蓄能電廠QC小組-提高公司合同文本編制的準確率成果匯報書30

-0-課題簡介：1前言：牡丹江公司處于基建期，施工類合同、服務(wù)類合同及材料設(shè)備類合同數(shù)量龐大，在專職合同管理人員數(shù)量有限的情況下，合同文本編制的準確率直接影響合同管理水平。2目的及意義：合同是企業(yè)從事經(jīng)營活動和對外經(jīng)濟交往的重要手段，合同管理既是公司經(jīng)營管理的重要內(nèi)容，也是公司依法治企的重要體現(xiàn)形式。加強合同管理工作，提升合同管理水平，對于規(guī)范企業(yè)經(jīng)營，規(guī)避法律風險，展示公司管理形象和管理水平，保障公司安全健康發(fā)展具有重要意義。小組簡介：1小組概況：小組名稱牡丹江公司合同文本編制專項研究小組課題名稱提高牡丹江公司合同文本編制的準確率小組注冊時間2015.07小組注冊編號2015MDJ001課題注冊時間2015.07課題注冊編號2015MDJ-KT001課題完成時間2015.11課題類型管理型小組活動時間2015.7.28-2015.11.15小組活動次數(shù)8次成果鞏固期1個月培訓(xùn)合格率100%牡丹江公司合同文本編制專項研究小組簡介：牡丹江公司合同文本編制專項研究小組，由6名成員組成，涵蓋了計劃合同部、工程部、機電部（物流中心）等多個部門的相關(guān)人員，均是各部門的技能人才，是一支技術(shù)過硬、搭配合理、朝氣蓬勃、團結(jié)協(xié)作的工作團隊。該小組針對合同管理中習慣性的違規(guī)和常見偏差或錯誤開展技術(shù)創(chuàng)新、管理創(chuàng)新活動。2小組成員：姓名性別年齡學歷職稱QC職務(wù)張東華男31研究生中級工程師組長高翔男28大學助理工程師顧問劉錦程男28大學助理工程師副組長張凱玲女28大學助理工程師組員孫艷艷女27大學助理工程師組員魯恩龍男26大學助理工程師組員制表：張東華審核：劉錦程時間：2015.9.10選擇課題合同文本編制準確率合同文本編制準確率合同文本編制準確率99.5%合同文本編制準確率99.5%現(xiàn)在的問題201現(xiàn)在的問題2015年9月31日，張東華和其他小組成員對牡丹江公司2015年5月至9月合同文本的編制情況進行了統(tǒng)計，情況如下：合同文本編制準確率情況：月份56789準確率97.598.098.297.998.12015年5月至9月的合同文本編制平均準確率為97.9%，小于準確率99.5%的要求。結(jié)論：提高合同文本編制準確率對提高合同管理的水平有著顯著作用。因此提高合同文本編制準確率對滿足依法治企的要求、規(guī)避法律風險有著重要意義。確定選題提高牡丹江公司合同文本編制的準確率確定選題提高牡丹江公司合同文本編制的準確率制表：張東華審核：高翔時間：2015.10.9現(xiàn)狀調(diào)查針對牡丹江公司合同文本編制的實際情況，QC小組展開了現(xiàn)狀調(diào)查。調(diào)查一：2015年9月專項研究小組統(tǒng)計了5-9月期間的合同文本編制準確率，并制表如下：合同類型5月至9月合同數(shù)量（份）5月（%）6月（%）7月（%）8月（%）9月（%）平均值（%）施工類710010099.510010099.9服務(wù)類1499981009810099.0材料設(shè)備類10989799989898.0綜合采購類45979796979897.0制表：張東華審核：張凱玲時間：2015.10.8結(jié)論：通過以上表格分析可以看出，綜合采購類合同數(shù)量大且準確率為最低，因此不能提高綜合采購類合同文本編制的準確率，將嚴重影響合同管理的成效。問題發(fā)生次數(shù)未使用國網(wǎng)公司合同范本1缺少合同協(xié)議書2無違約責任約定條款1無爭議解決條款1缺少必要附件29合同文本類型選擇不當2調(diào)查二：張東華對合同文本編制不合格情況進行統(tǒng)計后編制如下圖表：結(jié)論：根據(jù)圖表和餅形圖可以看出，缺少必要的合同附件為影響合同編制準確率的主要原因，占所有問題的81%。