《秘書實(shí)務(wù)》課件 項(xiàng)目五 秘書禮儀

秘書實(shí)務(wù)項(xiàng)目五

秘書禮儀主講教師：目錄01.個人禮儀02.接待禮儀03.會見、會談禮儀04.宴請禮儀主要內(nèi)容一覽01

個人禮儀學(xué)習(xí)目標(biāo)知識目標(biāo)掌握儀容、服飾、姿勢表情、言談舉止的基本要求能力目標(biāo)能夠掌握個人禮儀的基本要求素質(zhì)目標(biāo)提升禮儀素質(zhì),陶冶個人情操任務(wù)引入小王是國內(nèi)某知名公司的職員,應(yīng)上司要求,他要和同事與法國當(dāng)?shù)氐目蛻粼诜▏患腋呒壊蛷d就餐,以便談成一筆生意,這筆生意不僅關(guān)系到小王的升職問題,更關(guān)系到該公司后期的跨國發(fā)展,其重要性可見一斑。當(dāng)天晚上,小王一直恪守法國商務(wù)餐飲中的一些重要禮儀,一切看上去都很和諧,眼見一筆大生意就要談成。然而就在品嘗甜點(diǎn)的環(huán)節(jié),一向不愛吃甜點(diǎn)的小王下意識地向同事使了個眼色,暗指自己實(shí)在受不了法國甜點(diǎn)的甜膩。就這么一個小動作,被一旁的法國人看在眼里,一向?qū)Ρ緡朗碂o比驕傲與自豪的法國人實(shí)在不太喜歡這個舉動。于是,合作沒有談成,小王也因此竹籃打水一場空。儀容

儀容是指儀表姿容,包括發(fā)型、面容、氣味及總體精神面貌。儀容發(fā)型和面容要求秘書應(yīng)根據(jù)自己的職業(yè)、年齡、氣質(zhì)、臉型及場合的不同選擇合適的發(fā)型。根據(jù)不同的場合,可適當(dāng)化妝修飾面容,對各種化妝品的使用,一定要適合自己的膚質(zhì)、膚色、氣質(zhì)和工作環(huán)境昂揚(yáng)健康和諧自然基本要求干凈衛(wèi)生服飾服飾選擇的原則著裝要求(1)男裝:①

正式場合,男裝多為深色西服、白襯衣、黑領(lǐng)結(jié)、黑皮鞋。②

全身上下服裝的顏色不宜超過三種。③男士的皮鞋必須與服裝協(xié)調(diào)。(2)女裝:

