疫情酒店會議室管理制度

疫情酒店會議室管理制度疫情酒店會議室管理制度

第一章總則

第一條疫情期間，為確保酒店會議室使用安全、高效，提高會議質(zhì)量，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及疫情防控要求，特制定本管理制度。

第二條本制度適用于酒店內(nèi)部各類會議的組織、召開及管理，包括但不限于座談會、培訓(xùn)會、研討會等。

第三條會議組織者應(yīng)遵循以下原則：

（一）疫情防控原則：確保參會人員健康安全，嚴格遵守疫情防控相關(guān)規(guī)定，做好會場消毒、通風(fēng)、人員篩查等工作。

（二）高效務(wù)實原則：會議內(nèi)容應(yīng)具有針對性和實用性，減少無效會議，提高工作效率。

（三）節(jié)約環(huán)保原則：合理利用會議室資源，減少浪費，降低會議成本。

第四條酒店應(yīng)設(shè)立專門的會議管理機構(gòu)，負責(zé)會議室的預(yù)訂、協(xié)調(diào)、服務(wù)及監(jiān)督等工作。

第五條會議組織者應(yīng)提前向會議管理機構(gòu)提交會議申請，內(nèi)容包括會議主題、時間、地點、參會人數(shù)、所需設(shè)備等。

第六條會議管理機構(gòu)應(yīng)在收到申請后及時進行審核，合理安排會議室資源，確保會議順利進行。

第七條本制度解釋權(quán)歸酒店所有，如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以補充。

第八條本制度自發(fā)布之日起實施，如有修改，以最新版本為準。各相關(guān)部門及人員應(yīng)嚴格遵守，共同維護會議秩序。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.會議組織者應(yīng)根據(jù)會議目的和內(nèi)容，明確會議主題、議題、議程、參會人員、時間、地點等，并提前至少五個工作日向會議管理機構(gòu)提交書面會議申請。

2.會議管理機構(gòu)在收到申請后，應(yīng)在兩個工作日內(nèi)完成審核，確認會議室使用安排，并通知會議組織者。

3.會議組織者應(yīng)根據(jù)會議性質(zhì)和參會人數(shù)，合理預(yù)估所需物資和設(shè)備，如投影儀、音響、白板、筆紙等，并提前與會議管理機構(gòu)溝通確認。

二、會議通知

1.會議組織者應(yīng)在會議開始前至少三個工作日，向參會人員發(fā)出書面會議通知，內(nèi)容包括會議主題、時間、地點、議程等。

2.會議通知應(yīng)明確指出參會人員需遵守的疫情防控措施，如佩戴口罩、體溫檢測等。

三、會議簽到

1.參會人員應(yīng)在會議開始前15分鐘到達會場，并在會議簽到表上簽字確認。

2.會議組織者應(yīng)安排專人負責(zé)參會人員的體溫檢測和健康碼核驗，確保符合疫情防控要求。

四、會議進行

1.會議主持人應(yīng)按照議程安排，確保會議有序進行，嚴格控制會議時間。

2.會議期間，參會人員應(yīng)保持手機靜音，如有緊急事項需離開會場，應(yīng)向會議主持人請假。

3.會議主持人應(yīng)鼓勵參會人員積極發(fā)言，充分討論，確保會議成果。

五、會議記錄

1.會議組織者應(yīng)指定專人負責(zé)會議記錄，記錄內(nèi)容包括會議主題、參會人員、討論議題、決策結(jié)果等。

2.會議記錄應(yīng)在會議結(jié)束后及時整理，并于一個工作日內(nèi)發(fā)送給參會人員，以便大家了解會議內(nèi)容。

六、會議總結(jié)

1.會議組織者應(yīng)在會議結(jié)束后，對會議成果進行總結(jié)，形成會議紀要。

2.會議紀要應(yīng)包括會議主題、討論重點、決策結(jié)果、責(zé)任分配、下一步行動計劃等。

3.會議紀要由會議組織者負責(zé)跟蹤落實，確保會議決策得到有效執(zhí)行。

七、會議反饋

1.會議組織者應(yīng)定期收集參會人員對會議流程、會議內(nèi)容、會議室設(shè)施等方面的意見和建議，不斷優(yōu)化會議組織工作。

2.會議組織者應(yīng)根據(jù)反饋意見，及時調(diào)整會議流程和安排，提高會議效果。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的制定與發(fā)布

