大學電子文件歸檔及管理辦法

PAGEPAGE1大學電子文件歸檔及管理辦法大學電子文件歸檔及管理辦法第一條為規(guī)范我校電子文件的歸檔及管理工作，保障歸檔的電子文件安全有效適用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《廣東省電子文件管理暫行辦法》等有關(guān)法律法規(guī)的精神，制定本辦法。第二條本辦法所稱電子文件，是指通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。第三條機關(guān)各處室、院（系、部）等單位和部門應建立電子文件歸檔制度，指定專人（一般為單位或部門兼職檔案員）負責本部門的電子文件歸檔工作，將電子文件的收集、整理、歸檔、保管、利用工作納入單位（部門）文書處理程序和相關(guān)人員的崗位責任。第四條凡有保存價值的電子文件，文件形成單位（部門）均必須歸檔。電子文件的歸檔范圍、保管期限和密級劃分，參照紙質(zhì)文件歸檔的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第五條電子文件的收集與積累要求（1）收集時應注明文件存儲格式、文字處理工具等，必要時同時保留文字處理工具軟件。文字型電子文件以XML、RTF、TXT、DOC為通用格式；（2）對用掃描儀等設備獲得的采用非通用文件格式的圖像電子文件，收集時應將其轉(zhuǎn)換成通用格式，如無法轉(zhuǎn)換，則應將相關(guān)軟件一并收集。掃描型電子文件以JPEG、TIFF為通用格式；（3）對用計算機輔助設計或繪圖等設備獲得的圖形電子文件，收集時應注明其軟硬件環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù)；（4）對用視頻或多媒體設備獲得的文件以及用超媒體鏈接技術(shù)制成的文件，應同時收集其非通用格式的壓縮算法和相關(guān)軟件。視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVI為通用格式；（5）對用音頻設備獲得的聲音文件，應同時收集其屬性標識、參數(shù)和非通用格式的相關(guān)軟件。音頻電子文件以WAV、MP3為通用格式；（6）對用通用軟件產(chǎn)生的電子文件，應同時收集其軟件型號、名稱、版本號和相關(guān)參數(shù)手冊、說明資料等。專用軟件產(chǎn)生的電子文件原則上應轉(zhuǎn)換成通用電子文件，如不能轉(zhuǎn)換，收集時應連同專用軟件一并收集。第六條電子文件歸檔的基本要求（1）電子文件應按照本單位（部門）紙質(zhì)文件的分類方案和整理方法進行分類、整理，下載到耐久性的載體上（推薦采用的載體，按優(yōu)先順序依次為：(www.)只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等，不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體）；（2）存儲電子文件的載體或裝具上應貼有標簽，標簽上應注明載體序號、全宗號、類別號、密級、保管期限、存入日期等，歸檔后的電子文件的載體應設置成禁止寫操作的狀態(tài)；（3）電子文件歸檔時，應同時填寫《電子文件登記表》，與相應的電子文件一同歸檔保存。（4）歸檔完畢，電子文件形成單位（部門）應將存有歸檔前電子文件的載體保存至少1年。第七條歸檔電子文件移交前，文件形成單位（部門）必須認真檢測電子文件，并填寫《歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表》。登記表一式兩份，一份隨電子文件移交給綜合檔案室，一份由電子文件形成單位（部門）保存。第八條電子文件的檢驗應包括以下項目（1）載體有無劃痕、是否清潔；（2）有無病毒；（3）核實歸檔電子文件的真實性、完整性、有效性檢驗和審核手續(xù)；（4）核實登記表、軟件、說明資料等是否齊全；（5）對特殊格式的電子文件，應核實其相關(guān)的軟件、版本、操作手冊等是否完整。第九條綜合檔案室應按照檢驗要求對移交電子文件逐一驗收，對檢驗不合格者，應退回形成單位（部門）重新制作。第十條移交綜合檔案室的電子文件應一式兩套，一套封存保管，一套提供利用。