人事檔案管理八項(xiàng)制度（7篇）

人事檔案管理八項(xiàng)制度員工檔案管理制度是一系列規(guī)范，旨在確保人事部門(mén)有效保存和管理員工檔案。其主要內(nèi)容涵蓋以下八項(xiàng)規(guī)定：1.管理責(zé)任制度：定義人事部門(mén)及管理層在檔案管理中的職責(zé)和權(quán)限，確保責(zé)任的明確與執(zhí)行。2.信息采集制度：規(guī)定收集員工檔案信息的方法、內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)，以保證信息的準(zhǔn)確性和全面性。3.保存制度：設(shè)定檔案的保存期限、地點(diǎn)和方法，以確保檔案的安全性和合規(guī)性。4.查詢(xún)制度：明確員工及相關(guān)方查詢(xún)檔案的程序和條件，以維護(hù)檔案的可訪(fǎng)問(wèn)性和保密性。5.借閱制度：規(guī)定借閱員工檔案的權(quán)限、流程和要求，以保障檔案的合規(guī)使用和及時(shí)歸還。6.整理與歸檔制度：建立檔案整理和歸檔的標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序，以實(shí)現(xiàn)檔案的有序和高效管理。7.安全保密制度：設(shè)定檔案的安全保密標(biāo)準(zhǔn)和措施，防止信息泄露和不當(dāng)使用。8.銷(xiāo)毀制度：規(guī)定檔案銷(xiāo)毀的條件、流程和方法，以確保合規(guī)銷(xiāo)毀并減少對(duì)環(huán)境的影響。這些制度的核心目標(biāo)是維護(hù)員工檔案的完整性、可信性、安全性和合法性，為企業(yè)的員工檔案管理提供指導(dǎo)和標(biāo)準(zhǔn)。這些制度有助于提升管理效能，避免人力資源和物質(zhì)資源的浪費(fèi)。人事檔案管理八項(xiàng)制度（二）一、制度總覽本規(guī)定旨在確立和執(zhí)行公司人事檔案的規(guī)范化管理，以保護(hù)員工權(quán)益，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和機(jī)密性，同時(shí)提升工作效率和業(yè)務(wù)效能。二、檔案管理涵蓋范圍1.檔案管理覆蓋對(duì)象包括所有在職、離職員工，以及實(shí)習(xí)生和臨時(shí)工等。2.檔案管理內(nèi)容涉及員工個(gè)人基本信息、工作經(jīng)歷、學(xué)歷證明、資格證書(shū)、考勤記錄、薪酬福利等相關(guān)文件。三、檔案管理責(zé)任1.人力資源部門(mén)承擔(dān)檔案管理的最終責(zé)任，并指定專(zhuān)職人員負(fù)責(zé)具體操作。2.各部門(mén)負(fù)責(zé)人需與人力資源部門(mén)協(xié)作，確保員工檔案的準(zhǔn)確性和完整性。四、檔案管理流程1.入職階段：1.1新員工需提供身份證、學(xué)歷證明、健康證明等材料，并填寫(xiě)入職檔案登記表。1.2人力資源部門(mén)進(jìn)行初次入職檔案登記，建立員工檔案。1.3檔案專(zhuān)員對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、歸檔和編號(hào)，記錄入職檔案流程及時(shí)間點(diǎn)。2.在職階段：2.1員工崗位變動(dòng)或晉升時(shí)，檔案專(zhuān)員更新檔案，包括調(diào)崗記錄、晉升證明等。2.2檔案專(zhuān)員每年定期對(duì)全員檔案進(jìn)行復(fù)核，進(jìn)行必要的修正或補(bǔ)充。2.3員工離職時(shí)，檔案專(zhuān)員進(jìn)行檔案歸檔，并整理離職檔案。3.檔案歸檔與保管：3.1檔案專(zhuān)員負(fù)責(zé)檔案歸檔，記錄存儲(chǔ)位置。3.2歸檔檔案需妥善保管，確保安全無(wú)虞。3.3檔案專(zhuān)員需建立查詢(xún)和借閱制度，確保每次查詢(xún)和借閱有記錄和審核。