目標可行性預(yù)測：通過以上分析可以得出，可預(yù)測指令性目標：提高牡丹江公司合同文本編制的準確率至99.5%。確定目標值2015年5月至9月的合同文本編制準確率實際值與目標值的對比如下：99.5%實施前99.5%實施前97.9%97.9%目目標值制表：張東華審核：魯恩龍時間：2015.10.14原因分析小組成員根據(jù)現(xiàn)狀調(diào)查找出的主要問題，圍繞牡丹江公司合同文本編制準確率未達到管理目標的主要癥結(jié)問題，采用頭腦風暴法找出可能影響癥結(jié)問題的各類因素，繪制如下魚刺圖：七、確定主要原因1、制定要因確認計劃表通過原因分析，我們QC小組對8條末端因素制定了詳細的要因確認計劃。要因確認計劃表序號末端因素確認內(nèi)容確認方法標準日期確認人1合同專兼職人員缺少合同管理相關(guān)業(yè)務(wù)知識和經(jīng)驗現(xiàn)場對合同管理人員進行摸底?，F(xiàn)場調(diào)查測試符合國網(wǎng)公司、新源公司及牡丹江公司合同管理規(guī)定。10月10日張東華2兼職人員無法兼顧主業(yè)務(wù)和兼職業(yè)務(wù)現(xiàn)場調(diào)研確認兼職人員的業(yè)務(wù)量。現(xiàn)場調(diào)查檢查是否存在主業(yè)務(wù)工作量過大而無法按時保質(zhì)完成兼職合同管理工作。10月10日高翔3無對應(yīng)的管理手冊或執(zhí)行手冊參照執(zhí)行核實國網(wǎng)公司和新源公司下發(fā)的管理手冊內(nèi)容。調(diào)查檢查是否存在無手冊可參照的情況。10月11日劉錦程4已下發(fā)的管理手冊或執(zhí)行手冊不符合實際情況檢查國網(wǎng)公司和新源公司下發(fā)的管理手冊在牡丹江公司的執(zhí)行情況。調(diào)查檢查檢查是否適用。10月11日張凱玲5管理手冊或執(zhí)行手冊的相關(guān)要求不適應(yīng)最新的法律法規(guī)要求對比國網(wǎng)公司和新源公司下發(fā)的管理手冊內(nèi)容與國家、行業(yè)法律法規(guī)的差異。調(diào)查檢查檢查是否存在差異。10月13日孫艷艷6無對應(yīng)的合同范本可用檢查國網(wǎng)公司及新源公司下發(fā)的合同范本。現(xiàn)場調(diào)查是否存在缺少部分類型合同范本的情況。10月13日魯恩龍7人員分工不合理現(xiàn)場調(diào)研各部門人員分工情況。現(xiàn)場調(diào)查是否存在分工不合理情況。10月14日張東華8合同審核流程中各崗位人員對文本的審核不夠細致，導(dǎo)致缺少必要的合同條款或附件?，F(xiàn)場調(diào)研合同管理流程中合同文本的檢查與復(fù)核情況。現(xiàn)場調(diào)查是否存在缺少合同條款或附件的現(xiàn)象。10月14日張東華合同專兼職人員缺少合同管理相關(guān)業(yè)務(wù)知識和經(jīng)驗確認一確認一確認一合同專兼職人員缺少合同管理相關(guān)業(yè)務(wù)知識和經(jīng)驗確認方法現(xiàn)場調(diào)查、測試確認標準符合國網(wǎng)公司、新源公司及牡丹江公司合同管理規(guī)定。確認過程經(jīng)調(diào)查，合同管理人員缺少合同管理相關(guān)業(yè)務(wù)知識和經(jīng)驗。確認時間2015-10-10確認地點牡丹江公司確認人張東華確認結(jié)果存在合同管理人員缺少合同管理相關(guān)業(yè)務(wù)知識和經(jīng)驗的現(xiàn)象。確認結(jié)論是要因是影響合同文本編制準確率的主要原因。是要因兼職人員無法兼顧主業(yè)務(wù)和兼職業(yè)務(wù)確認二確認二確認二兼職人員無法兼顧主業(yè)務(wù)和兼職業(yè)務(wù)確認方法現(xiàn)場調(diào)查、檢查確認標準是否存在主業(yè)務(wù)工作量過大而無法按時保質(zhì)完成兼職合同管理工作。