辦公室工作業(yè)務(wù)知識

辦公室工作業(yè)務(wù)知識辦公室工作業(yè)務(wù)知識【按】辦公室是一個部門的窗口、形象和面孔，處于承上啟下、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)各方的重要位置，是辦文、辦公、辦事、辦會的主要平臺。如何圍繞服務(wù)大局這一中心，注重專業(yè)和理論兩方面學(xué)習(xí)，搞好政務(wù)、事務(wù)、財務(wù)三項服務(wù)，發(fā)揮參謀助手、綜合協(xié)調(diào)、督查督辦、后勤保障四個作用，念好“寬”（眼界寬、思維寬、胸襟寬）、“嚴”（政治嚴肅、管理嚴格、紀律嚴明）、“深”（學(xué)習(xí)深刻、調(diào)研深入、對策深化）、“實”（為人踏實、責(zé)任落實、工作務(wù)實）、“快”（運轉(zhuǎn)快、反饋快、督辦快）“五字經(jīng)”，追求“零差錯”，不讓“中樞”成為“梗阻”，確保各項工作政令暢通，高效運轉(zhuǎn)，尤為重要。近日，市委、市政府制定下發(fā)了《關(guān)于開展機關(guān)作風(fēng)整頓活動的實多寫多練，在實踐中不斷提高。要堅持自我加壓，勇挑重擔(dān)，多寫“大塊頭”的材料，多記讀書筆記，多寫心得體會，這樣長期堅持下去，就能練就一手過硬的“筆功”，成為名符其實的“筆桿子”。三是善觀察。辦公室工作的特殊性要求其工作人員必須站在全局的高度去觀察、分析問題，既要善于觀察分析宏觀形勢，從中把握大的發(fā)展走向，又要善于觀察分析微觀現(xiàn)象，盡可能掌握多方面的情況；既要善于觀察分析領(lǐng)導(dǎo)的言行，從中搜尋決策的前沿信息，又要善于聽民聲、察民情，在“結(jié)合”上做好文章，使自己所寫的材料有高度和深度。四是重研究。材料是一個人綜合素質(zhì)的體現(xiàn)。寫好材料既需要有較高的文字表達水平，也需要有較高的政策理論水平，更需要吃透情況、熟悉業(yè)務(wù)。這就要求辦公室人員要注意研究經(jīng)濟，研究數(shù)字，研究問題，特別是對全年重點工作要跟蹤調(diào)查，掌握進度，這樣寫出來的材料才有較強的針對性、指導(dǎo)性和可操作性，避免大而空。

二要樹“活電腦”形象。一是知識要廣。要廣學(xué)博采，對古今中外、歷史地理、邊緣科學(xué)、前沿知識都要有所涉獵，努力成為包羅萬象的“百科全書”和方方面面的“百事通”。二是信息要靈。辦公室人員要成為信息靈通人士，對國際、國內(nèi)以及本地本部門發(fā)生的重要事件要及時了解，始終掌握最新信息，特別是對領(lǐng)導(dǎo)決策有重要參考價值的信息要快速反饋，及時提供。三是情況要熟。辦公室人員要做“有心人”，注意搜集整理各層面的情況，成為領(lǐng)導(dǎo)的“資料庫”。對兄弟市州地好的經(jīng)驗和做法，注意搜集總結(jié)，并結(jié)合實際加以吸收利用；對本地本部門的情況要了如指掌，尤其是對當(dāng)年重點工作、經(jīng)濟發(fā)展情況、基層先進典型等要掌握具體，能夠熟記在胸，做到心中有數(shù)。四是反應(yīng)要快。堅持高效率，快節(jié)奏，雷厲風(fēng)行，立竿見影。對局領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項要區(qū)分輕重緩急，做到急事急辦，特事特辦，今日事今日結(jié)，不推諉扯皮，不拖拉散漫。

