企業(yè)檔案管理實施細(xì)則

QB/SJL006XZ3-2001Q/NSU004XZ18-2002-PAGE6--PAGE9-企業(yè)檔案管理實施細(xì)則1范圍本規(guī)則規(guī)定了企業(yè)檔案工作的管理體制、機構(gòu)、職責(zé)和文件材料的形成、分類、歸檔以及檔案的鑒定、開發(fā)、利用和銷毀的方法。本規(guī)則適用于公司各部（室）、檔案室，也適用于各子公司。2規(guī)范性引用文件機電辦（1989）1843號〈〈機械電子工業(yè)檔案工作暫行條例〉〉國檔發(fā)（1987）7號〈〈國營企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定〉〉財政部、國家檔案局1999年修改的〈〈會計檔案管理辦法〉〉術(shù)語企業(yè)檔案：企業(yè)檔案是企業(yè)在各項活動中的全部檔案的總和，其構(gòu)成是以科字技術(shù)檔案為主體，包括計劃統(tǒng)計、經(jīng)營銷售、物資供應(yīng)、財務(wù)管理、勞動工資、教育衛(wèi)生和黨、政、工、團(tuán)工作方面的各種文字、圖表、音像等形式的歷史記錄。具有以下性質(zhì)：統(tǒng)一性：統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分階管理，集中統(tǒng)一地管理企業(yè)的全部檔案。完整性：維護(hù)檔案的完整與安全，收集齊全、整理系統(tǒng)。安全性：維護(hù)檔案的實體安全和檔案的機密安全。服務(wù)性：為公司的各項工作提供服務(wù)、不斷提高服務(wù)效率和服務(wù)質(zhì)量?？倓t4.1企業(yè)的檔案工作是企業(yè)管理基礎(chǔ)工作的組成部份，是提高經(jīng)濟(jì)效益不可缺少的一個重要環(huán)節(jié)。4.2檔案工作遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，維護(hù)檔案完整性、統(tǒng)一性、服務(wù)性與安全性、便于利用和保守保密的原則。檔案管理體制機構(gòu)5.1實現(xiàn)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)分級負(fù)責(zé)的管理體制。5.2設(shè)立公司檔案室，歸屬總經(jīng)理辦公室，由總經(jīng)理辦公室直接管理。6檔案管理職責(zé)6.1公司檔案室管理職責(zé)6.1.1公司檔案室是企業(yè)檔案資料的貯存地和利用中心,負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、管理企業(yè)的檔案工作。6.1.2對公司各部、室的各種文件材料的形成、積累、整理、立卷和歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。6.1.3對檔案處置工作進(jìn)行組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督和指導(dǎo)。檔案的開發(fā)利用6.2.1企業(yè)檔案信息開發(fā)利用是檔案管理的重要內(nèi)容和最終目的,開發(fā)工作主要是對生產(chǎn)、技術(shù)和經(jīng)營管理的檔案進(jìn)行編研，提供信息利用。6.3.2檔案室應(yīng)編制必要檢索工具，為檔案利用提供服務(wù)。7檔案的分類和編號7.1檔案的三級類目7.1.1公司企業(yè)檔案分類設(shè)置八個一級類目,即行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、產(chǎn)品、基本建設(shè)、設(shè)備儀器、會計檔案、干部職工、其它檔案類。（見下表）一級類目類目名稱一級類目類目名稱01234行政工作經(jīng)營管理生產(chǎn)技術(shù)管理產(chǎn)品基本建設(shè)5678設(shè)備儀器會計檔案干部職工檔案其它類（證件）7.1.2二級和二級以下類目的設(shè)置行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理四大類設(shè)置二級類目，會計、其它類檔案按種類設(shè)二級類目，以上六大類不設(shè)三級類目。