確認過程1、經(jīng)調(diào)查，無主業(yè)務(wù)工作量過大而無法按時保質(zhì)完成兼職合同管理工作的情況出現(xiàn)。確認時間2015-10-10確認地點牡丹江公司確認人高翔確認結(jié)果無主業(yè)務(wù)工作量過大而無法按時保質(zhì)完成兼職合同管理工作的情況出現(xiàn)。確認結(jié)論非要因非要因不是影響合同文本編制準確率的主要原因。確認三確認三無對應(yīng)的管理手冊或執(zhí)行手冊參照執(zhí)行確認三無對應(yīng)的管理手冊或執(zhí)行手冊參照執(zhí)行確認方法現(xiàn)場調(diào)查確認標準是否存在無手冊可參照的情況。確認過程1、經(jīng)檢查，不存在無手冊可參照的情況。確認時間2015-10-11確認地點牡丹江公司確認人劉錦程確認結(jié)果不存在無手冊可參照的情況。確認結(jié)論非要因非要因不是影響合同文本編制準確率的主要原因。確認四確認四已下發(fā)的管理手冊或執(zhí)行手冊不符合實際情況確認四已下發(fā)的管理手冊或執(zhí)行手冊不符合實際情況確認方法現(xiàn)場調(diào)查確認標準檢查是否適用。確認過程1、經(jīng)檢查，不存在已下發(fā)的管理手冊或執(zhí)行手冊不符合實際情況。確認時間2015-10-11確認地點牡丹江公司確認人張凱玲確認結(jié)果不存在已下發(fā)的管理手冊或執(zhí)行手冊不符合實際情況。確認結(jié)論非要因非要因不是影響合同文本編制準確率的主要原因。確認五管理手冊或執(zhí)行手冊的相關(guān)要求不適應(yīng)最新的法律法規(guī)要求確認五確認五管理手冊或執(zhí)行手冊的相關(guān)要求不適應(yīng)最新的法律法規(guī)要求確認方法現(xiàn)場檢查確認標準檢查是否存在差異。確認過程1、經(jīng)檢查，不存在管理手冊或執(zhí)行手冊的相關(guān)要求不適應(yīng)最新的法律法規(guī)要求的情況。確認時間2015-10-13確認地點牡丹江公司確認人孫艷艷確認結(jié)果非要因不存在管理手冊或執(zhí)行手冊的相關(guān)要求不適應(yīng)最新的法律法規(guī)要求的情況。非要因確認結(jié)論不是影響合同文本編制準確率的主要原因。確認六無對應(yīng)的合同范本可用確認六確認十三無對應(yīng)的合同范本可用確認方法現(xiàn)場調(diào)查確認標準是否存在缺少部分類型合同范本的情況。確認過程1、經(jīng)檢查，存在缺少部分類型合同范本的情況，但可以參照類似類型合同范本。確認時間2015-10-13確認地點牡丹江公司確認人魯恩龍確認結(jié)果存在缺少部分類型合同范本的情況，但不影響合同文本編制準確率。確認結(jié)論非要因非要因不是影響合同文本編制準確率的主要原因。人員分工不合理確認七確認七確認七人員分工不合理確認方法現(xiàn)場檢查確認標準是否存在分工不合理情況。確認過程1、經(jīng)檢查，不存在分工不合理情況。確認時間201-10-14確認地點牡丹江公司確認人張東華確認結(jié)果不存在分工不合理情況。確認結(jié)論非要因非要因不是影響合同文本編制準確率的主要原因。確認八確認八合同審核流程中各崗位人員對文本的審核不夠細致，導(dǎo)致缺少必要的合同條款或附件。確認八合同審核流程中各崗位人員對文本的審核不夠細致，導(dǎo)致缺少必要的合同條款或附件。確認方法現(xiàn)場調(diào)查確認標準是否存在缺少合同條款或附件的現(xiàn)象。確認過程1、經(jīng)檢查，存在合同審核流程中各崗位人員對文本的審核不夠細致，導(dǎo)致缺少必要的合同條款或附件。確認時間2015-10-14確認地點牡丹江公司確認人張東華確認結(jié)果是要因存在缺少對合同文本的檢查與復(fù)核，導(dǎo)致缺少必要的合同條款或附件。是要因確認結(jié)論是影響合同文本編制準確率的主要原因。經(jīng)過分析論證，要因一：1.合同專兼職人員缺少合同管理相關(guān)業(yè)務(wù)知識和經(jīng)驗確認為要因要因一：1.