印章與文件借用管理制度

印章與文件借用管理制度第一章總則為了規(guī)范企業(yè)內(nèi)部印章與文件的借用行為，保護(hù)企業(yè)的利益和安全，提高工作效率，訂立本制度。本制度適用于全部企業(yè)員工，并嚴(yán)格執(zhí)行。第二章印章管理第一節(jié)印章的種類和使用范圍1.公司印章公司印章是公司的緊要財(cái)務(wù)、開票、簽訂合同以及其他法律事務(wù)的證據(jù)，僅限授權(quán)人員使用。2.部門印章部門印章是由各部門自行管理和使用的，用于部門內(nèi)部的合同、文件的蓋章。第二節(jié)印章的保管和使用1.印章的保管責(zé)任公司印章由公司負(fù)責(zé)人保管，并對(duì)印章進(jìn)行定期檢查。部門印章由部門負(fù)責(zé)人保管，并做好相應(yīng)的登記和備案。2.印章的使用權(quán)限只有經(jīng)過授權(quán)的人員才略使用印章，未經(jīng)授權(quán)人員嚴(yán)禁觸碰和使用印章。印章使用時(shí)，必需確保印章的準(zhǔn)確、完整和清楚，避開印章被他人冒用和竄改。3.印章的使用程序申請(qǐng)使用印章的人員需填寫《印章使用申請(qǐng)表》，并獲得上級(jí)主管的批準(zhǔn)后方可使用。使用印章的人員在使用前應(yīng)核對(duì)印章的真實(shí)性和完整性，確認(rèn)無(wú)誤后方可使用。使用印章完成后，應(yīng)及時(shí)將印章歸還給保管人員，并填寫《印章使用登記表》。4.印章的丟失和損壞處理如發(fā)現(xiàn)印章丟失，應(yīng)立刻向上級(jí)主管報(bào)告，并進(jìn)行印章掛失。如發(fā)現(xiàn)印章?lián)p壞，應(yīng)立刻向上級(jí)主管報(bào)告，并進(jìn)行印章更換。第三節(jié)印章的年度審查與清點(diǎn)1.印章的年度審查年度審查由公司負(fù)責(zé)人組織進(jìn)行，包含對(duì)公司和各部門印章的真實(shí)性和完整性進(jìn)行核實(shí)。2.印章的清點(diǎn)每年底，在年度審查基礎(chǔ)上，由公司負(fù)責(zé)人組織對(duì)公司和各部門印章進(jìn)行清點(diǎn)，確保印章數(shù)量的準(zhǔn)確性。第三章文件借用管理第一節(jié)文件的種類和使用范圍1.公司文件公司文件包含各種合同、報(bào)告、備忘錄、文件檔案等，僅限授權(quán)人員使用。2.部門文件部門文件是由各部門自行管理和使用的，用于內(nèi)部部門之間的文件溝通。第二節(jié)文件的保管和使用1.文件的保管責(zé)任公司文件由文件管理部門負(fù)責(zé)保管和管理，確保文件的安全和完整。部門文件由各部門自行負(fù)責(zé)保管和管理，確保文件的安全和便捷取得。2.文件的使用權(quán)限只有經(jīng)過授權(quán)的人員才略使用文件，未經(jīng)授權(quán)人員嚴(yán)禁查閱和使用文件。使用文件時(shí)，必需確保文件的準(zhǔn)確和完整，避開文件被他人竄改和泄露。3.文件的借用程序申請(qǐng)借用文件的人員需填寫《文件借用申請(qǐng)表》，并獲得上級(jí)主管的批準(zhǔn)后方可借用文件。借用文件的人員在使用前應(yīng)認(rèn)真核對(duì)文件的內(nèi)容，確認(rèn)無(wú)誤后方可使用。借用文件使用完成后，應(yīng)及時(shí)歸還給文件管理部門或相關(guān)部門，并填寫《文件借用歸還登記表》。4.文件的保密和歸檔企業(yè)的保密文件必需依照保密制度進(jìn)行保管和使用，并在使用后及時(shí)歸檔。其他非保密文件應(yīng)依照文件管理規(guī)定進(jìn)行歸檔，確保文件的整理和存檔工作有序進(jìn)行。第三節(jié)文件的丟失和損壞處理1.文件的丟失如發(fā)現(xiàn)文件丟失，應(yīng)立刻向上級(jí)主管報(bào)告，并進(jìn)行相關(guān)調(diào)查和處理，以找回或增補(bǔ)相應(yīng)文件。2.文件的損壞如發(fā)現(xiàn)文件損壞，應(yīng)立刻向上級(jí)主管報(bào)告，并進(jìn)行相關(guān)修復(fù)或重新制作，確保文件的完整性。第四章監(jiān)督和考核第一節(jié)監(jiān)督器制度1.監(jiān)督人員的職責(zé)監(jiān)督人員負(fù)責(zé)對(duì)印章和文件借用管理的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查，并向上級(jí)主管報(bào)告情況。2.監(jiān)督人員的權(quán)力監(jiān)督人員有權(quán)要求查閱相關(guān)文件和印章使用情況，有權(quán)提出改進(jìn)建議，并對(duì)違反管理制度的行為進(jìn)行矯正和處理。第二節(jié)考核制度每年公司將對(duì)印章和文件借用管理情況進(jìn)行考核，評(píng)估各部門和個(gè)人的管理績(jī)效，并記錄相關(guān)信息，作為管理改進(jìn)和獎(jiǎng)懲的依據(jù)。第五章附則本制度的解釋