行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理二級類目表：一級類目二級類目一級類目二級類目0行政管理1行政事務(wù)2人事管理3勞資教育4后勤衛(wèi)生5外事工作1經(jīng)營管理1經(jīng)營決策2計劃統(tǒng)計工作3財務(wù)審計4企業(yè)管理2生產(chǎn)技術(shù)管理1生產(chǎn)能源及安全2科技及質(zhì)量管理3環(huán)保及基建設(shè)備4計量及規(guī)則化5信息檔案和計算機情報工作一級類目二級類目1技術(shù)檔案12345677.1.2.2會計檔案二級類目表:二級類目會計檔案0憑證1帳冊2報表3工資7.1.2.3其它檔案二級類目表二級類目類目名稱0.X項目0.1分支公司前期、注銷等0.2立項項目(產(chǎn)品、基建除外)1.X審計1.1公司審計1.2子公司審計2.X中期、年度報告2.1中期報告2.2年度報告3.X四證3.1公司3.2子公司3.3控股公司3.4合資企業(yè)(復(fù)印件)4.X其它證件4.1房產(chǎn)證4.2專利4.3商品條碼4.4房產(chǎn)協(xié)議4.5其它5.X商標(biāo)5.1商標(biāo)原件5.2續(xù)展5.3年檢5.4商標(biāo)使用協(xié)議7.1.3產(chǎn)品、基本建設(shè)、設(shè)備儀器類設(shè)三級類目7.1.3.1產(chǎn)品檔案二級類目以產(chǎn)品大類劃分，分別用代號0、1、2……表示。(1)產(chǎn)品檔案三級類目具體為1、2、3、4、5、6分別代表定型文件、設(shè)計文件、工藝文件、規(guī)則文件、質(zhì)量文件和其它文件。(2)引進(jìn)項目是以引進(jìn)產(chǎn)品為主的，應(yīng)歸入產(chǎn)品檔案類目內(nèi)，為了考慮不另設(shè)類目，因此在二級與三級類目之間加特號（）表示，在特號內(nèi)表示引進(jìn)項目的代號。7.1.3.2基本建設(shè)按工程項目和階段設(shè)置基建檔案二級、三級類目表：二級類目三級類目1*****路總平面圖2*****路總平面圖……1立項文件2設(shè)計階段文件3施工階段文件4竣工階段文件(竣工圖)7.1.3.3設(shè)備儀器按種類、型號設(shè)置。二級類目三級類目1自制設(shè)備2外購設(shè)備3儀器由設(shè)備管理員提供7.1.4會計檔案按文件類別設(shè)置。7.1.5企業(yè)職工檔案按班干部、工人、死亡職工分類設(shè)置。7.2企業(yè)檔案案卷排列7.2.1行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理四個大類的檔案案卷可采用按大類分年度排列。在各個大類內(nèi)首先按年度順序排列，在每一年內(nèi)分別按屬類順序排列，案卷順序號在屬類下按順序排列，一個年度的大類用中流水順序編號，同一屬類內(nèi)檔案的排列按永久、長期、短期順序排列，為了保持檔案的有機聯(lián)系，永久、長期檔案在排列時可交叉。在分類號中必須標(biāo)出年度特征，年度標(biāo)注位置在分類號之后，最后為案卷順序號。7.2.2產(chǎn)品、基本建設(shè)、設(shè)備儀器檔案案卷依照分類結(jié)果進(jìn)行排列。7.2.3會計檔案按大類、屬類年度順序排列，即在會計檔案大類內(nèi)先分別按憑證、帳冊、報表、工資單等屬類順序排列，每個屬類內(nèi)的檔案案卷再分別按年度順序排列，編流水順序號。7.2.4企業(yè)檔案的類目符號統(tǒng)一采用阿拉伯?dāng)?shù)字，類目符號的標(biāo)識方法，采用“十進(jìn)制”編號法，企業(yè)檔案分類號中的類目之間，采用小黑點“.”斷開，分類號與案卷順序號之間用橫杠“—”連接。7.2.5企業(yè)各業(yè)檔案編號統(tǒng)一采用隸屬編號法，下位類代號須從屬于上位類。7.2.6檔案的保管期限不在分類類目中反映,而在檔案案卷的脊背”檔號”欄的上方采用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)記。永久用1、長期用2、短期用3標(biāo)記。7.3企業(yè)檔案案卷編號.1文書檔案編號:X.X.XX--X 順序號（一級類目中流水號）年份號二級類目號一級類目號7.3.2產(chǎn)品檔案編號：X.