①

在正式場合,女裝以穿西裝套裙或長裙為宜。②搭配簡單的發(fā)型和高跟、半高跟的船式皮鞋或蓋式皮鞋。(1)T.P.O原則

(2)整潔原則

(3)和諧得體原則姿勢表情站

姿姿勢表情坐

姿姿勢表情走

姿姿勢表情表情要求1.既要“察言觀色”,敏銳捕捉對方的情緒,以使自己適當(dāng)應(yīng)對,招待得體,又要注意自己的眼神所傳達(dá)的精神面貌,要努力傳達(dá)自己的誠意及合作的意愿。2.要注意目光的適當(dāng)運(yùn)用。3.進(jìn)出重要場合時要目不旁視,不能東張西望,在坐定之后才能四處打量。言談舉止言談要求1.時時有禮，句句有理2.口齒清晰，聲音適宜3.注重交流，善于傾聽舉止要求1.自然得體2.在公務(wù)場合,秘書不宜雙腿抖動、掏耳和挖鼻、打哈欠、剔牙、搔頭皮、頻頻看表等。02接待禮儀學(xué)習(xí)目標(biāo)知識目標(biāo)1.掌握有約接待的禮節(jié)2.掌握無約接待的禮節(jié)3.掌握接待重要賓客的禮節(jié)能力目標(biāo)能夠掌握接待禮儀的要求素質(zhì)目標(biāo)1.具備接待過程中的應(yīng)對能力2.掌握交流與溝通的技巧任務(wù)引入秘書小董畢業(yè)于某學(xué)校文秘專業(yè),參加工作后,他虛心好學(xué),把秘書接待來訪的過程認(rèn)真記在心里。在接待方面,特別注意迎客、待客、送客這三個環(huán)節(jié),力求使客人滿意。一天,辦公室來了一位下級單位的工作人員。剛聽到叩門聲,小董就趕忙放下手中的工作,說聲“請進(jìn)?！蓖瑫r起身相迎?？腿诉M(jìn)入接待室后,小董并未主動與對方握手,而是熱情地招呼對方:“請坐,請坐,您有什么事需要我?guī)兔?”小董的熱情接待給對方留下了深刻的印象。有約接待的禮節(jié)熱情有禮招呼客人的禮節(jié)具體內(nèi)容引導(dǎo)禮節(jié)端茶幫助上司中止會客無約接待的禮節(jié)分流婉言拒絕具體內(nèi)容會客中又來新客接待投訴者的禮節(jié)(1)熱情招呼(2)耐心傾聽(3)誠懇答復(fù)(4)相送接待重要來賓的禮節(jié)確定規(guī)格迎接具體內(nèi)容陪車注意事項(xiàng)送客事宜掌握來賓基本情況擬訂接待方案接待重要來賓的禮節(jié)迎賓介紹握手獻(xiàn)花迎接陪車座次只有一位來賓一位上司陪同兩位來賓有三位來賓,由上司親自駕車接待重要來賓的禮節(jié)注意事項(xiàng)1.不宜久留2.要關(guān)心來賓3.約定見面方法4.不對客人提要求購?fù)总嚻?、船票、機(jī)票話別送行送客事宜03會見、會談禮儀學(xué)習(xí)目標(biāo)知識目標(biāo)1.掌握會見或會談的程序2.掌握簽字儀式的要求能力目標(biāo)能夠掌握會見或會談的禮儀要求素質(zhì)目標(biāo)1.培養(yǎng)會見或會談過程中的應(yīng)對能力2.熟悉國際交往禮儀任務(wù)引入美國加州W大學(xué)同我國上海S大學(xué)已合作多年,雙方經(jīng)常開展工作和學(xué)術(shù)交流,合作富有成效。一次,W大學(xué)分管教學(xué)的副校長與S大學(xué)進(jìn)行工作交流。抵達(dá)上海當(dāng)晚,S大學(xué)國際交流處處長和教務(wù)處處長受分管教學(xué)的副校長的委托前往賓館拜訪,表示歡迎。到訪第二天,主方安排分管教學(xué)的副校長與其進(jìn)行工作會談,晚上安排校長出面會見并宴請。會見和宴請時S大學(xué)分管教學(xué)的副校長、國際交流處處長和教務(wù)處處長均出席。第三天,客人在S大學(xué)教務(wù)處處長的陪同下參觀了S大學(xué)在郊區(qū)的一個技術(shù)學(xué)院?？紤]到對方的身份,技術(shù)學(xué)院的院長親自出面拜會了客人,并設(shè)午宴招待。任務(wù)引入W大學(xué)分管教學(xué)的副校長到訪第一天,S大學(xué)便派兩位處長代表副校長前往拜訪,表示誠摯的歡迎,禮節(jié)甚重。第二天的會談雙方身份相同,禮節(jié)上恰到好處。當(dāng)晚S大學(xué)校長親自出面會見并宴請對方,這是一種高規(guī)格接待,以示友好。陪同人員的安排也與業(yè)務(wù)相關(guān)。第三天的活動,因?yàn)榭腿说纳矸荼燃夹g(shù)學(xué)院的院長高,因此,必須由院長親自出面拜會并宴請客人。會見或會談會見或會談的含義和分類會見或會談在國際上的區(qū)分：(1)拜見或拜會是指客方來會晤主方,或身份低者來會晤身份高者。(2)召見是指主方請客方來會晤,或身份高者主動會晤身份低者。(3)回訪或回拜是指一方主動會晤另一方后,對方出于禮節(jié),再去會晤一次。按會見或會談的內(nèi)容劃分：(1)禮節(jié)性的會見或會談:著重于雙方彼此或向外界公開相互關(guān)系及其對某一問題的態(tài)度。其時間較短,一般在半小時左右,話題較廣泛、自由,氣氛較為輕松。(2)事務(wù)性的會見或會談:著重于雙方或多方對共同的業(yè)務(wù)事項(xiàng)進(jìn)行具體、實(shí)質(zhì)性的洽談。三資企業(yè)和涉外單位中的會見或會談一般都屬于這一類。會見或會談會見或會談的程序1.