信息管理與電子文檔制度

信息管理與電子文檔制度第一章總則第一條目的為規(guī)范企業(yè)的信息管理和電子文檔的使用、歸檔和保密工作，保障企業(yè)信息的安全和可靠性，提高工作效率，訂立本制度。第二條適用范圍本制度適用于企業(yè)內(nèi)部的全部部門和員工，包含各級管理人員、職員、勞動者以及臨時工等。第三條定義信息管理：指對企業(yè)的各項(xiàng)信息資源進(jìn)行收集、整理、存儲、檢索、使用和傳遞的過程。電子文檔：指以電子形式存在的各類文檔、文件、記錄等，包含但不限于電子表格、電子郵件、數(shù)據(jù)庫、圖像文件等。第四條原則法律法規(guī)遵守：信息管理和電子文檔的制度與管理必需遵守國家相關(guān)法律法規(guī)，不得違反法律法規(guī)的規(guī)定。私密信息保密：涉及個人隱私、商業(yè)機(jī)密等敏感信息，必需嚴(yán)格保密，未經(jīng)授權(quán)任何人不得泄露。過程透亮公正：信息管理和電子文檔的處理過程必需透亮公正，凡屬需要審批的事宜，應(yīng)按規(guī)定程序進(jìn)行審批。便捷高效：信息管理和電子文檔的處理應(yīng)簡化流程，提高工作效率，供應(yīng)便捷易用的工具和系統(tǒng)。第二章信息管理第五條信息收集各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)依照業(yè)務(wù)需要，及時、準(zhǔn)確地收集有關(guān)信息，并保持相關(guān)記錄。信息收集要求包含但不限于：來源、時間、內(nèi)容、發(fā)布人等認(rèn)真信息。信息收集不得違反法律法規(guī)以及企業(yè)相關(guān)規(guī)定，不得竊取、竄改、散布虛假信息。第六條信息整理各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)信息的性質(zhì)、層次和用途，進(jìn)行分類、歸類和整理，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。信息整理要求包含但不限于：分類、命名、編號、歸檔等認(rèn)真內(nèi)容。信息整理應(yīng)采用合理的方法和工具，確保信息的高效檢索和使用。第七條信息存儲企業(yè)應(yīng)建立完善的信息存儲系統(tǒng)，包含電子存儲和物理存儲兩種形式。信息存儲要求包含但不限于：存儲設(shè)備、存儲介質(zhì)、存儲位置等認(rèn)真規(guī)定。信息存儲應(yīng)定期備份，確保信息的安全和可靠性。第八條信息檢索各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)工作需要，合理、高效地進(jìn)行信息檢索，提高工作效率。信息檢索要求包含但不限于：關(guān)鍵詞檢索、分類檢索、時間段檢索等認(rèn)真規(guī)定。信息檢索應(yīng)使用合法合規(guī)的工具和系統(tǒng)，不得侵害他人合法權(quán)益。第三章電子文檔制度第九條電子文檔的歸檔電子文檔應(yīng)依照訂立的歸檔規(guī)定進(jìn)行歸檔，確保文檔的分類、整齊和安全。電子文檔的歸檔要求包含但不限于：歸檔目錄結(jié)構(gòu)、文件命名規(guī)范等認(rèn)真規(guī)定。電子文檔的歸檔應(yīng)定期檢查和清理，確保文檔的及時性和可用性。第十條電子文檔的使用電子文檔的使用權(quán)限必需符合員工的工作職責(zé)和權(quán)限，不得越權(quán)使用。電子文檔的使用要求包含但不限于：查閱、編輯、復(fù)制、打印等認(rèn)真規(guī)定。電子文檔的使用應(yīng)記錄相關(guān)信息，以便追溯和核查。第十一條電子文檔的保密電子文檔中涉及個人隱私、商業(yè)機(jī)密等敏感信息必需進(jìn)行保密處理。電子文檔的保密要求包含但不限于：權(quán)限掌控、加密處理等認(rèn)真規(guī)定。電子文檔的保密應(yīng)定期檢查和核實(shí)，確保信息的安全性。第十二條電子文檔的歸檔銷毀電子文檔的歸檔銷毀必需依照訂立的銷毀規(guī)定進(jìn)行，確保信息不被惡意使用或泄露。電子文檔的歸檔銷毀要求包含但不限于：銷毀時間、銷毀方式等認(rèn)真規(guī)定。電子文檔的歸檔銷毀應(yīng)定期進(jìn)行，一經(jīng)銷毀不得恢復(fù)。第四章監(jiān)督與責(zé)任第十三條監(jiān)督機(jī)制企業(yè)應(yīng)建立健全的信息管理和電子文檔制度監(jiān)督機(jī)制，確保制度的執(zhí)行和落實(shí)。監(jiān)督機(jī)制包含但不限于：內(nèi)部審核、外部審核、巡查檢查等認(rèn)真規(guī)定。監(jiān)督工作應(yīng)及時發(fā)現(xiàn)問題、矯正錯誤，并追究責(zé)任。第十四條責(zé)任追究對于違反規(guī)定、泄露隱私、有意竄改、散布虛假信息等行為，將依據(jù)情節(jié)輕重追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任，并依法處理。對于未能依照規(guī)定進(jìn)行信息管理和電子文檔歸檔、銷毀等行為，將追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任，并采取相應(yīng)措施。對于未能搭配信息管理和電子文檔制度執(zhí)行的行為，將追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任，并采取相應(yīng)紀(jì)律處分。第五章附則第十五條本制度的解釋權(quán)