檔案細則規(guī)范

檔案整理細則規(guī)范

第一條名詞解釋

（一）整理

按照一定的原則和方法，對檔案實體進行系統(tǒng)的分類、組合、排列、編號和科學編目，

使之系統(tǒng)化、有序化的工作。

（二）分類

指依據(jù)一定的標準，按照檔案來源、時間、內容和形式特征的異同點，對檔案進行有層

次的區(qū)分，并組成一定的體系。

（三）全宗

指一個獨立的機構、組織或人物在社會活動中形成的檔案的有機整體。

（四）檔號

檔案編號的簡稱。是以檔案的類別及其相互關系編寫的代號，包括全宗號、目錄號、卷

號、件號

（五）立卷

立卷是指把辦理完畢，具有保存價值的文件，按照一定的原則和方法，組成一組有聯(lián)

系的案卷。包括：組卷、擬寫案卷標題、卷內文件排列與編號、填寫卷內目錄與備考表、封

面的裝訂等。

（六）著錄

在編制檔案目錄時，對歸檔文件材料的內容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程。

（七）編目

指編制檔案案卷目錄和卷內目錄，提供檔案檢索方式，方便檔案查詢利用。

（A）案卷目錄

是指案卷的名冊，是先將裝訂好的一個年度的案卷按一定的方法排列，然后再根據(jù)其排

列順序逐一編號登陸而成的。

第二條檔案整理工作的原則

（-）保持文件之間的歷史聯(lián)系。文件之間的歷史聯(lián)系，指文件在產生和處理過程中

所形成的內部相互關系，包括文件在來源、時間、內容和形式上的聯(lián)系。

（-）便于檔案的保管和利用。

第三條檔案分類

檔案按內容分為5個一級類目，即：經(jīng)營管理類、基本建設類、行政管理類、財務管理

類、人事管理類。

（一）全宗內檔案分類

一般按"年度一類別"分類，即將一個全宗內的檔案，先按年度分開，每個年度內再按一

級類目分類、排列。

（-）不同類別檔案的分類

經(jīng)營管理類、行政管理類、財務類、人事類檔案按內容結合形成時間、重要程度進行分

類；基本建設類檔案按工程項目分類。

（三）須嚴格遵守分類規(guī)則，不得私自改動，以保證分類規(guī)則的一致性.

第四條確定密級與保管期限

（-）確定檔案密級

檔案密級由低到高劃分為秘密、機密和絕密，沒有密級的檔案為公開（集團內部）。

絕密是指與公司生存、生產、科研、經(jīng)營、人事有重大利益關系，一旦泄露會使公司的

安全和利益遭受特別嚴重損害的事項，主要包括以下內容：

1.公司股份構成，投資情況，新產品、新技術的開發(fā)研制資料。

2.公司總體發(fā)展規(guī)劃、經(jīng)營戰(zhàn)略、營銷策略、商務談判內容及載體，正式合同和協(xié)議

文書。

3.公司重要會議紀要。

機密是指與本公司的生存、生產、科研、經(jīng)營、人事有重要利益關系，一旦泄露會使公

司安全和利益遭受嚴重損害的事項，主要包括以下內容：

1.尚未確定的公司重要人事調整及安排情況，人力資源部對管理人員的考評材料。

2.公司薪金制度，財務專用印簽、賬號，保險柜密碼，月度、季度、年度財務預、決

算報告及各類財務、統(tǒng)計報表，重要磁盤、磁帶的內容及其存放位置。

3.公司大事記。

4,原材料標準、成品及半成品檢測報告、進口設備儀器圖紙和相關資料。各類工程相

關的資料。

5.外事活動中內部掌握的原則和政策。

秘密是指與本公司生存、生產、經(jīng)營、科研、人事有較大利益關系，一旦泄露會使公司

的安全和利益遭受損害的事項，主要包括以下內容：

1.消費層次調查情況，市場潛力調查預測情況，未來新產品的市場預測情況及其載體。

2.廣告企劃、營銷企劃方案。

3.各類設備圖紙、說明書、基建圖紙、各類儀器資料、各類技術通知及文件等。

4.各種檢查表格和檢查結果。

文件材料歸檔時，歸檔人員須確定歸檔文件材料的密級，檔案管理人員根據(jù)已確定的密

級進行密級標識，確保密級檔案與公開檔案分別組卷、不同密級檔案分別組卷。

（二）劃定保管期限

劃分為短期（15年以下）、長期（16-50年）、永久（50年以上）。

1.永久保存：反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的文件材料，主要包括;公司處理

重要問題形成的文件材料、召開重要會議的文件材料、重要請示、統(tǒng)計報表、機構演變、公

司領導人任免、重大項目的協(xié)議、合同等.

