內(nèi)部控制手冊-檔案管理、印章管理

18.1檔案管理

1.1概述

規(guī)定了XX股份有限公司集團總部及其下屬公司（下屬公司是指XX股份有限公司投資（參

股或控股）或托管或由上海XX有限公司托管的公司）的檔案管理，旨在加強公司及各下屬子公

司檔案管理工作，更好地為集團的生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理提供服務。

1.2適用范圍

適用于XX股份有限公司集團總部及其卜屬公司。

1.3相關(guān)制度

檔案管理制度

商北秘密保護規(guī)定。

1.4職責分工

部門兼職檔案員：負責文件材料的形成、積累、收集、整理、歸檔及有效利用工作：本部門

檔案的收集、整理，按規(guī)定向檔案室歸檔，做好檔案的登記和統(tǒng)計工作；以及負責本部門檔案安

全、保密工作。

檔案室：負責對檔案進行統(tǒng)一編號，分類保管；負責建立維護檔案登記簿；負責執(zhí)行檔案借

閱制度；負責履行檔案銷毀程序。

I

1.5流程圖

18.1檔案管理

各業(yè)務部門檔案室

1：作中形成的檔

案

R3/B

文件妥善保存

2

1.6控制目標

序號《內(nèi)控手冊》唯一具體控制目標編號控制目標目標類別

118.1-CT1確保擁有明確的歸檔資料管理制度經(jīng)營效率目標

218.1-CT2確保所有重要檔案及時歸檔資產(chǎn)保全目標

318.1-CT3確保檔案保管安全有序資產(chǎn)保全目標

418.1-CT4確保公司重要秘密資料不被泄期資產(chǎn)保全目標

3

1.7控制矩陣

會計報表認定

1存在和發(fā)生/真實

對應控關(guān)鍵控

風險不相容控制活對應制控制痕性：2完整性：3權(quán)利會計報表

風險描述制目標制措施關(guān)鍵控制措施

編號職務動類型度跡與義務；4估價或分項目

煽號編號

麒；5表達和披露

12345

未對各部門應歸檔

資料予以明確.導

應當明確海嬰歸檔的文件范困以及歸

致各部門未將更要

181-I8.1-C181-C擋贖率.檔案管檔案背

的資料歸檔,影響預防型

R1TIA1各部門應當指派專員在歸檔期限前將理制度理制度

歸檔的小要性和完

鐺案歸檔至公司檔案室

整性，從而影響公

司經(jīng)苜效率目標

蔽事會等重要會議

“三會會議”后應當由戰(zhàn)暗與證券管董事會

記錄未及時保存、

18.1-I8.1-CI8.I-C理部指定專人將會議決議、會議記錄檔案管會議資

歸檔,不利于事后預防型

R2T2A2及時保存，并按年度提交檔案室歸檔理制度料存檔

歸檔和查閱,影響

保”清單

公司經(jīng)營效率目標

18.1-各部門未在規(guī)定期I8.1-CI8.1-C應當明確^要歸檔的文件范困以及歸檔案管檔案管

預防型

限內(nèi)將資料及時進T2A1檔嬪率.理制度理制度

會計報表認定

1存在和發(fā)生/真實

對應控關(guān)鍵控

風除不相容控制活對應制控制痕性；2完整性；3權(quán)利會計報表

風險描述制目標制措施關(guān)鍵控制措施

編號職務動類型度跡與義務；4估價或分項目

編號編號

攤:5表達和披露

12345

行歸檔,導致更要各部門應當指派專員在歸檔期限前將

資料無法及時得到料案歸檔至公司檔案主

有效管理，影響公

司經(jīng)營效率目標

沒有統(tǒng)一的檔案歸

出珞與證券管理部作為公司檔案歸n

口管理部門，容易

管理部門，負擊建立檔案管理室，統(tǒng)

18.1-造成公司信息分I8.1-C18.1-C檔案管■-?