三要樹“老黃牛”形象。一是敬業(yè)。辦公室工作非常辛苦，加班加點是家常便飯，在這里工作就要付出比別人更多的努力和艱辛。因此，辦公室人員必須有強烈的事業(yè)心和責(zé)任感，有高度的敬業(yè)精神，有踏踏實實的工作態(tài)度，干一行、鉆一行、愛一行。二是實干?！袄宵S?！本竦膶嵸|(zhì)就是干。在辦公室工作尤其需要實干，花招是站不住腳的。辦公室人員要象“老黃?！币粯樱纫ь^看路，盯準目標方向，又要低頭實干，靠實干取得政績，靠實干贏得領(lǐng)導(dǎo)和同志們的信任，靠實干樹立良好的形象。三是誠信。誠信是人生第一大財富，也是一個人思想品質(zhì)的重要體現(xiàn)。辦公室人員要以誠信為本，操守自重，一諾千金，不說空話，更不允許欺上瞞下，弄虛作假。四是奉獻。辦公室工作辛苦，生活清苦。在辦公室工作本身就是對一個人黨性、意志和品格的鍛煉。辦公室人員應(yīng)該以苦為榮，安貧樂道，真正耐得住清貧，抵得住誘惑，守得住防線。

四要樹“勤務(wù)員”形象。無論是想問題、辦事情，還是出主意、搞協(xié)調(diào)，都要自覺做到腦勤、腿勤、口勤、手勤。腦勤，就是要多動腦，多思考，特別要注意研究和思考一些事關(guān)全局的重大問題和重點工作，理出一些規(guī)律性的東西，經(jīng)常提出一些建設(shè)性意見和建議。腿勤，就是要求辦公室人員對負責(zé)的每一項工作要認真抓，多跑腿，加快工作節(jié)奏，提高工作效率，確保工作落實?？谇?，就是要對基層熱情接待，不厭其煩；向領(lǐng)導(dǎo)多請示、多匯報，爭取支持；與同志多交流、多談心，加強溝通。手勤，既要多辦事，勤辦事，會辦事，又要多寫多練，不斷提高文字表達能力，提高以文輔政水平。

二、統(tǒng)籌兼顧，善彈鋼琴—實踐中要正確處理“四個”關(guān)系

辦公室工作紛繁復(fù)雜，如何在“兩眼一睜，忙到熄燈”的處境中理出一點頭緒來，在工作中爭取一點主動，少一點被動呢？

一要處理好大事和小事的關(guān)系。辦公室管了許多事，有大事、也有小事。怎樣處理好大事和小事的關(guān)系？基本的出發(fā)點是小事不能不管，大事不能不抓，應(yīng)把任何事都當(dāng)大事來做。作為辦公室主任或人秘科長，首先應(yīng)該把自己的主要精力放在協(xié)助局領(lǐng)導(dǎo)解決大事上。局領(lǐng)導(dǎo)一個時期想什么問題，研究什么問題，需要提供什么信息，也就是辦公室主任或人秘科長同時期應(yīng)該抓的大事。也就是說，應(yīng)該適應(yīng)決策層的要求來安排和組織辦公室的工作。特別重要的是，要千方百計替局領(lǐng)導(dǎo)擋小事，讓領(lǐng)導(dǎo)能集中精力抓大事。擋小事不是不管大事，而是把小事攬過來，由辦公室消化掉，不要使一些小事去干擾領(lǐng)導(dǎo)工作。這樣，辦公室看起來辦了一些小事，但讓領(lǐng)導(dǎo)能集中精力抓大事，從某種意義上說，也是抓了大事。

