DB14-T2497-2022檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備檔案管理指南

DB14/T2497—2022

檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備檔案管理指南

1范圍

本文件提供了檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備檔案管理的指導(dǎo)和建議，給出了總則、歸檔范圍、管理、應(yīng)用、

維護(hù)與改進(jìn)、保管與處置等方面內(nèi)容。

本文件適用檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備檔案的管理。

2規(guī)范性引用文件

下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，

僅該日期對(duì)應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本

文件。

GB/T18894電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范

RB/T214—2107檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定能力評(píng)價(jià)檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)通用要求

CNAS-CL01：2018檢測(cè)和校準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室能力認(rèn)可準(zhǔn)則

3術(shù)語和定義

下列術(shù)語和定義適用于本文件。

3.1

儀器設(shè)備檔案

從事檢驗(yàn)檢測(cè)活動(dòng)的機(jī)構(gòu)在與檢驗(yàn)相關(guān)的儀器設(shè)備購置、調(diào)試、驗(yàn)收、運(yùn)行、檢定/校準(zhǔn)、維護(hù)保

養(yǎng)、維修、改造、報(bào)廢/返還等動(dòng)態(tài)、持續(xù)管理全過程中形成的具有使用和保存價(jià)值的文字、圖表、聲

像等形式的文件材料。

4總則

4.1檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)宜明確儀器設(shè)備檔案全程化和集中化管理的職能部門。

4.2負(fù)責(zé)儀器設(shè)備檔案的部門宜指定專人進(jìn)行檔案的管理工作。負(fù)責(zé)儀器設(shè)備檔案管理的工作人員熟

悉檔案管理的法律、法規(guī)和政策，具有檔案管理專業(yè)知識(shí)與技能，嚴(yán)格遵守檔案管理的保密規(guī)定是十分

必要的；在核驗(yàn)需要收集整理歸檔的技術(shù)材料準(zhǔn)確無誤后，將原件歸檔。

4.3有條件的檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)宜建立儀器設(shè)備檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理。其管理規(guī)范宜滿

足GB/T18894的要求。

4.4檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)確保儀器設(shè)備檔案全面、完整、客觀、真實(shí)、可用是至關(guān)重要的。

4.5歸檔范圍、管理、利用與服務(wù)、維護(hù)與改進(jìn)、保管與處置是檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備檔案管理的關(guān)

鍵環(huán)節(jié)，相關(guān)指南見第5章～第9章。

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4.6不同儀器設(shè)備檔案內(nèi)容可以包括第5章中全部的內(nèi)容，也可以只包含其中若干項(xiàng)，但是滿足RB/T

