北京博眾星和影視有限公司員工借支管理制度優(yōu)化設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計目錄50741北京博眾星和影視有限公司簡介 北京博眾星和影視有限公司員工借支管理制度優(yōu)化設(shè)計1北京博眾星和影視有限公司簡介北京博眾星和影視有限公司(以下媒體簡稱博眾星和)于19年的2月在位于中國北京正式注冊成立,注冊資本500萬元人民幣左右,公司的主要注冊股東分別為郭婷婷、孔陽軍、張一旭,三個法人實際持股股份比例分別為67%、16.5%、16.5%,其中張一旭為法定代表人。公司的經(jīng)營宗旨也就是通過新型的企業(yè)合伙人經(jīng)營管理模式在未來快速聚攏不同行業(yè)的頂級管理人才,共同進(jìn)步。博眾星和的公司業(yè)務(wù)涵蓋范圍廣,涉及全產(chǎn)業(yè)鏈,主要是為廣大客戶提供系統(tǒng)化的品牌經(jīng)營和定制項目等服務(wù),為藝人提供經(jīng)紀(jì)方面的服務(wù),為明星藝人提供推廣宣傳和接洽資源等。公司主要經(jīng)營的業(yè)務(wù)范圍(其中包括但不限于):各種電影拍攝;設(shè)計、制造、代理、宣傳和發(fā)布網(wǎng)絡(luò)廣告;組織開展影視文化和藝術(shù)交流等教育活動;舞臺照明燈光聲樂音響的設(shè)計;企業(yè)營銷和戰(zhàn)略策劃;承辦專題展覽;攝影和攝像服務(wù);舞臺裝置和設(shè)施的租借;廣播電視劇制作;表演經(jīng)紀(jì)人等。2北京博眾星和影視有限公司員工借支制度現(xiàn)狀北京博眾星和影視有限公司作為一家剛成立不到兩年的中小企業(yè)，對于員工的借支制度各方面并沒有明確的明文規(guī)定，只是在工作的過程中形成了一套大家都默認(rèn)的借支程序。因為影視行業(yè)的特殊性，在員工洽談業(yè)務(wù)和為藝人提供經(jīng)紀(jì)服務(wù)的過程中經(jīng)常需要出差或者發(fā)生一些緊急情況，當(dāng)發(fā)生緊急情況時是沒有時間按照程序走的，所以員工都默認(rèn)了“先斬后奏”這種做法，但是在這種情況下就容易發(fā)生員工借著工作的名義報銷自己私人的花銷。目前公司對員工借支管理不規(guī)范，導(dǎo)致一些人員大額借支的現(xiàn)象，影響了公司資金的正常使用。3公司員工借支制度存在的問題3.1員工借支范圍沒有具體的界定北京博眾星和影視公司員工借支適用對象不明確。很多員工所在的崗位并沒有給公司帶來明顯的利益卻屢次借出較大金額的款項，借著有熟人就隨便編個理由申請借支，這種情況如果不及時制止的話，工作風(fēng)氣只會越來越差。同時，公司員工借支適用范圍也不明確。借支是只能因公借支還是因公因私都可以。如果是因私借支那么對于需要借支的情況也要嚴(yán)格審查。例如：有些員工以生病為由向公司借錢，但并沒有人去核實情況是否屬實就直接辦理并付款，事后發(fā)現(xiàn)只是為了買奢侈品追求虛榮心而撒謊，但借出后就算開除員工也收不回了，增加不必要的損失。公司對于借支的金額也沒有具體的標(biāo)準(zhǔn)，無形中給財務(wù)管理增加了很多麻煩。3.2借支審批流程不完整北京博眾星和影視公司對員工借支的審批沒有一個明確的分工。出納、部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理分別需要審批哪個方面的事項，審批流程里沒有具體明文列出，也沒有明確相關(guān)人員的審批權(quán)限。由于沒有嚴(yán)格的規(guī)定所以經(jīng)常有員工越級找部門負(fù)責(zé)人或者財務(wù)總監(jiān)審核，并要求出納付款。目前公司借支的人數(shù)眾多，金額大小不一，但是無法追查究竟是如何借出去的，甚至有些借支完全是不合理的，大量占用公司資金，管理較為混亂。3.3借支報銷程序混亂北京博眾星和影視公司對員工借支的報銷程序沒有嚴(yán)格審批。員工不嚴(yán)格執(zhí)行報銷程序的一大原因就是公司沒有一套完整的報銷流程，每次去報銷都是財務(wù)說讓怎么做就怎么做，財務(wù)讓找誰簽字就找誰簽字，幾次下來依舊有人記不住到底整個流程是怎么樣的，報銷時總是缺少單據(jù)。因為藝人經(jīng)常發(fā)生緊急事件，在處理的過程中大家沒有一套完整的流程來參考，因為怕麻煩就覺得有些單據(jù)不要也可以，結(jié)果到了最后報銷的時候不符合報銷條件，互相埋怨對方，既傷了員工之間的感情，又給工作帶來了不必要的麻煩。對于某些情況的借支來說，報銷時所需的單據(jù)可能需要十幾張，那么非財務(wù)人員和剛進(jìn)公司的新人不知道是很正常的，但影視公司除了高管以外，其他人員的流動性和更新?lián)Q代還是挺快的，沒有相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)導(dǎo)致報銷過程中問題重重，財務(wù)人員的工作也很難開展。