().XX--X--X順序號文件分類號產(chǎn)品型號代號引進(jìn)項目代號產(chǎn)品大類代號7.3.3基建檔案編號”X.X--X/X項目階段順序號、項目總順序號項目階段代號項目代號7.3.4設(shè)備儀器檔案編號:X.X--X順序號設(shè)備儀器屬性代號設(shè)備儀器二級類目7.3.5會計檔案編號X.().X--X順序號年份號分公司代碼種類號7.3.6其它類檔案號:X.X--X順序號二級類目行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、會計檔案、干部職工檔案、其它類檔案七大類的案卷封面，應(yīng)填寫二級類目的名稱?！皺n案”欄內(nèi)，都應(yīng)填寫分類號和案卷順序號，以便檢索。聲像檔案和榮譽檔案，為了便以管理，另設(shè)專題，分別保管。本細(xì)則適用于一九九七年起形成的前四大類企業(yè)檔案的分類整理,后三類企業(yè)檔案整理于一九九九年起使用本細(xì)則。其它類適用于一九九七年起形成的檔案整理，會計檔案的分類整理從一九九七年歸檔開始。本細(xì)則之前形成的企業(yè)檔案可維持原有的分類方法。文件村料的形成和歸檔8.1各部門要將文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作納入本部門管理工作的程序之中，實現(xiàn)“四同步”管理，即布置、檢查、總結(jié)、驗收各項工作時，同時布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作。8.2凡屬應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料是企業(yè)的財產(chǎn)，是維護(hù)本企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史真實面貌的重要依據(jù)。各部室人員出國學(xué)習(xí)、考察和參加國內(nèi)外各種會議所獲得的文件材料，要按規(guī)定及時交檔案部門歸檔。建立文件材料形成和部門立卷歸檔的制度。技術(shù)、生產(chǎn)、基建、經(jīng)營或其它工作在完成或告一段落后，由承辦部門負(fù)責(zé)人責(zé)成部門資料員按照歸檔要求將所形成的文件材料進(jìn)行系統(tǒng)整理，經(jīng)項目負(fù)責(zé)人審查簽署后，送交檔案部門歸檔。每項科技成果、產(chǎn)品定型、基建工程竣工及其它技術(shù)項目鑒定驗收時，必須通知檔案部門人員參加，對應(yīng)歸檔的文件材料進(jìn)行審查驗收、簽署意見。沒有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的文件材料不予鑒定驗收、不得申報成果。文件材料的歸檔范圍詳見“7檔案的分類、編號”企業(yè)兼并、收購、歇業(yè)等產(chǎn)權(quán)變動的檔案處置，參照《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置暫行辦法》執(zhí)行。歸檔時間與份數(shù)8.7.1科技文件材料一般歸檔一份，對重要的和使用頻繁的文件材料，適當(dāng)增加歸檔份數(shù)，對于周期較長的項目可以按階段分批歸檔，周期短的項目可在科技文件材料全部形成后一次歸檔，歸檔時間可分為隨時和定期兩種，具體規(guī)定是：產(chǎn)品設(shè)計文件應(yīng)在設(shè)計定型后一個月內(nèi)歸檔。工藝文件應(yīng)在生產(chǎn)定型后一～二個月內(nèi)歸檔。產(chǎn)品鑒定文件應(yīng)在鑒定會議后一星期內(nèi)歸檔。8.7.2基建檔案8.7.2.1基建檔案應(yīng)在工程竣工交接驗收時歸檔。工程項目大、時間較長可以按單項工程竣工后歸檔。8.7.2.2設(shè)備開箱時，通知檔案部門接收設(shè)備隨機文件資料。 8.7.3文書檔案應(yīng)按年度歸檔，一般應(yīng)在第二年三月底歸檔或協(xié)議時間內(nèi)歸檔。8.7.4財務(wù)檔案應(yīng)按隔年歸檔，一般應(yīng)在第三年七月底歸檔或協(xié)議時間內(nèi)歸檔。8.7.5人事檔案應(yīng)及時歸檔。8.8歸檔要求和手續(xù)8.8.1歸檔文件資料要仔細(xì)查對，保證完整、準(zhǔn)確、清晰。