辦公會會議管理制度

辦公會會議管理制度第一章總則

為確保公司辦公會議的有序、高效進行，提高決策質(zhì)量和執(zhí)行力度，特制定本會議管理制度。本制度適用于公司層級辦公會議，包括但不限于總經(jīng)理辦公會、部門協(xié)調(diào)會等。

一、會議目的

1.傳達(dá)公司戰(zhàn)略目標(biāo)，確保各部門目標(biāo)與公司保持一致。

2.協(xié)調(diào)各部門工作，解決工作中的矛盾和問題。

3.提高工作效率，促進團隊協(xié)作，推動公司發(fā)展。

二、會議原則

1.高效務(wù)實：會議應(yīng)注重實效，減少形式主義，嚴(yán)格控制會議時間。

2.預(yù)約制度：會議召開需提前預(yù)約，確保參會人員有充足的時間準(zhǔn)備。

3.保密原則：會議內(nèi)容涉及公司機密，參會人員需嚴(yán)格保密。

三、參會人員

1.公司領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)部門人員。

2.特殊情況，可邀請外部專家、顧問參加。

四、會議頻率

1.總經(jīng)理辦公會：每周一次，特殊情況可臨時召開。

2.部門協(xié)調(diào)會：每月一次，根據(jù)工作需要可臨時召開。

五、會議組織

1.會議召集：由總經(jīng)理或相關(guān)部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)召集。

2.會議通知：會議組織者需提前通知參會人員，包括會議時間、地點、議程等。

3.會議記錄：指定專人負(fù)責(zé)會議記錄，確保記錄準(zhǔn)確、完整。

六、會議紀(jì)律

1.會議期間，參會人員需保持手機靜音，不得隨意離場。

2.會議發(fā)言要簡明扼要，圍繞會議主題展開。

3.參會人員應(yīng)尊重他人意見，文明參會，遵守會議紀(jì)律。

本制度的解釋權(quán)歸公司所有，自發(fā)布之日起執(zhí)行。如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以補充。后續(xù)章節(jié)將詳細(xì)闡述會議流程、會議紀(jì)要的跟蹤落實、會議室管理規(guī)定等內(nèi)容，以保障會議的順利進行。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定議題：會議組織者應(yīng)根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略和實際工作中存在的問題，提前收集議題，明確會議目的。

2.制定議程：將收集到的議題進行整理，制定會議議程，明確會議討論的重點和順序。

3.通知參會人員：提前將會議議程、時間、地點等信息通知參會人員，以便他們做好會前準(zhǔn)備。

二、會議召開

1.會議簽到：會議開始前，由專人負(fù)責(zé)簽到，確保參會人員準(zhǔn)時到場。

2.會議主持人：由會議組織者或指定主持人宣布會議開始，介紹會議議程和參會人員。

3.會議發(fā)言：按照議程順序，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或議題提出者進行發(fā)言，闡述議題背景、現(xiàn)狀及解決方案。

4.討論與決策：參會人員針對發(fā)言內(nèi)容進行討論，充分發(fā)表意見，最終形成決策。

三、會議決策

1.決策記錄：將會議討論過程中的關(guān)鍵內(nèi)容和決策結(jié)果記錄下來，以便會后形成會議紀(jì)要。

2.決策執(zhí)行：明確決策的責(zé)任人和完成時限，確保決策的落實。

3.決策反饋：責(zé)任人需在規(guī)定時間內(nèi)向會議組織者反饋決策執(zhí)行情況，便于會議組織者掌握工作進度。

四、會議總結(jié)

1.主持人對會議進行簡要總結(jié)，強調(diào)會議決策和下一步工作要求。

2.會議組織者收集會議記錄和反饋意見，為會后形成會議紀(jì)要提供依據(jù)。

五、會議結(jié)束

1.主持人宣布會議結(jié)束，提醒參會人員注意會議保密。

2.會議組織者整理會議紀(jì)要，按照規(guī)定時間發(fā)送給參會人員。

六、會后工作

1.會議紀(jì)要的跟蹤落實：會議組織者負(fù)責(zé)跟蹤會議紀(jì)要的執(zhí)行情況，確保決策落到實處。

2.會議室整理：會議結(jié)束后，由專人負(fù)責(zé)清理會議室，確保會議室環(huán)境整潔。

3.會議效果評估：會議組織者可定期收集參會人員對會議效果的反饋，以便持續(xù)優(yōu)化會議流程。

本章詳細(xì)闡述了會議籌備、會議召開、會議決策、會議總結(jié)、會議結(jié)束及會后工作等環(huán)節(jié)，旨在確保會議流程的有序、高效進行，提高公司決策質(zhì)量和執(zhí)行力。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

一、會議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會議紀(jì)要應(yīng)由指定的記錄員在會議結(jié)束后及時編制，確保內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。