2.長期保存：在較長時間內對公司工作有查考價值的文件材料，主要包括:公司層面一般

問題的文件材料，一般會議的文件材料、一般經(jīng)濟往來形成的合同、協(xié)議等。

3.短期保存：在短期內對公司工作有查考價值的文件材料，主要包括:中心或部門計戈U、

總結、報表。

第五條檔案立卷

立卷工作的內容包括組成案卷單位、卷內文件的排列與編號、填寫卷內目錄與備考表、

填寫案卷封面及案卷裝訂。

（-）組成案卷單位

指把內容相近、聯(lián)系較緊密的文件材料組合在一起，組成一卷或若干卷。

（-）卷內文件排列與編號

1.案卷內文件的排列：

案卷內文件材料按文件重要程度、時間的先后次序及責任者、問題進行排列，具體排列

為：

1.1正文在前，附件在后；批復在前，請示在后；正本在前，定稿在后；定稿在前，歷

次重要討論稿在后；結論性材料在前，依據(jù)性材料在后。

1.2基建工程圖紙，按總體和局部關系結合專業(yè)排列。

1.3圖文混合的案卷，文字材料在前，圖紙在后。

1.4同一問題的文件材料組成一個案卷時，按文件形成的時間先后順序排列；幾個問題

組成一卷時，先按問題分開，再按時間順序排列。

2.卷內文件編號：

編制案卷號（或盒號、件號）：用三位阿拉伯數(shù)字表示，從“001"開始依次排列。

2.1按卷裝訂，案卷號填在案卷封面上。

2.2以盒保管，盒號填在卷盒上。

2.3以件保管的紙質文件，件號填在文件右上角。

2.4光盤、錄像帶、磁帶等編號后貼在檔案裝具上。

2.5獎牌、獎杯等實物檔案貼于實物上，盡量保持美觀。

3.編制頁碼：

案卷內文件材料系統(tǒng)排列后，對文字材料逐頁編號，正面在右上角編頁號，背面在左上

角編頁號，每頁有字跡的紙張均須編號。大張圖紙折疊后，編一個頁號。裝訂的案卷要填寫

本卷總頁數(shù)。

（三）填寫卷內目錄與備考表

1.卷內目錄

卷內目錄排在案卷內封面之后。

1.1編寫順序號

按卷內文件的排列順序，給每份文件編一個順序號，用阿拉伯數(shù)字從1起依次標注，裝

訂文件以件為單位編順序號，散裝文件（圖紙）以頁為單位編序號。原稿、附件與正本合編

一個順序號；被轉發(fā)件與轉發(fā)件編一個順序號；請示與批復要分別編順序號。

1.2填寫責任者

填寫文件制發(fā)部門或個人名稱，可用通用、確切的簡稱。

1.3填寫文件編號

填寫文件的文號或圖樣的圖號，（包括部門代字、年號、順序號），按文件原有字號填寫

齊全。

1.4填寫文件題名

填寫文件題名時，文件的正副標題要原文照錄。原文標題不能揭示文件內容的，原標題

照錄，再依據(jù)文件內容另擬題名附后，并加"口"。

1.5填寫文件形成日期

案卷起止日期或每件文件的形成時間。填寫時可省略"年、月、日”字，在表示年、月的

右下角加號。

1.6填寫文件頁號

填寫文件頁號時，用阿拉伯數(shù)字。填寫每份文件材料首頁上標注的頁號。卷內最后一份

文件要標注起止頁號.

1.7備注

用于填寫歸檔文件需要補充和說明的情況。包括密級、缺損、修改、補充、移出、銷毀

等等。如果有些條目須說明的情況較多，備注欄難以填寫時，可在備注欄中加注"*"號，將

具體內容填寫入備考表中。

2.卷內備考表

備考表置于盒內所有歸檔文件之后，用以對盒內歸檔文件進行必要的注釋說明。備考表

上設置的項目包括盒內文件情況說明、整理人、檢查人和日期。

2.1卷(盒)內文件情況說明：填寫盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀情況。

2.2整理人：負責整理歸檔文件的人員姓名。

2.3檢查人：負責檢查歸檔文件整理質量的人員姓名。

2.4立卷時間：歸檔文件整理完畢的日期。

(四)填寫案卷封面

案卷封面包括下列內容：全宗名稱、類目名稱、案卷題名、編制單位、編制日期、保管

期限、密級。

檔案裝訂

案卷須裝訂成冊，某些特殊珍貴的手稿、照片等，采用卷盒、卷袋、相冊等保管，在卷

盒、卷袋上填寫同于案卷封皮的各項。案卷裝訂的做法和要求是：

1.1案卷裝訂前，去除文件材料上的書釘、回形針、大頭針等金屬物，以防日后銹蝕文

件材料。

1.2對于破損的文件材料須進行必要修補裱糊，對未留裝訂線位置或裝訂線上有字跡的

文件材料須用無字白紙加邊托裱。

1.3大張文件須折疊，使長短不齊的文件右下沿齊整。

1.4文件裝訂前須沿左下角對齊。

1.5文書檔案采用三孔一線裝訂法。裝訂位置在左側中部，距訂口邊15毫米。裝訂時

須使用線繩勒緊結牢，結頭打在背面，無倒置、脫漏的張頁，不壓字跡，不損壞文件，不妨

礙閱讀。

1.6圖紙采用散裝，折疊成A4紙大小后放入卷盒保存。

第六條裝盒排架

(-)案卷裝盒

將歸檔檔案按案卷號，件號按編號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表

項目。

(-)案卷排架

1.按“年度一內容一保管期限"的排列方法。

2.檔案排列以每個二級類目為一個大流水號，并分別建立案卷目錄。

3.聲像、實物或其他非紙質載體形成的檔案分類方法與紙質檔案等同，單獨建立案卷

目錄登記本，并加標識符以示區(qū)別。

4.案卷排列可采用不同色標或其它標識符號來分別標明永久、長期、短期三種保管期

限，使不同保管期限的案卷一目了然，便于案卷鑒定移出。

第七條檢索管理

（-）編號方法：公司檔案的編號采用年度一類別分類編號法

（-）類別代號：經(jīng)營管理類-JG;基本建設類一JJ;行政管理類一XZ:

財務管理類一CW;人事管理類-