本方作為提出會見或會談要求的一方時通過電話、郵件、傳真或直接派人面談的形式,將會見或會談的相關(guān)信息告知對方，請對方及時予以回復(fù)，并在可能的情況下進(jìn)一步商定會見或會談的時間。2.對方要求與本方負(fù)責(zé)人會見或會談本方負(fù)責(zé)聯(lián)絡(luò)的人員應(yīng)及時將對方所表示出的會見或會談的意向向本方主管做出報告,報告的內(nèi)容包括提出會見或會談方的基本情況、對方要求會見或會談的本方人員、對方所關(guān)心的問題及希望通過會見或會談所達(dá)到的目的等。會見或會談會見或會談的程序3.本方作為提出會見或會談要求的一方時將初步?jīng)Q定的會見或會談具體內(nèi)容及有關(guān)事項(xiàng)告知對方。如果對方提出會見或會談的要求后,本方因故不能會見或會談,則應(yīng)向?qū)Ψ街v明情況,并希望對方予以諒解。如果可以,則可商量采取其他辦法。4.同意會見或會談之后雙方計(jì)劃參加會見或會談的人員應(yīng)分別就會見或會談中可能涉及的有關(guān)問題、本方對這些問題的基本立場和態(tài)度、談話的基調(diào)、節(jié)奏的掌握和應(yīng)變的措施等進(jìn)行周密的商議,以保證在會見或會談中本方的意見表達(dá)能夠做到明確和得體。會見或會談——會場布置半月形會場加排半月形會場“門”字形座次安排會見或會談——合影合影座次安排簽字儀式制訂文本商定參加儀式的人員內(nèi)容秘書的工作秘書的工作1.我國通常用一張長方桌為簽字桌。2.有的國家也用一張長方桌為簽字桌,但是會安排雙方參加儀式的人員坐在簽字桌前方兩旁,雙方國旗則掛在簽字桌后面。3.也有的國家布置兩張長方桌作為簽字桌,雙方簽字人各坐一桌,雙方的國旗分別懸掛在各自的簽字桌上,參加儀式的人員坐在簽字桌的對面。4.如有三四方簽約,其簽字儀式大致如上所述,只要增加簽字人座位即可。5.若是簽訂多邊條約,一般只設(shè)一個簽字人座位,先由條約保存方代表簽字,然后各方代表輪流簽字。04宴請禮儀學(xué)習(xí)目標(biāo)知識目標(biāo)1.掌握宴請的準(zhǔn)備內(nèi)容2.掌握宴會桌次、席次的安排3.掌握出席宴請的禮節(jié)能力目標(biāo)能夠掌握籌辦宴請和出席宴請的要求素質(zhì)目標(biāo)1.培養(yǎng)在宴請過程中的應(yīng)對能力2.提高自身的禮儀修養(yǎng)任務(wù)引入英國某大學(xué)幾位有關(guān)人員要來秘書小王所在的學(xué)院洽談合作辦學(xué)事宜。學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)將這次接待任務(wù)交給了小王。為了不辜負(fù)領(lǐng)導(dǎo)的信任,小王早早地做好了準(zhǔn)備。他先對英國某大學(xué)的情況進(jìn)行了解,并根據(jù)對方提供的來賓有關(guān)資料進(jìn)行了研究,最后寫出了接待方案,并交給領(lǐng)導(dǎo),請領(lǐng)導(dǎo)審批。方案主要有以下內(nèi)容?！瓰楸硎疚以簩Υ舜位顒拥闹匾?決定使用高規(guī)格接待的方式,接待英國客人。請市教委有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與我院領(lǐng)導(dǎo)一同迎接外賓。為更多地了解我國的美麗河山,盡量多組織一些參觀游覽活動?！蝿?wù)引入在接待來賓的宴會上,院領(lǐng)導(dǎo)拿著小王為他精心準(zhǔn)備的講話稿首先發(fā)表了簡短的祝詞:“先生們、女士們、同志們……”雙方祝詞后,大家開始就餐。小王身邊坐的是一位50歲左右的女士,為活躍氣氛,小王不停地與她交談,聊到高興時,小王說:“看您身體真好,真是老當(dāng)益壯啊!您老人家今年高壽啊?”當(dāng)譯員翻譯完畢后,對方頓起怒意。宴請的籌辦宴請的準(zhǔn)備宴請的規(guī)模、地點(diǎn)和人數(shù)根據(jù)宴請的目的和主客雙方的身份而定。宴會廳的布置與裝飾根據(jù)宴會的類型來定。祝酒詞由主人先講,主賓后講。需要特殊照顧的外賓了解來賓的國籍及文化背景，應(yīng)主要考慮主賓的愛好與禁忌。訂菜請柬或邀請函邀請根據(jù)活動的形式和規(guī)格,在規(guī)定的預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)安排。一般分為兩種：①酒會、茶會的邀請函；②餐會的請柬或邀請函。一般提前一周至三周發(fā)出,以便被邀請者盡早安排。宴會桌次、席次的安排正式宴會一般均需排席位,也可以只排部分來賓(主賓)的席位,其他人只排桌次或自由入座。桌子的安排宴會可以用圓桌,也可以用長方桌。一桌以上的宴會,桌子之間的距離要適當(dāng),各個座位之間也要距離相等。冷餐會冷餐會的菜臺用長方桌,通常不安排席位,也可根據(jù)宴會廳的情況,擺在房間的中間。酒會一般擺放小茶幾或小圓桌,以便放花瓶、煙灰缸、干果、小吃等。宴請的籌辦桌次的排法宴會圓桌的排法宴請的籌辦桌次的排法宴會長桌的排法宴請的籌辦席次的排法宴會長桌的排法一桌上只有一位主人作陪一桌上有兩位主人作陪宴請的籌辦席次的排法長桌席次的排法一桌上只有一位主人作陪宴請的籌辦席次的排法一桌上有兩位主人作陪宴請的籌辦席次的排法西餐宴會席次的排法男、女主人都出席宴請的籌辦席次的排法西餐宴會席次的排法只有一位男主人出席宴請的禮節(jié)