8.8.2歸檔文件資料要根據(jù)上級主管部門和本公司保密、保管期限確定密級和保管期限。8.8.3歸檔文件資料要嚴(yán)格按規(guī)定格式。手稿字跡工整，圖形清晰，簽字手續(xù)齊備，禁止使用鉛筆和原子筆，原件（紅印章）歸檔。8.8.4幾個單位共同協(xié)作完成的項目，由主辦單位保存一套完整檔案；協(xié)辦單位保存自己承擔(dān)任務(wù)的部份檔案，并應(yīng)復(fù)制一套完整檔案。8.8.5必須履行移交手續(xù)，檢查歸檔資料是否齊全完整，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。9檔案的鑒定檔案的鑒定工作,由檔案部門和有關(guān)業(yè)務(wù)部門的人員共同組成的鑒定小組,采用直接鑒定法,逐件審查卷內(nèi)文件,根據(jù)檔案不同性質(zhì)、價值，逐卷逐份進(jìn)行分類認(rèn)定，以確定其密級、保管期限和保管方法。檔案鑒定的時間為每年第一季度。9.1文書檔案的鑒定文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期。長期為16年至50年左右，短期為15年以下。9.1.1凡是反映本公司主要職能活動和基本歷史面貌的,對本公司、國家建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。9.1.2凡是反映本公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本公司工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管。9.1.3凡是在較短時間內(nèi)對公司有參考利用價值的文件材料，列為短期保管。9.2會計檔案的鑒定會計檔案的保管期限分為永久、定期。定期保管期限分為十五年、二十年。會計檔案保管期限的計算，從會計年度終了后的第一天算起。10檔案的借（查）閱檔案的借（查）閱是直接為企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營等各項活動服務(wù)的一項工作，檔案管理員應(yīng)按照一定的制度和手續(xù)做到及時提供、滿足利用者需要，并正確處理好保密與交流關(guān)系。10.1核查審批手續(xù)10.1.1調(diào)閱本部門的檔案一般不需辦理審批手續(xù)。10.1.2調(diào)閱其它部門的檔案，須經(jīng)有關(guān)部門和檔案所屬部門領(lǐng)導(dǎo)審批。10.1.3營業(yè)執(zhí)照、法人代碼證、稅務(wù)證、IC卡檔案外借，必須經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。10.2借閱手續(xù)和要求10.2.1借閱者必須填寫<<檔案借閱單>>(見附錄A),并將借閱單留存?zhèn)洳椤?0.2.2在借閱檔案同時，檔案室要求調(diào)閱檔案者注意事項：(1)對所借檔案應(yīng)妥善保存,注意保密,不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、不準(zhǔn)在案卷上標(biāo)注符號，不準(zhǔn)涂改、偽造、損毀、拆散、抽取、銷毀檔案。(2)保持檔案原貌的清潔、完整與安全。(3)及時歸還，調(diào)用時間一般不得超過一周。10.2.3續(xù)借手續(xù)的辦理，特殊情況需辦續(xù)調(diào)手續(xù)，調(diào)用期間適逢節(jié)日休假，節(jié)前應(yīng)將所借檔案歸還檔案室，如工作需要，節(jié)后再調(diào)用。10.3歸還入庫10.3.1歸還檔案時雙方應(yīng)當(dāng)面點清,詳細(xì)檢查.發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)將檔案損壞情況登記在冊,并及時報告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo),作出處理。10.3.2注銷檔案調(diào)閱登記單。10.3.3檔案入庫。10.4公司部室人員調(diào)離本公司，檔案室應(yīng)在查閱借閱登記單后，方可在職工調(diào)離通知書上確認(rèn)蓋章。11檔案的銷毀11.1文書