合同專兼職人員缺少合同管理相關(guān)業(yè)務(wù)知識和經(jīng)驗要因二要因二：8.合同審核流程中各崗位人員對文本的審核不夠細致，導(dǎo)致缺少必要的合同條款或附件。PLC程序判據(jù)多八、制定對策1制定對策實施表針對以上所確定的原因，本小組成員經(jīng)過認真的討論，按照5W1H的原則制定了相應(yīng)的對策表。序號要因?qū)Σ吣繕舜胧┴撠熑说攸c時間1合同專兼職人員缺少合同管理相關(guān)業(yè)務(wù)知識和經(jīng)驗加強業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)。合同管理專兼職人員達標率100%由具有經(jīng)驗的人員指導(dǎo)無經(jīng)驗或缺少經(jīng)驗的合同專兼職人員。2.組織合同文本編制專題培訓(xùn)。張東華劉錦程孫艷艷牡丹江公司9.10-9.222合同審核流程中各崗位人員對文本的審核不夠細致，導(dǎo)致缺少必要的合同條款或附件。合同專兼職人員加強對合同流轉(zhuǎn)過程的跟蹤，提醒各崗位人員在審核過程中需注意的審核職責和內(nèi)容。審核覆蓋率100%通過經(jīng)法系統(tǒng)流程跟蹤功能，及時跟蹤合同文本的審核過程，定期提醒相關(guān)人員需注意的問題。借助外聘律師的有力資源，加強對合同文本的把關(guān)。張東華魯恩龍孫艷艷牡丹江公司9.20-10.9九、對策實施本小組成員經(jīng)過認真的討論，制定出對策后于9月10日起開始落實相應(yīng)對策，對策實施后的效果如下：實施一：實施一：加強業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)。9月10日至9月22日，小組成員開展了兩次合同文本編制專題培訓(xùn)，并制定經(jīng)驗豐富的合同管理人員對缺少經(jīng)驗的合同專兼職人員進行指導(dǎo)。分目標檢查表1檢查人：張東華、高翔、劉錦程、孫艷艷2015.9.22合同管理專兼職人員達標率實施前實施后合同管理專兼職人員達標率100%結(jié)論：成功！85.3%100%實施二：實施二：合同專兼職人員加強對合同流轉(zhuǎn)過程的跟蹤，提醒各崗位人員在審核過程中需注意的審核職責和內(nèi)容。9月20日至10月9日，小組成員通過經(jīng)法系統(tǒng)流程跟蹤功能，及時跟蹤合同文本的審核過程，定期提醒相關(guān)人員需注意的問題；借助外聘律師的有力資源，加強對合同文本的把關(guān)。分目標檢查表2：檢查人：張東華、張凱玲、魯恩龍2015.10.9審核覆蓋率實施前實施后審核覆蓋率100%結(jié)論：成功！98%100%十、效果檢查實施完成后，經(jīng)過10-11月的檢驗，小組對此次活動進行效果檢查。1.目標檢查時間合同文本編制準確率（%）要求值（%）10-11月份（活動前預(yù)計）97.999.510-11月份（活動后實測）99.6牡丹江公司合同文本編制準確率目標實現(xiàn)目標實現(xiàn)99.697.9%99.5%99.697.9%99.5%活動后要求值活動前活動后要求值活動前2.綜合效益分析本次QC小組活動共計提高合同準確率1.7%，提高了公司合同管理的水平，為依法治企提供了保障。規(guī)范了企業(yè)經(jīng)營，規(guī)避了法律風險，提升公司管理形象和管理水平。十一、鞏固措施通過QC小組活動，我們小組成員提高了應(yīng)用PDCA循環(huán)分析問題和解決問題的能力，進一步提高小組人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，豐富了合同管理的經(jīng)驗，以適應(yīng)公司發(fā)展的需要。我們把活動中的措施總結(jié)納入到日后的合同管理中，用以指導(dǎo)在合同管理工作中遇到類似問題的解決。鞏固措施實施表序號鞏固措施1將本次QC小組活動成果匯總，整理形成合同管理中需要注意的要點，便于指導(dǎo)剛從事合同管理工作的專兼職員工快速適應(yīng)崗位技能要