3.4對逾期無法收回的借支處理不當(dāng)北京博眾星和影視公司對逾期無法收回的借款沒有進(jìn)行嚴(yán)格的處理。每一筆不能收回的借款都是公司的損失，影視公司的氛圍可能相較于其他公司來說更加輕松、自由，但是這并不是模糊規(guī)定的理由和借口，反而因此大家都認(rèn)為歸還借支是一件無關(guān)緊要的小事，就形成了一種“反正我借支的金額又不大，隨便糊弄一下找個托詞就過去了，肯定不會追究的”心理。此前發(fā)生小金額員工借支收不回的時候經(jīng)常因為關(guān)系好就睜一只眼閉一只眼就過去了，也沒有情況說明，到了會計做賬的時候不知道怎么處理，拖累工作進(jìn)度。只有嚴(yán)格按照制定的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，公司與員工才會共同進(jìn)步、成長。4公司員工借支管理制度優(yōu)化設(shè)計4.1制定員工借支標(biāo)準(zhǔn)4.1.1確定允許申請借支的員工條件公司應(yīng)規(guī)定，不是每一個員工都可以申請借支，否則會大大增加借支不能收回的風(fēng)險。當(dāng)從源頭上篩除出不符合借支條件的員工以后，就自然而然避免了一些不必要的麻煩。公司所有在職工作不滿三個月的員工,試用期的員工原則上不得向他人借支,因為如果把處在試用期的員工納入允許申請借支的范圍里，試用期到期以后員工離開公司了，這就可能使公司發(fā)生損失。但因為這個崗位的特點確實是有可能需要進(jìn)行借款的,由相關(guān)部門的負(fù)責(zé)人在嚴(yán)格考慮其風(fēng)險后決定是否同意辦理申請,并對其借款的保密和安全性進(jìn)行負(fù)責(zé)。4.1.2明確員工借支的用途和額度表1借支單申請人姓名申請日期部門收款日期借款原因借款金額人民幣（大寫）拾萬仟佰拾元角分部門主管：總經(jīng)理：財務(wù)經(jīng)理：出納：領(lǐng)款人簽收確認(rèn)：員工借支的具體用途主要是指因公而發(fā)生的各種費(fèi)用,以及由經(jīng)總經(jīng)理特別審批的企業(yè)員工因私借支。員工因公借支主要包括:是指員工為了支付自己所在企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動中有關(guān)事項所發(fā)生的各種借支。主要有:押金借支,備用費(fèi)貸款、差旅費(fèi)借支,專項貸款類、保險費(fèi)借支以及其它暫時貸款等。員工因私出資借支:是指在員工單位個人或者家庭突然遇到重大事件或者變故時未經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)的一種特殊出資借支,除此之外,一律禁止任何員工因私向本企業(yè)借支。員工借支時需統(tǒng)一填寫借支單，將借款人信息、借支原因和用途、借款金額一一列明后交相關(guān)人員審批。借支單格式可參照表1。員工因公借支額度由業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人和財務(wù)負(fù)責(zé)人根據(jù)具體業(yè)務(wù)需要核定。因此因私借錢的借款額度規(guī)定在逾期原則上不得超過被確定借款收支人的"應(yīng)付工資余額"的三分之二,經(jīng)公司總經(jīng)理專門申請審批的特殊情況規(guī)定除外。對于違反前款各項規(guī)定不清楚的企業(yè)員工，或其提出申請的企業(yè)貸款，或其借支可能無法得到同意。4.2完善員工借支審批程序4.2.1明確員工借支審批權(quán)限通過明確規(guī)定審批過程中相關(guān)人員所對應(yīng)的審批權(quán)限，防止越權(quán)審批，以保證員工借支的合理性，下表2是相關(guān)人員的具體審批職責(zé)及權(quán)限。表2員工借支審批職責(zé)及權(quán)限職位審批職責(zé)及權(quán)限總經(jīng)理審批個人當(dāng)月借支累計超10000元以上財務(wù)總監(jiān)1）審查、審批員工個人借支的款項以及其金額是否適當(dāng)和借款時間是否合理,以此來確保其資金被合理利用。2）不定期對每一位員工的貸款情況進(jìn)行考察和分析財務(wù)經(jīng)理1）通過審核員工向公司借支的范圍和金額、借支期限內(nèi)的員工和公司之間的往來賬(其中包括以前的賬目是否已經(jīng)清算、薪酬預(yù)算等)、對憑證的審查手續(xù)。2）審查出納在銀行付款,填制的記賬憑證是否無誤。3）嚴(yán)格跟蹤統(tǒng)計借款和報銷事項。