二要處理好主動和被動的關(guān)系。辦公室工作有很大的被動性，這是辦公室的工作特點所決定的。但也不是完全處于被動的地位，關(guān)鍵是要妥善處理好主動和被動的關(guān)系。一是要具有善于主動參政的意識。辦公室的工作比較接近局領(lǐng)導(dǎo)，對上級的精神、同級黨委、政府和部門一個時期的中心工作及領(lǐng)導(dǎo)的思想意圖，一般來說能較早的知道。領(lǐng)導(dǎo)的思想、意圖都離不開上級的精神，離不開每個時期的中心工作。只要吃透精神，熟悉情況，領(lǐng)導(dǎo)的思想意圖也是不難掌握的，這樣就可以及時準確地為局領(lǐng)導(dǎo)提供情況，出主意，提建議。二是要通過規(guī)范化變被動為主動。在辦公室工作的同志常感到最頭痛的是難以掌握領(lǐng)導(dǎo)的行動，作為辦公室可以建議局領(lǐng)導(dǎo)對工作實行長計劃、短安排，用“碰頭會”或其它形式，把一周或一個月的工作部署及每位局領(lǐng)導(dǎo)的工作安排，由辦公室按周或按月排出日程安排表，印發(fā)各位領(lǐng)導(dǎo)和各科室，并由辦公室協(xié)調(diào)、組織、實施。同時還要注意多與省局、隊及市委、市人大、市政府、市政協(xié)等方面聯(lián)系，加強聯(lián)系和銜接。這樣，不僅工作的計劃性和主動性增強了，而且辦公室的工作也會主動許多。三是要注意總結(jié)辦公室工作的規(guī)律性。辦公室工作雖然頭緒多，但只要善于總結(jié)，都有規(guī)律可循，大事小事按照客觀規(guī)律去辦，都會主動的。特別是在超前服務(wù)上多動腦筋、多想辦法，把工作做細做實做精，被動的問題就會迎刃而解。

三要處理好政務(wù)和事務(wù)的關(guān)系。辦公室的工作從大的方面分就是兩大塊，一是政務(wù)，一是事務(wù)。而我們普遍感到，辦公室事務(wù)性的工作太多，兩眼一睜，忙到熄燈，回頭一想又不知忙了些什么。別的科室年度述職時，一二三四，甲乙丙丁，一條一條明明白白，而辦公室的工作，一堆亂麻，理不出個頭緒，沒有一條能提得起、道得明。但是，無論是政務(wù)，還是事務(wù)，都是辦公室份內(nèi)的工作，都需要辦好。這也是辦公室的職能、性質(zhì)所決定的。我局辦公室按政務(wù)類和事務(wù)類作了較為明確的內(nèi)部分工，將政務(wù)類與事務(wù)類工作分而管之，政務(wù)和事務(wù)的關(guān)系問題得到了較好的解決，這樣就不至于把主要負責(zé)同志纏在事務(wù)堆里。但作為辦公室主任或人秘科長，應(yīng)該有全局觀念、整體觀念，眼睛不能只盯在辦公室這個小范圍，主要精力應(yīng)該放在配合局領(lǐng)導(dǎo)處理好關(guān)乎全局的政務(wù)工作上。辦公室主任或人秘科長分管一大攤子，要保證雜而不亂，有章法地工作，就要象毛澤東同志講的那樣“會彈鋼琴”，按照辦公室“參謀、協(xié)調(diào)、服務(wù)”這個主旋律，奏出一個協(xié)調(diào)的樂章來。

四要處理好工作與學(xué)習(xí)的關(guān)系。辦公室主任或人秘科長沒有不忙的，可以說基本上沒有時間學(xué)習(xí)，真是“入不敷出”。怎么辦？最好的辦法是在工作中學(xué)習(xí)，在實踐中學(xué)習(xí)。一是要認識到學(xué)習(xí)如逆水行舟，不學(xué)則退，會無所作為。二是要善于抓住各種機會，向領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)，向同事學(xué)習(xí)。平時應(yīng)注意學(xué)習(xí)領(lǐng)導(dǎo)同志觀察分析和處理問題的方法；勤于發(fā)現(xiàn)、吸納同事的長處，善于取長補短。三是要利用各種文件、資料、信息，勤于思索，勤于積累，學(xué)以致用，為用而學(xué)，不斷充“電”，才不致落后。

三、創(chuàng)新服務(wù)，提高效率—促使辦公室工作向“五化”轉(zhuǎn)變

如何進一步做好統(tǒng)計部門辦公室工作？我個人的體會是必須在強管理、抓協(xié)調(diào)、重服務(wù)、促高效上下功夫，只有這樣，才能使辦公室工作提高到一個新的水平，更好地適應(yīng)統(tǒng)計事業(yè)發(fā)展的需要。

（一）管理要科學(xué)化

管理出效率、出成績。近年來，市統(tǒng)計局人秘科堅持了周一例會、事務(wù)值班、人秘科長工作請示、信息報送督查、財務(wù)季報和目標管理考評6項制度，在作用發(fā)揮上盡職盡責(zé)，積極主動，在事務(wù)管理上嚴格程序，力求規(guī)范，在任務(wù)落實上督辦到位，扎實有效，在全省統(tǒng)計系統(tǒng)辦公室主任會議和全市黨委秘書工作座談會議上交流了經(jīng)驗。