-對公司所有資料進行編號歸檔管預防型

R4取?機密信息丟失TIA3理制度記簿

理.各部門可以保存相關(guān)資料的備份

或泄露，影響公司

件。

經(jīng)營效率目標

各部門未保管好資

料原件，導致歸檔歸檔檔

舊檔文件材料必須保持成套性和完整

18.1-的資料因原件遺失I8.1-C18.I-C檔案笆案原件

性，就要資料應發(fā)印保管，原件交檔預防型

R5而歸檔復印件?影13A4理制度及復印

案室保管，復印件由部門自己保管

響資料的后期管件

理，從而影響公司

5

會計報表認定

1存在和發(fā)生/真實

對應控關(guān)鍵控

風除不相容控制活對應制控制痕性；2完整性；3權(quán)利會計報表

風險描述制目標制措施關(guān)鍵控制措施

編號職務動類型度跡與義務；4估價或分項目

編號編號

攤：5表達和披露

12345

經(jīng)營效率目標

未對資料歸類和編

碼規(guī)則予以明確,

林致資料歸類、編應明確歸檔資料褊號方法,檔案管理

18.1-18.1-CI8.I-C檔案管檔案編

碼不統(tǒng)一,影響資員按照統(tǒng)?的資料編號方法對歸檔資預防型

R6T3A5理制度號方法

料的歸集和查閱，料進行編號保存

從而影響公司經(jīng)營

效率目標

未對所有文件進行

痂號管理，檔案管

理制度中也未對檔

應明確歸檔資料端號方法,檔案管理

18.1-案編號規(guī)則進行規(guī)18.1-CI8.I-C檔案管檔案編

員按照統(tǒng)一的資料編號方法對歸檔資預防型

R7定可能不利于資料T3A5理制度號方法

料進行編號保存

的查詢與保管.容

易S致文件資料丟

失,影響公司經(jīng)營

6

會計報表認定

1存在和發(fā)生/真實

對應控關(guān)鍵控

風除不相容控制活對應制控制痕性；2完整性；3權(quán)利會計報表

風險描述制目標制措施關(guān)鍵控制措施

編號職務動類型度跡與義務；4估價或分項目

編號編號

攤：5表達和披露

12345

效率目標

商業(yè)秘密分類不恰

當，該保需的信息公司應當明確商業(yè)密級的劃分,保法商業(yè)秘商業(yè)秘

18.1-I8.1-CI8.I-C

沒有保密，號致公則限以及知悉他用,并對不同密級的墳即型常保護密管理

R8T4A6

司的信息保密工作文件制定不同的保存及保密辦法規(guī)定規(guī)定

不到位

尚未有一個牽頭部

門對公司現(xiàn)有的文

件、合同、檔案的

18.1-密級界定進行規(guī)范I8.1-C18.1-C公司層面對所有文檔密級成立指導文檔案管各密級

預防型

R9和統(tǒng)一，不利于公T4A7件,各部門參照實施理制度的文件

司對機密文件劃分

管理，影響公司經(jīng)

首效率目標

7

會計報表認定

1存在和發(fā)生/真實

對應控關(guān)鍵控

風除不相容控制活對應制控制痕性；2完整性；3權(quán)利會計報表

風險描述制目標制措施關(guān)鍵控制措施

編號職務動類型度跡與義務；4估價或分項目

編號編號

攤:5表達和披露

12345

已歸檔資料部分卷

內(nèi)無資料明細目

檔案管理員應根據(jù)各部門歸檔時提交

錄，無法辨識卷內(nèi)

