果出現(xiàn)大的動(dòng)態(tài)變更要及時(shí)對其調(diào)整,調(diào)整之后的結(jié)果要經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)人審核并批準(zhǔn)。其具體內(nèi)容如下：1、了解客戶基本信息，查閱成立時(shí)間、注冊資本金、員工人數(shù)等。了解客戶1、了解客戶基本信息，查閱成立時(shí)間、注冊資本金、員工人數(shù)等。了解客戶單位的實(shí)際運(yùn)營情況、生產(chǎn)規(guī)模、以及業(yè)內(nèi)、周邊的口碑情況等。2、查詢客戶單位的訴訟記錄情況和信用歷史記錄，比如是否有被執(zhí)行人及失信人記錄、是否有其他供應(yīng)商起訴客戶拖延付款、是否有大量員工討薪、是否有大量的債權(quán)類原告訴訟等。2、查詢客戶單位的訴訟記錄情況和信用歷史記錄，比如是否有被執(zhí)行人及失信人記錄、是否有其他供應(yīng)商起訴客戶拖延付款、是否有大量員工討薪、是否有大量的債權(quán)類原告訴訟等?？蛻粜庞脵n案客戶信用檔案3、查詢客戶不動(dòng)產(chǎn)抵押、動(dòng)產(chǎn)質(zhì)押、股權(quán)質(zhì)押以及股權(quán)變動(dòng)的情況。了解客戶單位融資情況。如果有大額的債務(wù)融資，則需要關(guān)注其償債能力；如果有大額的股權(quán)融資或股權(quán)變動(dòng)，要考慮經(jīng)辦人、負(fù)責(zé)人是否會(huì)發(fā)生變化。3、查詢客戶不動(dòng)產(chǎn)抵押、動(dòng)產(chǎn)質(zhì)押、股權(quán)質(zhì)押以及股權(quán)變動(dòng)的情況。了解客戶單位融資情況。如果有大額的債務(wù)融資，則需要關(guān)注其償債能力；如果有大額的股權(quán)融資或股權(quán)變動(dòng)，要考慮經(jīng)辦人、負(fù)責(zé)人是否會(huì)發(fā)生變化。4、如果與客戶的合作業(yè)務(wù)量大、周期長，可以設(shè)計(jì)資信評估表格，其中包括了解客戶單位的有關(guān)財(cái)務(wù)信息。4、如果與客戶的合作業(yè)務(wù)量大、周期長，可以設(shè)計(jì)資信評估表格，其中包括了解客戶單位的有關(guān)財(cái)務(wù)信息。圖3建立客戶信用檔案流程3.2設(shè)置相應(yīng)的崗位分離制度東莞百傲電子科技有限公司為了解決各部門不相容職務(wù)未分離的問題，公司應(yīng)設(shè)置崗位分離制度，并對各部門的調(diào)整如下：由銷售部門接受客戶訂單；信用管理部門負(fù)責(zé)審核客戶信用；由財(cái)務(wù)部門的會(huì)計(jì)人員開具產(chǎn)品銷售發(fā)票，并登記應(yīng)收賬款的總賬與明細(xì)賬，會(huì)計(jì)主管承擔(dān)審核產(chǎn)品銷售票據(jù)的職責(zé)，也可由總經(jīng)理助理擔(dān)當(dāng)；倉儲(chǔ)部門在產(chǎn)品發(fā)貨時(shí)由倉儲(chǔ)部門的主管人員檢查銷售部門擬定的銷售發(fā)貨通知單，倉儲(chǔ)存貨發(fā)貨、請領(lǐng)、審批不能由一人承擔(dān)。