一要強化職責(zé)。一是明確分工。對辦公室工作要按性質(zhì)合理分工，使人人有責(zé)任、有任務(wù)，個個各司其職，精誠協(xié)作，形成精干、高效、創(chuàng)新、團結(jié)的戰(zhàn)斗團隊。對臨時性工作要切忌同時交給同一職級的兩個人。否則，就會出現(xiàn)“龍多不下雨”、“三個和尚沒水吃”等相互推諉、互相扯皮的現(xiàn)象。即使不得已需要兩位或多位同志辦理同一工作時，也要講明責(zé)任，明確誰牽頭，誰配合。二是量化考核。要建立崗位目標責(zé)任制，從辦公室領(lǐng)導(dǎo)所應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任到每個工作人員肩上的任務(wù)，都要科學(xué)合理地設(shè)置，盡量做到細化、量化、操作性強。對事務(wù)性的崗位，如辦會、辦事、收發(fā)、接待等不宜量化的環(huán)節(jié)，制定規(guī)范目標；對以效率質(zhì)量為主的崗位，制定效率質(zhì)量目標。三是靠實責(zé)任。對領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)要“熱心辦、馬上辦、辦得好”，不推拖、延誤。把“辦公室里無小事”的工作理念印在腦海，牢記每一件事都牽涉大局，關(guān)乎局機關(guān)整體利益，必須時刻注意。

二要抓主保重。辦公室工作的運轉(zhuǎn)形態(tài)大致有兩類：一是確定性的，二是非確定性的。每項確定或不確定的工作都有相對穩(wěn)定的辦理方式和程序。對確定性的工作只要在總結(jié)經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，制定出規(guī)范化的制度，然后照章行事，就能形成有序的運行機制；對非確定性的工作，主要是指局領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦任務(wù)、應(yīng)急工作和突發(fā)事件的處理等，除加強預(yù)見性外，更重要的是要有靈活應(yīng)變能力，做到“三巧”：巧籌劃、巧運時、巧用兵。巧籌劃，即工作上分清輕重緩急，把重點放在抓大事、急事上；巧運時，即合理運籌時間，既保證按時完成任務(wù)，又做到忙而不亂；巧用兵，即運用分權(quán)、分責(zé)等辦法，調(diào)動眾人的積極性。這樣，工作再重、再急、再難，也可做到井然有序。

三要力求規(guī)范。提高辦公室工作效率和服務(wù)質(zhì)量，必須把加強制度建設(shè)、強化內(nèi)部管理、大力推進辦公自動化放在突出位置，將各項工作納入規(guī)范化軌道。一是規(guī)范行為。建立健全各項規(guī)章制度，對各個崗位什么能做、什么不能做、怎么做、做到什么程度都要有明確規(guī)定，做到有章可循。二是規(guī)范工作。對辦公室各項工作應(yīng)遵循和注意的環(huán)節(jié)，制定嚴格標準，使各項工作程序化；努力改進辦公室工作條件，實現(xiàn)辦公自動化、信息網(wǎng)絡(luò)化。三是規(guī)范機制。在辦公室內(nèi)部建立良好的選人、用人機制。在選人上，要嚴把“入口關(guān)”，真正將那些思想政治素質(zhì)高、熱愛辦公室工作的同志充實進來；在用人上，引入競爭機制，真正將那些埋頭苦干，業(yè)務(wù)精湛，群眾信得過，領(lǐng)導(dǎo)滿意度高的同志安排到重要崗位上來。

（二）協(xié)調(diào)要規(guī)范化

協(xié)調(diào)是紐帶、是橋梁。在具體工作中，我們始終堅持“兩不”、“兩多”、“兩少”、“五不讓”?！皟刹弧?，即“鞍前”不越位，“馬后”不掉隊；“兩多”，即事先多商請，事后多溝通；“兩少”，即少擺架子，少添亂子；“五不讓”，即不讓領(lǐng)導(dǎo)安排的工作在科里延誤，不讓辦理的文件、事務(wù)在科里積壓，不讓各種差錯在科里發(fā)生，不讓銜接的事項在科里斷檔，不讓局機關(guān)的形象在科里受損害。