214—2017和/或CNAS-CL01：2018的要求是十分必要的。

4.7本文件建議收集和管理的儀器設(shè)備檔案，其規(guī)格除特殊外來文件外，紙張大小宜采用A4規(guī)格。

5歸檔范圍

5.1購置和租賃階段

a)購置階段宜考慮以下內(nèi)容：

——購置申請(qǐng)書；

——可行性分析材料；技術(shù)論證材料；

——購置合同。

b)租賃階段宜考慮以下內(nèi)容：

——租賃技術(shù)論證材料；

——租賃合規(guī)性分析材料；

——租賃合同等。

5.2驗(yàn)收調(diào)試階段

a)開箱驗(yàn)收階段宜考慮以下內(nèi)容：

——到貨通知書、提貨單、進(jìn)口儀器設(shè)備報(bào)關(guān)單、發(fā)票單據(jù)及運(yùn)單等相關(guān)資料；

——裝箱單；

——質(zhì)量檢驗(yàn)證書或合格證；

——使用操作說明書（外文說明書需有其操作部分的中文翻譯）；

——保修單；

——光盤等電子信息載體類；

——檢測(cè)設(shè)備的相關(guān)結(jié)構(gòu)原理圖及線路圖、維修保養(yǎng)信息資料；

——設(shè)備基礎(chǔ)施工圖、安裝條件要求文件等。

b)技術(shù)驗(yàn)收階段宜考慮以下內(nèi)容：

——安裝調(diào)試記錄；

——準(zhǔn)確度、量程、精密度及穩(wěn)定性等技術(shù)性能方面的試驗(yàn)記錄；

——首次檢定/校準(zhǔn)證書；

——首次檢定/校準(zhǔn)結(jié)果確認(rèn)記錄；

——軟件確認(rèn)記錄、版本號(hào)等。

5.3運(yùn)行/使用階段

a)運(yùn)行階段宜考慮以下內(nèi)容：

——運(yùn)行/使用記錄；

——外部現(xiàn)場(chǎng)使用核查記錄；

——運(yùn)行環(huán)境監(jiān)控記錄；

——操作規(guī)程；

——軟件運(yùn)行日志、升級(jí)日志等。

b)檢定/校準(zhǔn)階段宜考慮以下內(nèi)容：

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——檢定/校準(zhǔn)證書；

——檢定/校準(zhǔn)結(jié)果確認(rèn)記錄；

——修正信息使用記錄；

——期間核查計(jì)劃、方案及記錄等。

c)維護(hù)保養(yǎng)階段宜考慮以下內(nèi)容：

——維護(hù)保養(yǎng)作業(yè)指導(dǎo)書；

——維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃、記錄等。

d)維修、改造階段宜考慮以下內(nèi)容：

——故障、維修記錄；

——降級(jí)處理分析報(bào)告、審批記錄、改造驗(yàn)收記錄；

——升級(jí)改造分析報(bào)告、審批記錄、改造驗(yàn)收記錄等。

e)搬遷/移動(dòng)階段宜考慮以下內(nèi)容：

——搬遷/移動(dòng)記錄；

——搬遷/移動(dòng)驗(yàn)證記錄；

——搬遷/移動(dòng)后重新檢定/校準(zhǔn)證書；

——檢定/校準(zhǔn)結(jié)果確認(rèn)記錄；

——修正信息使用記錄等。

f)內(nèi)部流轉(zhuǎn)階段宜考慮以下內(nèi)容：

——內(nèi)部流轉(zhuǎn)交接單；

——驗(yàn)收確認(rèn)記錄等。

5.4報(bào)廢/返還階段

報(bào)廢階段宜考慮以下內(nèi)容：

——報(bào)廢申請(qǐng)書；

——報(bào)廢審批資料；

——報(bào)廢轉(zhuǎn)交單；

——返還證明等。

6管理

6.1收集

6.1.1各儀器設(shè)備管理員宜將第5章中動(dòng)態(tài)生成的材料，定期交與本機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備檔案管理人員。

6.1.2負(fù)責(zé)儀器設(shè)備購置的人員宜在每次購置或租賃完成后，向本機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備檔案管理人員移交5.1

中涉及到的資料。

6.1.3儀器設(shè)備到貨驗(yàn)收、調(diào)試階段，儀器設(shè)備檔案管理人員宜收集5.2中涉及到的資料。儀器設(shè)備

操作使用人員需要留用說明書等材料時(shí)，宜由儀器設(shè)備檔案管理人員復(fù)印后將復(fù)印件交給儀器設(shè)備操作

使用人員使用。

6.1.4儀器設(shè)備運(yùn)行使用過程中生成的運(yùn)行記錄、運(yùn)行環(huán)境監(jiān)控記錄、維修記錄、改造記錄、維護(hù)保

養(yǎng)記錄、期間核查方案等5.3中的相關(guān)資料，宜由儀器設(shè)備管理員定期交與儀器設(shè)備檔案管理人員。儀

器設(shè)備檔案管理人員保證建檔設(shè)備的上述資料及時(shí)收集完整是十分重要的。

6.1.5收到檢定/校準(zhǔn)證書后，儀器設(shè)備檔案管理人員宜保留檢定/校準(zhǔn)證書原件，將復(fù)印件交給儀器

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設(shè)備操作使用人員使用。

6.1.6設(shè)備搬遷/移動(dòng)前，儀器設(shè)備檔案管理人員宜清點(diǎn)儀器設(shè)備檔案。搬遷/移動(dòng)完成后，儀器設(shè)備

檔案管理人員宜向儀器設(shè)備管理員收集5.3e)中相關(guān)的材料。

6.1.7負(fù)責(zé)儀器設(shè)備報(bào)廢的人員在每次完成報(bào)廢程序后，宜將5.4中的相關(guān)資料交給儀器設(shè)備檔案管

理人員。

6.2整理與歸檔

6.2.1儀器設(shè)備檔案宜集中管理、分類整理歸檔、專柜保管。

6.2.2儀器設(shè)備檔案宜按照一機(jī)一檔的原則進(jìn)行整理并歸檔。同類型的多個(gè)小型儀器設(shè)備如鋼卷尺、

溫度計(jì)等，宜分類歸檔，進(jìn)行統(tǒng)一集中管理。

6.2.3儀器設(shè)備檔案材料宜進(jìn)行分類，依據(jù)檔案材料形成的時(shí)間、材料內(nèi)容的主次關(guān)系進(jìn)行排列，做

到目錄清楚、分類準(zhǔn)確、編排有序是至關(guān)重要的，可以參照附錄A進(jìn)行分類。

6.2.4購置、租賃以及驗(yàn)收階段中批量生成的資料宜進(jìn)行一次性收納整理入檔。其余資料宜實(shí)行動(dòng)態(tài)

管理，及時(shí)整理歸檔。

6.2.5儀器設(shè)備完成報(bào)廢/返還程序后，其檔案宜專柜保管。

7應(yīng)用

7.1儀器設(shè)備檔案的應(yīng)用遵守資質(zhì)認(rèn)定和實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可相關(guān)保密原則是至關(guān)重要的。借閱、歸還時(shí)宜履