五、檔案查詢(xún)與借閱1.員工可向檔案專(zhuān)員申請(qǐng)查詢(xún)檔案，如個(gè)人信息、福利待遇等。2.檔案專(zhuān)員應(yīng)及時(shí)響應(yīng)，提供相關(guān)檔案信息，保障員工查詢(xún)權(quán)益。3.借閱檔案需填寫(xiě)申請(qǐng)表，經(jīng)檔案專(zhuān)員審核、確認(rèn)借閱目的和期限后執(zhí)行。4.借閱者需按時(shí)歸還，如需延長(zhǎng)，需提前申請(qǐng)并獲得批準(zhǔn)。六、檔案保密1.檔案專(zhuān)員有保密責(zé)任，不得泄露員工的個(gè)人隱私信息。2.未經(jīng)許可，任何部門(mén)或個(gè)人不得擅自查閱或使用員工檔案。3.離職員工檔案應(yīng)加密保存，防止信息泄露。七、檔案修正與補(bǔ)充1.員工發(fā)現(xiàn)檔案錯(cuò)誤或缺失，應(yīng)及時(shí)通知檔案專(zhuān)員，提供準(zhǔn)確信息，并填寫(xiě)修正或補(bǔ)充申請(qǐng)表。2.檔案專(zhuān)員應(yīng)及時(shí)處理修正或補(bǔ)充申請(qǐng)，并記錄修改或補(bǔ)充的時(shí)間和內(nèi)容。八、考核與處分1.對(duì)違反檔案管理規(guī)定的行為，公司將依據(jù)相關(guān)制度進(jìn)行紀(jì)律處分。2.如檔案專(zhuān)員發(fā)生嚴(yán)重違規(guī)，將面臨相應(yīng)的考核和處罰。以上規(guī)定為參考模板，實(shí)際執(zhí)行時(shí)需根據(jù)公司具體情況進(jìn)行調(diào)整和補(bǔ)充。人事檔案管理八項(xiàng)制度（三）一、引言本公司依據(jù)勞動(dòng)法及相關(guān)法律法規(guī)的明確規(guī)定，為了實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的規(guī)范化，并進(jìn)一步強(qiáng)化員工個(gè)人信息的保密與管理，特此制定本制度。二、目的與適用范圍1.目的：本制度旨在明確人事檔案管理的核心原則、職責(zé)劃分及具體流程，以確保員工個(gè)人信息的安全與保密，同時(shí)提升檔案管理的效率與質(zhì)量。2.適用范圍：本制度全面覆蓋并適用于本公司所有涉及員工檔案管理工作的環(huán)節(jié)與流程。三、職責(zé)與權(quán)限1.人事部門(mén)職責(zé)：（1）負(fù)責(zé)構(gòu)建并持續(xù)優(yōu)化員工檔案管理系統(tǒng)；（2）制定并嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理的各項(xiàng)流程及標(biāo)準(zhǔn)；（3）確保檔案的準(zhǔn)確性、完整性與時(shí)效性；（4）全力保障員工個(gè)人信息的安全與保密；（5）對(duì)員工檔案進(jìn)行定期的監(jiān)督與審核。2.部門(mén)主管職責(zé)：（1）負(fù)責(zé)及時(shí)提交與本部門(mén)員工檔案相關(guān)的各類(lèi)材料；（2）確保本部門(mén)員工檔案的準(zhǔn)確性、完整性與時(shí)效性；（3）嚴(yán)格遵守員工個(gè)人信息保密的相關(guān)規(guī)定。四、檔案管理流程1.檔案建立：（1）員工入職后，由人事部門(mén)負(fù)責(zé)其檔案的建立與編號(hào)；（2）員工需如實(shí)填寫(xiě)個(gè)人信息表格，并提供相關(guān)證明材料；（3）人事部門(mén)依據(jù)員工提供的信息與材料，完成檔案的建立與信息錄入。2.檔案存儲(chǔ)：（1）檔案應(yīng)得到妥善保管，以防止丟失、損壞或泄露；（2）檔案室應(yīng)配備專(zhuān)業(yè)人員負(fù)責(zé)管理與監(jiān)督，并配置安全防火、防水及防盜等設(shè)施。3.