城市建設(shè)工程檔案歸檔內(nèi)容分析

城市建設(shè)工程檔案歸檔內(nèi)容分析摘要：城建檔案是城市建設(shè)的真實記錄，對于城市的規(guī)劃、建設(shè)、管理和城市公共安全的維護具有十分重要的作用。城市管理和綜合執(zhí)法部門作為建設(shè)系統(tǒng)行業(yè)主管部門之一，也是城建檔案的重要形成部門。關(guān)鍵詞：城市建設(shè)；工程檔案；歸檔一、建設(shè)工程檔案的歸檔內(nèi)容在案件中能起到法律憑證作用城建檔案館自20世紀80年代建立以來，由檔案館提供的建設(shè)工程檔案作為法律憑證的案件，各地時有發(fā)生。如筆者所在湖北省建始縣，2020年某房產(chǎn)開發(fā)項目，在施工過程中擅自改變陽臺窗戶的位置，加之所采取的防護措施不當，造成業(yè)主入住以后墻體產(chǎn)生不均勻裂縫。事故發(fā)生后，業(yè)主在與對方協(xié)商不成的情況下，將開發(fā)企業(yè)告上法庭。城建檔案館為此提供了該項目地基與基礎(chǔ)、主體結(jié)構(gòu)、施工技術(shù)文件和竣工圖，供有關(guān)部門進行技術(shù)鑒定，圓滿地解決了雙方的爭議。此外，建設(shè)單位、施工單位以及其他有關(guān)部門也時常會因工程質(zhì)量問題，到城建檔案館查閱檔案資料，以便判斷工程質(zhì)量事故的責(zé)任單位，確定解決問題的方法。經(jīng)過對上述由檔案館提供的建設(shè)工程檔案作為法律憑證的案件進行分析研究，我們發(fā)現(xiàn)，無論是根據(jù)檔案資料對工程施工質(zhì)量進行鑒定，還是依據(jù)檔案資料判斷工程質(zhì)量問題的責(zé)任，檔案能夠在整個案件中起到法律憑證作用，其中隱藏著一個關(guān)鍵的因素，即工程質(zhì)量的保修期，一旦超越工程質(zhì)量保修期，無論是哪個單位的責(zé)任，都無從追究。因此，建設(shè)工程檔案的法律憑證作用僅限于工程質(zhì)量的保修期內(nèi)。《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》（國務(wù)院第279號令）第四十條“在正常使用條件下，建設(shè)工程的最低保修期限為：（一）基礎(chǔ)設(shè)施工程、房屋建筑的地基基礎(chǔ)工程和主體結(jié)構(gòu)工程，為設(shè)計文件規(guī)定的該工程的合理使用年限；（二）屋面防水工程、有防水要求的衛(wèi)生間、房間和外墻面的防滲漏，為5年；（三）供熱與供冷系統(tǒng)，為2個采暖期、供冷期；（四）電氣管線、給排水管道、設(shè)備安裝和裝修工程為2年。其他項目的保修期限由發(fā)包方與承包方約定?！彪m然上述《條例》對房屋建筑工程的保修期限作了最低期限的規(guī)定，在實際工程實施中，建設(shè)單位與施工單位簽訂的合同有可能比《條例》規(guī)定的保修期長，但除了第一條為永久或長期外，其他幾條不可能為20年以上的長期。因此，根據(jù)以上規(guī)定，基礎(chǔ)設(shè)施工程、房屋建筑的地基基礎(chǔ)工程和主體結(jié)構(gòu)工程的保修期，為設(shè)計文件規(guī)定的該工程的合理使用年限。因此，在其相應(yīng)的工程實施過程中形成的各種文件材料的法律憑證屬性為永久或長期，毫無疑問是建設(shè)工程檔案歸檔的核心內(nèi)容。而房屋建筑工程的其他單位工程的保修期限均為短期，其形成的施工技術(shù)文件材料的法律憑證屬性僅在短期內(nèi)有效，不具備永久或長期保存價值。例如：屋面防水工程施工技術(shù)文件中的材料合格證書、檢查報告、送檢報告、施工質(zhì)量缺陷整改意見、監(jiān)理通知及復(fù)驗檢查記錄、防水工程批質(zhì)量驗收記錄、屋面淋水試驗檢查記錄、屋面蓄水試驗檢查記錄等，均應(yīng)為短期保存；電氣、給排水、消防、采暖、通風(fēng)、空調(diào)、燃氣、建筑智能、電梯等設(shè)備安裝工程的施工技術(shù)文件，如設(shè)備、產(chǎn)品質(zhì)量檢查、安裝記錄以及預(yù)檢查記錄、施工試驗記錄、工程質(zhì)量檢查記錄等，也應(yīng)為短期保存。二、建設(shè)工程檔案的歸檔內(nèi)容為恢復(fù)城市功能提供決策建設(shè)工程檔案為工程日后維修、改建、擴建提供技術(shù)參考，是城建檔案館保存檔案主要目的之一，而且其功能主要著眼于未來，短時期內(nèi)對建設(shè)工程檔案的需求應(yīng)該由建設(shè)單位、施工單位等檔案形成單位來承擔(dān)。這也許正是近20年來社會各界到城建檔案館查閱建設(shè)工程檔案不多，以及不同城市規(guī)定的歸檔范圍不盡相同的原因。例如有些特大城市和大城市就規(guī)定，城建檔案館只接收高層住宅的建設(shè)工程檔案，一般性多層住宅的建設(shè)工程檔案不需歸檔，因為即使幾十年后這些多層住宅需要維修、改建、擴建時沒有檔案資料，也難不倒工程技術(shù)人員。