行登記手續(xù)。

7.2資質(zhì)認(rèn)定管理部門和中國(guó)合格評(píng)定國(guó)家認(rèn)可委員評(píng)審組開展現(xiàn)場(chǎng)或遠(yuǎn)程評(píng)審時(shí)，檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)宜

按照評(píng)審專家的要求，提供相關(guān)儀器設(shè)備的檔案。

7.3檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)按策劃的周期開展內(nèi)部審核和管理評(píng)審時(shí)，關(guān)注儀器設(shè)備檔案的管理情況是至關(guān)重

要的。

7.4對(duì)儀器設(shè)備進(jìn)行維修、改造、維護(hù)保養(yǎng)或期間核查等技術(shù)活動(dòng)前，查閱歷次檢定/校準(zhǔn)證書、維修

記錄、維護(hù)保養(yǎng)記錄并通過評(píng)價(jià)，制定有針對(duì)性的方案或計(jì)劃是十分必要的。

7.5當(dāng)結(jié)果出現(xiàn)不滿意或有疑問時(shí)，查閱所涉及到的儀器設(shè)備檔案中相關(guān)技術(shù)數(shù)據(jù)，分析不滿意或疑

問的原因是十分必要的。

8維護(hù)與改進(jìn)

由于管理政策和規(guī)定要求變更；外部評(píng)審、內(nèi)部審核和管理評(píng)審發(fā)現(xiàn)等原因，儀器設(shè)備檔案需要補(bǔ)

充或更新時(shí)，檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)宜按照相關(guān)程序及本文件的規(guī)定采取維護(hù)與改進(jìn)措施。

9保管與處置

9.1儀器設(shè)備檔案保存期限宜與設(shè)備壽命保持一致，儀器設(shè)備報(bào)廢后在當(dāng)期資質(zhì)認(rèn)定和/或?qū)嶒?yàn)室認(rèn)可

有效期滿后再保存6年。

9.2當(dāng)儀器設(shè)備檔案滿足保管周期后銷毀時(shí)，宜參照國(guó)家關(guān)于檔案銷毀的相關(guān)規(guī)定和程序執(zhí)行。

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A

A

附錄A

（資料性）

儀器設(shè)備檔案目錄

儀器設(shè)備檔案目錄格式見表A.1儀器設(shè)備檔案目錄。

表A.1儀器設(shè)備檔案目錄

儀器設(shè)備名稱：儀器設(shè)備編號(hào)：

序號(hào)相關(guān)資料數(shù)量備注

1儀器設(shè)備檔案（履歷）卡□

購置申請(qǐng)書□

可行性分析材料□

技術(shù)論證材料□

購置批準(zhǔn)書□

2購置合同□

到貨通知書□

提貨單□

進(jìn)口儀器設(shè)備的報(bào)關(guān)單□

發(fā)票單據(jù)及運(yùn)單等相關(guān)資料□

儀器設(shè)備租賃技術(shù)論證材料□

3

租賃合同□

4流轉(zhuǎn)交接單□

5安裝驗(yàn)收調(diào)試記錄□

產(chǎn)品說明書□

6產(chǎn)品合格證□

裝箱單□

7操作規(guī)程□

8儀器設(shè)備運(yùn)行記錄□

9運(yùn)行環(huán)境監(jiān)控記錄□

檢定證書□

10

校準(zhǔn)證書□

11檢定/校準(zhǔn)測(cè)試結(jié)果確認(rèn)表□

12期間核查方案及記錄□

13維護(hù)保養(yǎng)記錄□

14搬遷驗(yàn)證記錄□

15報(bào)廢轉(zhuǎn)交單□

注：有相關(guān)資料的資料名稱后面的□處打√，歸檔資料包括但不限于以上信息。

5

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參考文獻(xiàn)

[1]GB/T11821—2002照片檔案管理規(guī)范

[2]GB/T11822—2008科技檔案卷內(nèi)目錄格式

[3]GB/T22272—2008良好實(shí)驗(yàn)室規(guī)范建議性文件建立和管理符合良好實(shí)驗(yàn)室規(guī)范原則的檔案

[4]DA/T1—2000檔案工作基本術(shù)語

[5]DA/T15—1995磁性載體檔案管理與保護(hù)

[6]DA/T22—2015歸檔文件整理規(guī)則

6

ICS03.120.20

CCSA09

14

山西省地方標(biāo)準(zhǔn)

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檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備檔案

管理指南

2022-08-09發(fā)布2022-11-08實(shí)施

山西省市場(chǎng)監(jiān)督管理局??發(fā)布

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檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備檔案管理指南

1范圍

本文件提供了檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備檔案管理的指導(dǎo)和建議，給出了總則、歸檔范圍、管理、應(yīng)用、

維護(hù)與改進(jìn)、保管與處置等方面內(nèi)容。

本文件適用檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備檔案的管理。

2規(guī)范性引用文件

下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，

僅該日期對(duì)應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本