接受客戶訂單銷售部門接受客戶訂單銷售部門審核客戶信用信用管理部門審核客戶信用信用管理部門開具產(chǎn)品銷售發(fā)票開具產(chǎn)品銷售發(fā)票應(yīng)收賬款的總賬和明細(xì)賬的登記會(huì)計(jì)人員應(yīng)收賬款的總賬和明細(xì)賬的登記會(huì)計(jì)人員財(cái)務(wù)部門財(cái)務(wù)部門會(huì)計(jì)主管審核產(chǎn)品銷售發(fā)票會(huì)計(jì)主管審核產(chǎn)品銷售發(fā)票（也可由總經(jīng)理助理承擔(dān)）在產(chǎn)品發(fā)貨環(huán)節(jié)中在產(chǎn)品發(fā)貨環(huán)節(jié)中，由倉儲(chǔ)部門的主管負(fù)責(zé)檢查銷售部門制定的銷售發(fā)貨通知單，倉儲(chǔ)存貨發(fā)貨、請領(lǐng)、審批不能由一人承擔(dān)，相互獨(dú)立。倉儲(chǔ)部門倉儲(chǔ)部門圖4部門的職責(zé)崗位分配3.3制定嚴(yán)格的銷售發(fā)票管理制度為了解決開具銷售票據(jù)管理不規(guī)范的問題，公司制定了嚴(yán)格的銷售發(fā)票管理制度。具體銷售發(fā)票管理內(nèi)容如下：開票人員審核制訂銷售合同；銷售開票人核查發(fā)貨單和出庫單，其發(fā)貨單和出庫單必須以客戶購買貨物合約和銷售人員開具的憑證為依據(jù)；公司財(cái)務(wù)部門制定專人依據(jù)已授權(quán)批準(zhǔn)的商品價(jià)目表或相關(guān)票據(jù)編制發(fā)票，其財(cái)務(wù)主管應(yīng)核查票據(jù)的價(jià)格和數(shù)量計(jì)算的準(zhǔn)確性；財(cái)務(wù)部要定期檢查開具的銷售發(fā)票。開票人員審訂銷售合同開票人員審訂銷售合同開票人員核查銷售發(fā)貨單和出庫單開票人員核查銷售發(fā)貨單和出庫單開票人員根據(jù)相關(guān)憑證開具銷售發(fā)票開票人員根據(jù)相關(guān)憑證開具銷售發(fā)票財(cái)務(wù)主管審核票據(jù)的計(jì)價(jià)和數(shù)量的正確性財(cái)務(wù)主管審核票據(jù)的計(jì)價(jià)和數(shù)量的正確性財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)部要定期檢查開具的銷售發(fā)票圖5銷售發(fā)票管理流程3.4建立銷售與收款環(huán)節(jié)內(nèi)部審計(jì)制度東莞百傲電子科技有限公司應(yīng)充分發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)的獨(dú)立監(jiān)督作用，使公司內(nèi)部審計(jì)部門更具獨(dú)立性，其銷售與收款內(nèi)部控制監(jiān)督應(yīng)注意：財(cái)務(wù)部門的憑證是否妥善保管，尤其是空白銷售票據(jù)的管理；物流部門的發(fā)貨有沒有按照銷售通知單，其銷售退回流程的審核批準(zhǔn)有沒有越權(quán)，銷售發(fā)票是否完整；銷售部門開展銷售有沒有按照經(jīng)過核查的價(jià)目表，其商品銷售折扣和價(jià)格變動(dòng)有沒有審批。公司內(nèi)部審計(jì)人員的核查內(nèi)容如下：客戶的信用管理核查包括檢查公司是否制定了完善的授信制度以及授信評級標(biāo)準(zhǔn)，銷售過程中的實(shí)際執(zhí)行與其相關(guān)制度是否一致，以及信用政策的制定是否合理；銷售與收款業(yè)務(wù)需要核查該業(yè)務(wù)是不是按照公司制定的相關(guān)授權(quán)批準(zhǔn)的制度進(jìn)行且其授權(quán)批準(zhǔn)手續(xù)健不健全，以及核實(shí)相關(guān)工作中是否存在不相容職務(wù)混崗情況；銷售與發(fā)貨業(yè)務(wù)中需要對銷售發(fā)票的連續(xù)性、票據(jù)數(shù)據(jù)計(jì)算的準(zhǔn)確性進(jìn)行核查，以及檢查所附屬原始憑證是否真實(shí)，還需要核查銷售發(fā)票與發(fā)運(yùn)憑證在數(shù)量上是不是一致；應(yīng)收賬款需要核查單位銷售收入有沒有及時(shí)入賬，對于逾期的款項(xiàng)是不是通知了相關(guān)人員進(jìn)行催收，以及壞賬的核銷是不是符合相關(guān)規(guī)程。