高等院校檔案管理制度指南

高等院校檔案管理制度指南第一章總則為加強高等院校檔案管理，提升檔案的規(guī)范化、系統(tǒng)化水平，確保檔案在教學(xué)、科研、行政等各項工作中的有效利用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及教育部的指導(dǎo)意見，特制定本制度。高等院校檔案是記錄學(xué)校歷史、發(fā)展、教學(xué)、科研及管理活動的重要文件材料，是學(xué)校資源管理和信息化建設(shè)的重要組成部分。第二章管理目標本制度的管理目標包括以下幾個方面：1.確保檔案的完整性、安全性和有效性，為學(xué)校的決策和管理提供重要依據(jù)。2.提高檔案管理工作的科學(xué)化水平，實現(xiàn)檔案信息資源的最大化利用。3.規(guī)范檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀流程，保障檔案管理工作的有序進行。4.建立健全檔案管理的監(jiān)督機制，確保各項規(guī)章制度的有效實施。第三章適用范圍本制度適用于高等院校內(nèi)所有檔案的管理工作，包括但不限于：1.教學(xué)檔案，包括課程設(shè)置、教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、學(xué)生成績及教學(xué)評估等材料。2.科研檔案，包括科研項目申報、研究成果、科研經(jīng)費管理及相關(guān)評審材料。3.行政檔案，包括學(xué)校規(guī)章制度、會議記錄、文件材料及其他行政管理資料。4.人事檔案，包括教職員工的個人信息、聘用合同、考核材料及相關(guān)酬勞記錄。第四章檔案管理機構(gòu)高等院校應(yīng)設(shè)立專門的檔案管理機構(gòu)，負責全校檔案工作的組織與實施。具體職責包括：1.制定并實施檔案管理制度，保障檔案管理工作的規(guī)范化。2.組織檔案的收集、整理、保管和利用，確保檔案信息的及時更新與維護。3.開展檔案管理培訓(xùn)，提高教職工檔案管理意識和能力。4.監(jiān)督和評估檔案管理工作的實施效果，提出改進建議。第五章檔案的收集與整理檔案的收集與整理是檔案管理工作的基礎(chǔ)。所有檔案材料應(yīng)按以下要求收集整理：1.收集范圍應(yīng)涵蓋學(xué)校的各項活動和管理工作，確保檔案內(nèi)容的全面性。2.收集的檔案材料應(yīng)及時整理，分類歸檔，確保檔案的系統(tǒng)性與可查性。3.整理后的檔案材料應(yīng)進行編號和登記，建立檔案目錄，方便查閱和利用。4.各部門應(yīng)指定專人負責檔案材料的收集與整理工作，確保檔案信息的準確性和完整性。第六章檔案的保管檔案的保管是確保檔案安全與有效利用的關(guān)鍵。高等院校應(yīng)采取以下措施加強檔案保管工作：1.所有檔案應(yīng)存放于專用檔案室，檔案室應(yīng)符合防火、防潮、防盜等安全要求。2.檔案材料應(yīng)分類存放，重要檔案可采取加密或保險柜存放。3.定期對檔案進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案安全完整。4.建立檔案借閱登記制度，確保借閱檔案的安全與追蹤。第七章檔案的利用與查閱檔案的利用與查閱是實現(xiàn)檔案價值的重要環(huán)節(jié)。高等院校應(yīng)規(guī)范檔案查閱流程，確保檔案利用的合法性與合規(guī)性：1.任何單位或個人查閱檔案，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)檔案管理部門審核批準后方可查閱。2.查閱時應(yīng)遵循保密制度，嚴禁對檔案進行涂改、圈劃或拆換。3.檔案的復(fù)印、借用須經(jīng)相關(guān)負責人批準，借用期限應(yīng)明確，借用人應(yīng)承擔相應(yīng)的責任。4.檔案管理人員應(yīng)協(xié)助查閱者找到需要的檔案信息，并提供必要的指導(dǎo)和幫助。第八章檔案的銷毀檔案的銷毀是檔案管理工作的重要內(nèi)容，涉及到檔案的生命周期管理。高等院校應(yīng)制定檔案銷毀的相關(guān)規(guī)定：1.銷毀檔案應(yīng)遵循合法、合規(guī)的原則，確保銷毀的檔案不再對外部產(chǎn)生影響。2.實行檔案銷毀審批制度，需經(jīng)檔案管理部門審核、校領(lǐng)導(dǎo)批準后方可進行。3.銷毀檔案應(yīng)采取安全措施，確保銷毀過程的安全與保密。4.建立檔案銷毀記錄，記錄銷毀檔案的種類、數(shù)量及銷毀時間、地點等信息，以備查閱。第九章監(jiān)督與評估為確保檔案管理制度的有效實施，建立監(jiān)督與評估機制至關(guān)重要：1.定期對檔案管理工作進行自查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，確保檔案管理的高效性。2.設(shè)立檔案管理工作考核制度，將檔案管理工作納入各部門的績效考核中。3.鼓勵教職員工對檔案管理工作提出意見和建議，形成良好的反饋機制。4.定期召開檔案管理工作會議，總結(jié)經(jīng)驗，分享最佳實踐，推動檔案管理工作的持續(xù)改進。附則本制度由檔案管理部門負責解釋，自發(fā)布之日起實施。根據(jù)實際情況，定期對本制度進