檔案細(xì)則規(guī)范

檔案整理細(xì)則規(guī)范

第一條名詞解釋

（一）整理

按照一定的原則和方法，對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行系統(tǒng)的分類、組合、排列、編號(hào)和科學(xué)編目，

使之系統(tǒng)化、有序化的工作。

（二）分類

指依據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)，按照檔案來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式特征的異同點(diǎn)，對(duì)檔案進(jìn)行有層

次的區(qū)分，并組成一定的體系。

（三）全宗

指一個(gè)獨(dú)立的機(jī)構(gòu)、組織或人物在社會(huì)活動(dòng)中形成的檔案的有機(jī)整體。

（四）檔號(hào)

檔案編號(hào)的簡(jiǎn)稱。是以檔案的類別及其相互關(guān)系編寫的代號(hào)，包括全宗號(hào)、目錄號(hào)、卷

號(hào)、件號(hào)

（五）立卷

立卷是指把辦理完畢，具有保存價(jià)值的文件，按照一定的原則和方法，組成一組有聯(lián)

系的案卷。包括：組卷、擬寫案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件排列與編號(hào)、填寫卷內(nèi)目錄與備考表、封

面的裝訂等。

（六）著錄

在編制檔案目錄時(shí)，對(duì)歸檔文件材料的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過(guò)程。

（七）編目

指編制檔案案卷目錄和卷內(nèi)目錄，提供檔案檢索方式，方便檔案查詢利用。

（A）案卷目錄

是指案卷的名冊(cè)，是先將裝訂好的一個(gè)年度的案卷按一定的方法排列，然后再根據(jù)其排

列順序逐一編號(hào)登陸而成的。

第二條檔案整理工作的原則

（-）保持文件之間的歷史聯(lián)系。文件之間的歷史聯(lián)系，指文件在產(chǎn)生和處理過(guò)程中

所形成的內(nèi)部相互關(guān)系，包括文件在來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式上的聯(lián)系。

（-）便于檔案的保管和利用。

第三條檔案分類

檔案按內(nèi)容分為5個(gè)一級(jí)類目，即：經(jīng)營(yíng)管理類、基本建設(shè)類、行政管理類、財(cái)務(wù)管理

類、人事管理類。

（一）全宗內(nèi)檔案分類

一般按"年度一類別"分類，即將一個(gè)全宗內(nèi)的檔案，先按年度分開，每個(gè)年度內(nèi)再按一

級(jí)類目分類、排列。

（-）不同類別檔案的分類

經(jīng)營(yíng)管理類、行政管理類、財(cái)務(wù)類、人事類檔案按內(nèi)容結(jié)合形成時(shí)間、重要程度進(jìn)行分

類；基本建設(shè)類檔案按工程項(xiàng)目分類。

（三）須嚴(yán)格遵守分類規(guī)則，不得私自改動(dòng)，以保證分類規(guī)則的一致性.

第四條確定密級(jí)與保管期限

（-）確定檔案密級(jí)

檔案密級(jí)由低到高劃分為秘密、機(jī)密和絕密，沒(méi)有密級(jí)的檔案為公開（集團(tuán)內(nèi)部）。

絕密是指與公司生存、生產(chǎn)、科研、經(jīng)營(yíng)、人事有重大利益關(guān)系，一旦泄露會(huì)使公司的

安全和利益遭受特別嚴(yán)重?fù)p害的事項(xiàng)，主要包括以下內(nèi)容：

1.公司股份構(gòu)成，投資情況，新產(chǎn)品、新技術(shù)的開發(fā)研制資料。

2.公司總體發(fā)展規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、營(yíng)銷策略、商務(wù)談判內(nèi)容及載體，正式合同和協(xié)議

文書。

3.公司重要會(huì)議紀(jì)要。

機(jī)密是指與本公司的生存、生產(chǎn)、科研、經(jīng)營(yíng)、人事有重要利益關(guān)系，一旦泄露會(huì)使公

司安全和利益遭受嚴(yán)重?fù)p害的事項(xiàng)，主要包括以下內(nèi)容：

1.尚未確定的公司重要人事調(diào)整及安排情況，人力資源部對(duì)管理人員的考評(píng)材料。

2.公司薪金制度，財(cái)務(wù)專用印簽、賬號(hào)，保險(xiǎn)柜密碼，月度、季度、年度財(cái)務(wù)預(yù)、決

算報(bào)告及各類財(cái)務(wù)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表，重要磁盤、磁帶的內(nèi)容及其存放位置。

3.公司大事記。

4,原材料標(biāo)準(zhǔn)、成品及半成品檢測(cè)報(bào)告、進(jìn)口設(shè)備儀器圖紙和相關(guān)資料。各類工程相

關(guān)的資料。

5.外事活動(dòng)中內(nèi)部掌握的原則和政策。

秘密是指與本公司生存、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、科研、人事有較大利益關(guān)系，一旦泄露會(huì)使公司

