制造執(zhí)行系統(tǒng)操作與應(yīng)用課件 4-2-1電子文件的歸檔與管理

電子文檔管理電子文件的歸檔與管理11電子文檔管理原則目錄2電子文件的收集3電子文件的整理4電子文件歸檔程序與要求電子文檔管理原則（1）檔案部門(mén)負(fù)責(zé)制定電子文件歸檔與電子檔案管理制度，提出業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔功能要求，負(fù)責(zé)電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)與應(yīng)用培訓(xùn)；負(fù)責(zé)指導(dǎo)電子文件形成或辦理部門(mén)按歸檔要求管理應(yīng)歸檔電子文件；負(fù)責(zé)電子文件歸檔和電子檔案編目、管理和處置等各項(xiàng)工作。（2）電子文件形成或辦理部門(mén)負(fù)責(zé)電子文件的收集、整理、著錄和移交歸檔等工作。（3）信息化部門(mén)負(fù)責(zé)依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔功能，參與電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，為電子檔案管理提供信息化支持。（4）保密部門(mén)負(fù)責(zé)監(jiān)督涉密電子文件歸檔和電子檔案的保密管理。1電子文件的收集相關(guān)人員應(yīng)齊全、完整地收集電子文件及其組件，電子文件內(nèi)容信息與其形成時(shí)保持一致，包括但不限于以下6個(gè)方面的要求：（1）同一業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的電子文件應(yīng)齊全、完整。（2）電子公文的正本、正文與附件、定稿或修改稿、公文處理單等應(yīng)齊全、完整。（3）在計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)和制造過(guò)程中形成的產(chǎn)品模型圖、裝配圖、工程圖、物料清單、工藝卡片、設(shè)計(jì)與工藝變更通知等電子文件及其組件應(yīng)齊全、完整。2電子文件的收集（4）聲像類電子文件應(yīng)能客觀、完整地反映業(yè)務(wù)活動(dòng)的主要內(nèi)容、人物和場(chǎng)景等。（5）郵件、網(wǎng)頁(yè)、社交媒體類電子文件的文字信息、圖像、動(dòng)畫(huà)、音視頻文件等應(yīng)齊全、完整。網(wǎng)頁(yè)版面格式保持不變。需收集、歸檔完整的網(wǎng)站系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)同時(shí)收集網(wǎng)站設(shè)計(jì)文件、維護(hù)手冊(cè)等。（6）以專有格式存儲(chǔ)的電子文件不能轉(zhuǎn)換為通用格式時(shí)，應(yīng)同時(shí)收集專用軟件、技術(shù)資料、操作手冊(cè)等。以公務(wù)電子郵件附件形式傳輸、交換的電子文件，應(yīng)下載并收集、歸入業(yè)務(wù)系統(tǒng)或存儲(chǔ)文件夾中。2電子文件的整理相關(guān)人員應(yīng)在電子文件擬制、辦理或收集過(guò)程中完成保管期限鑒定、分類、排序、命名、存儲(chǔ)等整理活動(dòng)，并同步完成會(huì)議記錄、涉密文件等紙質(zhì)文件的整理。應(yīng)歸檔電子文件保管期限分為永久、定期30年和定期10年等。應(yīng)在分類方案下按照業(yè)務(wù)活動(dòng)、形成時(shí)間等關(guān)鍵字，對(duì)電子文件元數(shù)據(jù)、紙質(zhì)文件目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行同步排序，排序結(jié)果應(yīng)能保持電子文件、紙質(zhì)文件之間的有機(jī)聯(lián)系。3電子文件的整理具體要求如下：（1）應(yīng)由業(yè)務(wù)系統(tǒng)按內(nèi)置命名規(guī)則自動(dòng)、有序地為電子文件及其組件命名。（2）在單臺(tái)計(jì)算機(jī)中經(jīng)辦公、繪圖雷應(yīng)用軟件形成的電子文件，應(yīng)采用完整、準(zhǔn)確的電子文件題名命名。（3）聲像類電子文件可采用數(shù)字?jǐn)z錄設(shè)備自動(dòng)賦予的計(jì)算機(jī)文件名?？蓞⒄辗诸惙桨冈谟?jì)算機(jī)存儲(chǔ)器中建立文件夾集中存儲(chǔ)電子文件及其組件，完成整理活動(dòng)。3電子文件歸檔程序與要求電子文件形成或辦理部門(mén)、檔案部門(mén)可在歸檔過(guò)程中基于業(yè)務(wù)系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)完成電子文件及其元數(shù)據(jù)的清點(diǎn)、鑒定、登記、填寫(xiě)電子文件歸檔登記表（如右表所示）等主要?dú)w檔程序。4單位名稱

歸檔時(shí)間

歸檔電子文件門(mén)類

歸檔電子文件數(shù)量卷

件

張

分鐘

字節(jié)歸檔方式□在線歸檔□離線歸檔檢驗(yàn)項(xiàng)目檢驗(yàn)結(jié)果載體外觀檢驗(yàn)

病毒檢驗(yàn)

真實(shí)性檢驗(yàn)

可靠性檢驗(yàn)

完整性檢驗(yàn)

可用性檢驗(yàn)

技術(shù)方法與相關(guān)軟件說(shuō)明登記表、軟件、說(shuō)明資料檢驗(yàn)

電子文件形成或辦理部門(mén)（蓋章）

年

月

日檔案部門(mén)（蓋章）

年

月

日電子文件歸檔程序與要求應(yīng)對(duì)電子文件的真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性進(jìn)行鑒定，鑒定合格率應(yīng)達(dá)到100%，包括：（1）電子文件及其元數(shù)據(jù)的形成、收集和歸檔符合制度要求。（2）電子文件及其元數(shù)據(jù)能一一對(duì)應(yīng)，數(shù)量準(zhǔn)確且齊全、完整。（3）電子文件與元數(shù)據(jù)格式符合歸檔格式要求。（4）以專有格式歸檔的，其專用軟件、技術(shù)資料等齊全、完整。（