18.1-18.1-C18.1-C的歸檔資料清單制作檔案資料目錄附檔案管檔案目

具體資料明細,影預防型

RI(JT3A8在檔案盒內(nèi)，檔案資料目錄內(nèi)容海與理制度次

響資料的保管和后

只檔資料——對應

期利用，從而影響

公司經(jīng)營效率目標

檔案標識不明切,

資料歸檔人員在檔案窗上應清崛明確

影響檔案的后期管

18.1-18.1-CI8.I-C地記錄歸檔資料名稱、檔案資料編號、檔案管檔案標

理和借閱，從而影預防型

RIIT3A9料案資料保南級別、歸檔期限等主要理制度簽

晌公司經(jīng)營效率目

信息，經(jīng)檔案管理員核對后保存

標

歸檔資料的資料材

回檔的文件材料必須符合文件格式及

I8.b質(zhì)和標識不符合要18.1-CI8.1-C檔案管檔案標

書寫標準，禁用圓珠筆、鉛筆起草和預防型

R12求，導致歸檔資料T3AIO理制度簽

批改文件

標識不明顯，影響

8

會計報表認定

1存在和發(fā)生/真實

對應控關(guān)鍵控

風除不相容控制活對應制控制痕性；2完整性；3權(quán)利會計報表

風險描述制目標制措施關(guān)鍵控制措施

編號職務動類型度跡與義務；4估價或分項目

編號編號

攤：5表達和披露

12345

檔案資料的完整

度，從而影響公司

經(jīng)營效率目標

未統(tǒng)一使用檔案盒

存放歸檔資料，檔

案存放形式不規(guī)應明確規(guī)定所有紙冊歸檔資料應裝訂

18.1-18.1-C18.1-C檔案管

范,導致檔案資料成冊.裝入檔案盒內(nèi)統(tǒng)一歸檔.光盤預防型

R13T3All理制度

容易損壞，保管期及其他電子歸檔資料應按規(guī)定歸檔

限降低，影響公司

經(jīng)營效率目標

未具體明確各種歸

檔資料的保管期

應明確各種歸檔資料的保存期限，對

18.1-限,導致檔案管理I8.1-C18.1-C檔案笆檔案管

于國家有相關(guān)規(guī)定的檔案存檔期限應預防型

R14人員不清楚檔案應13AI2理制度理制度

當產(chǎn)格按照國家規(guī)定執(zhí)行

該保存多久或何時

應銷毀哪些檔案，

會計報表認定

1存在和發(fā)生/真實

對應控關(guān)鍵控

風除不相容控制活對應制控制痕性；2完整性；3權(quán)利會計報表

風險描述制目標制措施關(guān)鍵控制措施

編號職務動類型度跡與義務；4估價或分項目

編號編號

攤：5表達和披露

12345

影響公司經(jīng)營效率

目M

未在檔案盒上注明

檔案保管期限，V

致部分已失去價值在歸檔時應明確在檔案盒上標注！H檔

18.1-18.1-CI8.1-C檔案管

的檔案長期滯留或期限并經(jīng)檔案管理員核對確認后歸檔預防型

R15T3A13理制度

更要資料被蛆前銷處理

毀,影響公司經(jīng)營

效率目標

未定期對檔案室進

行清活整理，導致

檔案管理員負貨檔案室的安全、保密檔案室

檔案室內(nèi)環(huán)境臟

18.1-I8.1-C18.1-C工作。做好防火、防盜'防潮、防光、檔案管溫度濕

亂,造成檔案資料發(fā)現(xiàn)型

R16T3AI4防塵、防水、防鼠工作，進行溫濕度理制度度記錄

保管環(huán)境不符合要

的測定與控制，做好記錄表

求，影響公司經(jīng)首

效率目標

10

會計報表認定

1存在和發(fā)生/真實

對應控關(guān)鍵控

風除不相容控制活對應制控制痕性；2完整性；3權(quán)利會計報表

風險描述制目標制措施關(guān)鍵控制措施

編號職務動類型度跡與義務；4估價或分項目

編號編號

攤:5表達和披露

12345

未制定檔案庫房人

員出入制度,導致

應明確檔案室人員進出規(guī)定，公司內(nèi)

無關(guān)人員訪意進山ill入檔

18.1-18.1-C18.1-C部人員進入檔案庫房需持有部門負責檔案管

檔案庫房,可能造預防型案室）

RI7T3AI5人或領(lǐng)導的許可或批示：外部人員進審批理制度

成檔案資料丟失或請單

入檔案東時褥有相關(guān)領(lǐng)導審批單

受損，影響公司經(jīng)

營效率目標

沒有根據(jù)文件密級

規(guī)定相關(guān)的借閱權(quán)