檔案查詢(xún)與借閱：（1）員工如需查詢(xún)檔案，需向人事部門(mén)提出申請(qǐng)并填寫(xiě)檔案查詢(xún)申請(qǐng)表；（2）檔案借閱需經(jīng)人事部門(mén)審批，并填寫(xiě)檔案借閱登記表；借閱人需遵守相關(guān)規(guī)定，妥善保管借閱文件并按時(shí)歸還。4.檔案整理與更新：（1）定期對(duì)檔案進(jìn)行整理與更新，以確保其準(zhǔn)確性、完整性與時(shí)效性；（2）檔案應(yīng)設(shè)置明確的歸檔標(biāo)準(zhǔn)與目錄，以便于查找與管理。五、保密措施1.員工個(gè)人信息保密：（1）員工個(gè)人信息應(yīng)受到嚴(yán)格保密，不得隨意泄露給未經(jīng)授權(quán)的人員；（2）人事部門(mén)與檔案室人員需簽署保密協(xié)議，并接受相關(guān)保密培訓(xùn)。2.檔案信息保密：（1）檔案應(yīng)得到妥善保存，以防止泄露與損壞；（2）檔案的借閱與查詢(xún)需經(jīng)過(guò)審批程序，并保留相關(guān)記錄。六、檔案保存期限與銷(xiāo)毀1.檔案保存期限：?jiǎn)T工離職后，其檔案需按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定保存一定期限。2.檔案銷(xiāo)毀：（1）檔案保存期限屆滿(mǎn)后，需進(jìn)行銷(xiāo)毀處理并填寫(xiě)銷(xiāo)毀登記表；（2）檔案銷(xiāo)毀需經(jīng)相關(guān)部門(mén)審批并由指定人員執(zhí)行；銷(xiāo)毀后的檔案不得留有任何復(fù)制或殘留。七、違紀(jì)與處罰對(duì)于違反本檔案管理制度的行為，公司將依據(jù)情節(jié)輕重采取口頭警告、書(shū)面警告、記過(guò)、記大過(guò)直至辭退等處罰措施。八、附則1.本制度的最終解釋權(quán)歸本公司所有。2.本制度自發(fā)布之日起正式執(zhí)行。3.如需對(duì)本制度進(jìn)行修改或補(bǔ)充，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)層批準(zhǔn)后實(shí)施。以上即為本公司人事檔案管理制度的詳細(xì)內(nèi)容。各部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度的規(guī)定與要求，以確保檔案管理工作的順利開(kāi)展與高效運(yùn)行。人事檔案管理八項(xiàng)制度（四）人事檔案管理制度模板（修訂版）一、制度宗旨本制度旨在規(guī)范并優(yōu)化企業(yè)人事檔案管理流程，確保檔案內(nèi)容的安全、完整與準(zhǔn)確性，為企業(yè)的人力資源管理與戰(zhàn)略決策提供堅(jiān)實(shí)的信息基礎(chǔ)。二、適用范圍本制度全面覆蓋企業(yè)全體在職員工及負(fù)責(zé)人事檔案管理工作的相關(guān)人員。三、制度細(xì)則1.檔案建立新員工檔案：新員工入職之際，由人事部門(mén)負(fù)責(zé)創(chuàng)建個(gè)人檔案，內(nèi)含個(gè)人基本信息、勞動(dòng)合同及協(xié)議、身份證件復(fù)印件等必要資料。檔案確認(rèn)：檔案建立后需經(jīng)員工本人確認(rèn)無(wú)誤后，方可正式歸檔，并同步建立電子檔案作為備份。2.檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)化歸檔：采用統(tǒng)一的文件夾標(biāo)準(zhǔn)對(duì)個(gè)人檔案進(jìn)行歸檔，依據(jù)員工姓名及工號(hào)進(jìn)行編號(hào)管理。分類(lèi)存儲(chǔ)：檔案文件夾需詳細(xì)分類(lèi)，包括但不限于個(gè)人基本信息、入職相關(guān)材料、離職手續(xù)文件及獎(jiǎng)懲記錄等。3.檔案保管雙重備份：人事檔案實(shí)行實(shí)物檔案與電子檔案雙重保管機(jī)制，實(shí)物檔案存放于專(zhuān)設(shè)檔案柜，嚴(yán)禁非授權(quán)訪(fǎng)問(wèn)。