此外，通過最近幾年來城建檔案的服務(wù)利用得知，一些竣工時間較長、檔案已經(jīng)歸檔的建設(shè)項目，工程已經(jīng)到了維修周期，到城建檔案館查閱該部分檔案資料的用戶也逐漸增多，但是這些用戶幾乎都有一個共同的特點，即只關(guān)心原工程的地基基礎(chǔ)工程和主體結(jié)構(gòu)工程，而屋面防水、給排水管線、電氣工程、供熱與供冷系統(tǒng)、設(shè)備安裝和裝修工程等很少顧及。如筆者所在建始縣近幾年在對一些中小學(xué)教室、公共性建筑和老居民樓的維修加固中，無一例外的都是查閱該工程的地基基礎(chǔ)工程和主體結(jié)構(gòu)工程的檔案資料。當然，在對建筑物的普通維修中，用戶查閱電氣、給排水、采暖、通風(fēng)、空調(diào)、燃氣、消防等設(shè)備安裝工程的隱蔽工程驗收記錄及其竣工圖的情況也很常見。因此，從為日后建設(shè)工程維修、改建、擴建提供技術(shù)參考的角度來看，設(shè)備安裝工程施工技術(shù)文件中的設(shè)計變更、隱蔽工程檢查驗收記錄、專項驗收認可文件及竣工圖也應(yīng)當歸檔。城建檔案保存檔案的另一個重要作用是，在城市遭受自然災(zāi)害等突發(fā)事件時，為恢復(fù)城市功能提供決策服務(wù)。從我國已經(jīng)發(fā)生的唐山大地震、汶川大地震、玉樹大地震、甘肅舟曲泥石流等特大自然災(zāi)害的情況來看，城市供水、供電、通訊、交通工程等城市基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案，是災(zāi)后能否迅速恢復(fù)其功能的關(guān)鍵，并且對遭到破壞的建筑物的安全鑒定、使用維修等，更離不開地基基礎(chǔ)工程和主體結(jié)構(gòu)工程的施工文件材料，而各種設(shè)備安裝工程施工技術(shù)文件發(fā)揮的作用則有限。三、建設(shè)工程檔案的歸檔內(nèi)容要優(yōu)化根據(jù)《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328—2014）2019修訂版的要求，目前建設(shè)工程檔案的接收內(nèi)容中有工程準備階段文件材料，如建設(shè)項目立項審批文件、建設(shè)用地規(guī)劃審批文件、拆遷管理文件、招投標管理文件、規(guī)劃許可證發(fā)放管理文件和施工許可證發(fā)放管理文件等；工程監(jiān)理文件；竣工驗收備案管理文件等占有很大比重，對于建設(shè)工程項目而言，這些文件材料有一部分確實具有永久或長期保存價值，應(yīng)當歸檔。但是上述文件大部分已經(jīng)作為城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理文件，由有關(guān)政府部門和專業(yè)管理部門歸檔，建設(shè)單位不需要再重復(fù)歸檔。城建檔案館在服務(wù)利用時，可以通過信息集成有效地發(fā)揮其作用。當然，上述文件材料中，依據(jù)其專業(yè)管理的性質(zhì)和特點，有些是屬于短期保存的文件，不需要歸檔。建設(shè)工程招投標管理檔案是指在建設(shè)工程招投標活動過程中形成的文件材料，工程竣工后，在一定期限內(nèi)有關(guān)部門可能會通過查詢該檔案資料，確認參與建設(shè)的有關(guān)單位是否存在“竄標”、“抬標”、企業(yè)資質(zhì)弄虛作假、標底泄露等舞弊行為，但這部分檔案資料對工程今后的維修、改建、擴建均無任何作用，不需要永久或長期保存。同時我們通過建設(shè)工程招投標專業(yè)管理機構(gòu)制定的行業(yè)規(guī)范也可以得到佐證，例如：《湖北省建設(shè)工程招投標交易檔案管理辦法》規(guī)定，重大工程項目檔案保存5～10年、一般工程檔案保存5年；《安徽省建設(shè)工程招投標行政監(jiān)督工作導(dǎo)則（試行）》規(guī)定，檔案保存5年；《河北省建設(shè)工程招投標檔案管理辦法》規(guī)定，大型基礎(chǔ)設(shè)施、市政工程、公共建筑和市以上重點工程檔案保管至工程竣工后5年、其他工程檔案竣工后3年；等等。隨著城建檔案電子文件歸檔辦法的實施以及電子文件法律屬性的確立，城市基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案的歸檔內(nèi)容，尤其是大型基礎(chǔ)設(shè)施工程，如城市軌道交通工程、跨江橋梁（隧道）工程、鐵路工程、高速公路工程、航空運輸交通工程等，也應(yīng)審時度勢，適應(yīng)新技術(shù)發(fā)展的形勢，對傳統(tǒng)的歸檔內(nèi)容和載體進行調(diào)整，逐步實行以接收電子檔案為主、紙質(zhì)檔案為輔的原則，最大限度地化解館庫不足的矛盾。參考文獻[1]

深圳市檔案局.深圳市檔案信息化建設(shè)“十一五”規(guī)劃[EB/OL].(2012-04-14).[2]

劉王生.加強城管檔案管理工