會議管理制度 試行版

會議管理制度試行版第一章總則

為確保公司會議的有序進行，提高會議效率，明確會議目的，制定本會議管理制度。本制度適用于公司所有層級會議，包括但不限于董事會議、管理層會議、部門例會等。

一、會議目的

1.溝通信息：及時傳達公司戰(zhàn)略、政策、市場動態(tài)等相關(guān)信息，確保信息傳遞的準(zhǔn)確性和時效性。

2.決策討論：針對公司重要事項進行討論，形成決策，推動公司發(fā)展。

3.協(xié)調(diào)資源：協(xié)調(diào)各部門之間的工作，解決工作中的矛盾和問題，提高工作效率。

4.提升團隊凝聚力：加強團隊成員間的溝通與交流，提升團隊協(xié)作能力和凝聚力。

二、會議原則

1.精簡高效：會議應(yīng)注重實效，減少形式主義，嚴(yán)格控制會議時間。

2.明確主題：每次會議應(yīng)有明確的議題，與會議主題無關(guān)的事項不納入議程。

3.討論充分：鼓勵與會人員積極發(fā)言，充分表達觀點，確保決策的科學(xué)性。

4.決策明確：會議形成的決策應(yīng)具有可操作性和指導(dǎo)性，明確責(zé)任人和完成時限。

三、會議類型

1.定期會議：按照規(guī)定的時間周期召開的會議，如周例會、月度總結(jié)會等。

2.臨時會議：根據(jù)工作需要，臨時召集的會議，如緊急協(xié)調(diào)會、專題研討會等。

3.外部會議：與外部單位或合作伙伴召開的會議，如客戶溝通會、行業(yè)交流會等。

四、參會人員

1.與會人員應(yīng)具備相關(guān)知識和經(jīng)驗，與會議議題密切相關(guān)。

2.參會人員應(yīng)按時參加，不得遲到、早退或無故缺席。

3.參會人員應(yīng)遵守會議紀(jì)律，尊重他人發(fā)言，不發(fā)表與會議主題無關(guān)的言論。

五、本會議管理制度自發(fā)布之日起試行，如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以調(diào)整。各部門應(yīng)認真貫徹執(zhí)行，共同維護會議秩序，提高會議質(zhì)量。

第二章會議流程

為確保會議的順利進行，提高會議效率，明確會議各環(huán)節(jié)的操作規(guī)范，制定以下會議流程。

一、會議籌備

1.確定會議主題和議題：會議組織者應(yīng)根據(jù)公司戰(zhàn)略、工作計劃或?qū)嶋H工作中遇到的問題，明確會議主題和議題。

2.確定會議時間、地點：會議組織者應(yīng)提前與相關(guān)部門或人員溝通，確定會議時間、地點，并通知與會人員。

3.發(fā)布會議通知：會議通知應(yīng)包括會議主題、議題、時間、地點、參會人員等信息，提前發(fā)送給與會人員。

4.準(zhǔn)備會議材料：會議組織者應(yīng)根據(jù)會議主題和議題，準(zhǔn)備相關(guān)材料，并在會議前發(fā)送給與會人員。

二、會議簽到

1.與會人員應(yīng)在會議開始前10分鐘到達會場，進行簽到。

2.會議組織者應(yīng)核實參會人員身份，確保與會人員符合會議要求。

3.會議組織者應(yīng)對未按時參加會議的人員進行記錄，并在會后了解原因。

三、會議議程

1.會議主持人應(yīng)按照預(yù)定議程主持會議，確保會議有序進行。

2.會議主持人應(yīng)引導(dǎo)與會人員圍繞議題展開討論，鼓勵積極發(fā)言。

3.會議期間，會議記錄人應(yīng)記錄會議內(nèi)容、討論要點、決策結(jié)果等。

四、會議決策

1.會議主持人應(yīng)引導(dǎo)與會人員在充分討論的基礎(chǔ)上，形成明確的決策。

2.決策應(yīng)包括責(zé)任人和完成時限，確保決策的落實。

3.會議組織者應(yīng)將會議決策整理成書面材料，并在會后發(fā)送給相關(guān)人員。

五、會議總結(jié)

1.會議主持人應(yīng)在會議結(jié)束前對會議內(nèi)容進行簡要總結(jié)，強調(diào)會議決策和下一步工作要求。

2.會議組織者應(yīng)對會議進行評估，收集與會人員的意見和建議，不斷優(yōu)化會議流程。

六、會議資料的整理與歸檔

1.會議組織者應(yīng)將會議記錄、決策文件等相關(guān)資料進行整理，并在會議結(jié)束后歸檔。

2.會議資料應(yīng)按照公司規(guī)定保存，以備查閱。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