一要發(fā)揮橋梁紐帶作用。在協(xié)調(diào)方面，要特別注意做好上情下達和下情上報，既有縱向的溝通，也要有橫向的聯(lián)絡(luò)，充分發(fā)揮好辦公室的橋梁紐帶作用。這就要求我們必須找準位置，選好切入點。辦公室是窗口，代表著統(tǒng)計部門、統(tǒng)計隊伍的形象，平時待人接物的幾句話、接電話的口氣都關(guān)乎橋梁紐帶的作用的發(fā)揮，確實沒有小事。同時，督辦、信息、保密、文書處理等工作，對下都有管理、指導(dǎo)、協(xié)調(diào)職能，不僅要做好辦公室自身工作，還要拿出足夠的精力去管理和指導(dǎo)面上的工作。安全保衛(wèi)、后勤服務(wù)等工作，都需要據(jù)情督查落實，杜絕出現(xiàn)不到位的問題。

二要發(fā)揮綜合協(xié)調(diào)作用。溝通、協(xié)調(diào)、綜合是辦公室的一項重要工作。情況綜合、工作協(xié)調(diào)、確實不容易。比如召開一次會議頂多半天、一天時間，但具體的協(xié)調(diào)、綜合任務(wù)提前數(shù)天就得著手準備，領(lǐng)導(dǎo)講話要趕寫，有關(guān)情況要搜集綜合，開會時間、地點、參會人員要協(xié)調(diào)，會后各縣區(qū)的貫徹落實情況還要整理反饋，一環(huán)扣一環(huán)，環(huán)環(huán)不可少，少了哪一個環(huán)節(jié)都會出問題。因此，綜合情況角度要準，有理有據(jù)，準確可靠；協(xié)調(diào)工作要有力度，橫到邊，豎到底，發(fā)揮最大效能。

三要發(fā)揮“一盤棋”作用。辦公室是一個整體，要使這架機器正常運轉(zhuǎn)，就需要各個崗位和全體工作人員之間的相互合作。怎樣做到相互配合支持、溝通協(xié)調(diào)呢？一是要搞好相互之間的團結(jié)。沒有全體人員思想感情的溝通和交流，就不會有工作上的溝通和交流，就沒有好的工作基礎(chǔ)和氛圍，也不可能把工作做好。二是要加強在工作中的磨合，多信任，多支持，多理解。要像運動員踢足球、打籃球一樣，必須做到球到人到，配合默契，才能取得好成績。如果能在工作上達到這種默契的狀態(tài)，就能使整個辦公室的工作水平提高一個層次。

（三）服務(wù)要優(yōu)質(zhì)化

優(yōu)質(zhì)服務(wù)的關(guān)鍵是創(chuàng)新。要根據(jù)新形勢、新任務(wù)的需要，突出抓好服務(wù)方式的創(chuàng)新，強化“三種意識”，實現(xiàn)“三個轉(zhuǎn)變”。

一要強化超前服務(wù)的意識，實現(xiàn)由被動服務(wù)向力爭主動服務(wù)轉(zhuǎn)變。一方面，要善于分析、總結(jié)辦公室工作的規(guī)律，積極運用這種規(guī)律努力增強工作的主動性；另一方面，要增強工作的計劃性，科學(xué)規(guī)劃工作，注重超前預(yù)測，既要想領(lǐng)導(dǎo)之所想，更要想領(lǐng)導(dǎo)之未想，及早發(fā)現(xiàn)工作中可能出現(xiàn)的困難和問題，并提出相應(yīng)的對策，掌握做好工作的主動權(quán)。

二要強化服務(wù)全局的意識，實現(xiàn)由只辦好具體事務(wù)向當(dāng)高參轉(zhuǎn)變。這要求辦公室工作人員要勇于開拓，敢于創(chuàng)新，在抓好日常具體事務(wù)的同時，圍繞中心工作想事、謀事、干事，做到能辦大事，會辦難事，敢辦新事，創(chuàng)造性地開展工作，推動當(dāng)年重點工作和全局工作的開展和落實。