2.會議紀(jì)要應(yīng)包括會議時間、地點、參會人員、討論議題、決策結(jié)果、責(zé)任人和完成時限等關(guān)鍵信息。

3.會議紀(jì)要編制完成后，應(yīng)盡快由會議組織者審核，確保無誤后發(fā)布給所有參會人員及相關(guān)執(zhí)行部門。

二、會議紀(jì)要的執(zhí)行與監(jiān)督

1.責(zé)任人應(yīng)依據(jù)會議紀(jì)要中的決策內(nèi)容，制定具體的執(zhí)行計劃，并按照既定時間表推進工作。

2.會議組織者或指定專人負(fù)責(zé)對會議紀(jì)要的執(zhí)行情況進行定期檢查，確保決策得到有效實施。

3.對于執(zhí)行過程中遇到的問題和困難，責(zé)任人應(yīng)及時向會議組織者匯報，尋求支持和幫助。

三、會議紀(jì)要執(zhí)行情況的反饋

1.責(zé)任人應(yīng)在每個工作階段結(jié)束后，向會議組織者提供執(zhí)行進度報告，包括已完成的任務(wù)、正在進行的任務(wù)和存在的問題。

2.會議組織者根據(jù)進度報告，評估會議紀(jì)要的執(zhí)行效果，對未按計劃進行的任務(wù)進行原因分析，并提出改進措施。

四、會議紀(jì)要的閉環(huán)管理

1.對于已完成任務(wù)的執(zhí)行情況，會議組織者應(yīng)進行總結(jié)，提煉經(jīng)驗教訓(xùn)，為未來決策提供參考。

2.對于未完成的任務(wù)，應(yīng)制定明確的延期或調(diào)整方案，并重新納入會議議程，確保決策的連續(xù)性和完整性。

3.會議紀(jì)要的執(zhí)行情況應(yīng)作為績效考核的依據(jù)之一，對執(zhí)行不力的責(zé)任人進行相應(yīng)的獎懲。

五、持續(xù)改進

1.定期收集參會人員對會議紀(jì)要執(zhí)行情況的反饋，查找存在的問題和不足，不斷優(yōu)化會議流程和決策執(zhí)行機制。

2.通過持續(xù)的改進，提高會議紀(jì)要的執(zhí)行效率，確保公司決策的有效落實。

本章著重強調(diào)會議紀(jì)要的跟蹤落實，從會議紀(jì)要的編制、執(zhí)行、反饋到閉環(huán)管理，形成一套完整的執(zhí)行機制，旨在確保公司決策的執(zhí)行力，推動公司目標(biāo)的實現(xiàn)。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，需提前向行政部門或指定管理人員提出申請。

2.預(yù)訂時應(yīng)提供會議時間、參會人數(shù)、會議主題等信息，以便管理人員合理分配會議室資源。

3.會議室預(yù)訂需遵循先到先得的原則，特殊情況下，可根據(jù)實際情況進行調(diào)劑。

二、會議室配置

1.會議室應(yīng)配備必要的會議設(shè)備，如投影儀、音響、白板等，并確保設(shè)備正常運行。

2.會議室布局應(yīng)合理，座位安排便于參會人員交流，保持良好的通風(fēng)和照明。

3.會議室應(yīng)設(shè)置專門的會議記錄區(qū)，提供足夠的書寫材料，如便簽、筆等。

三、會議室使用

1.會議開始前，由預(yù)訂人負(fù)責(zé)檢查會議室環(huán)境，確保整潔有序。

2.會議期間，參會人員應(yīng)愛護會議室設(shè)施，遵守會議室紀(jì)律，保持安靜，不隨意離場。

3.會議結(jié)束后，應(yīng)立即對會議室進行清理，恢復(fù)原狀，確保下次會議的正常使用。

四、會議室維護與保潔

1.定期對會議室設(shè)備進行檢查、維護，確保設(shè)備處于良好狀態(tài)。

2.會議室應(yīng)保持整潔，定期進行清潔，包括地面、桌面、座椅等。

3.對于會議室內(nèi)易耗品，如筆墨、便簽等，應(yīng)及時補充，確保會議正常進行。

五、會議室安全

1.會議室應(yīng)配置適當(dāng)數(shù)量的消防設(shè)施，確保消防安全。

2.會議室內(nèi)禁止吸煙，禁止存放易燃、易爆物品。

3.會議期間，應(yīng)確保會議室出入口暢通，便于緊急疏散。

本章針對會議室管理規(guī)定，從會議室預(yù)訂、配置、使用、維護與保潔以及安全等方面進行了詳細(xì)闡述，旨在為會議的順利進行提供良好的環(huán)境保障。

第五章附則

一、本制度的解釋權(quán)歸公司所有，如