的安全和利益遭受損害的事項(xiàng)，主要包括以下內(nèi)容：

1.消費(fèi)層次調(diào)查情況，市場(chǎng)潛力調(diào)查預(yù)測(cè)情況，未來(lái)新產(chǎn)品的市場(chǎng)預(yù)測(cè)情況及其載體。

2.廣告企劃、營(yíng)銷企劃方案。

3.各類設(shè)備圖紙、說(shuō)明書、基建圖紙、各類儀器資料、各類技術(shù)通知及文件等。

4.各種檢查表格和檢查結(jié)果。

文件材料歸檔時(shí)，歸檔人員須確定歸檔文件材料的密級(jí)，檔案管理人員根據(jù)已確定的密

級(jí)進(jìn)行密級(jí)標(biāo)識(shí)，確保密級(jí)檔案與公開檔案分別組卷、不同密級(jí)檔案分別組卷。

（二）劃定保管期限

劃分為短期（15年以下）、長(zhǎng)期（16-50年）、永久（50年以上）。

1.永久保存：反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的文件材料，主要包括;公司處理

重要問(wèn)題形成的文件材料、召開重要會(huì)議的文件材料、重要請(qǐng)示、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、機(jī)構(gòu)演變、公

司領(lǐng)導(dǎo)人任免、重大項(xiàng)目的協(xié)議、合同等.

2.長(zhǎng)期保存：在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考價(jià)值的文件材料，主要包括:公司層面一般

問(wèn)題的文件材料，一般會(huì)議的文件材料、一般經(jīng)濟(jì)往來(lái)形成的合同、協(xié)議等。

3.短期保存：在短期內(nèi)對(duì)公司工作有查考價(jià)值的文件材料，主要包括:中心或部門計(jì)戈U、

總結(jié)、報(bào)表。

第五條檔案立卷

立卷工作的內(nèi)容包括組成案卷單位、卷內(nèi)文件的排列與編號(hào)、填寫卷內(nèi)目錄與備考表、

填寫案卷封面及案卷裝訂。

（-）組成案卷單位

指把內(nèi)容相近、聯(lián)系較緊密的文件材料組合在一起，組成一卷或若干卷。

（-）卷內(nèi)文件排列與編號(hào)

1.案卷內(nèi)文件的排列：

案卷內(nèi)文件材料按文件重要程度、時(shí)間的先后次序及責(zé)任者、問(wèn)題進(jìn)行排列，具體排列

為：

1.1正文在前，附件在后；批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正本在前，定稿在后；定稿在前，歷

次重要討論稿在后；結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。

1.2基建工程圖紙，按總體和局部關(guān)系結(jié)合專業(yè)排列。

1.3圖文混合的案卷，文字材料在前，圖紙?jiān)诤蟆?/p>

1.4同一問(wèn)題的文件材料組成一個(gè)案卷時(shí)，按文件形成的時(shí)間先后順序排列；幾個(gè)問(wèn)題

組成一卷時(shí)，先按問(wèn)題分開，再按時(shí)間順序排列。

2.卷內(nèi)文件編號(hào)：

編制案卷號(hào)（或盒號(hào)、件號(hào)）：用三位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，從“001"開始依次排列。

2.1按卷裝訂，案卷號(hào)填在案卷封面上。

2.2以盒保管，盒號(hào)填在卷盒上。

2.3以件保管的紙質(zhì)文件，件號(hào)填在文件右上角。

2.4光盤、錄像帶、磁帶等編號(hào)后貼在檔案裝具上。

2.5獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等實(shí)物檔案貼于實(shí)物上，盡量保持美觀。

3.編制頁(yè)碼：

案卷內(nèi)文件材料系統(tǒng)排列后，對(duì)文字材料逐頁(yè)編號(hào)，正面在右上角編頁(yè)號(hào)，背面在左上

角編頁(yè)號(hào)，每頁(yè)有字跡的紙張均須編號(hào)。大張圖紙折疊后，編一個(gè)頁(yè)號(hào)。裝訂的案卷要填寫

本卷總頁(yè)數(shù)。

（三）填寫卷內(nèi)目錄與備考表

1.卷內(nèi)目錄

卷內(nèi)目錄排在案卷內(nèi)封面之后。

1.1編寫順序號(hào)

按卷內(nèi)文件的排列順序，給每份文件編一個(gè)順序號(hào)，用阿拉伯?dāng)?shù)字從1起依次標(biāo)注，裝

訂文件以件為單位編順序號(hào)，散裝文件（圖紙）以頁(yè)為單位編序號(hào)。原稿、附件與正本合編

一個(gè)順序號(hào)；被轉(zhuǎn)發(fā)件與轉(zhuǎn)發(fā)件編一個(gè)順序號(hào)；請(qǐng)示與批復(fù)要分別編順序號(hào)。