第十一條歸檔電子文件的保管除應符合紙質(zhì)檔案的要求外，還應符合下列條件：（1）歸檔載體應作防寫處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層；（2）單片載體應裝盒，豎立存放，且避免擠壓；（3）存放時應防磁、防光、防潮、防有害氣體；（4）環(huán)境溫度控制范圍為17℃-20℃，相對濕度控制范圍為35%-45%。歸檔電子文件在形成單位（部門）的保管，也應參照上述條件。第十二條電子文件歸檔每滿一年對涉及的電子文件形成單位（部門）和檔案室的設備更新情況進行檢查登記。設備更新時應確認庫存載體與新設備的兼容性；如不兼容，應進行歸檔電子文件的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體保留時間不少于3年。保留期滿后對可擦寫載體清除后重復使用，不可清除內(nèi)容的載體應按保密要求進行處置。第十三條檔案室對保管的電子文件應定期進行檢驗、轉(zhuǎn)存。（1）對磁性載體每滿2年，光盤每滿4年進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于20%，如發(fā)現(xiàn)問題應及時采取恢復措施；（2）磁性載體上的電子文件，每4年轉(zhuǎn)存一次，原載體同時保留不少于4年。第十四條歸檔電子文件的封存載體不得外借，未經(jīng)批準，任何部門和個人不得擅自復制電子文件；利用歸檔的電子文件，應使用拷貝件；利用時要遵守保密規(guī)定；利用者對歸檔電子文件的使用應在權(quán)限規(guī)定范圍之內(nèi)。第十五條歸檔電子文件的鑒定和銷毀，參照國家關(guān)于檔案鑒定銷毀的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，且應在辦理審批手續(xù)后實施；屬于保密范圍的歸檔電子文件，如存儲在不可擦寫載體上，應連同存儲載體一起銷毀，并在網(wǎng)絡中徹底清除，不屬于保密范圍的歸檔電子文件可進行邏輯刪除。第十六條檔案室應及時按年度對歸檔電子文件的接收、保管、利用和鑒定銷毀情況進行統(tǒng)計。第十七條本辦法自印發(fā)之日起施行，解釋權(quán)歸學院綜合檔案室，未盡事宜參照國家其他有關(guān)電子文件的標準和規(guī)定。篇2：資料管理歸檔制度資料管理歸檔制度為了規(guī)范事務公開工作，展示事務公開工作成效，特制定如下制度。一、資料歸檔內(nèi)容：1、上級文件：政策信息，收費依據(jù)及事務工作的文件。2、本級文件精神：①規(guī)定性的文件材料。年度計劃和總結(jié)，公開內(nèi)容目錄，辦事和收費有關(guān)制度，規(guī)定等；②公示情況。通過各種形式向社會公示的有關(guān)內(nèi)容底樣；③活動紀律。班子研究工作會議，行風評議，工作檢查，投訴整改情況記載。二、資料存檔要求：3、資料集中存放，整理齊全，專人保管。4、年終檢查前分類匯編，裝訂成冊。5、資料歸檔納入公開工作檢查考核內(nèi)容。篇3：公文立卷、歸檔制度1、根據(jù)《檔案法》和有關(guān)規(guī)定，公文辦完后。各科室兼職檔案員應當在檔案室指導下，按要求將公文原稿、正本和有關(guān)材料整理立卷。聯(lián)合行文，由主辦部門負責立卷歸檔，其他部門保存復制件。2、歸檔范圍:凡是本機關(guān)辦理完畢的具有保存價值的各種形式和載體的文件材料、統(tǒng)計報表、錄音、錄像、照片（包括底片）等均應歸檔。個人不得保存應當歸檔的各種材料。3、歸檔時間：辦理完畢的文件，應當?shù)诙?月底以前經(jīng)過整理立卷送交檔案室歸檔。逾期不交者，責任自負。4、歸檔的各種材料應收集齊全、完整。各科室與檔案室在交接案卷時，雙方要認真清點核對，并嚴格履行交接簽字手續(xù)。篇4：安全管理基礎(chǔ)資料歸檔制度;>為規(guī)范基礎(chǔ)資料的保管與使用,將安全管理主要基礎(chǔ)資料歸類建檔。包括:1、安全會議記錄,主要記錄安全會議時間、內(nèi)容、地點參加人員,便于開展安全工作。2、安全檢查記錄,對車輛及設施,實行定期檢查,便于了解車輛的現(xiàn)狀,保持良好的車況。3、安全教育與培訓記錄,定期加強安全教育,加強人員業(yè)務培訓。4、安全管理組織及安全管理人員