重點(diǎn)檢查信用政策制定重點(diǎn)檢查信用政策制定、銷售政策執(zhí)行是否合理以及銷售過程中對相關(guān)規(guī)章制度的執(zhí)行情況。客戶的信用管理情況客戶的信用管理情況檢查相關(guān)工作崗位設(shè)置中是否存在銷售與收款業(yè)務(wù)不相容職務(wù)的混崗現(xiàn)象檢查相關(guān)工作崗位設(shè)置中是否存在銷售與收款業(yè)務(wù)不相容職務(wù)的混崗現(xiàn)象。審計(jì)人員職責(zé)銷售與收款業(yè)務(wù)銷售與收款業(yè)務(wù)該該業(yè)務(wù)是否是按照公司制定的相關(guān)授權(quán)批準(zhǔn)制度進(jìn)行的且其授權(quán)批準(zhǔn)手續(xù)是否健全。銷售與發(fā)貨業(yè)務(wù)銷售與發(fā)貨業(yè)務(wù)重點(diǎn)檢查銷售發(fā)票的連續(xù)性、計(jì)價(jià)和計(jì)算的正確性、以及所附原始憑證的真實(shí)性；銷售發(fā)票的數(shù)量與發(fā)運(yùn)憑證的數(shù)量是否一致；檢查保管的未開票的發(fā)運(yùn)憑證，確定是否包括所有應(yīng)開票的發(fā)運(yùn)憑證。檢查管理是否到位，重點(diǎn)檢查檢查管理是否到位，重點(diǎn)檢查單位銷售收入是否及時(shí)入賬，對于逾期的款項(xiàng)是否通知了銷售人員進(jìn)行催收，以及壞賬核銷是否符合相關(guān)規(guī)定。應(yīng)收賬款管理圖6內(nèi)部審計(jì)核查監(jiān)督職責(zé)4評價(jià)東莞百傲電子科技有限公司銷售與收款內(nèi)部控制制度優(yōu)化方案針對缺乏信用管理部門、各部門職責(zé)的崗位分工不明確、開具的銷售發(fā)票不規(guī)范、內(nèi)部控制制度的監(jiān)管力度不足等一系列問題進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計(jì)。根據(jù)分析東莞百傲電子科技有限公司存在的信用管理風(fēng)險(xiǎn)，建立健全信用管理制度，根據(jù)賒銷政策進(jìn)行信用審批，對信用管理部門的構(gòu)成與職責(zé)進(jìn)行合理配置，建立公司客戶信用檔案，減少公司信用風(fēng)險(xiǎn)造成的損失與不良影響。根據(jù)設(shè)置部門崗位分離制度，使各部門不相容職務(wù)相分離，各部門各盡其責(zé)、井然有序。根據(jù)對開具銷售發(fā)票的管理，制定嚴(yán)格的銷售發(fā)票管理制度，確保銷售發(fā)票開具的正確性、真實(shí)性與完整性。根據(jù)加強(qiáng)東莞百傲電子科技有限公司銷售與收款內(nèi)部控制監(jiān)督體系，優(yōu)化內(nèi)部機(jī)構(gòu)和部門的監(jiān)督設(shè)置，使內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督更具權(quán)威性和獨(dú)立性。這些措施能夠提高公司作業(yè)效率，保證會(huì)計(jì)信息真實(shí)完整，增強(qiáng)應(yīng)對市場的競爭能力，實(shí)現(xiàn)經(jīng)營目標(biāo)，促進(jìn)公司長期穩(wěn)定發(fā)展。

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