1.2填寫責(zé)任者

填寫文件制發(fā)部門或個(gè)人名稱，可用通用、確切的簡(jiǎn)稱。

1.3填寫文件編號(hào)

填寫文件的文號(hào)或圖樣的圖號(hào)，（包括部門代字、年號(hào)、順序號(hào)），按文件原有字號(hào)填寫

齊全。

1.4填寫文件題名

填寫文件題名時(shí)，文件的正副標(biāo)題要原文照錄。原文標(biāo)題不能揭示文件內(nèi)容的，原標(biāo)題

照錄，再依據(jù)文件內(nèi)容另擬題名附后，并加"口"。

1.5填寫文件形成日期

案卷起止日期或每件文件的形成時(shí)間。填寫時(shí)可省略"年、月、日”字，在表示年、月的

右下角加號(hào)。

1.6填寫文件頁(yè)號(hào)

填寫文件頁(yè)號(hào)時(shí)，用阿拉伯?dāng)?shù)字。填寫每份文件材料首頁(yè)上標(biāo)注的頁(yè)號(hào)。卷內(nèi)最后一份

文件要標(biāo)注起止頁(yè)號(hào).

1.7備注

用于填寫歸檔文件需要補(bǔ)充和說(shuō)明的情況。包括密級(jí)、缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀

等等。如果有些條目須說(shuō)明的情況較多，備注欄難以填寫時(shí)，可在備注欄中加注"*"號(hào)，將

具體內(nèi)容填寫入備考表中。

2.卷內(nèi)備考表

備考表置于盒內(nèi)所有歸檔文件之后，用以對(duì)盒內(nèi)歸檔文件進(jìn)行必要的注釋說(shuō)明。備考表

上設(shè)置的項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說(shuō)明、整理人、檢查人和日期。

2.1卷(盒)內(nèi)文件情況說(shuō)明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀情況。

2.2整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。

2.3檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。

2.4立卷時(shí)間：歸檔文件整理完畢的日期。

(四)填寫案卷封面

案卷封面包括下列內(nèi)容：全宗名稱、類目名稱、案卷題名、編制單位、編制日期、保管

期限、密級(jí)。

檔案裝訂

案卷須裝訂成冊(cè)，某些特殊珍貴的手稿、照片等，采用卷盒、卷袋、相冊(cè)等保管，在卷

盒、卷袋上填寫同于案卷封皮的各項(xiàng)。案卷裝訂的做法和要求是：

1.1案卷裝訂前，去除文件材料上的書釘、回形針、大頭針等金屬物，以防日后銹蝕文

件材料。

1.2對(duì)于破損的文件材料須進(jìn)行必要修補(bǔ)裱糊，對(duì)未留裝訂線位置或裝訂線上有字跡的

文件材料須用無(wú)字白紙加邊托裱。

1.3大張文件須折疊，使長(zhǎng)短不齊的文件右下沿齊整。

1.4文件裝訂前須沿左下角對(duì)齊。

1.5文書檔案采用三孔一線裝訂法。裝訂位置在左側(cè)中部，距訂口邊15毫米。裝訂時(shí)

須使用線繩勒緊結(jié)牢，結(jié)頭打在背面，無(wú)倒置、脫漏的張頁(yè)，不壓字跡，不損壞文件，不妨

礙閱讀。

1.6圖紙采用散裝，折疊成A4紙大小后放入卷盒保存。

第六條裝盒排架

(-)案卷裝盒

將歸檔檔案按案卷號(hào)，件號(hào)按編號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表

項(xiàng)目。

(-)案卷排架

1.按“年度一內(nèi)容一保管期限"的排列方法。

2.檔案排列以每個(gè)二級(jí)類目為一個(gè)大流水號(hào)，并分別建立案卷目錄。

3.聲像、實(shí)物或其他非紙質(zhì)載體形成的檔案分類方法與紙質(zhì)檔案等同，單獨(dú)建立案卷

目錄登記本，并加標(biāo)識(shí)符以示區(qū)別。

4.案卷排列可采用不同色標(biāo)或其它標(biāo)識(shí)符號(hào)來(lái)分別標(biāo)明永久、長(zhǎng)期、短期三種保管期

限，使不同保管期限的案卷一目了然，便于案卷鑒定移出。

第七條檢索管理

（-）編號(hào)方法：公司檔案的編號(hào)采用年度一類別分類編號(hào)法

（-）類別代號(hào)：經(jīng)營(yíng)管理類-JG;基本建設(shè)類一JJ;行政管理類一XZ:

財(cái)務(wù)管理類一CW;人事管理類-