應當根據(jù)資料文件的密級程度.設(shè)定

18.1-限，不利于公司對I8.1-CI8.I-C檔案管檔案借

不同層級的借閱權(quán)限。只有在經(jīng)過授預防型

R18機智文件的管理.T4AI6理制度閱權(quán)跟

權(quán)人員審批后方可辦理文件借閱

影響公司經(jīng)營效率

目標

公司會計檔案借閱檔案借

18.1-I8.I-CI8.I-C公司設(shè)置會計檔案借閱登記簿，對于檔案管

沒有明確的借閱辦預防型閱登記

R19T4AI7公司員工借閱財務檔案進行登記理制度

法或記錄，不利于簿

會計報表認定

1存在和發(fā)生/真實

對應控關(guān)鍵控

風除不相容控制活對應制控制痕性；2完整性；3權(quán)利會計報表

風險描述制目標制措施關(guān)鍵控制措施

編號職務動類型度跡與義務；4估價或分項目

編號編號

攤：5表達和披露

12345

會計檔案的保管和

公司信息數(shù)據(jù)的保

密,影響公司經(jīng)營

效率和信息保密目

標

檔案借閱登記表信

息填寫不全.包括料案資料借閱時必須在檔案資料登記

經(jīng)辦人等信息，導簿上詳細記錄借閱信息,包括借閱人檔案借

18.1-I8.I-CI8.I-C檔案笆

致檔案管理人員無爸字、歸還時間、借閱原因及檔案管預防型閱登記

R20T4AI8理制度

法有效跟蹤被借閱理員簽字確認，借閱信息未填寫完整；'V

的檔案資料.影響的不得將檔案資料外借使用

公司經(jīng)營效率目標

檔案管理員沒有對檔案借閱人員需要對檔案資料進行拷檔案借

18.1-檔案資料借出拷18.1-CI8.1-C月或復印時需向檔案管理員申請并出檔案管閱登記

預防型

R21貝、復印等進行管T3AI9示相關(guān)觸導審批單,經(jīng)檔案管理員確理制度簿、檔檔

理，導致公司機密認后才能拷貝或或印案借閱

會計報表認定

1存在和發(fā)生/真實

對應控關(guān)鍵控

風除不相容控制活對應制控制痕性；2完整性；3權(quán)利會計報表

風險描述制目標制措施關(guān)鍵控制措施

編號職務動類型度跡與義務；4估價或分項目

編號編號

攤：5表達和披露

12345

資料被泄露,影響審批單

公司經(jīng)營效率目標

未明確電子資料保

管制度,導致電子

電子檔

18.1-資料歸檔缺少有效I8.I-CI8.I-C應當在檔案管理制度中明確對電子檔檔案管

預防型案保行

R22分類和管理，直閱T3A20案的管理要求理制度

規(guī)定

困難,影響公司經(jīng)

營效率目標

沒有對電子檔案的

安全性進行規(guī)定，應對歸檔電子資料定期進行檢查,確

18.1-I8.1-CI8.I-C,呆管「檔案管檢查記

造成公司財產(chǎn)損供電子資料未被損壞或無法正常使用發(fā)現(xiàn)型

R23T3A21理制度錄

失，影響公司資產(chǎn)并做好檢查記錄

保全目標

檔案室未將已超過公司應當明確檔案銷毀程序。檔案管

18.1-18.1-C18.1-C檔案管

保管期限、已無利答案管理員應當定期檢查檔案的保存預防型理制度、

R24T3A22理制度

用價值的檔案予以期限.對于超過存檔期限的檔案提出檔案銷

會計報表認定

1存在和發(fā)生/真實

對應控關(guān)鍵控

風除不相容控制活對應制控制痕性；2完整性；3權(quán)利會計報表

風險描述制目標制措施關(guān)鍵控制措施

編號職務動類型度跡與義務；4估價或分項目

編號編號

攤：5表達和披露

12345

精毀,占用檔案室侑毀卬請?經(jīng)過授權(quán)人員審批后按照毀記錄

空間，影響其他檔斜我程序辦理銷毀

案的存放管理，影

響公司經(jīng)營效率目

標

檔案保管不善，導答案應當妥善保管，公司應當建立專

18.1-致檔案損毀.影響18.I-C18.1-C門的檔案室,對檔案進行分類保管.檔案管■-?