定期維護(hù)：檔案保管室由專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理，定期執(zhí)行清點(diǎn)與整理工作，確保檔案有序存放。4.檔案查詢(xún)員工查詢(xún)權(quán)限：?jiǎn)T工享有查閱自身檔案的權(quán)利，但需提前向人事部門(mén)提交申請(qǐng)，由人事部門(mén)負(fù)責(zé)提供查閱服務(wù)。外部查詢(xún)限制：非員工本人查詢(xún)檔案需依據(jù)法律授權(quán)，并經(jīng)過(guò)嚴(yán)格審批流程。5.檔案移交移交流程：?jiǎn)T工崗位調(diào)動(dòng)或離職時(shí)，其檔案需按規(guī)定移交給相關(guān)部門(mén)或人事部門(mén)，并詳細(xì)記錄移交過(guò)程。核對(duì)校驗(yàn)：檔案移交時(shí)需進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)，確保檔案的完整性與準(zhǔn)確性。6.檔案保密信息保密：所有人事檔案信息均視為敏感信息，需嚴(yán)格保密，控制查閱權(quán)限，防止信息泄露。離職檔案管理：離職員工檔案需進(jìn)行冷凍保管，未經(jīng)授權(quán)不得對(duì)外提供或泄露。7.檔案銷(xiāo)毀銷(xiāo)毀程序：檔案保管期限屆滿(mǎn)后，由人事部門(mén)負(fù)責(zé)按照相關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行銷(xiāo)毀程序，確保檔案安全處理。銷(xiāo)毀記錄：檔案銷(xiāo)毀過(guò)程需詳細(xì)記錄，以備后續(xù)審計(jì)或查詢(xún)。8.監(jiān)督與評(píng)估監(jiān)督機(jī)制：人事部門(mén)需定期對(duì)人事檔案管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正并提出改進(jìn)措施。制度評(píng)估：定期對(duì)人事檔案管理制度進(jìn)行全面評(píng)估，確保其持續(xù)有效與合規(guī)。四、附則對(duì)于任何違反本制度規(guī)定的人事檔案管理行為，將依據(jù)公司相關(guān)規(guī)章制度給予相應(yīng)的紀(jì)律處分；情節(jié)嚴(yán)重者，將依法追究法律責(zé)任。本制度為模板性質(zhì)，具體實(shí)施時(shí)需結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整與優(yōu)化。人事檔案管理八項(xiàng)制度（五）一、目的與依據(jù)1.1目的：本制度的目的是確保人事檔案的完整、準(zhǔn)確、安全、便捷管理，為企業(yè)的人力資源管理提供可靠數(shù)據(jù)支持。1.2依據(jù)：本制度的制定依據(jù)為《中華人民共和國(guó)勞動(dòng)法》、《中華人民共和國(guó)人事檔案管理?xiàng)l例》等有關(guān)法律法規(guī)，以及企業(yè)內(nèi)部管理規(guī)定。二、適用范圍本制度適用于公司所有員工的人事檔案管理工作。三、定義與流程3.1人事檔案：指記錄員工個(gè)人基本信息、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)記錄、獎(jiǎng)懲情況等相關(guān)資料的檔案。3.2檔案管理流程：包括檔案建立、檔案保存、檔案查詢(xún)、檔案借閱、檔案銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)。四、檔案建立與歸檔4.1新員工入職時(shí)，由人事部門(mén)負(fù)責(zé)統(tǒng)一建立人事檔案，包括員工個(gè)人資料、學(xué)歷證明、身份證明、勞動(dòng)合同等相關(guān)材料。