1.會議結(jié)束后，會議記錄人員應(yīng)根據(jù)會議內(nèi)容和討論結(jié)果，及時整理形成會議紀要。

2.會議紀要應(yīng)準確、清晰地記錄會議的主題、主要議題、決策事項、責(zé)任分配及行動計劃。

3.會議紀要由會議組織者在會議結(jié)束后的兩個工作日內(nèi)完成初稿，并提交給會議主持人審核。

4.會議主持人審核無誤后，會議紀要應(yīng)在兩個工作日內(nèi)通過郵件或內(nèi)部通訊系統(tǒng)發(fā)布給所有參會人員。

二、會議決策的執(zhí)行與監(jiān)督

1.會議紀要中明確的行動計劃和責(zé)任分配應(yīng)由相關(guān)責(zé)任人在指定的時間內(nèi)完成。

2.會議組織者應(yīng)建立跟蹤機制，對會議決策的執(zhí)行情況進行定期檢查和督促。

3.對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題和困難，責(zé)任人應(yīng)及時向會議組織者反饋，共同尋求解決方案。

三、進度更新與溝通

1.責(zé)任人應(yīng)按照會議紀要中確定的行動計劃，定期更新工作進度，并通過會議組織者向全體參會人員通報。

2.會議組織者應(yīng)定期組織會議，對會議決策的執(zhí)行情況進行全面回顧和評估。

3.會議組織者應(yīng)根據(jù)執(zhí)行情況和參會人員的反饋，調(diào)整后續(xù)會議的議程和討論重點。

四、效果評估與改進

1.會議組織者應(yīng)在每個階段性的工作完成后，對會議決策的執(zhí)行效果進行評估。

2.對于執(zhí)行效果不佳的決策，應(yīng)分析原因，及時調(diào)整執(zhí)行策略，并通知相關(guān)責(zé)任人。

3.會議組織者應(yīng)總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，不斷優(yōu)化會議紀要的跟蹤落實流程，提高會議決策的執(zhí)行效率。

五、檔案管理與查閱

1.會議紀要應(yīng)作為重要檔案保存，由會議組織者負責(zé)歸檔管理。

2.會議紀要應(yīng)設(shè)置為可查閱狀態(tài)，便于參會人員隨時查閱和參考。

3.會議組織者應(yīng)確保會議紀要的保密性，根據(jù)需要限定查閱權(quán)限，防止泄露敏感信息。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用先到先得的原則，各部門需提前向會議管理機構(gòu)提交會議室預(yù)訂申請。

2.會議組織者應(yīng)在會議申請中明確會議室類型、使用時間、參會人數(shù)等，以便會議管理機構(gòu)合理分配資源。

3.會議管理機構(gòu)收到申請后，應(yīng)及時回復(fù)確認預(yù)訂結(jié)果，并在會議前做好會議室布置和設(shè)備調(diào)試。

二、會議室使用

1.會議室使用期間，參會人員應(yīng)遵守會議室管理規(guī)定，保持室內(nèi)整潔，不吸煙、不亂丟垃圾。

2.會議組織者應(yīng)確保會議室內(nèi)設(shè)備完好，如遇到設(shè)備故障，應(yīng)及時聯(lián)系會議管理機構(gòu)處理。

3.會議期間，未經(jīng)許可，嚴禁私自攜帶外來設(shè)備連接會議室內(nèi)的網(wǎng)絡(luò)和投影設(shè)備。

三、會議室設(shè)備管理

1.會議管理機構(gòu)應(yīng)定期檢查會議室內(nèi)的設(shè)備，確保設(shè)備正常運行，及時更新耗材。

2.會議組織者在使用會議室設(shè)備時，應(yīng)遵循操作規(guī)程，使用完畢后及時關(guān)閉設(shè)備，節(jié)約能源。

3.如發(fā)現(xiàn)設(shè)備損壞，會議組織者應(yīng)立即報告會議管理機構(gòu)，并協(xié)助查明原因，分清責(zé)任。

四、會議室環(huán)境衛(wèi)生

1.會議管理機構(gòu)應(yīng)定期對會議室進行清潔、消毒，保持室內(nèi)空氣質(zhì)量，確保參會人員健康。

2.會議期間，應(yīng)保持會議室通風(fēng)良好，并根據(jù)需要開啟空調(diào)、暖氣等設(shè)備。

3.會議組織者應(yīng)提醒參會人員遵守疫情防控要求，佩戴口罩，減少不必要的近距離接觸。

五、會議室安全與保密

1.會議組織者應(yīng)確保會議室在使用期間的安全，禁止無關(guān)人員進入。

2.會議室內(nèi)應(yīng)配備必要的消防設(shè)施，并定期進行安全檢查。

3.對于涉及敏感信息的會議，會議組織者應(yīng)采取保密措施，確保會議內(nèi)容不被泄露。

六、會議室維護與改進

1.會議管理機構(gòu)應(yīng)定期收集參會人員對會議室設(shè)施和服務(wù)的意見和建議，不斷優(yōu)化會議室配置。

2.根據(jù)實際需求，會議管理機構(gòu)可對會議室進行改造和升級，提高會議室使用效率。

3.會議組織者應(yīng)積極參與會議室改進工作，共同提升酒店會議服務(wù)水平。

第五章附則

1.本管理制度如有與國家法律法規(guī)相抵觸之處，應(yīng)以國家法律法規(guī)為準。