為確保會議決策的有效執(zhí)行，強化責(zé)任落實，提高工作效率，本章對會議紀(jì)要的跟蹤落實進行詳細規(guī)定。

一、會議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會議結(jié)束后，會議記錄人應(yīng)在24小時內(nèi)完成會議紀(jì)要的初稿，包括會議主題、討論內(nèi)容、決策事項、責(zé)任人和完成時限等。

2.會議紀(jì)要應(yīng)準(zhǔn)確、完整地反映會議內(nèi)容，避免遺漏重要信息。

3.會議紀(jì)要初稿完成后，應(yīng)提交給會議主持人審核。審核通過后，由會議組織者發(fā)布正式會議紀(jì)要。

4.會議組織者應(yīng)將正式會議紀(jì)要發(fā)送給所有與會人員，并抄送相關(guān)部門和人員。

二、會議決策的跟蹤

1.會議決策的責(zé)任人應(yīng)按照會議紀(jì)要中的要求，制定具體實施方案，并按時推進。

2.會議組織者應(yīng)對會議決策的執(zhí)行情況進行定期跟蹤，了解進度，發(fā)現(xiàn)問題，并及時協(xié)調(diào)解決。

3.對于未能按時完成的決策事項，責(zé)任人應(yīng)向會議組織者說明原因，并制定相應(yīng)的補救措施。

三、會議紀(jì)要的反饋與評估

1.會議組織者應(yīng)設(shè)立反饋渠道，收集與會人員對會議紀(jì)要執(zhí)行情況的意見和建議。

2.每次會議后，會議組織者應(yīng)組織一次會議紀(jì)要執(zhí)行情況的評估，分析存在的問題，提出改進措施。

3.評估結(jié)果應(yīng)作為優(yōu)化會議流程和提升會議效果的依據(jù)。

四、會議紀(jì)要的歸檔與管理

1.會議組織者應(yīng)將正式會議紀(jì)要按照規(guī)定進行歸檔，確保資料的完整性和可追溯性。

2.會議紀(jì)要的歸檔應(yīng)包括電子版和紙質(zhì)版，便于查閱和保管。

3.會議組織者應(yīng)定期對會議紀(jì)要進行整理，剔除過時和無用的信息，保持資料的精簡和高效。

第四章會議室管理規(guī)定

為保障會議室資源合理使用，提高會議室使用效率，確保會議的順利進行，特制定以下會議室管理規(guī)定。

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，各部門或個人需提前預(yù)訂，并在預(yù)訂時提供會議主題、參會人數(shù)等信息。

2.預(yù)訂者應(yīng)合理預(yù)估會議時間，避免會議室資源的浪費。

3.會議室預(yù)訂應(yīng)通過統(tǒng)一的預(yù)訂平臺或向會議室管理部門申請，經(jīng)確認后方可使用。

二、會議室使用規(guī)范

1.會議室內(nèi)應(yīng)保持整潔，禁止吸煙、進食，不得隨意移動室內(nèi)設(shè)施。

2.使用會議室時，應(yīng)愛護公物，如遇設(shè)施故障，應(yīng)及時向會議室管理部門報修。

3.會議室內(nèi)嚴(yán)禁大聲喧嘩，影響其他會議室或辦公區(qū)域的正常工作。

三、會議室設(shè)備管理

1.會議室設(shè)備應(yīng)由專人負責(zé)維護和管理，確保設(shè)備正常運行。

2.使用會議室設(shè)備前，應(yīng)了解設(shè)備操作規(guī)程，避免因操作不當(dāng)導(dǎo)致設(shè)備損壞。

3.會議結(jié)束后，使用部門或個人應(yīng)將設(shè)備恢復(fù)至初始狀態(tài)，關(guān)閉電源，避免能源浪費。

四、會議室安全管理

1.會議室使用期間，應(yīng)確保消防通道暢通，不得堆放雜物。

2.會議室內(nèi)應(yīng)配備必要的消防設(shè)施，并定期檢查，確保其正常使用。

3.會議室管理部門應(yīng)定期對會議室進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。

五、會議室開放時間

1.會議室的開放時間應(yīng)根據(jù)公司工作安排和實際需求設(shè)定，并在預(yù)訂平臺上公示。

2.特殊情況下，會議室管理部門可根據(jù)實際需要調(diào)整會議室開放時間，并提前通知相關(guān)部門。

六、會議室預(yù)約優(yōu)先級

1.在會議室資源緊張的情況下，會議室管理部門可根據(jù)會議的重要性和緊急程度，合理分配會議室資源。

2.對于重要會議和緊急會議，會議室管理部門應(yīng)給予優(yōu)先保障。

第五章附則

為確保本會議管理制度的實施，特制定以下附則：

一、本制度的解釋權(quán)歸公司管理部門所有。

二、本制度自