4.2員工辭職離職時(shí)，由人事部門(mén)負(fù)責(zé)將其人事檔案進(jìn)行歸檔處理。4.3檔案歸檔時(shí)需按照員工姓名或工號(hào)進(jìn)行分類(lèi)存放，確保檔案的完整性和可查找性。五、檔案保存與管理5.1紙質(zhì)檔案的保存：將紙質(zhì)檔案以密封、防塵、防潮的方式妥善保管，放置于專(zhuān)用柜或?qū)Ｓ脗}(cāng)庫(kù)，禁止私自帶出。5.2電子檔案的保管：將電子檔案存儲(chǔ)于密碼保護(hù)的服務(wù)器或云存儲(chǔ)系統(tǒng)中，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。5.3檔案管理責(zé)任：人事部門(mén)負(fù)責(zé)檔案管理工作，定期檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性。5.4檔案保存期限：按照相關(guān)法律法規(guī)要求，不同類(lèi)型的檔案有不同的保存期限，到期后應(yīng)進(jìn)行安全銷(xiāo)毀。六、檔案查詢(xún)與借閱6.1員工可以向人事部門(mén)申請(qǐng)查詢(xún)自己的個(gè)人檔案，但須符合相關(guān)規(guī)定及程序。6.2他人查詢(xún)檔案需取得被查詢(xún)?nèi)说臅?shū)面授權(quán)，并向人事部門(mén)提出申請(qǐng)。6.3檔案借閱需提前向人事部門(mén)提出申請(qǐng)，填寫(xiě)借閱單，并承諾確保檔案安全，如有遺失或損壞應(yīng)負(fù)責(zé)賠償。七、檔案銷(xiāo)毀與保密7.1檔案銷(xiāo)毀應(yīng)按照保密要求和檔案管理制度的規(guī)定進(jìn)行，做到徹底銷(xiāo)毀，確保不留任何后患。7.2涉密檔案的銷(xiāo)毀須經(jīng)過(guò)保密部門(mén)同意，并保存銷(xiāo)毀記錄。7.3在檔案銷(xiāo)毀過(guò)程中，嚴(yán)禁將機(jī)密文件隨意拋棄或外借。八、違紀(jì)懲處與改進(jìn)措施8.1違反本制度規(guī)定的行為，將根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)的紀(jì)律處分。8.2人事部門(mén)應(yīng)不斷加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督和培訓(xùn)，提高檔案管理的規(guī)范性和效率。九、附則本制度自頒布之日起執(zhí)行，如有需要對(duì)本制度進(jìn)行修訂，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意，并以公告形式通知全體員工。人事檔案管理八項(xiàng)制度（六）一、設(shè)立檔案管理機(jī)構(gòu)1.根據(jù)企業(yè)規(guī)模及需求，設(shè)立專(zhuān)門(mén)的人事檔案管理部門(mén)。2.該部門(mén)負(fù)責(zé)制定、歸檔、保管及利用人事檔案。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)配備專(zhuān)職人員，要求具備相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能。二、檔案編制與整理1.根據(jù)公司招聘、聘用、培訓(xùn)等流程，對(duì)員工檔案進(jìn)行編制。2.編制內(nèi)容應(yīng)涵蓋基本信息、聘用合同、培訓(xùn)記錄、晉升記錄等。3.歸檔時(shí)，遵循既定程序和標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案的完整性和可檢索性。三、檔案保管措施1.檔案應(yīng)存放在安全、防火、防潮的設(shè)施中，防止遺失或損壞。2.