三要強化優(yōu)質(zhì)服務(wù)的意識，實現(xiàn)按“慣例”辦事向開拓新局面轉(zhuǎn)變。要優(yōu)質(zhì)服務(wù)，以實現(xiàn)工作“零差錯”為標準，嚴謹細致地做好每一個環(huán)節(jié)的工作。特別是要克服墨守成規(guī)的經(jīng)驗主義做法，面對不斷發(fā)展變化的新形勢，善于應(yīng)變求新，盡可能堵塞工作上、制度上的漏洞，為統(tǒng)計業(yè)務(wù)工作的順利開展提供全過程的優(yōu)質(zhì)化服務(wù)。

（四）信息要超前化

信息是領(lǐng)導(dǎo)掌握全局、決策工作的第一手資料。多年來，我們堅持按月編發(fā)以經(jīng)濟分析、調(diào)研報告為主的《慶陽統(tǒng)計》和以發(fā)布各行業(yè)月進度數(shù)據(jù)為主的《慶陽統(tǒng)計月報》兩種信息內(nèi)刊，在拓展信息資源上下功夫，在豐富咨詢內(nèi)容上做文章，在提升服務(wù)水平上求實效，為領(lǐng)導(dǎo)決策、經(jīng)濟發(fā)展、社會需要提供了大量的經(jīng)濟社會信息資料。實踐中要做好信息工作，必須突出“三點”、把握“三性”、抓好“三新”。

一在信息內(nèi)容上應(yīng)突出“三點”。一是捕捉亮點。在實施“工業(yè)強市、產(chǎn)業(yè)富民”戰(zhàn)略進程中，全市、各縣區(qū)、各行業(yè)、各部門的工作都卓有成效，但最重要的是要善于透過進度數(shù)據(jù)尋覓亮點、通過調(diào)研反映綜合的、行業(yè)的、部門的閃光之處。二是關(guān)注熱點。不僅要及時報送各行業(yè)經(jīng)濟社會發(fā)展的動態(tài)信息，而且要特別注意扣緊群眾反映強烈、領(lǐng)導(dǎo)極為關(guān)注的重大經(jīng)濟社會問題，超前編報苗頭性、傾向性的預(yù)警信息。三是剖析難點。對重大的經(jīng)濟現(xiàn)象，例如與西隴海西蘭經(jīng)濟段的對接、長-環(huán)經(jīng)濟帶的發(fā)展、油煤氣產(chǎn)業(yè)的開發(fā)等，要在深入調(diào)研的基礎(chǔ)上，剖析問題及原因，有針對性地提出對策建議，幫助領(lǐng)導(dǎo)“解難”。

二在信息質(zhì)量上應(yīng)把握“三性”。一要有真實性。要全面準確反映客觀現(xiàn)象，切忌隨意修飾、筆下生花，必須用事實和數(shù)據(jù)說話，避免摻雜個人主觀成份，切實做到不渲染、不遮掩、不擴大、不縮小，有喜報喜，有憂報憂，為領(lǐng)導(dǎo)提供真實可靠的信息。二要有時效性。信息的時效性是關(guān)乎信息質(zhì)量的重要因素。信息一經(jīng)形成，提供的時間越短，其價值就越大，而時間的延誤，會使信息的價值衰減以至消失。同時，要充分發(fā)揮信息網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，增強信息傳輸時效。三要有超前性。要從新情況、新問題中篩選信息，要從領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心而亟待解決的問題中透視信息，要從不同時間帶傾向性和關(guān)鍵性的問題中過濾信息，做到靠前提供，超前預(yù)警。

三在信息拓展上應(yīng)抓好“三新”。一要在發(fā)展、變化中抓新。要善于尋覓無形的新信息，如觀念轉(zhuǎn)變、思想變化、作風(fēng)改進等方面的信息；善于借鑒外地的新信息，要及時整理反映外地、外部門各有千秋、各具特點的新鮮經(jīng)驗；善于捕捉隱性的新信息，要把握發(fā)展過程中量的增減以及對質(zhì)所產(chǎn)生的影響和作用。二要在觀察、思考中出新。只觀察不思考盡管有時能捕捉到新信息，但難免浮淺，只思考不