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)審核本部門內(nèi)所有員工的借款用途和原因等信息的真實性,例如借款的用處和原由、時間、金額等。確保這筆借款是必須真實、合理地借支,注意準(zhǔn)確控制好借款的風(fēng)險,保障借款能夠順利收回。出納1）認(rèn)真檢查借支單中的填寫內(nèi)容是否規(guī)范、完整,是否簽字。2)根據(jù)審批有效的借、付款單,收、付款并順利地完成出納的收、付手續(xù),填制相應(yīng)的收、付款憑證。4.2.1明確員工借支審批流程針對北京博眾星和影視有限公司的具體情況制定一套實用的審批流程，該流程主要包括用款提交申請，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和財務(wù)經(jīng)理審核，最后由總經(jīng)理審批然后出納才能付款。鑒于這套審批流程的主要受眾是非財務(wù)人員，應(yīng)采用圖表的形式表現(xiàn)，更直觀和清晰，具體如圖4—1。3.財務(wù)經(jīng)理審3.財務(wù)經(jīng)理審批1.申請人提交借款單2.部門主管審核44.財務(wù)總監(jiān)審批（單筆借款3000元以上）7.財務(wù)7.財務(wù)記賬并制作員工累計借支清單5.總經(jīng)理審批（累計借款10000元以上）6.出納付款圖1員工借支審批流程4.3報銷程序規(guī)范化細(xì)節(jié)決定成敗，報銷費(fèi)用作為整個借支過程中的最后一步，收尾工作一定要細(xì)致，公司應(yīng)在報銷流程標(biāo)準(zhǔn)化、嚴(yán)格辦理報銷手續(xù)、明確列示報銷所需單據(jù)三個方面來優(yōu)化。4.3.1標(biāo)準(zhǔn)化報銷流程和手續(xù)3.財務(wù)經(jīng)理復(fù)核及審批3.財務(wù)經(jīng)理復(fù)核及審批2.部門負(fù)責(zé)人審核報銷內(nèi)容是否真實1.申請人提交報銷所需資料5.總經(jīng)理審批（報銷超過10000元）5.總經(jīng)理審批（報銷超過10000元）4.財務(wù)總監(jiān)審批（報銷超過3000元）6.出納付款圖2員工報銷審批流程以上是經(jīng)優(yōu)化的公司報銷流程圖，該審批流程圖適用于所有的借支報銷事項。除須按照圖2中的程序辦理外，所有的因公借支，必須在工作開始后7天內(nèi)和預(yù)算報銷的日期內(nèi)同時完成(其中應(yīng)當(dāng)包括資料的處理、粘貼真實有效的憑證;填制報銷憑證等環(huán)節(jié))辦理報銷的事件和清帳。如果沒有按時順利地完成了報銷,按耽擱的時間處以20元/天的罰金;但凡超過1個月,則不允許進(jìn)行報銷。4.3.2明確報銷所需單據(jù)明確了所需要報銷的單據(jù)以及用于住酒店員工進(jìn)行報銷的所需原始憑證(包括物資清單、收據(jù)、發(fā)票)必須是齊全、完整、有效、真實(如果差旅費(fèi)要求報銷的話必須具備交通、住宿等相關(guān)材料的原件,例如:高鐵車票,酒店所開具的發(fā)票等),并按照財務(wù)要求進(jìn)行整理、粘貼、填寫、報審;無效憑證、不合格的憑證或者填寫錯誤不規(guī)范的憑證將一律不予以報銷。表3（）費(fèi)用報銷單部門：報銷人：日期：用途金額應(yīng)補(bǔ)金額：應(yīng)退金額：開戶行：賬號：備注：金額（大寫）：佰拾萬仟佰元角分審批人簽字：經(jīng)辦人簽字：4.4加強(qiáng)對逾期未收回員工借支的管理對于于逾期未歸還的員工借支，公司應(yīng)做出明確的處罰規(guī)定或措施：超出規(guī)定期限一個星期以內(nèi)，按超出天數(shù)每天20元罰款；超出規(guī)定期限一個星期但不足一個月的按50元每天收取罰款；超出一個月仍未收回的，從工資中扣除，若了解情況需要延期歸還的，經(jīng)審核同意后可酌情延長還款時間。當(dāng)員工借支出現(xiàn)以下三個條件之一的，可確認(rèn)為無法收回的借款：1.超一年以上仍未收回的借款；2.有證據(jù)證明對方確實無力償還；3.已確認(rèn)為企業(yè)承擔(dān)的營業(yè)外支出。對于確定已經(jīng)無法收回的借款可以計提壞賬準(zhǔn)備，做營業(yè)外支出處理，對于惡意不還款的情況立即交由相關(guān)機(jī)關(guān)處理。5小結(jié)通過對北京博眾星和影視有限公司員工借支制度四個方面的優(yōu)化設(shè)計，改善了公司員工借支步驟中范圍不清楚、審批流程不完整、報銷不嚴(yán)格和無法收回借款處理不當(dāng)?shù)鹊膯栴}，在全新的整個流程中每個環(huán)節(jié)所需的材料和單子以及每個審批人員的權(quán)限都有了明確的規(guī)定，省略了很多不必要的步驟，達(dá)