保管人員需定期檢查檔案的完整性和安全性，及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和更新。四、檔案的借閱與使用1.借閱檔案需遵循相關(guān)制度和審批流程，未經(jīng)許可不得擅自查閱。2.使用檔案應(yīng)遵守法律法規(guī)和公司規(guī)定，禁止泄露或私自使用。五、檔案銷(xiāo)毀規(guī)定1.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)遵循固定周期，不得隨意銷(xiāo)毀。2.銷(xiāo)毀檔案需經(jīng)過(guò)相關(guān)部門(mén)審批，并由專(zhuān)人操作，以確保檔案安全。六、檔案轉(zhuǎn)移與交接1.檔案轉(zhuǎn)移和交接應(yīng)遵循公司規(guī)定和流程，保證檔案的連續(xù)性和完整性。2.過(guò)程中應(yīng)建立詳細(xì)記錄和清單，確保檔案的準(zhǔn)確性和一致性。七、檔案管理的評(píng)估與優(yōu)化1.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行評(píng)估，發(fā)現(xiàn)并解決存在的問(wèn)題和不足。2.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，及時(shí)修訂檔案管理制度，并對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)和宣導(dǎo)。八、檔案管理的監(jiān)督與糾正1.建立監(jiān)督機(jī)制，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查。2.對(duì)檔案管理中的違規(guī)行為進(jìn)行糾正和處理，確保管理的規(guī)范性和有效性。人事檔案管理八項(xiàng)制度（七）1.檔案責(zé)任體系本規(guī)定旨在規(guī)范公司人事檔案管理，明確各相關(guān)人員的職責(zé)和義務(wù)。其主要內(nèi)容包括：(1)人力資源部門(mén)全權(quán)負(fù)責(zé)公司人事檔案的管理工作，以確保檔案的完整性和安全性。(2)各部門(mén)主管應(yīng)與人力資源部門(mén)協(xié)作，確保本部門(mén)人事檔案的及時(shí)提交和歸檔。(3)公司所有員工應(yīng)遵守既定程序和時(shí)間要求，提交個(gè)人相關(guān)資料，并參與檔案管理工作。2.檔案管理流程規(guī)定本規(guī)定旨在規(guī)范人事檔案管理流程，確保檔案的準(zhǔn)確和及時(shí)歸檔和檢索。具體內(nèi)容如下：(1)檔案管理流程涵蓋歸檔、存儲(chǔ)、維護(hù)和檢索等步驟，每個(gè)步驟應(yīng)明確責(zé)任人和執(zhí)行程序。(2)歸檔時(shí)，需按照文件分類(lèi)和編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行登記和備案。(3)檔案存儲(chǔ)應(yīng)采取安全措施，以保護(hù)檔案的完整性和保密性。(4)定期更新和維護(hù)檔案，確保員工個(gè)人信息的準(zhǔn)確性。(5)檔案檢索和借閱需遵循規(guī)定程序，以確保信息的準(zhǔn)確和及時(shí)獲取。3.檔案保密規(guī)定本規(guī)定旨在保護(hù)人事檔案的機(jī)密性，確保檔案信息安全。具體條款如下：(1)所有接觸檔案的人員應(yīng)遵守保密協(xié)議，禁止向未經(jīng)授權(quán)的外部人員泄露檔案信息。(2)檔案管理人員應(yīng)妥善保管資料，嚴(yán)格控制檔案的查閱和借閱權(quán)限。(3)歸檔時(shí)，檔案應(yīng)按照規(guī)定程序密封，并標(biāo)注保密等級(jí)。(4)檔案的復(fù)制和傳輸需遵循特定要求和程序，以確保信息的安全和完整。4.檔案使用規(guī)定本規(guī)定旨在規(guī)范人事檔案的使