答復(fù)邀請和出席

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答復(fù)邀請收到宴會請柬后應(yīng)盡早答復(fù)對方,以便主人安排。接到請柬后,應(yīng)立即核實(shí)宴請的主人對時間、地點(diǎn)及服飾的要求,以及是否邀請了配偶等?！?/p>

赴宴①赴宴前要修飾外貌。②按時出席宴會。③抵達(dá)時間和逗留時間能在一定程度上反映對主人的尊重,應(yīng)根據(jù)活動的性質(zhì)和當(dāng)?shù)氐牧?xí)慣掌握。④到達(dá)宴請地點(diǎn)后,先到衣帽間脫下大衣、外套和帽子,然后前往主人迎客處,向主人問好?！?/p>

就座①在進(jìn)入宴會廳之前,先了解自己的桌次和座位。②入座時,應(yīng)注意桌上的座位卡是否寫著自己的名字,不可隨意亂坐。③入座后,兩只腳不可隨意伸出或交叉,更不可在桌子的下面亂蹬。④在進(jìn)餐前,不可玩弄餐桌上的餐具。⑤坐下后,可以和鄰座的客人相互認(rèn)識、交談。·

隨身物品的擺放①來賓隨身穿的大衣、外套等都應(yīng)存放到衣帽間。②宴會的桌子上,一般不可放置餐具之外的其他東西,椅背上也不可搭外套或挎包、袋等物品。